Equipos formales e informales de trabajo | Principales diferencias

Los equipos formales e informales de trabajo tienen el objetivo de alcanzar metas en una organización. Según sea el caso, algunos son creados de manera deliberada y estructurada por la organización y otros surgen de manera espontánea a partir de las interacciones y relaciones personales entre los empleados. No obstante, ambos tipos de grupos coexisten en el entorno laboral a pesar de tener funciones y características muy diferentes. 

De hecho, comprender las dinámicas de estos grupos te permitirá mejorar la eficiencia, tener un buen ambiente de trabajo y aumentar la satisfacción laboral dentro de la compañía. En este artículo conoceremos qué son estos grupos y cuáles son sus principales diferencias y funciones para promover esta actividad en tu empresa.

¿Qué son los grupos de trabajo formales e informales?

Los equipos de trabajo son el resultado de la unión de un conjunto de individuos para lograr un objetivo en común dentro de una organización o negocio. Por lo general, existen dos tipos de grupos de trabajo principales: formales e informales. En este caso, ambos grupos deben coexistir dentro de una misma empresa. Sin embargo, cada uno tiene propósitos específicos que los diferencian.

Los equipos formales e informales de trabajo se caracterizan por contribuir al desarrollo de la estrategia corporativa de una empresa. Ahora bien, para poder entender cada uno de estos grupos es importante tener en cuenta la definición de cada concepto de manera individual y sus características principales. Los conceptos se identifican así:

1. Equipos formales

Los equipos de trabajo formales son creados por la organización de manera estructurada para gestionar y alcanzar una serie de objetivos específicos y prioritarios. Por esta razón, los grupos formales de trabajo forman parte de la jerarquía de la empresa, por lo cual sus roles y responsabilidades están claramente definidos con antelación.

Además, los equipos formales de trabajo están conformados por empleados que trabajan juntos en tareas, actividades y proyectos que influyen de manera directa en el funcionamiento de la organización. En este sentido, podemos encontrar los equipos formales en departamentos como ventas, finanzas, recursos humanos, marketing, entre otros. Asimismo, estos grupos tienen un líder designado por un supervisor o gerente.

Las características de los equipos de trabajo formales son:

• Cada miembro tiene un rol y responsabilidad específica dentro de la empresa.
• Existe una persona que lidera el equipo y es el responsable de tomar decisiones importantes.
• Los objetivos del grupo de trabajo están alineados con los objetivos estratégicos de la compañía.
• La comunicación entre los equipos formales de trabajo es a través de reuniones, correos e informes.
• Gracias a la estructura jerárquica de los equipos de trabajo formales, existen normas y procedimientos establecidos por la organización para su funcionamiento.

2. Equipos informales

Por otro lado, los equipos de trabajo informales surgen de manera espontánea dentro de una organización. Esto quiere decir, que los grupos no son creados por la dirección, un supervisor o gerente. Al contrario, nacen de relaciones interpersonales entre los empleados sin tener una estructura jerárquica definida. 

Asimismo, los grupos de trabajo informales no están orientados a cumplir metas específicas, pero el ambiente de trabajo puede influir de manera significativa en la dinámica entre los empleados. Por esta razón, los miembros de los equipos informales de trabajo se reúnen regularmente y comparten intereses o afinidad por temas del entorno laboral, deportes o hobbies. Las características de los grupos de trabajo informales son:

• Son equipos con una estructura flexible, en donde no hay una jerarquía definida y pueden surgir líderes por naturaleza.
• Los miembros de un equipo de trabajo informal se unen por afinidades personales sin necesidad de la intervención de los líderes de la organización.
• La influencia de este grupo de trabajo genera motivación, satisfacción y bienestar en el resto de los empleados.
• Por lo general, las comunicaciones se llevan a cabo en espacios como descansos o fuera del horario laboral.

¿Cuál es su función?

Los equipos formales e informales de trabajo tienen un papel fundamental en el funcionamiento de una organización. A pesar de que sus características y funciones son diferentes, es conveniente resaltar que este tipo de grupos lleva a cabo tareas que favorecen el éxito de la empresa. Entre las funciones más importantes de ambos grupos podemos destacar:

Función de los equipos formales de trabajo

• Están enfocados en el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales, por lo cual la mayoría de las tareas tiene una función especial dentro de la empresa.
• Entre sus funciones está la distribución de responsabilidades para que cada miembro cumpla y entregue su trabajo según el rol asignado.
• Con un equipo de trabajo formal es posible tomar decisiones rápidas para la ejecución de nuevos proyectos, logrando una asignación de recursos y planificación eficiente.
• Los equipos formales de trabajo aseguran el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la compañía.
• Con la ayuda de los equipos formales de trabajo se promueve la eficiencia en la realización de tareas.

Función de los equipos informales de trabajo

• Los grupos informales de trabajo fomentan el compañerismo, ya que crean lazos de amistad entre los empleados. Sin duda, esto mejora el clima laboral de manera significativa.
• Proporcionan espacios donde los empleados pueden encontrar un apoyo emocional para compartir sus preocupaciones, problemas o estrés.
• En los grupos informales de trabajo la información fluye de manera rápida, lo cual facilita la comunicación y el flujo de conocimiento dentro de la empresa.
• Las personas que pertenecen a un grupo informal de trabajo pueden desconectarse de manera temporal de las presiones del trabajo durante los encuentros espontáneos.
• Es una alternativa para que los nuevos empleados puedan adaptarse rápidamente a la cultura organizacional y familiarizarse con las normas no escritas de la organización.

Principales diferencias entre los equipos formales e informales de trabajo

En cualquier organización es indispensable contar con equipos de trabajo eficientes y organizados, puesto que estos ayudan a mantener el enfoque en los objetivos de la organización y aumentan la motivación de los empleados. Por esta razón, estos equipos tienen un objetivo y es presentar el entorno laboral de una manera diferente para que los participantes puedan familiarizarse con las metas de la compañía.

A causa de esto, comprender cómo se organizan y cómo funcionan estos equipos permite maximizar el potencial de los recursos humanos disponibles en una empresa. Ahora bien, conozcamos cuáles son las diferencias entre los equipos formales e informales de trabajo:

1. Origen

Los equipos formales e informales de trabajo nacen por la necesidad de una empresa para cumplir sus objetivos. Sin embargo, en el caso de los equipos formales son creados directamente por la organización para cumplir con tareas específicas de manera planificada y estructurada. 

Mientras que los grupos informales surgen espontáneamente entre los empleados a partir de amistades, intereses comunes o relaciones personales. En este sentido, para este tipo de grupos la organización no interviene ni establece directrices para su funcionamiento.

2. Estructura

Otra de las diferencias que existe entre los equipos formales e informales de trabajo es su estructura jerárquica. Los grupos informales no cuentan con una jerarquía formal, por lo que son flexibles, cambiantes y sin asignación de roles. Esto quiere decir que promueve la adaptación constante a nuevas interacciones e integraciones de la compañía. 

Al contrario de los grupos formales que tienen una estructura jerárquica claramente definida. Cada miembro tiene un rol y una responsabilidad que debe cumplirse para asegurar el funcionamiento y el éxito de la organización.

3. Liderazgo

Otra de las diferencias que existen entre los equipos formales e informales de trabajo es la capacidad de liderazgo de los participantes. En los grupos formales el líder es designado por la organización y sus funciones están relacionadas con la toma de decisiones y la supervisión del desempeño de los otros miembros. 

Ahora bien, en los grupos informales sucede que los líderes emergen de forma natural. Es decir, el líder surge por influencia, capacidad de conectar con los demás o carisma. ¡No hay un líder asignado oficialmente!

4. Objetivo

Los equipos formales de trabajo tienen un objetivo claro para cumplir con las metas y tareas alineadas con la estrategia de la empresa. Por ejemplo, mejorar procesos, desarrollar proyectos, aumentar la productividad, optimizar los recursos o reducir los cuellos de botella.

Al contrario de los equipos informales de trabajo, que suelen tener objetivos alineados con las necesidades sociales, emocionales o de amistad entre los miembros. En este caso, la empresa no influye en la definición de los objetivos ni tiene una trazabilidad de su cumplimiento.

5. Comunicación e impacto en la empresa

Los equipos formales e informales de trabajo utilizan la comunicación para generar un impacto en la empresa. En primer lugar, los grupos formales utilizan canales de comunicación oficiales siguiendo las normativas de la organización. 

Por otro lado, con los grupos informales la comunicación es más relajada y fluida, por lo que se utilizan espacios como almuerzos, descansos y horarios no laborales para socializar las ideas o proyectos. De esta manera, los grupos informales tienen un impacto a nivel interpersonal y cultural, mejorando la motivación de los empleados.

Así que para los equipos formales de trabajo el impacto de sus acciones se suma al progreso de la compañía. Siendo así, una oportunidad para tener mejor rendimiento y sentido de pertenencia, pues el resultado del esfuerzo se visualizará en el crecimiento de la empresa.

6. Tamaño y composición

Por último, una de las diferencias de los equipos formales e informales de trabajo es el tamaño y la composición de cada uno de ellos. Los equipos formales suelen ser más pequeños y cada miembro de la organización tiene un lugar específico en el grupo. En comparación con los grupos informales que pueden variar en tamaño y composición. 

Esto se debe a que son grupos flexibles en cuanto a quién participa y no hay un límite establecido por la organización. Además, los miembros pueden entrar y salir del equipo teniendo en cuenta la variación de sus intereses o relaciones.

Palabras finales

Los grupos de trabajo son esenciales para el crecimiento de una organización. Bien sea por el objetivo de una compañía o por el espacio de un grupo de empleados que conecta con sus ideas, el trabajo en equipo formal e informal favorece el alcance de las metas en una organización. Sin estos equipos, sería difícil cumplir con las metas de la organización o aumentar la motivación entre los empleados.

De hecho, a pesar de que los equipos informales no están alineados con los objetivos de una compañía, también representan un beneficio por su contribución con el bienestar emocional de los empleados y la familiarización con la cultura organizacional. Sin duda, estos equipos fomentan el compañerismo y ayudan a reducir el estrés de la rutina.

¿Conoces alguna empresa que ponga en práctica esta actividad? Cuéntanos, ¿qué añadirías a estos equipos para maximizar el potencial de la organización y de cada miembro?