Memorándum | Definición, cómo redactar uno y ejemplos prácticos
Compartir información dentro de una organización es una actividad esencial para mantener una buena comunicación con todos los miembros del equipo. En ese sentido, los medios para hacerlos pueden ser diversos, pero al tratarse de información importante es indispensable usar herramientas adecuadas que sirvan de respaldo ante cualquier eventualidad y, además, contribuyan a compartir el mensaje de forma clara y precisa, dentro de esas herramientas están los memorándum.
¿Alguna vez has escuchado este término? Si no sabes de qué te hablamos, en este artículo de Coworkingfy, podrás encontrar el concepto de memorándum y mucha más información referente que estamos seguros te será de gran utilidad en tu organización. Eso sí, ten en cuenta que, a pesar de ser un documento comprimido, requiere de una serie de elementos para su redacción según el propósito que tenga. ¿Te ha interesado? ¡Sigue leyendo!
¿Qué es un memorándum?
Un memorándum es una herramienta ágil que sirve para transmitir información de manera concisa y directa dentro de una empresa u organización. Está diseñada para comunicar decisiones, cambios de políticas, instrucciones o cualquier otra información relevante que deba ser compartida de manera interna.
En su versión más básica, un memorándum tiene una estructura sencilla. Por lo que también se puede definir como un documento que consta de un encabezado, donde se especifica el destinatario, el remitente, la fecha y el asunto, seguido del cuerpo del mensaje, donde está la información de manera clara y concisa.
Características de un memorándum
El memorándum posee características que lo distinguen de otros documentos dentro mundo corporativo, ya que permite que la comunicación empresarial sea llevada de forma directa. Sus principales características son:
- Tiene una estructura simple, pero poderosa. Posee información comprimida, diseñada para ser asimilada de manera instantánea.
- En la parte superior del memo, se encuentran elementos esenciales como el emisor, el destinatario, la fecha y el tema. En el cuerpo se encuentran los detalles de manera clara y concisa.
- Es breve, cada oración tiene un propósito definido.
- A pesar de su tamaño reducido, el memorándum ejerce un impacto significativo en la comunicación organizacional.
- Redactar un memorándum demanda habilidad y precisión, lo que requiere que cada palabra utilizada sea seleccionada con cuidado para garantizar que el mensaje sea entendido.
¿Para qué sirve un memorándum?
El memorándum es una pieza esencial en la comunicación empresarial. Cumple una variedad de funciones que mantienen el flujo de información en una organización.
De esta manera, sirve como un medio para la transmisión de decisiones y directrices corporativas, desde la parte más alta de la organización hasta los niveles más bajos de la empresa. Lo que permite que todos estén preparados para lo que va a suceder. También, funciona como un instrumento de coordinación y alineación, debido a que ayuda a garantizar que todos tengan la información de forma uniforme.
Beneficios de un memo
Las ventajas que puede tener un memorándum, pero, en general, pueden resumirse en tres grandes beneficios:
- Permite que la comunicación interna tenga mayor eficacia: El memo permite que la comunicación interna fluya de una manera eficaz, como se ha venido mencionando, permite transmitir un mensaje de forma concisa a todos los interesados.
- Mantiene a todos los interesados actualizados sobre los acontecimientos empresariales: Logra que todos los miembros de la corporación estén al tanto del mensaje en base a lo que el memo desee comunicar.
- Facilita la tramitación ágil de peticiones o solicitudes: Las peticiones y solicitudes son enviadas de una forma eficaz, lo que contribuye al manejo rápido de la información.
¿Cuándo usar un memorándum?
El momento oportuno para utilizar un memorándum puede variar según las circunstancias y la naturaleza de la comunicación que se desea transmitir.
Para informar decisiones importantes
Los memos son perfectos para informar a todos los miembros sobre decisiones importantes que afectan a la empresa. Cuando mencionamos esto, nos referimos a decisiones tales como cambios en políticas, estructuras organizativas, etc.
Para transmitir información urgente:
En situaciones donde se necesita comunicar información de manera rápida y eficiente, como emergencias o cambios repentinos en la operación.
Para establecer expectativas claras
También pueden utilizarse para establecer expectativas claras y proporcionar orientación sobre roles, responsabilidades y objetivos.
Para solicitar acciones específicas
Se utilizan para solicitar acciones específicas por parte de los destinatarios, como completar tareas, asistir a reuniones o proporcionar información.
¿Cuáles son los tipos de memorándum?
Los memorándums vienen en una variedad de formas y propósitos, adaptándose a las necesidades específicas de comunicación:
- Memorándum informativo: Este tipo de memorándum se utiliza para transmitir información relevante, es decir, para comunicar un mensaje que tenga que ver con nuevos proyectos o actualizaciones, políticas de la empresa o cambios necesarios.
- Memorándum de reunión: Se emplea para convocar a reuniones, estos incluyen detalles como la fecha, hora, ubicación y agenda de la reunión. Tiene gran valor, porque asegura que todos estén informados y preparados para la reunión.
- Memorándum de reporte: Sirve para informar sobre cómo va el progreso de un proyecto o cualquier otro tipo de informe requerido dentro de la empresa. Para muchos es una especie de resumen corporativo que engloba el tema más importante.
- Memorándum de solicitud: Tiene la función de solicitar acciones específicas o recursos dentro de la organización. Puede ser una solicitud de presupuesto, de personal adicional o de equipos necesarios para un proyecto.
- Memorándum de felicitación o reconocimiento: Además de todo lo que se ha venido mencionando, los memos también se utilizan como un medio de reconocimiento, lo que significa que puede ser usado para felicitar a empleados por logros destacados, como alcanzar objetivos, recibir premios o completar proyectos.
- Memorándum social: El propósito de este tipo de memo es anunciar un evento recreativo o de carácter social. Es mucho más amigable y relajado. Un ejemplo, es cuando se quiere invitar a los empleados a celebrar una cena para celebrar algún cumpleaños.
Estructura de un memorándum
Las partes de un memorándum están diseñadas para ser fácil de seguir.
- Encabezado: Es la parte superior del memorándum donde se incluyen información clave como la fecha, el destinatario, el remitente y el asunto.
- Introducción: Es la primera parte del cuerpo del memorándum. Aquí se establece el propósito y contexto del mensaje de manera concisa.
- Desarrollo: En esta sección, se presenta la información principal de manera clara y detallada. Puede incluir datos, instrucciones, políticas o cualquier otro contenido relevante.
- Conclusión: La conclusión es otro de los elementos del memorándum y la parte final del cuerpo. En este apartado, se pueden resumir los puntos principales y proporcionar cualquier acción o seguimiento necesario por parte de los destinatarios.
- Despedida: Es la parte final, donde se incluye un saludo cortés seguido del nombre y cargo del remitente. Con esto se cierra el formato de memorándum que por lo general es el más utilizado.
Cómo hacer un memorándum paso a paso
A pesar de ser un documento bastante conciso, no significa que no deba seguir una serie de pasos o normas para estar diseñado de forma correcta, por eso a continuación te decimos cómo redactar un memorándum de forma fácil.
- Identifica el propósito: Antes de comenzar a redactarlo, es importante que conozcas y tengas claro el propósito del memo. Puedes hacerte preguntas como ¿Qué información necesitas comunicar?, ¿cuál es el objetivo que deseas lograr con este mensaje?
- Determina los destinatarios: Lo según que debes considerar es la identificación de quiénes serán los destinatarios del memorándum. Para eso puedes responder a la siguiente pregunta: ¿Es para todo el personal de la empresa, un departamento específico o solo algunos individuos?
- Estructura tu memorándum: Establece una estructura clara utilizando la información que te proporcionamos anteriormente.
- Redacta el contenido: Utiliza un lenguaje claro y conciso. Evita la jerga innecesaria y asegúrate de que el mensaje sea fácil de entender para todos los destinatarios. Sé directo y ve al grano.
- Revisa y edita: Antes de enviar el memorándum, tómate el tiempo para revisarlo y editarlo cuidadosamente. Asegúrate de que no haya errores gramaticales o de ortografía y de que la información sea precisa y completa.
- Envía el memorándum: Si te preguntas cómo crear un memorándum, también desde saber que el último paso es enviarlo, una vez que estés satisfecho con el contenido, envía el memorándum a los destinatarios utilizando el medio de comunicación apropiado, ya sea por correo electrónico, en papel o a través de un sistema interno de mensajería.
Recuerda que la clave para hacer un memorándum efectivo es mantenerlo claro, conciso y relevante para los destinatarios.
Ejemplos de memorándum
Hay muchos tipos, ejemplos e incluso plantillas de memorándum que pueden servir como guía al momento de redactar un memo. Los más comunes son los siguientes:
Ejemplo 1: Memorándum de Reunión de Equipo
Fecha: 12 de marzo de 2025
Para: Todos los miembros del equipo
De: Gerente de Proyecto
Asunto: Recordatorio de Reunión Semanal
Querido equipo,
Este es un recordatorio amistoso de nuestra reunión semanal que se llevará a cabo mañana, 13 de marzo, a las 10:00 a.m. en la sala de conferencias principal. Durante la reunión, discutiremos el progreso del proyecto actual, revisaremos los hitos alcanzados y estableceremos objetivos para la próxima semana. Por favor, asegúrense de estar presentes y preparados para contribuir con sus actualizaciones y comentarios. ¡Espero verlos a todos allí!
Saludos cordiales,
[Firma del Gerente de Proyecto]
Ejemplo 2: Memorándum de Política Interna
Fecha: 5 de marzo de 2025
Para: Todos los empleados
De: Recursos Humanos
Asunto: Política de Teletrabajo
Estimados colegas,
Nos complace informarles que, a partir del próximo mes, implementaremos una política de teletrabajo flexible para todos los empleados que califiquen y deseen participar. Esta política permitirá a los empleados trabajar de forma remota hasta dos días a la semana, siempre y cuando cumplan con los requisitos de desempeño establecidos por sus supervisores. Por favor, consulten el documento adjunto para más detalles sobre cómo solicitar el teletrabajo y las pautas a seguir.
Atentamente,
[Firma de Recursos Humanos]
Ejemplo 3: Memorándum de Anuncio de Promoción
Fecha: 8 de marzo de 2024
Para: Todos los departamentos
De: Dirección Ejecutiva
Asunto: Anuncio de Promoción
Estimados colegas,
Nos complace anunciar que Juan José Pérez ha sido promovido al puesto de Gerente Comercial. Su arduo trabajo, dedicación y contribuciones significativas al equipo lo han hecho merecedor de esta oportunidad. Por favor, únanse a nosotros para felicitarlo por su logro y desearle éxito en su nuevo rol.
Cordialmente,
[Firma de la Dirección Ejecutiva]
Palabras finales
El memorándum de una empresa es una herramienta muy útil dentro de cualquier organización, saber cómo redactar uno resulta ser indispensable al momento de desempeñar cualquier actividad y estar en la necesidad de compartir una información. Por ese motivo, esperamos que este artículo te haya servido para aclarar todas las dudas existente en torno a los memos.