Guía para emprender como administrador de alquileres vacacionales: tareas, habilidades básicas, herramientas y errores más comunes

Emprender como administrador de alquileres vacacionales consiste en gestionar propiedades propias o de terceros, optimizando las reservas, los precios, la limpieza y la atención al huésped, y es una alternativa atractiva, ya que el mercado de los alquileres vacacionales crece y crece año tras año. ¿La razón? Estamos experimentando un auge del turismo experiencial y del trabajo remoto, y de plataformas como Airbnb y Booking, donde propietarios pueden ofrecer sus viviendas a corto plazo.

Lo mejor es que este modelo de negocio te permite emprender en la industria del real estate sin asumir riesgos financieros tan grandes, solo necesitas una propiedad que quieras promocionar u ofrecer tus servicios como administrador de alquileres vacacionales para gestionar los alojamientos de otras personas en línea.

Desde Coworkingfy, preparamos una guía práctica donde te explicaremos en qué consiste la administración de alquileres vacacionales, qué habilidades debes tener para hacer una buena gestión, qué herramientas hay en el mercado y qué errores comunes te conviene evitar. Ponte cómodo y lee hasta el final.

¿Qué hace un administrador de alquileres vacacionales?

El administrador de alquileres vacacionales publica las propiedades en plataformas como Airbnb y gestiona lo relacionado con el alojamiento desde el inicio hasta el fin para garantizar la satisfacción del cliente y la máxima rentabilidad de la propiedad: gestión de reservas, peticiones del cliente, limpieza… 

Pero detallemos las tareas de un administrador de alquileres vacacionales:

Gestión de anuncios en línea

• Crear descripciones atractivas para los clientes y que generen conversiones.
• Tomar fotografías profesionales para impulsar la reserva de los alojamientos.
• Definir las normas de la casa, las políticas de cancelación y los requisitos para alquilar, y mostrarlos en los anuncios de forma clara.
• Estudiar al público objetivo para publicar los anuncios en las plataformas más adecuadas.

Gestión de reservas y de calendario

• Gestionar nuevas reservas y cancelaciones.
• Confirmar disponibilidad.
• Mantener los calendarios actualizados.
• Evitar el overbooking.

Para gestionar las reservas y los calendarios sin problemas, te recomendamos usar un software alquiler vacacional, con el que podrás automatizar y centralizar la información en un único panel de control. Sin duda, te ahorrarás tiempo y dolores de cabeza. 

Comunicación con los huéspedes

• Responder consultas antes de la reserva.
• Detallar el proceso de check-in y de check-out.
• Dar soporte durante la estancia.
• Gestionar incidencias y quejas.

Coordinación de la limpieza y del mantenimiento

• Programar la limpieza tras el check-out de los clientes.
• Revisar el estado del alojamiento para resolver daños y hacer las reparaciones pertinentes.

Optimización de precios

• Analizar los precios de la competencia para fijar tarifas más competitivas.
• Ajustar los precios de acuerdo con la demanda.
• Definir las tarifas según la temporada.

¿Qué habilidades debe tener un administrador de alquileres vacacionales?

Para empezar, un administrador de alquileres vacacionales debe saber vender su servicio y gestionar las relaciones tanto con los propietarios (si gestionas alojamientos de terceros) como con los clientes, lo que incluye negociar contratos, definir la propuesta de valor de la propiedad y destacar, y detectar servicios complementarios (limpieza extra, pases a parques o a eventos…) que encanten a los huéspedes y los lleven a contratar nuevamente.

Además, debe ser una persona organizada, en especial, si maneja distintas propiedades y usar herramientas para llevar la gestión de la mejor forma posible; por ejemplo, calendarios centralizados, listas de tareas y software, como el Channel Manager Airbnb Booking, para centralizar y automatizar procesos, lo que, a largo plazo, reduce los errores y evita conflictos con propietarios y con clientes; por esa razón, los conocimientos tecnológicos básicos son otro must para trabajar en esta industria.

La atención al cliente es otra habilidad clave en el sector de los alquileres vacacionales. Un buen administrador debe responder de forma rápida y profesional, pero manteniendo la cercanía, ser empático a la hora de resolver las incidencias o las solicitudes de los huéspedes, y mantener una comunicación clara durante y después de la estancia para mejorar la satisfacción. Un cliente feliz es un cliente que vuelve.

Y no nos olvidemos de la iniciativa y de la mentalidad emprendedora. Gestionar un Airbnb o una propiedad en otra plataforma implica tener autonomía a la hora de resolver problemas, tomar decisiones estratégicas para mejorar precios, servicios y operaciones, y adaptarse a los cambios por la estacionalidad y por la demanda turística. Esta habilidad te ayudará a que tu negocio sea mucho más escalable.

Modelos de negocios para gestionar el alquiler vacacional de terceros

Una de las ventajas de ser administrador de alquileres vacacionales es que puedes optar por distintos modelos de negocio, lo que te permite adaptar tus ingresos a tus objetivos, al mercado y a los servicios que quieras ofrecer. Estos son los más comunes:

Comisiones por reserva

• ¿En qué consiste? Ganas un porcentaje, entre el 10 y el 20 %, por cada reserva gestionada.
• Ventaja: no hay costos fijos para el propietario.
• Desventaja: tus ingresos dependen de la ocupación y de la estacionalidad.

Comisión mensual fija

• ¿En qué consiste? Se establece un pago mensual fijo por la gestión integral de la propiedad sin importar el número de reservas a lo largo del año. En estos casos, lo habitual es trabajar bajo un contrato.
• Ventaja: tienes un flujo de ingresos más estable.
• Desventaja: los propietarios pueden no beneficiarse si la propiedad no tiene una tasa de ocupación elevada.

Comisión mensual fija + comisiones por reserva

• ¿En qué consiste? Los propietarios te dan un pago por la gestión de su propiedad y un porcentaje adicional por el número de reservas gestionadas en un periodo.
• Ventaja: tienes un ingreso más estable y la posibilidad de percibir más dinero.

En esta tabla, te resumimos los modelos de negocio de los alquileres vacacionales:

¿Qué aspectos legales y fiscales debe conocer un administrador de alquileres vacacionales?

Si bien hay distintos de modelos de negocios, el alquiler vacacional se rige por ciertos aspectos legales y fiscales, y todo administrador debe conocerlos para evitar sanciones, conflictos con propietarios y problemas con la ley.

Para empezar, es necesario conocer las licencias y las normativas locales en relación con los alquileres turísticos, como registro de la propiedad como alojamiento para turistas, cumplimiento de normas de seguridad y de habitabilidad, límites de ocupación por vivienda y reglas sobre la publicación de la propiedad en plataformas online.

También, es recomendable tener asesoría legal para fijar un contrato entre el administrador y el propietario de la vivienda si gestionas alojamientos de terceros. En ese documento, se deben definir todos los servicios que ofrecerás como administrador (gestión de reservas, de limpieza, de marketing…), la duración del contrato, las cláusulas por incumplimiento y las condiciones para cancelarlo, tu comisión o tu tarifa de gestión, y las políticas de responsabilidad en caso de daño o de incumplimiento por parte de los huéspedes.

Y no hay que olvidarse de las obligaciones fiscales básicas. Si bien la legislación varía en cada país, lo común es tener que declarar impuestos por servicios de administración y retenciones o impuestos indirectos sobre las reservas, facturar y llevar una contabilidad de cada propiedad. Sabemos que todo esto suena un poco complejo, de modo que puedes buscar a un asesor fiscal para que te acompañe en todo el proceso.

Tecnologías y herramientas esenciales para administrar alquileres vacacionales

Como ya te comentamos antes, las herramientas tecnológicas son esenciales para administrar alquileres vacacionales; no es obligatorio usarlas, ojo, pero sí hacen la vida más fácil en muchas formas, ya que reducen el riesgo de cometer errores contables y de gestionar las reservas de forma incorrecta, lo que se traduce en pérdidas de tiempo y de dinero que retrasan el crecimiento de tu negocio inmobiliario.

En el mercado, hay muchas soluciones tecnológicas; sin embargo, hay 2 esenciales: el software de alquiler vacacional (PMS) y el Channel Manager para gestionar reservas en Airbnb, la plataforma de alquileres vacacionales más importante.

El software de alquiler vacacional (PMS) centraliza la gestión de las propiedades: gestión de reservas en un mismo calendario, mensajes automáticos a huéspedes, coordinación de limpieza y de mantenimiento, generación de facturas, automatización de cobros a proveedores, y datos de ocupación, de ingresos y de rendimiento para generar informes detallados y precisos más rápido.

Por otro lado, el Channel Manager para Airbnb actualiza, de forma automática, la disponibilidad y las reservas de las propiedades, actualiza los precios de acuerdo con la estacionalidad y a las promociones, y se integra con el PMS, lo que simplifica la gestión diaria de los alojamientos vacacionales. Usar ambos te hará más eficiente.

Errores comunes que debes evitar como administrador de alquileres vacacionales

Llegados a este punto, tienes una idea clara de cómo ser administrador de alquileres vacacionales; no obstante, este proceso no está libre de desafíos y de errores, y te contaremos los más habituales para que los evites durante tu gestión:

Precios demasiado bajos

• • Fijar precios bajos para atraer clientes puede reducir la rentabilidad y devaluar tu servicio.
  • ¿Cómo puedes evitarlo? Haz un análisis de mercado y establece precios competitivos de acuerdo con la temporada y a la ubicación, comunica tu propuesta de valor para destacar la propiedad y sus servicios, y usa una estrategia de precios dinámicos.

Mala selección de propietarios cuando gestionas propiedades de terceros

• • Aceptar una propiedad sin evaluar su potencial, su estado y el cumplimiento legal de las normativas puede causarte problemas en el futuro.
  • ¿Cómo puedes evitarlo? Evalúa la ubicación y el estado de la propiedad, tanto físico como legal, y asegúrate de que el propietario estará dispuesto a colaborar y confiará en tu gestión.

Falta de procesos claros

• • No definir un proceso claro para gestionar reservas, limpieza y comunicación con el cliente genera overbooking y huéspedes insatisfechos.
  • ¿Cómo puedes evitarlo? Define protocolos para cada tarea, usa software de gestión para llevar un mejor control de cada propiedad y documento los procesos para mantener la consistencia, en especial, si contratas personal.

Falta de uso de tecnología

• • No usar un PMS y otros software de gestión puede generar pérdidas de tiempo y errores en la administración de las propiedades.
  • ¿Cómo puedes evitarlo? Analiza tus necesidades y elige un software que se adapte a lo que necesitas y automatiza mensajes, sincronización de calendarios y reportes de desempeño.

Mala gestión de la experiencia del huésped

• • No garantizarle una experiencia amena al cliente desde que hace la reserva hasta que abandona el alojamiento repercute en la imagen de tu negocio.
  • ¿Cómo puedes evitarlo? Responde rápido a consultas y a incidencias, mantén la propiedad limpia y en buen estado, y ofrece experiencias extra que generan buenas reseñas y reservas repetidas.

La administración de alquileres vacacionales es un negocio muy rentable, pues las personas viajan todo el año; eso significa que, si quieres emprender, este sector es uno de los mejores para hacerlo. La clave es que tengas claro cuáles son las tareas de un administrador de alquileres en Airbnb y en otras plataformas, definas tu modelo de negocio y tu propuesta de valor, y te des a conocer en redes sociales o a través de tu propio sitio web para que los propietarios confíen en tu gestión.