¿Qué es la comunicación empresarial? | Guía completa

La comunicación es un proceso clave en cualquier situación de la vida, de lo contrario no nos podríamos entender y trabajar en equipos. El mundo empresarial no está excluido de esto, al contrario, existe un tipo de comunicación muy importante que solo se enfoca en este ámbito y que cada vez se vuelve más imprescindible para alcanzar los objetivos. Estamos hablando, por supuesto, de la comunicación empresarial, que desempeña un papel crucial en la consecución de metas, el fortalecimiento de la cultura corporativa y el establecimiento de relaciones sólidas con clientes, empleados y otras partes interesadas.

Por este motivo, en esta guía completa de Coworkingfy, exploraremos a fondo el concepto de comunicación empresarial, desglosando sus características, los canales de comunicación empresarial y su importancia en el contexto laboral moderno. ¿Te interesa conocer todos los detalles? ¡Sigue leyendo esta guía completa!

¿Qué es la comunicación empresarial?

En términos generales, la comunicación empresarial es aquel proceso que se lleva a cabo para intercambiar información como parte de las actividades de una empresa, sus empleados y clientes. Esto puede darse mediante medios tradicionales como conversaciones o reuniones cara a cara, o mediante herramientas de comunicación como por ejemplo correos electrónicos, mensajes, entre otros.

Objetivos de la comunicación empresarial

Los objetivos de la comunicación en el ámbito empresarial abarcan una serie de metas estratégicas. Entre las cuales se destacan:

• Fomentar la compresión mutua dentro de la organización, mejorando a gran escala la claridad en la comunicación entre los distintos miembros.
• Impulsar el crecimiento y desarrollo de los participantes, ya que suele brindar capacitación y formación a quienes integran la organización.
• Promover el trabajo en equipo, al facilitar la planificación y ejecución de proyectos y actividades de manera coordinada.
• Incitar la gestión empresarial, permitiendo que la organización alcance de manera efectiva los objetivos definidos y pueda conectar con el público externo.
• Establecer conexiones estratégicas y forjar relaciones basadas en la confianza, lo que en muchos casos es fundamental para el éxito sostenible en el mundo empresarial. Dicha confianza puede ir dirigida tanto a los participantes como a los clientes.
• Promocionar la colaboración interdepartamental, la resolución de conflictos de manera constructiva y el fortalecimiento de la cultura corporativa.

Importancia de la comunicación empresarial

La comunicación en el entorno empresarial es de gran importancia porque cumple un papel clave en una serie de aspectos críticos. En primer lugar, es un punto clave en el fortalecimiento de las relaciones, que puede ir desde los líderes hacia los colaboradores, o también puede llevarse a cabo entre compañeros de equipo. Este flujo constante de información es esencial es el desarrollo de cualquier proyecto, pues permite que directivos y empleados se comuniquen de forma inmediata, evitando cualquier malentendido y resolviendo inconvenientes en caso de presentarse.

Por otro lado, resulta ser indispensable para alcanzar los objetivos de una manera más eficaz, ya que está comprobado que promover un entorno donde los empleados se sienten escuchados y se les brinde la oportunidad de participar es muy beneficioso para el rendimiento y la productividad. Por tanto, la comunicación empresarial hará que se enfoquen en el logro de los objetivos

Si en este punto aun te preguntas por qué es importante la comunicación empresarial; debes, también, tener en consideración que este tipo de comunicación incide en la mejora de la imagen corporativa y la construcción de relaciones sólidas con contactos comerciales diversos, incluyendo los proveedores. Es decir, que la importancia va más allá del entorno interno de la empresa.

Elementos de la comunicación empresarial

• Emisor: Este es uno de los componentes de la comunicación empresarial. Se define como la persona o entidad que se encarga de transmitir la información, es decir, el que envía el mensaje al público destino.
• Receptor: El receptor es aquella persona o grupo de personas que reciben el mensaje. En este caso, podrían ser los empleados, clientes o proveedores.
• Código: El código no es más que el conjunto de signos o símbolos que son utilizados para codificar y decodificar la información, siendo fundamental para lograr la comprensión mutua que es necesario en estos casos. Acá es muy importante elegir fuentes que sean entendibles para todos los involucrados, ya que de lo contrario sería imposible que todos procesen el mensaje de igual forma.  El código es imprescindible dentro de la comunicación efectiva empresarial.
• Contexto: Establece el escenario espacio-temporal en el cual se desenvuelve el mensaje, teniendo en cuenta que en el contexto empresarial, la dinámica laboral se refiere a la relación establecida entre los trabajadores y su comprensión de las funciones que desempeñan en la empresa.
• Canal de transmisión: Y, por último, otro de los componentes de la comunicación empresarial es el canal, que es por donde circula la información. Cabe destacar que esto varía en función de la audiencia a la que se dirige.

Características de comunicación empresarial

• Se lleva a cabo a través de medios: Para poder transmitir la información de manera eficaz se requiere de la utilización de medios tanto convencionales como más avanzados. Afortunadamente, cada vez son más las herramientas que facilitan cualquier tipo de comunicación.
• Va dirigida a un público en específico: Todo proceso de comunicación siempre va dirigido a un grupo o público específico, por lo que el mensaje debe estar diseñado para trasmitir el mensaje correctamente a ese segmento en particular.
• Transmite el mensaje de forma clara: El objetivo de la comunicación es transmitir un mensaje entendible para el público receptor. Es recomendable que este mensaje esté alineado con los objetivos empresariales de cada corporación, tanto a nivel interno como externo.

Funciones de la comunicación empresarial

• Mejora la circulación de la información: Una de las funciones de la comunicación empresarial es crear un flujo adecuado para que la información llegue al público correcto.
• Fortalece la interrelación de todas las partes: El flujo de la información constante, permite que cada persona involucrada tenga el mensaje claro, lo que evita malos entendidos y fomenta una relación sana entre todos, además de la realización de trabajo correspondiente.
• Permite realizar retroalimentación: Para poder comprender si la información emitida fue procesada correctamente debe haber una respuesta por parte de los receptores. Existen casos de comunicación empresarial donde el mensaje no logra ser comprendido, por lo que lo recomendable en estos casos utilizar métodos correctos de planificación y evaluación de los datos de la empresa y así poder transmitir un mensaje comprensible. Además, crear canales que permitan recibir comentarios y resolver dudas.
• Permite mantener el control: La comunicación empresarial permite que cada uno de los involucrados conozcan las políticas de cada puesto de trabajo, además de los límites que deben respetarse. Por lo que es fundamental que la información brindada contenga todo lo relacionado a qué trabajo se va a realizar, cómo debe realizarse y resolver las posibles dudas que puedan surgir.
• Fomenta la motivación: A pesar de que es importante que cada empresa tenga sus políticas y limitaciones, también es fundamental motivar a los trabajadores para crear un ambiente de confianza, ya que esto facilita el logro de los objetivos que se tengan, debido a que aumenta considerablemente el rendimiento de los empleados. Así que transmitir mensajes incentivadores es un completo acierto para lograr las metas de la empresa.

Tipos de comunicación empresarial

Comunicación Interna

Dentro del contexto de la comunicación interna, la información solo trascurre por cada uno de los integrantes de un equipo empresarial o, en ciertos casos, de distintos equipos. Es decir, el mensaje solo va dirigido para cada uno participante de la organización, no sale fuera de la empresa. Se pueden identificar tres modalidades predominantes de comunicación interna:

• Comunicación de ascendencia: Esta implica el flujo de información que se origina en profesionales cuyos puestos de trabajo se encuentran en niveles inferiores de la jerarquía y asciende hacia individuos en posiciones superiores dentro de lo organización, lo que además garantiza que todos estén involucrados.
• Comunicación de descendencia: En este caso, ocurre todo lo opuesto a lo anterior, ya que la información parte desde los profesionales en niveles jerárquicos superiores, quienes comparten conocimientos, directrices y orientaciones con sus colegas en posiciones inferiores en la empresa.
• Comunicación horizontal: En esta modalidad, la información solo se comparte entre aquellos  profesionales que ocupan puestos de nivel similar dentro de la organización.

Comunicación Externa

Otra de las formas de comunicación en el mundo empresarial es la comunicación externa, que a diferencia de la interna y, como su nombre lo indica, va dirigida al exterior. Se manifiesta mediante las interacciones de los empleados con los clientes o mediante cualquier instancia de distribución de información hacia partes interesadas externas, como proveedores, entidades gubernamentales y el público en general.

Es importante considerar que para que la comunicación externa sea bastante eficaz es fundamental tener una buena comunicación interna, de ahí radica la calidad y fluidez del mensaje al exterior. Los ámbitos de la comunicación externa comprenden:

• Diálogos con los clientes: En esta modalidad de comunicación externa, los empleados interactúan con los clientes, fomentándolos a compartir opiniones, expresar inquietudes y forjar relaciones profesionales sólidas con la empresa.
• Reuniones: Las organizaciones programan encuentros con clientes y grupos externos para repasar contratos, discutir operaciones de producción y tratar diversos proyectos y cuestiones de relevancia mutua, siendo además uno de los niveles de comunicación empresarial.
• Comunicación masiva: Las empresas utilizan diversas estrategias, como, por ejemplo, el marketing en redes sociales, con el propósito de conectar con sus audiencias objetivo y motivarlas a tomar acciones específicas, como realizar compras o adquirir un servicio según sea el caso.

Canales de comunicación empresarial

De manera general, las empresas utilizan tres principales medios de comunicación empresarial. Estos son:

• Canales escritos: Son aquellos que, como su nombre lo indica, están escritos, como pueden ser los manuales o instructivos. Son canales bastante tradicionales que a pesar de la evolución tecnológica están vigentes en muchas corporaciones.
• Canales orales: Estos canales tienden a ser los más usados, porque la información se trasmite de manera clara y directa, utilizando métodos como las conversaciones personales, reuniones o llamadas telefónicas.
• Canales tecnológicos: Este tipo de canales ha logrado darle un giro a todo lo tradicional, facilitando de forma considerable la comunicación, son canales bastante variados que fusionan tanto a los canales escritos como los orales, siendo los más utilizados además en el presente. Ejemplos claros de este caso pueden ser las redes sociales, chat grupales, correos electrónicos, entre otros.

Estrategias de comunicación empresarial

Estrategia de lanzamiento

Es una de las principales estrategias comunicacionales que existen, ya que es utilizada principalmente como punto de partida tanto si se trata de la empresa como de un producto o servicio que se vaya a ofrecer. Requiere de mucha cautela y evaluación para que sea un éxito total y logre marcar un antes y un después en el público objetivo. En este caso, se deben tomar en cuenta muchos factores para conseguir el alcance deseado, como pueden ser, hora, fecha, ubicación, medios a utilizar.

Estrategia de posicionamiento

El posicionamiento en el mercado implica la percepción que los consumidores tienen de nuestra organización, lo ideal es que esa imagen se rija por los lineamientos y principios que tiene la empresa. Es muy importante considerar que el posicionamiento va de acuerdo al enfoque que se quiera, por lo que las estrategias deberán ir más profundizadas según sea el caso.

Estrategia de confianza

Otra de las estrategias de comunicación empresarial más importante es la de confianza, ya que para cualquier corporación es fundamental. Desde el primer contacto que tengas con los clientes es esencial transmitir seguridad y, crucialmente, cumplir con las promesas que se ofrecen. Esto además de permitir la aceptación en el mercado, también aumenta la lealtad de los clientes, lo que se traduce en mejores resultados para la empresa.

Estrategia de marketing digital y SEO

El posicionamiento en los motores de búsqueda, mejor conocido como SEO, es un recurso bastante extraordinario y esencial para cualquier compañía. Posicionarla se considera como una forma gratuita de darle visibilidad lo que a su vez genera más flujo de nuevos clientes que tal vez no conozcan la empresa.

Software de comunicación empresarial

Yammer

Yammer es una red social de comunicación empresarial interna, que permite a los miembros del equipo comunicarse efectivamente. Permite llevar a cabo conversaciones, colaboraciones y compartir información. Es muy fácil de usar y tiene una amplia capacidad. Además forma parte del paquete de Microsoft Office Enterprise.

Gain

Se trata de una aplicación sumamente versátil, diseñada para facilitar el intercambio de información y mejorar la eficiencia en la gestión interna relacionada con entregas a terceros. Esta herramienta ofrece al equipo de la empresa la posibilidad de compartir contenido a los clientes, sin importar el formato. Lo mejor de todo es que puede formar parte de la estructura de la comunicación empresarial, ya que permite generar vistas previas, lo que facilita la revisión y la colaboración entre los responsables de aprobación y los miembros del equipo en el proyecto.

Wrike

Es una herramienta cuidadosamente diseñada con el propósito primordial de mejorar la comunicación. Su interfaz permite que los usuarios puedan interactuar en tiempo real, facilitando en gran escala la mención mutua mediante el símbolo @, con el objetivo de enriquecer la comunicación.

Además, Wrike ofrece una serie de funcionalidades destinadas a la gestión de flujos de trabajo y al trabajo colaborativo en archivos compartidos. Los equipos pueden compartir tareas, establecer diálogos dentro de cada tarea y llevar a cabo revisión conjunta de documentos digitales, fomentando así la eficiencia en la colaboración.

Monday.com

Monday.com es una herramienta que ha ganado un lugar destacado en la preferencia de las empresas. Permite a los equipos empresariales llevar a cabo un seguimiento minucioso de los procesos y flujos de trabajo, al tiempo que facilita una comunicación fluida entre los miembros del equipo. Una de las principales características que distinguen esta herramienta de otras es su diseño sencillo y sus funcionalidades flexibles.

Sharepoint

Esta aplicación brinda a los miembros la capacidad de crear de manera sencilla portales destinados a la difusión de noticias, estados, informes y otras formas de comunicación, todo ello con un diseño visualmente atractivo. Sharepoint se destaca por proporcionar a sus usuarios una experiencia sencilla y funcional, otorgándoles la libertad de diseñar sus sitios ya sea partiendo desde cero o a partir de plantillas predefinidas.

Ejemplos de comunicación empresarial

La comunicación empresarial es un elemento bastante esencial, que no se limita solamente a la transmisión de información sino que más bien implica la construcción de relaciones sólidas tanto internamente como hacia el mundo exterior. A continuación, te daremos a conocer ejemplos de casos de comunicación empresarial en diversas situaciones tanto dentro como fuera de la organización:

• Correo electrónico interno: El envío de correos electrónicos entre empleados para coordinar tareas, compartir información y actualizaciones, es uno de los ejemplos más claros de comunicación empresarial interna y de los más efectivos.
• Reuniones de equipo: Otro de los ejemplos de la comunicación empresarial interna son los encuentros regulares que realizan los miembros del equipo para discutir proyectos, metas y estrategias.
• Boletín informativo interno: Un boletín periódico que comparte noticias, logros y actualizaciones dentro de la empresa, es un claro ejemplo de comunicación empresarial, que además permite mantener la información al día.
• Redes sociales empresariales: El uso de plataformas de redes sociales internas para la colaboración y la compartición de información entre empleados es uno de los aciertos más eficaces, ya que además de involucrar a la parte interna de la empresa también puede dirigir el mensaje al público externo que pueda interesarle.
• Cartas o correos electrónicos a clientes: Son mensajes dirigidos a clientes para resolver consultas, confirmar pedidos o mantener relaciones comerciales, siendo un método de comunicación asertiva empresarial bastante poderoso.
• Publicidad impresa o digital: Otro de los ejemplos son los anuncios en medios impresos o en línea para promocionar productos o servicios ante el público en general.

Palabras finales

La comunicación empresarial facilita la coordinación, fomenta la colaboración, mejora las relaciones internas, impulsa la innovación, construye la confianza del cliente, gestiona crisis y apoya la toma de decisiones informadas. Indudablemente, es un componente fundamental dentro de las organizaciones. Por lo tanto, invertir en estrategias de comunicación efectivas es una decisión inteligente que puede contribuir al éxito.