4 herramientas tecnológicas para coworkings imprescindibles
La tecnología, sin duda, hace que todo sea más fácil. Actualmente, es posible identificar textos hechos por máquinas gracias al detector de IA y mejorar la gramática y la legibilidad de los escritos con un grammar checker; además, en el ámbito de los coworkings, los nuevos software están permitiendo una mejor gestión y una operatividad optimizada.
¿Quieres saber más? Lee este artículo donde te hablamos de 4 herramientas tecnológicas para coworkings que facilitan la gestión administrativa y aumentan la seguridad en tus espacios de trabajo compartido.
Software de gestión diseñado para espacios de coworking
Una de las herramientas tecnológicas para coworkings es el software de gestión integral.
Estas tecnologías están diseñadas para mejorar la operatividad de tu negocio, centralizando y automatizando tareas repetitivas y clave como facturación, cobros, reserva de salas y de escritorios, firma electrónica de contratos, gestión de clientes, comunicación con miembros y administración de personal.
Incluso, hay software de gestión para coworkings que te permiten dar de alta a usuarios, generar codigos QR y generar informes del estado de tu espacio para mejorar su uso.
Algunos ejemplos de estas herramientas disponibles en el mercado son:
- Nexudus: ofrece gestión de reservas, de clientes, de finanzas y de comunidad, y automatización de flujos de trabajo.
- Archie: permite gestionar reservas y automatizar la facturación, lo que te ahorra varias horas de trabajo.
- Cobot: automatiza todo tipo de tareas administrativas, como facturación, ventas y gestión de contratos.
- Coworks: puedes automatizar la facturación, gestionar eventos y administrar bases de datos de leads y de reservas desde una sola plataforma.
- DeskFlex: controla reservas de salas y de escritorios, así como facturación, generación de informes, pagos y membresías.
Control de acceso inteligente
En los espacios de trabajo compartido, la seguridad es esencial y, por eso, un software de control de acceso es otra de las herramientas tecnológicas para coworkings que no puede faltarte.
Estas herramientas, como PDK, Salto KS y Brivo, permiten administrar las entradas y las salidas de tu coworking 24/7 y sin depender de personal constante, algo que reduce costos; además, puedes asignar o revocar accesos en tiempo real, personalizándolos por cargo, por zona, por nivel de seguridad o por franja horaria.
Todo esto es posible gracias al bluetooth en los teléfonos inteligentes; sin embargo, hay herramientas que integran otras tecnologías como reconocimiento facial, lectores de tarjetas y códigos QR dinámicos.
Herramientas de colaboración y de comunicación
Para que tu negocio funcione mejor que un reloj, es necesario saber gestionar equipos y facilitar la interacción entre los miembros de tu coworking, algo que es posible gracias a las herramientas de colaboración y de comunicación.
Por ejemplo, Slack es una de las herramientas tecnológicas para coworkings que facilita la comunicación interna en tiempo real, la creación de canales temáticos para tratar puntos clave con tu equipo de forma organizada y el intercambio de archivos.
También, está Trello, que permite gestionar proyectos, asignar tareas y hacer seguimiento del progreso de actividades específicas que tú o tu equipo están llevando a cabo.
Y hay plataformas como Coworks, Archie y Cobot que ofrecen directorios de miembros, foros y sistemas de mensajería interna para gestionar todo lo relacionado con comunidades dentro de tus espacios de trabajo compartido.
En definitiva, hay muchas opciones en el mercado. La clave es explorar distintas opciones y comparar hasta encontrar los software que mejor se adapten a tu negocio y a tus necesidades para mejorar la comunicación interna, la asignación de tareas y la gestión de proyectos.
Tecnologías emergentes que transformarán los espacios de coworking
Los avances tecnológicos están revolucionando todo y los coworkings no serán la diferencia. La prueba es que estas nuevas tecnologías transformarán (y ya están transformando) la manera en la que funcionan los espacios de trabajo compartido:
- Internet de las Cosas (IoT): optimizará la energía y los recursos gracias a los sensores de ocupación y a la climatización y a la iluminación automatizadas, reducirá costos operativos (aumentando la rentabilidad de los coworkings), mejorará la calidad del aire gracias a los sensores de Co2 y permitirá la integración de escritorios capaces de ajustarse ergonómicamente de forma automática, de pantallas inteligentes y de máquinas de café automáticas.
- Inteligencia Artificial (IA): automatizará y personalizará la atención al cliente gracias al uso de chatbots y de asistentes inteligentes, optimizará la gestión de citas y de reservas, y analizará datos para mejorar los servicios; así mismo, potenciará la seguridad gracias a los códigos de acceso dinámicos.
- Realidad Virtual (RV) y Realidad Aumentada (RA): permitirán hacer recorridos inmersivos virtuales para conocer las instalaciones de tu coworking, realizar talleres y eventos a distancia, y crear campañas publicitarias interactivas 100 % personalizadas.
En conclusión, las herramientas tecnológicas para coworkings, las nuevas y las que están por venir, son esenciales para crear espacios flexibles, personalizables y digitalizados. Aprovechar los software para automatizar la gestión de reservas y la facturación, o para controlar el acceso a tu negocio hará que trabajes de forma más eficiente y te permitirá ofrecerles una mejor experiencia a tus clientes.
No olvides que un cliente satisfecho es el mejor embajador de tu marca, de modo que incorporar tecnología que les garantice un servicio eficiente y una experiencia de trabajo cómoda hará que regresen y, claro, te recomienden con otras personas.