Estrategias de seguimiento del tiempo en el trabajo

El trabajo es una parte importante del nuestro día a día. Y si tenemos la fortuna de trabajar en algo que nos guste, que nos interese, nos apasione y forme parte de nuestro proyecto de vida, pues muchas veces perdemos la noción del tiempo. Tanto a escala personal, como si debemos supervisar la efectividad de un equipo, el seguimiento del tiempo en el trabajo es fundamental.

Y es que de nada sirve que pasemos ocho horas en una oficina, si no estamos utilizando el tiempo de una forma asertiva, estratégica y planificada. La inversión en tiempo será la misma, pero los resultados no llegarán, si no trabajamos por ello de forma optimizada. Es por esto que queremos compartir contigo algunas de las estrategias más efectivas para controlar y optimizar tu tiempo en el trabajo, así como el de tu equipo de colaboradores. ¡Veamos!

3 estrategias para seguir y optimizar el tiempo en el trabajo

1. Utiliza un software especializado

La tecnología avanza a pasos agigantados, y desarrolla herramientas que nos ayudan y facilitan las más diversas tareas de la vida diaria. El seguimiento del tiempo en el trabajo es una de ellas. Existen software diseñados específicamente para este rol. Es por ejemplo el caso de TMetric. Herramientas como ésta son fenomenales para aumentar la eficiencia y el orden de tu equipo.

Si trabajas con un grupo humano grande, y debes hacer seguimiento a sus actividades, al logro de objetivos y demás variables, lo mejor es apoyarte en un software de este tipo. Entre las funcionalidades se destaca el control del tiempo, para que puedas saber cuántas horas el colaborador realmente está dedicando a la tarea que tiene asignada, y así medir su productividad.

También puedes seguir la actividad en el computador, los sitios web y las aplicaciones que se usan con frecuencia. Pero quizás lo más útil es la gestión de tareas. En plataformas como ésta puedes registrar las tareas que competen a cada proyecto, la persona a quien ha sido asignadas y el estatus o evolución de la misma. También puedes incorporar funciones como el control de asistencia, las vacaciones o las solicitudes de descanso. Se trata de una herramienta de la tecnología puesta al servicio de la eficiencia en las operaciones.

2. Incorporar la matriz de Eisenhower

La gerencia moderna ha evolucionado de forma notable. Ya el concepto de jefe ha quedado en el pasado, para darle lugar a los líderes. Personas que se acercan a sus colaboradores desde otro lugar, con perspectivas menos jerárquicas y más integradoras. Con formatos de trabajo en el que se reconocen las capacidades y se invita al otro a sumarse a objetivos motivadores y conjuntos.

En este sentido, una buena estrategia de seguimiento del tiempo en el trabajo, es compartir con tus colaboradores los principios de la matriz de Eisenhower. Dwight David «Ike» Eisenhower no solo fue el 34° Presidente de los Estados Unidos. También fue un gran pensador de la gerencia y la administración del tiempo. Él decía que «lo importante casi nunca es urgente y lo urgente casi nunca es importante».

Esta misma premisa puedes aplicarla en tu día a día con tu equipo de trabajo. La cuestión es dividir las tareas y las ocupaciones diarias, de la siguiente manera, en cuatro grandes grupos:

• Las cosas que son importantes y urgentes, hay que hacerlas de forma inmediata.
• Las cosas que son importantes, pero no urgentes, las podemos planificar para hacerlas más tarde.
• Las cosas que son urgentes, pero no muy importantes, puedes delegarlas en otros miembros del equipo con menores responsabilidades.
• Y las cosas que no son ni urgentes ni importantes, debes eliminarlas, pues te hacen perder tiempo productivo.

Utilizando este esquema, lograrás que tu mismo y tus colaboradores focalicen su tiempo, sus esfuerzos y su energía, en lo que realmente es más vital para los proyectos.

3. Aplica la técnica Pomodoro

Otro consejo para mejorar y optimizar el seguimiento del tiempo en el trabajo, es aplicar la técnica Pomodoro, e incentivar a tus colaboradores a hacer lo mismo. En ocasiones, especialmente si tenemos tareas similares o repetitivas todos los días, podemos llegar a sentirnos saturados. Y en esa saturación, al tiempo de estar trabajando perdemos la capacidad de concentración y la efectividad.

Entonces, una buena idea para relajar la mente es aplicar la técnica Pomodoro Pero, ¿En qué consiste? Pues en poner en práctica cuatro sencillos pasos, que resetean tu cerebro, lo refrescan y te ayudan a volver a la tarea con tu atención renovada. Veamos cuáles son:

• Pon en marcha una alarma para que suene en 25 minutos.
• Dedica esos 25 minutos a trabajar únicamente en la tarea que tienes delante.
• Cuando suene la alarma, descansa 5 minutos. Aprovecha para revisar el correo, dar un paseo hasta el baño o la máquina de agua, prepararte un café, asomarte a la ventana o hacer cualquier otra cosa que te saque el pensamiento de la función que estás desarrollando.
• Vuelve a la casilla inicial y trata de encadenar al menos cuatro o cinco ciclos.

Se trata de una técnica efectiva para reducir el estrés, mejorar la productividad y sacarle el máximo partido a tu tiempo en el trabajo.