Suscripciones útiles en un coworking y cómo reconocer aquellas innecesarias

Sin dudas, una de las grandes invenciones de los últimos años para las personas que pueden trabajar de forma remota son los coworking. Estos espacios flexibles y colaborativos satisfacen las necesidades de muchos profesionales y empresas de diversa índole. Por supuesto, más allá de lo físico, hay herramientas de gran utilidad para el desarrollo de estas labores y muchas de ellas son a partir de servicios de suscripción.

Por eso, en este artículo te hablaremos acerca de aquellas suscripciones que son útiles en un coworking y cuáles pueden no serlo. Así que, presta atención, pues te enseñaremos a identificar aquellas de las que puedes prescindir.

¿Qué tipo de suscripciones son útiles en un coworking?

Lo más probable es que seas usuario de diferentes tipos de aplicaciones que funcionan bajo un modelo de suscripción. Incluso, hoy podríamos hablar que en nuestro día a día estamos ligados a plataformas de video en streaming, de música y hasta de aprendizaje. No obstante, según un estudio realizado por ExpressVPN a 4000 personas, casi el 40 % de estas confesó sentirse abrumado por la gran cantidad de suscripciones que deben gestionar.

Ciudadanos de Estados Unidos, Reino Unido, Francia y Alemania, indicaron que además del precio, la carga mental de manejar múltiples cuentas es lo que genera esta negativa sensación. Es claro, este tipo de servicios han sido desarrollados para hacer más fácil la vida de las personas, pero la oferta desbordada de estos ha generado lo contrario en muchos casos. Por eso, conviene saber cuáles suscripciones son realmente útiles, en este caso, para un coworking.

Sabemos que este tipo de espacios deben brindar las mejores herramientas a sus usuarios y por eso, a continuación enumeramos algunas suscripciones que los coworking deberían tener:

Internet de alta velocidad

Para empezar, en un coworking es fundamental que haya acceso a un servicio de internet rápido y confiable. Por este motivo, en estos negocios no se debe escatimar en hacer una buena inversión en redes de alta velocidad y también en soluciones de redundancia. En general, todo lo que garantice que los usuarios pueden desarrollar su trabajo sin interrupciones.

Software de gestión

Hoy en día, como en cualquier negocio, un coworking debería contar con una plataforma de gestión. Con esta, los administradores podrán gestionar las diferentes reservas, los pagos de los usuarios y los accesos de una manera eficiente. Así mismo, es usual que por medio de estas los miembros tengan la posibilidad de reservar salas de reuniones y solicitar otros recursos.

Herramientas de contabilidad

De la mano con el punto anterior, un coworking como negocio debería tener acceso a las diferentes herramientas de contabilidad y facturación que hay en la actualidad. Entre los software más comunes de este tipo se encuentran QuickBooks o FreshBooks, los cuales ayudan a simplificar la gestión financiera de un negocio. De esta forma, habrá una automatización de tareas como emisión de facturas, seguimiento de fastos y generación de informes.

Almacenamiento en la nube

Otros servicios de suscripción que podrían tener gran valor para un coworking son las herramientas de almacenamiento en la nube. Ya sean Google Drive, Dropbox o One Drive, estas son esenciales para compartir y almacenar archivos de forma segura y accesible. Podríamos decir que estas son tan útiles para el personal de un coworking como para los trabajadores que acceden a estos espacios.

Sobre esto último, además de los tipos de servicios por suscripción ya mencionados, queremos hacer énfasis en aquellos que son útiles para los profesionales que acuden a un coworking:

Plataformas de comunicación

Servicios como Slack o Microsoft Teams hoy son primordiales para garantizar la comunicación interna de una empresa o entre profesionales que pueden estar en un entorno de coworking. Estas plataformas facilitan, valga la redundancia, la comunicación instantánea entre los colaboradores. Además, la creación de canales temáticos y la integración de herramientas de productividad hacen que mejora la colaboración y la eficiencia de un equipo de trabajo.

Debemos aclarar que, más allá de que estos servicios ofrezcan suscripciones premium, también suelen brindar opciones gratuitas. Obviamente, estas últimas no garantizan acceso a todas sus funciones, pero pueden ser una alternativa ideal para negocios o profesionales que aún no pueden hacer.

¿Cómo reconocer cuáles suscripciones son innecesarias?

Ahora que sabes cuáles son los tipos de servicios de suscripción que son realmente útiles para un coworking, debemos irnos a la otra orilla. Como ya hemos señalado, hoy muchas personas aseguran estar abrumadas por la cantidad de plataformas de este tipo que deben gestionar. En el caso de un negocio, también es estratégico saber elegir en cuáles suscripciones invertir para así evitar gastos que sean innecesarios.

A continuación, te enseñamos cuáles son los factores que se deben tener en cuenta a la hora de elegir estos servicios para un coworking:

• Necesidades del negocio: lo primero que debes hacer es evaluar qué necesita tu negocio para ofrecer un servicio completo. Por ejemplo, ¿vale la pena pagar la suscripción premium a una plataforma de música si en tu espacio lo que debe reinar es el silencio? Y bueno, dado el caso, puedes echar mano de la modalidad freemium de estas plataformas para así no gastar de más.
• Frecuencia de uso: otro factor vital a la hora de elegir los servicios de suscripción es el de la frecuencia de uso de los mismos. Pregúntate si aquella plataforma o aplicación la usarás todos los días o si esta solo será requerida en casos muy puntuales. Si es así, también conviene investigar solo los planes que ofrecen estas plataformas.
• Duplicidad de servicios: este suele ser un inconveniente muy común para las personas, pero también lo puede ser para las empresas o negocios. Si ya tienes acceso a, por ejemplo, una plataforma de gestión de negocio, para qué pagar por otra. Así que, te recomendamos identificar tus necesidades y el servicio idóneo para resolverlas.
• Costos ocultos: por último, otro de los grandes problemas que tienen las personas con los servicios de suscripciones: los costos ocultos. Es innegable que, en muchas ocasiones, esto se da por no informarse bien y no leer los diferentes contratos. Así que presta especial atención a los cargos adicionales que pueda haber, a las temidas tarifas por hora extra o por cancelación anticipada.

En conclusión, los servicios de suscripción en un coworking son fundamentales, tanto para el negocio como para los usuarios del mismo. Contar con el acceso a las plataformas adecuadas garantizará que los clientes tendrán todas las herramientas para su trabajo y gozarán así de la mejor experiencia posible. Lo más importante es elegir aquellas que se ajusten a tus necesidades, presupuesto, y que estas sean realmente útiles.