Cómo amenizar las reuniones con tus clientes
Una buena reunión con tus clientes puede conseguirte contratos realmente lucrativos, grandes asociaciones a largo plazo, o incluso el acceso a una red de clientes todavía mayor. Pero, para eso, es fundamental que la reunión vaya bien. Por eso es importante prepararlas hasta el último detalle.
Estos cinco consejos pueden ayudarte a organizar reuniones más amenas con tus clientes y convencerles de las bondades de tus proyectos. Se trata de consejos sencillos que son bastante fáciles de implementar y que pueden suponer una gran diferencia para la prosperidad de tu negocio. ¿Hay alguno que no estés aprovechando aún?
Lo que debes procurar antes de reunirte con tus clientes
1. Ofréceles algo de picar
Te sorprendería lo eficaz que puede llegar a ser ofrecerles a tus clientes algo de picoteo durante tus reuniones. Aunque solo sean algunos frutos secos y un refresco, este pequeño detalle no solo reforzará tu imagen como anfitrión, sino que además hará que la experiencia de tus clientes sea genuinamente mucho más positiva.
Seguro que la mayoría de tus clientes tienen un día muy ajetreado, igual que tú. Por eso es tan importante que las reuniones sean relajadas y que les permitan cargar un poco las pilas, en lugar de sentir que están malgastando su energía hablando contigo. ¡Y, además, estos aperitivos suelen ser muy económicos! En el catálogo Dia puedes encontrar muchísimas ofertas e ideas de aperitivos para que nunca falten en tu oficina.
2. Asegúrate de que la temperatura sea adecuada
Te resultará difícil llevar una reunión comercial a buen puerto si tus clientes están sudando sin parar y no saben ni cómo sentarse en la silla para poder respirar mejor. Y lo mismo ocurre en invierno, si están continuamente pensando en que tendrían que haberse dejado la chaqueta puesta porque tu oficina parece una nevera.
La incomodidad de la temperatura no solo puede tener un efecto negativo en el resultado de tus reuniones, sino que además hará que tus clientes tengan una imagen muy pobre sobre ti. Si ni siquiera puedes pagar la calefacción, probablemente podrán negociar a la baja sus acuerdos contigo, ya que lo más probable es que no tengas demasiados ingresos…
3. La disposición del mobiliario es fundamental
Las reuniones que tienen lugar en salas despejadas y diáfanas suelen ser mucho más inspiradoras y permiten centrarse con mayor facilidad en los asuntos a tratar. Por eso suele ser recomendable elegir un mobiliario minimalista y asegurarte de que abunde la luz en el lugar que hayas elegido para tu reunión.
Asimismo, los sitios ruidosos como las cafeterías suelen ser una mala idea para la mayoría de las reuniones. Aunque a veces es cómodo reunirse en cualquier café de la ciudad –y definitivamente sugiere una imagen de calidad y cercanía con tus clientes–, esta elección puede ser perjudicial para determinadas reuniones, y por eso es tan importante que sepas elegir el lugar adecuado para cada una.
4. Utiliza las ayudas visuales
Aunque seas muy buen orador, explicar tus proyectos solamente de manera verbal puede no ser suficiente para cerrar un buen trato. Ten en cuenta que la comunicación funciona no solo cuando una persona expresa, sino además cuando otra persona entiende. Por eso debes utilizar todos los recursos a tu alcance para asegurarte de que tu discurso sea lo más convincente posible.
Las ayudas visuales son el complemento perfecto para tus palabras en este aspecto. Programas de Office como el Power Point pueden ser un gran recurso para ilustrar tus propuestas y tus proyectos a medida que la reunión fluye, ya que te permiten ir eligiendo en qué año estancia la diapositiva correcta sin preocuparte por el tempo de la conversación. Pero en algunos casos puede ser más conveniente optar por soluciones de video.
5. Promueve un diálogo de ida y vuelta
Recuerda que vivimos en 2022, y los medios de comunicación esenciales ya no son la televisión ni la radio. Estos medios son unidireccionales y educan a sus espectadores y oyentes a ser simples receptores de información, lo que los hace anticuados. Internet es ahora la herramienta que mueve el mundo, y se trata de una herramienta bidireccional donde no solo podemos recibir información, sino también comunicarla.
Por eso es tan importante que tus reuniones reflejen esta bidireccionalidad en la comunicación, y permitan a tus clientes hablar con frecuencia. Si sienten que eres tú que está llevando todo el discurso pueden tener una sensación de encierro, frustración o aburrimiento. Pero si son más partícipes de la conversación no solo estarán de mejor ánimo, sino que además podrán proporcionarte puntos de vista esenciales para mejorar tu propuesta.