¿Cómo escoger espacios para eventos en Madrid? Te damos 7 claves
Si estás buscando espacios para eventos en Madrid para dar a conocer tu emprendimiento y tu negocio, y para hacer networking con profesionales de tu sector, ¡llegaste al lugar indicado! En Coworkingfy, preparamos una guía con 7 consejos para que escojas un venue que esté dentro de tu presupuesto y cumpla tus expectativas; aquí, te contamos todo, desde las características que debe cumplir el espacio hasta los detalles extra que debes considerar para que el evento refleje la imagen de tu marca, así que baja el cursor hasta el final y no te pierdas de nada.
¿Cómo escoger espacios para eventos en Madrid? Te damos 7 claves para encontrar el venue ideal
1. Define un presupuesto acorde a tus necesidades
La búsqueda de espacios para eventos en Madrid inicia con establecer tu presupuesto. En esta primera etapa, debes evaluar distintos venues hasta encontrar uno que se ajuste al evento que estás planificando y a lo que estás dispuesto a gastar, y sumar todos los gastos relacionados: alquiler, fianza, servicio de catering y personal; además, es recomendable que tengas un fondo de reserva para cualquier imprevisto.
Ah, y revisa el contrato muy bien antes de firmar, las cláusulas o las letras pequeñas pueden darte sorpresas financieras desagradables, como recargos o tarifas de anulación que descuadran los presupuestos y elevan los costos finales de forma considerable.
2. Elige una ubicación accesible para todos los invitados
Existen muchos espacios para eventos en Madrid y, por eso, es fundamental que escojas uno que sea accesible para todos los asistentes. En esta etapa, debes pensar de forma muy estratégica y escoger un venue cerca de aeropuertos y de hoteles si algunos invitados vienen de afuera; de igual forma, asegúrate de que es posible llegar en tren o en autobús, algunas personas prefieren movilizarse en transporte público.
3. Prioriza la accesibilidad y la movilidad dentro del espacio
Seguro que quieres que tus asistentes tengan una experiencia cómoda, ¿cierto?, de modo que es importante que, dentro de los espacios para eventos en Madrid, exista facilidad de movimiento y accesibilidad. Con esto, nos referimos a que el venue debe tener un estacionamiento amplio y de fácil acceso, así como entradas y elevadores adaptados para personas con discapacidades físicas, sanitarios para todos los géneros y rutas de evacuación bien señalizadas, las emergencias ocurren cuando menos lo esperas y es necesario estar bien preparado.
Puede que estos detalles parezcan poco importantes, pero, por experiencia, sabemos que les garantizan a los invitados una experiencia más agradable, lo que tiene un impacto muy favorable en la imagen de tu marca; al final, todos salen ganando.
4. Prepara tu lista de invitados y tenla a la mano cuando elijas el venue
En ese mismo orden de ideas, es importante que busques espacios para eventos en Madrid donde tus invitados no estén hacinados, evalúa bien el lugar y asegúrate de que todos los asistentes cabrán cómodamente. Algunos criterios que debes considerar son la capacidad de las salas principales y de las áreas comunes hasta encontrar un espacio donde los asistentes puedan circular libremente, hacer networking y relajarse.
Incluso, puedes ayudarte con un diseño de flujo que te ayude a evaluar, de forma más visual, cómo funcionará el espacio. Haz un plano del venue y analiza la distribución de los asistentes y el acceso a las entradas y a las salidas; además, define la distribución de las mesas para garantizar que haya caminos amplios y libres, y zonas funcionales claras: áreas de presentación, catering y espacios para descansar y para interactuar con otros asistentes; a fin de cuentas, el objetivo de los eventos es promover el networking entre profesionales de distintos sectores.
5. Elige un sistema audiovisual óptimo
Si el audio y el sonido son importantes para tu evento, es necesario que, al momento de buscar espacios para eventos en Madrid, preguntes y verifiques si disponen de pantallas grandes, de sistemas de proyección y de sonidos de alta calidad; también, ten en cuenta la iluminación, que tiene un impacto en la atmósfera del evento y, en este caso, es bueno contar con sistemas regulables y con luces específicas, como focos, para resaltar a los ponentes (si los hubiese) o para dirigir la atención a un punto específico de la sala, y conocer la ubicación de las fuentes de alimentación para resolver cualquier problema técnico que surja durante el evento. Es mejor estar preparado para cualquier imprevisto y para garantizar que todo salga bien.
6. Cuida cada detalle de la decoración
Ya sabes los criterios que debes considerar para escoger buenos espacios para eventos en Madrid, pero queremos darte algunos tips extra para que aproveches el venue al máximo. Comencemos por la decoración, que debe reflejar la identidad de tu marca y comunicar sus valores a través de los colores, de las formas y de las texturas; bueno, esto no se limita al color de los manteles o a las flores, sino a las invitaciones y al material promocional para que la estética sea unificada y los invitados se vayan con la imagen de tu marca grabada en sus mentes.
7. Haz una buena selección de personal
Y, para que tu evento sea un éxito rotundo, debes contar con el apoyo suficiente; por ejemplo, el servicio de catering es una pieza clave, pues la comida tiene un gran impacto en los invitados. La recomendación es elegir una empresa que garantice calidad y opciones que se adapten a los gustos de todos los invitados, ya sea que prefieran preparaciones vegetarianas o veganas. Tus invitados lo agradecerán, créenos.
De igual forma, contrata un equipo de seguridad y de soporte. Contar con un personal para recibir y para guiar a los invitados, o para indicarles a los proveedores dónde descargar, te ahorrará mucho estrés y asegurará el éxito desde el inicio. Un equipo bien preparado y con funciones claras siempre marca la diferencia, así que capacítalos y deja claro que esperas de ellos para evitar confusiones y problemas.
En definitiva, la selección de los espacios para eventos en Madrid se basa en estrategia, tanto para garantizar que el evento se realice sin problemas, como para asegurar que la imagen de tu marca se refleje en cada esquina. Sal a recorrer la ciudad y sigue nuestros consejos para elegir el venue ideal.