Control de asistencia digital | Herramientas para coworking

Los espacios de coworking están en su punto máximo de popularidad, ya que son puntos de encuentro donde freelancers, emprendedores y empresas no solo comparten un lugar de trabajo, sino también ideas, proyectos y oportunidades. Sin embargo, algo de lo que poco se habla es que gestionar un espacio de coworking no es tan sencillo, si no que es un proceso que requiere de mucha organización para que todo marche de la mejor manera, siendo el control de asistencia digital uno de los aspectos fundamentales para que esto sea así.

Un sistema de control de asistencia no solo es útil para mantener el orden necesario, sino también para optimizar los recursos y garantizar que cada usuario tenga la experiencia de coworking que realmente busca y pueda cumplir con las expectativas que tenía en mente.

En este artículo, vamos a ayudarte a entender cómo puedes llevar la gestión de tu espacio de coworking al siguiente nivel usando herramientas digitales para el control de asistencia. Acá podrás conocer las opciones que existen, cuáles son las características más destacadas y cómo estas herramientas pueden mejorar la experiencia tanto para ti como para quienes usan tu coworking.

¿Preparado? ¡Vamos a ello!

¿Qué es el control de asistencia digital?

El control de asistencia es un sistema que permite registrar, gestionar y monitorear la entrada y salida de personas de manera automatizada a través de herramientas tecnológicas. Es una forma de llevar una lista de quién llegó y a qué hora, pero sin tener una hoja de Excel manual.

Todo esto es gracias a la ayuda de diversas aplicaciones, software o dispositivos que hacen el trabajo por ti, de manera rápida y sin margen de error humano, debido a que funcionan con tecnologías modernas como lectores de huellas dactilares, escáneres de códigos QR, tarjetas RFID e incluso reconocimiento facial.

Beneficios del control de asistencia digital en coworking

• Permiten tener una organización total, ya que todo queda perfectamente registrado.
• El ahorro de tiempo es mucho más notorio. La automatización del registro de entradas y salidas evita depender de procesos manuales que consumen horas.
• Tanto administradores como usuarios tienen acceso a información clara sobre horarios y reservas, lo que significa que existe transparencia para todos.
• Puedes analizar datos para saber qué salas se usan más o cuáles están infrautilizadas y así ajustar tu oferta.
• Te permite tener un control en tiempo real mucho más óptimo y práctico, ya que cuando lo desees vas a poder saber quién está en el coworking desde tu teléfono o computadora.
• Con sistemas como huellas dactilares o reconocimiento facial, puedes limitar el acceso solo a quienes realmente lo tienen permitido. Esto aumenta la seguridad en gran medida.
• Se adaptan a todos los cambios. Si tu coworking está creciendo, estas herramientas de control de asistencia digital se ajustan fácilmente a tus nuevas necesidades.
• Los sistemas digitales generan reportes sobre asistencia, horas pico de uso, tiempo de permanencia y otras métricas clave.

Las mejores herramientas de control de asistencia para coworking

1. Reloj biométrico para control de asistencia

Los relojes biométricos para control de asistencia son de lo más popular en el mercado ahora mismo. Estos innovadores equipos funcionan con tecnologías como el reconocimiento facial, las huellas dactilares o incluso escaneo de iris. Estas herramientas ofrecen un control súper preciso, eliminando cualquier posibilidad de que alguien fiche por otro. Es una muestra de que el control de asistencia biometric es completamente posible.

Dentro de los modelos más recomendados están:

• ZKTeco Time Clock: Es una opción perfecta para coworkings pequeños o medianos, ya que cuentan con un sistema de fácil instalación y tienen funciones avanzadas de registro biométrico.
• Anviz Biometric System: Este reloj biométrico para control de asistencia no solo registra asistencia, sino que también permite gestionar horarios y analizar datos de uso, lo que es bastante útil para desarrollar otras tareas a futuro.

Dentro de este tipo de herramientas también están los relojes biométricos portátiles, que son ideales si tu coworking tiene espacios móviles o eventos fuera del lugar habitual. Son dispositivos pequeños, fáciles de transportar y tienen todas las funcionalidades de un reloj fijo. Dentro de los más destacados se encuentran:

• Suprema BioMini: Es un reloj compacto, preciso y súper rápido.
• Portable Fingerprint Scanner: Perfecto para coworkings que ofrecen servicios temporales o itinerantes.

2. Apps para el control de asistencia digital

Si prefieres algo más flexible y moderno, las apps de control de asistencia son la opción más factible para ti. La ventaja de este tipo de herramientas es que se pueden usar desde cualquier dispositivo móvil o computadora. Son súper accesibles, perfectas para coworkings que cuenten con miembros que siempre están en movimiento. En el presente son muchas las que existen, pero las más usadas son:

• Deputy: Es una aplicación excelente para gestionar horarios, reservas y asistencia desde un mismo lugar.
• Clockify: Más que un control de asistencia, esta app ayuda a rastrear el tiempo que pasan los usuarios en el coworking, perfecto para hacer un estudio en caso de que lo requieras.

3. Software basado en la nube

Los sistemas de control de asistencia en la nube son perfectos si buscas algo que puedas manejar en tiempo real desde cualquier lugar. Estos sistemas permiten a los administradores monitorear quién está en el coworking, revisar reservas y analizar patrones de uso. Puedes usar softwares como:

• Kisi: Es una herramienta de acceso y control en la nube que se caracteriza por su seguridad y gestión de asistencia, es usada principalmente por coworkings más grandes.
• TimeMoto Cloud: Funciona muy bien con relojes biométricos y te permite revisar los datos desde cualquier lugar. Puedes unir dos herramientas para hacer un control aún más efectivo.

4. Sistemas con códigos QR y RFID

Si buscas algo que brinde mayor rapidez, los sistemas de códigos QR y RFID son geniales. Los miembros solo necesitan escanear su tarjeta o un código QR desde su móvil para registrar su entrada y salida.

• Salto KS: Este sistema es súper versátil y permite combinar acceso físico con el control de asistencia.
• NFC Attendance Tracker: Funciona con tarjetas RFID o dispositivos con tecnología NFC para registrar asistencia en segundos.

5. Cámaras de seguridad con sensor de movimiento

Aunque no es una herramienta exclusiva para el control de asistencia, el uso de cámaras con reconocimiento de movimiento permite detectar accesos no autorizados. Es una opción perfecta si lo que buscas es complementar tu control de asistencia digital.

Entre las ventajas se halla que aumentan la seguridad de tu coworking. También son una manera de tener evidencia en caso de cualquier irregularidad o incidente. Además, las cámaras de seguridad de última generación son compatibles con sistemas de control de asistencias digitales.

Características para considerar al elegir una herramienta para coworking

Si estás en busca de la mejor herramienta debes tener en consideración que, elegir la herramienta adecuada no es solo cuestión de ver qué está de moda o qué parece más tecnológico, es importante que tomes el tiempo adecuado para encontrar algo que realmente se ajuste a las necesidades de tu coworking y que te haga la vida más fácil. Para eso debes asegurarte de que tenga ciertas características.

• Fácil uso: La herramienta de control de asistencia digital debe ser sencilla para todos los que vayan a hacer uso de ella. Asegúrate de contar con una interfaz clara y funciones bien organizadas.
• Precisión: Verifica que registre entradas y salidas sin errores, más aún si es un sistema biométrico como huellas dactilares o reconocimiento facial.
• Adaptabilidad: Si tu coworking crece o planeas expandirlo, necesitas un sistema que pueda ajustarse fácilmente a nuevas necesidades, es decir, que no requiera instalar todo nuevamente.
• Conectividad: Comprueba que puedas conectarla con las demás herramientas que ya usas, ya sea apps de reservas, gestión de membresías, entre otras.
• Soporte técnico eficaz: También debes contar con un proveedor que realmente brinde la atención de forma oportuna. Es decir, que responda rápido, aclare las dudas que puedan surgir y solucione problemas en un tiempo corto.

Palabras finales

Hacer uso de este tipo de herramientas para llevar a cabo un control de asistencia digital puede ser lo mejor que te puede pasar. Especialmente si lo que se busca es transformar por completo la forma en que gestionas el coworking, ya que además de simplificar los procesos, también permite ofrecer una experiencia más profesional y ordenada.

Al final, debes recordar que se trata de encontrar lo que mejor se adapte a las necesidades de tu espacio y asegurarte de que la tecnología trabaje para ti.