Espacios que inspiran: claves para crear una oficina de coworking exitosa

El concepto de oficina coworking ha transformado el panorama laboral, ofreciendo una alternativa dinámica y flexible a los entornos de oficina tradicionales y al trabajo remoto solitario.

Más que un simple espacio compartido, un coworking es un ecosistema donde profesionales, emprendedores y empresas de diversos sectores pueden colaborar, establecer contactos y prosperar. Su éxito radica no solo en la infraestructura, sino en la atmósfera que fomenta la productividad, la creatividad y el sentido de comunidad.

Crear una oficina coworking exitosa implica una planificación meticulosa, desde la elección de la ubicación y el diseño del espacio hasta la gestión de la comunidad y la oferta de servicios, pensando en cada detalle para construir un ambiente que verdaderamente inspire.

La base del espacio: planificación, ubicación y diseño funcional

El fundamento de cualquier oficina coworking exitosa se asienta en una planificación estratégica, en una ubicación inteligente y en un diseño que priorice la funcionalidad y la comodidad.

El diseño y la infraestructura no solo deben ser funcionales, sino, también, transmitir una sensación de profesionalismo y de modernidad, creando un ambiente en el que la gente quiera trabajar y permanecer.

Estos elementos iniciales son cruciales para atraer y para retener a los miembros:

Ubicación estratégica

• Accesibilidad: prioriza ubicaciones de fácil acceso, cerca de transporte público, de avenidas principales y de zonas con estacionamiento disponible. La comodidad para llegar al coworking es un factor determinante para los potenciales miembros.
• Entorno: considera la cercanía a servicios esenciales como cafeterías, restaurantes, bancos, gimnasios y tiendas. Un entorno vibrante con opciones para el almuerzo y el ocio es un gran atractivo.
• Visibilidad: un local con buena visibilidad, incluso si no es a pie de calle, ayuda en el reconocimiento de la marca.
• Zona tranquila: aunque sea accesible, un entorno con exceso de ruido o con distracciones externas puede ser contraproducente para la concentración.

Diseño del espacio y distribución inteligente

• Diversidad de ambientes: una oficina coworking no debe contar con un único salón grande. Es fundamental ofrecer una variedad de zonas que se adapten a diferentes estilos de trabajo y necesidades.
• Flujo y zonas de silencio: planifica una distribución que evite que el ruido de las áreas sociales interfiera con las zonas de trabajo de alta concentración. Las áreas de silencio absoluto deben estar claramente señalizadas y, si es posible, insonorizadas.
• Luz natural y ventilación: maximiza la entrada de luz natural, puesto que un espacio bien iluminado mejora el estado de ánimo y la productividad. Complementa con una iluminación artificial adecuada para las horas de poca luz y, para mantener un ambiente saludable, contar con una buena ventilación es crucial.

Mobiliario ergonómico y conectividad robusta

• Mobiliario de calidad: los miembros pasarán muchas horas sentados y la comodidad es vital para su salud y para su productividad. Las mesas deben ser lo suficientemente grandes para computadoras, para monitores y para material de escritura. Invierte en sillas de oficina ergonómicas y en escritorios amplios y estables.
• Conectividad de alta velocidad: una conexión a internet rápida y confiable no es negociable; por eso, es una buena opción contratar varios proveedores y asegurarte de tener una red wifi robusta con puntos de acceso suficientes para cubrir todo el espacio sin zonas muertas. Ofrece tanto wifi como puertos Ethernet.
• Tomas de corriente suficientes: asegúrate de que haya abundantes tomas de corriente y puertos USB accesibles en cada puesto de trabajo y en las salas de reuniones.
• Tecnología de reuniones: equipar las salas de reuniones con pantallas interactivas, con sistemas de videoconferencia de calidad y con pizarras inteligentes facilita la colaboración y la productividad.

La esencia de la comunidad: gestión, servicios y ambiente

Una oficina coworking va más allá de un espacio físico; su verdadero valor reside en la comunidad que se construye y en los servicios que se ofrecen para facilitar el trabajo y el networking.

En este sentido, la construcción de una comunidad sólida y la provisión de servicios de alta calidad son lo que diferenciará tu coworking de la competencia y fomentará la lealtad de tus miembros.

Construcción y gestión de la comunidad

• Community Manager: contratar a una persona dedicada a fomentar la interacción entre los miembros es fundamental. Puede ocuparse de motivar y de organizar eventos o talleres, de ayudar a resolver problemas y de atender las necesidades de los miembros, manteniendo un ambiente positivo y colaborativo.
• Eventos y actividades: organiza, regularmente, eventos que añadan valor, tales como charlas con expertos, talleres de desarrollo profesional, desayunos comunitarios, sesiones de yoga o fitness. Estos eventos no solo fortalecen la comunidad, sino que, también, atraen a nuevos miembros.
• Plataforma de comunicación: utiliza herramientas online, como grupos, plataformas específicas de coworking o newsletters, para que los miembros puedan comunicarse entre sí, compartir información, ofrecer servicios o buscar colaboraciones.

Servicios de valor añadido

• Café y snacks: ofrecer café de calidad, té y algunos snacks básicos es un detalle muy apreciado. Considera la posibilidad de una máquina expendedora o de un pequeño autoservicio.
• Servicios de impresión y de escaneo: acceso a impresoras, a escáneres y a fotocopiadoras es esencial; por eso, considera un sistema de impresión con coste por uso.
• Recepción y manejo de correspondencia: una buena opción para diferenciarte es ofrecer el servicio de recepción y de gestión de correspondencia o de paquetes de los miembros.
• Limpieza y mantenimiento: un espacio limpio y bien mantenido es crucial para la salud y para la comodidad. Establece un horario de limpieza regular y un equipo de mantenimiento para solucionar problemas rápidamente.

Flexibilidad de membresías y precios competitivos

• Modelos de membresía: ofrece diferentes planes que se adapten a diversas necesidades, diferenciando a los visitantes ocasionales de quienes necesitan un espacio de forma periódica.
• Opciones de puestos: cuenta con puestos aleatorios disponibles en un área común, pero, también, fijos donde se pueda acceder a un espacio de almacenamiento e, idealmente, oficinas privadas para personas que son clientes frecuentes.
• Precios transparentes: define una estructura de precios clara y competitiva. Investiga los costos de otros coworkings en tu zona para asegurarte de ser atractivo.

La estética y el bienestar: ambiente inspirador y mantenimiento sostenible

El ambiente de un coworking no solo se construye con servicios y tecnología, sino, también, con una estética cuidada y con un enfoque en el bienestar de sus miembros. La combinación de diseño inspirador y de prácticas sostenibles puede crear un espacio verdaderamente excepcional.

Atmósfera y decoración inspiradora

• Incorporación de elementos naturales: artículos como plantas naturales o muebles de madera, como una robusta mesa parota, son complementos que aportan calidez y un toque orgánico que, sumados a la luz natural, pueden crear un ambiente más relajante y productivo.
• Acústica: considera la acústica del espacio y, en caso de ser necesario, utiliza paneles absorbentes de sonido, alfombras y mobiliario tapizado para ayudar a reducir el ruido y, así, crear un ambiente más tranquilo.

Bienestar y comodidad de los miembros

• Áreas de relax y de desconexión: además de los puestos de trabajo, es vital tener zonas donde los miembros puedan desconectar. Un rincón con sofás, una pequeña biblioteca o, incluso, una zona de entretenimiento (mesa de ping-pong, futbolín…) pueden fomentar la relajación y la interacción informal.