Cómo hacer un reporte empresarial | Elaboración paso a paso

Los reportes empresariales son documentos de gran importancia dentro de una organización, ya que cuentan con información valiosa que garantiza el éxito de la empresa. Por esa razón, en este artículo de Coworkingfy vamos a abordar todo lo relacionado a los informes empresariales. Desde entender qué son hasta cómo hacer un reporte de trabajo.

También, podrás encontrar información sobre herramientas digitales que hacen que crear informes sea más fácil. Pero para que realmente puedas hacer reportes de calidad, además, hablaremos sobre los errores comunes que se puede evitar al hacer informes para ser más efectivos. Así que, no te pierdas ningún detalle y continúa leyendo. ¡Vamos!

¿Qué es un reporte empresarial?

Un reporte empresarial es básicamente un documento de una empresa, donde se cuenta cómo le fue en cierto período. Este informe no solo incluye números, como el estado de cuentas y los balances, sino que también está compuesto por el desempeño y la dirección estratégica, los logros alcanzados y los retos enfrentados.

Los informes empresariales también son como una ventana al futuro, ya que muestran las estrategias que la empresa planea implementar y las metas que se propone alcanzar. Estos informes se emiten según el tiempo establecido por la organización, ya sea cada año, trimestre o mes, dependiendo de cómo se organice su agenda.

Cómo hacer un reporte en una empresa

Entender el propósito y audiencia

Para saber cómo se hace un reporte, debes tener en cuenta que antes de crearlo, es fundamental entender su propósito y audiencia. El objetivo del informe actúa como una guía para el desarrollo. Es importante tener claro si es un informe financiero anual destinado a inversores, un análisis trimestral para empleados o un informe especial para socios estratégicos, por ejemplo. Cada tipo de informe tiene un propósito específico y está dirigido a una audiencia particular.

Recolección y análisis de datos

La recopilación y el análisis de datos son fundamentales para la creación de un informe empresarial robusto. Algunos consejos para recopilar datos relevantes incluyen:

• Identificar fuentes confiables de información, como registros financieros, informes de proyectos y métricas operativas.
• Utilizar encuestas, entrevistas y retroalimentación de clientes y empleados para obtener información cualitativa valiosa.

Para analizar datos de manera efectiva considera:

• Aplicar métodos estadísticos y herramientas de análisis para identificar patrones y tendencias.
• Relacionar datos cuantitativos con historias cualitativas para proporcionar un contexto completo.

¿Qué lleva un reporte de una empresa?

Un informe empresarial bien estructurado consta de elementos clave, comenzando con una introducción que establece el tono y propósito. De igual forma, el cuerpo del informe debe abordar aspectos financieros, operativos y estratégicos, incluyendo análisis y resultados. La conclusión debe resumir los hallazgos clave y destacar las perspectivas futuras.

Estructura del reporte

La importancia de una estructura clara y lógica en un informe empresarial no puede subestimarse. La introducción proporciona una visión general, el cuerpo ofrece detalles sustanciales y la conclusión resume los datos claves. Una estructura bien organizada facilita la comprensión y navegación del informe.

Redacción y presentación

Otro de los pasos para hacer un reporte, es la redacción clara y concisa, que es esencial para comunicar eficazmente la información. Algunas técnicas incluyen:

• Usar un lenguaje sencillo y evitar jergas innecesarias.
• Estructurar oraciones y párrafos de manera coherente para una fácil lectura.
• En cuanto a la presentación visual:
• Utilizar gráficos, tablas e imágenes para hacer que la información sea visualmente atractiva.
• Mantener un equilibrio entre el texto y los elementos visuales para evitar abrumar al lector.

En cuanto a la presentación visual, piensa en ello como la ilustración de su narrativa. Por eso lo recomendable es usar gráficos coloridos y tablas bien diseñadas son como ilustraciones en un libro, haciendo que la información sea accesible y atractiva.

Crear un informe empresarial impactante es un arte que combina datos, narración y presentación visual. En ese sentido, entender el propósito y la audiencia, recopilar y analizar datos de manera efectiva, estructurar y presentar la información de manera clara, puedes lograr un informe que no solo informe, sino que también deje una impresión duradera.

Herramientas para la elaboración de reportes

Elegir las herramientas digitales adecuadas para la elaboración de reportes no solo agiliza el proceso, sino que también mejora la calidad y la presentación de la información. Es por eso, que dentro de los pasos para saber cómo hacer un reporte, usar este tipo de instrumentos es esencial para facilitar la elaboración.

1. Microsoft Excel

Microsoft Excel sigue siendo un pilar en el mundo de la elaboración de informes. Su versatilidad para organizar datos, realizar cálculos complejos y crear gráficos detallados es insuperable. Además, su interfaz familiar y amplia compatibilidad lo convierten en una opción fundamental para cualquier informe financiero o de rendimiento.

2. Google Data Studio

Google Data Studio es una joya cuando se trata de crear informes visuales y atractivos. De esta forma, permite la integración de datos de diversas fuentes, desde Google Analytics hasta hojas de cálculo, facilita la creación de informes interactivos que cuentan una historia convincente. Es ideal para aquellos que buscan ir más allá de los gráficos convencionales.

3. Power BI de Microsoft

Dentro del ecosistema Microsoft, Power BI destaca como una herramienta de Business Intelligence poderosa. Permite la conexión fácil con diversas fuentes de datos y la creación de informes interactivos y paneles de control. Su enfoque en la toma de decisiones basada en datos lo convierte en un aliado poderoso para la elaboración de informes estratégicos.

4. Canva

Canva, aunque no está diseñado específicamente para informes, brinda un enfoque intuitivo para el diseño visual. Con una amplia gama de plantillas y herramientas de diseño, permite crear informes visualmente atractivos sin necesidad de habilidades de diseño avanzadas. Es perfecta si lo que quieres es agregar un toque estético a sus informes, pero de manera sencilla.

5. Airtable

Airtable combina la familiaridad de una hoja de cálculo con la potencia de una base de datos. Está pensada para la gestión de datos complejos y la colaboración en tiempo real. Su flexibilidad para adaptarse a diferentes necesidades lo hace valioso para proyectos que requieren un enfoque más dinámico.

6. Smartsheet

Smartsheet va más allá de las hojas de cálculo tradicionales y se posiciona como una herramienta de gestión de proyectos con capacidades avanzadas de hojas de cálculo. Es un instrumento perfecto para realizar informes que implican la colaboración en equipos distribuidos. Siendo, además, de las más recomendadas.

Errores comunes a evitar en la elaboración de reportes

Dentro del proceso de elaboración de reportes, se pueden presentar obstáculos que son bastante comunes. Identificar y evitar estos errores puede marcar la diferencia entre un informe efectivo y uno mal elaborado. Por eso, acá te dejamos algunos de los errores más comunes y cómo evitarlos.

Falta de claridad en el propósito

Uno de los errores fundamentales es no tener una comprensión clara del propósito del informe. Antes de sumergirse en los datos, es crucial preguntarse: ¿Cuál es el objetivo principal de este informe? Sin una dirección clara, el informe puede perderse en detalles irrelevantes.

Ignorar la audiencia

Cada informe tiene una audiencia específica, y no tener en cuenta sus necesidades y nivel de comprensión puede resultar en informes poco efectivos. Adaptar el tono, la terminología y el nivel de detalle según la audiencia es esencial para una comunicación eficaz.

Exceso de información

La sobrecarga de información es un error común. Un informe abrumador con datos innecesarios puede dificultar la identificación de los puntos clave. Mantén el informe conciso y enfocado en la información relevante para mantener la atención y la comprensión.

Datos inexactos o desactualizados

La precisión es clave. Utilizar datos inexactos o desactualizados puede conducir a decisiones erróneas. Verifica y actualiza meticulosamente la información antes de incluirla en el informe.

Falta de estructura lógica

Un informe desorganizado puede confundir a los lectores y dificultar la comprensión. Establecer una estructura lógica, con una introducción, cuerpo y conclusión, ayuda a guiar a los lectores a través de la información de manera coherente.

Diseño visual pobre

Un diseño visual pobre puede restar valor al informe. Utiliza gráficos y tablas efectivas para presentar datos de manera visualmente atractiva. Asimismo, un diseño limpio y agradable mejora la experiencia del lector.

Ignorar la revisión exhaustiva

No dar importancia a una revisión exhaustiva es arriesgado. Errores gramaticales, de formato o de cálculo pueden dañar la credibilidad del informe. Dedica tiempo a revisar minuciosamente cada detalle.

Palabras finales

Ahora que ya sabes cómo realizar un reporte. Ten siempre presente que un informe empresarial bien elaborado funciona como un mapa detallado que ofrece una visión panorámica de la empresa. Luego de este artículo, ya puedes comenzar a crear reportes empresariales bien estructurados de una forma más organizada y sin errores, utilizando cualquiera de las herramientas que te mencionamos. ¿Tienes alguna duda? ¡Te leemos en los comentarios!