4 pasos prácticos para hacer mudanzas de oficinas en Barcelona sin problemas logísticos o legales

Las mudanzas de oficinas en Barcelona requieren de planificación logística y administrativa, puesto que debes solicitar un permiso al Ayuntamiento de Barcelona y contar con un Seguro de Responsabilidad Civil.

Sabemos que suena complejo, pero te lo explicaremos de forma clara y sencilla. En este artículo, te explicaremos cómo cambiarte de oficina en Barcelona siguiendo 4 pasos sencillos: desde enviar el preaviso para finalizar tu contrato de arrendamiento hasta contratar un servicio de mudanzas que te asesore en todo el proceso. Ponte cómodo en el asiento, haz scroll y no te pierdas de nada.

Paso #1: Envía el preaviso antes de iniciar la mudanza de tu oficina en Barcelona

Si bien las cláusulas cambian en cada tipo de contrato, lo común es enviar el preaviso entre 2 y 4 meses antes de iniciar las mudanzas de oficinas en Barcelona; bueno, en sedes corporativas grandes o en edificios de Grado A, el plazo es de 6 meses, así que lee bien el contrato y consulta con tu arrendatario para evitar penalizaciones y multas.

Nuestra recomendación es que envíes el preaviso a través de Burofax; cuando usas este servicio, el destinatario recibe el documento con acuse de recibo y con certificación de texto, que sirven como una evidencia en caso de que el arrendatario te acuse de no haber avisado en la fecha correcta ante un juez. Ya sabes lo que dicen: es mejor prevenir.

DATO: Antes de buscar una oficina nueva en Barcelona, revisa si, en tu contrato de arrendamiento, hay un periodo obligatorio de cumplimiento; en caso de que sí, tendrías que cumplir el contrato y, posteriormente, hacer la mudanza o pagar una indemnización al propietario por los meses que falten.

Paso #2: Haz un inventario de lo que está en la oficina y decide qué se queda y qué se va

Cambiarte a una nueva oficina en Barcelona es la oportunidad para hacer un poco de limpieza; a fin de cuentas, llevarte cosas que ya no funcionan es un gasto de dinero y de espacio. Lo primero que debes hacer es clasificar el mobiliario en 3 categorías:

Conservar: muebles ergonómicos y en buen estado.
Renovar: mobiliario que ya no cumpla las normativas reseñadas en el Real Decreto 488/1997 y el Real Decreto 486/1997 para evitar accidentes laborales o multas.
Reciclar y donar: muebles que ya no necesites o que no se ajusten a las normativas de prevención de riesgos laborales. En Barcelona, existen Punts Verds donde puedes dejarlos y organizaciones que podrían darles una segunda vida.

Además, puedes etiquetarlo por colores para que sepas dónde va cada cosa:

Rojo: Dirección y Sala de juntas.
Azul: Departamento de ventas.

Verde: Equipos de IT.

Amarillo: Zonas comunes, como cocina y áreas de descanso.

Ese es solo un ejemplo, puedes adaptar el sistema de acuerdo a tus necesidades.

Una vez que tengas el mobiliario organizado, viene el momento de clasificar la documentación. No es un secreto que el papel pesa y ocupa mucho volumen, de modo que clasifica los documentos que deben conservarse por ley (fiscal y laboral, por ejemplo) y los que puedes desechar; eso sí, si son confidenciales, asegúrate de hacerlo siguiendo el Reglamento General de Protección de Datos para evitar problemas legales en el futuro; además, considera digitalizar los que conserves para que no te roben espacio en tu nueva oficina en Barcelona. Esto no es solo más eficiente, sino muy ecológico también.

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Paso #3: Investiga el proceso para hacer mudanzas de oficinas en Barcelona

Hacer mudanzas de oficinas en Barcelona es un proceso administrativo un poco complejo que involucra al Ayuntamiento de Barcelona y, en algunos casos, a las autoridades de cada distrito. En un mundo ideal, se trataría de cargar las cajas a un camión, pero no es el caso, por lo que debes conocer bien el proceso y te lo explicaremos de la forma más clara posible para que no te metas en problemas con las autoridades.

Identifica qué permiso necesitas

Dependiendo del tipo de mudanza, necesitas un permiso específico, como:

Permiso de Ocupación por Mudanza: este es un documento estándar que debes solicitar para reservar un espacio donde el camión cargará y descargará.
Permiso para Grúa o para Elevador de Fachada: debes solicitar este documento si debes cargar o descargar los muebles por las ventanas debido al tamaño.

Permiso para Cortes de calle: si la calle es estrecha y el camión impide el paso de los otros vehículos, debes solicitar los servicios de la Guardia Urbana.

Haz la solicitud en línea

Los permisos para hacer mudanzas de oficinas en Barcelona se solicitan online en la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Barcelona. Si la mudanza es de tipo A (con vehículos con un PMA igual o inferior a 3500 kg y sin plataformas elevadoras), la solicitud se hace 2 a 15 días antes de la mudanza y es gratuita; en cambio, si es de tipo B (con vehículos con un PMA igual o superior a 3500 kg y, según el caso, con plataformas elevadoras), debes pagar la autorización para ocupar la vía pública, que tiene un costo de 44,20 EUR, y, luego, solicitar el permiso 5 días laborables (como mínimo) antes de la mudanza. En cualquiera de los casos, el procedimiento se resume de esta forma:

La persona o la empresa encargada de la mudanza debe hacer la solicitud.
Para mudanzas tipo A, el solicitante debe presentar el plano del lugar donde esté marcada la zona que se va a ocupar y un informe técnico realizado por una persona arquitecta o técnica cualificada que certifique que la acera puede soportar el peso de los vehículos y los materiales que se van a utilizar si la acera tiene características especiales.
Para mudanzas tipo B, el solicitante debe presentar el documento de cálculo de la tasa por gestionar el permiso para ocupar la vía pública, el justificante de haber pagado la tasa correspondiente a este trámite, el plano del lugar donde esté marcada la zona que se va a ocupar y un informe técnico realizado por una persona arquitecta o técnica cualificada que certifique que la acera puede soportar el peso de los vehículos y los materiales que se van a utilizar si la acera tiene características especiales.

Prepárate para la mudanza

Si estás haciendo una mudanza de tipo A, debes imprimir el permiso o guardarlo en formato PDF, pues debes mostrarlo el día que se realicen los trabajos. Ten presente que los vehículos deben aparcarse en zonas de carga y de descarga, o en zonas de aparcamiento libre; además, tras finalizar los trabajos, el Ayuntamiento de Barcelona te informará cuánto pagarás por ocupar la vía pública porque esa es una tasa adicional.

Si estás haciendo una mudanza de tipo B, imprime un justificante de la solicitud o guárdalo en formato PDF, y espera a que el Ayuntamiento de Barcelona apruebe o rechace tu petición. Como en el caso anterior, tendrás que presentar el permiso el día de la mudanza y los vehículos deberán aparcarse en zonas de carga y de descarga, o en zonas de aparcamiento libre, y, tras finalizar los trabajos, el Ayuntamiento de Barcelona te informará cuánto debes pagar por ocupar la vía pública; así mismo, pagarás por los servicios prestados por la Guardia Urbana si fuese el caso, tenlo muy presente.

Finalmente, el día de la mudanza, debes tener estos documentos en físico o en digital:

Identificación fiscal de la persona que ha solicitado el permiso.
Póliza del seguro de responsabilidad civil que cubra los riesgos que pueda causar la mudanza sobre personas y bienes, con una cobertura mínima de 300.000 EUR por siniestro.
Tarjeta de transporte, ITV aprobada, ficha técnica, permiso de circulación y seguro obligatorio de los vehículos con los que se haga la mudanza.
Documentos adicionales para cada tipo de ocupación de la vía pública que corresponda, según la Ordenanza fiscal 3.10.

Paso #4: Contrata a una empresa de mudanzas confiable y responsable

Antes de contratar un servicio de mudanzas, te recomendamos asegurarte de que la empresa está al corriente con la Seguridad Social y con Hacienda para evitar responsabilidades subsidiarias; además, es importante que esté inscrita en el Registro de Empresas de Mudanzas, lo que garantiza que operan de forma 100 % legal en Barcelona.

Una vez que tengas claro con qué empresa quieres trabajar, solicita una visita técnica para que los encargados de la mudanza verifiquen que el camión cabe en la calle, si hay un carril bici que bloquea la parada o si se necesita una grúa montamuebles, y para que midan los metros cúbicos exactos antes de preparar el presupuesto final.

Si contratas el servicio, pide que la empresa te entregue el recibo y las copias de las pólizas obligatorias para garantizar que no habrá inconvenientes en el traslado:

Seguro de Responsabilidad Civil (RC), que cubre todos los daños que los operarios puedan causar a terceros o al edificio. La cobertura debe ser de 300.000 como mínimo y, en el certificado, debe aparecer que la actividad asegurada es una mudanza.
Seguro de Mercancías LOTT, que cubre una parte de los daños causados a tu mobiliario y a tus equipos durante el traslado.

DATO: Busca reseñas y opiniones, y solicita presupuestos en distintas empresas antes de contratar una; así, te asegurarás de trabajar con una compañía que te asegure calidad y responsabilidad a buen precio.

Ya que conoces los pasos para hacer mudanzas de oficinas en Barcelona, es momento de poner manos a la obra. Recuerda enviar el preaviso al propietario y revisar las condiciones de tu contrato para evitar multas, definir el tipo de mudanza que harás (A o B), solicitar el permiso correspondiente en la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Barcelona y contratar los servicios de una empresa confiable para que la mudanza sea rápida y esté libre de inconvenientes civiles o legales que terminen costándote dinero.