Project charter | El secreto para una planificación de proyectos exitosos
Tener a disposición un documento que reúna toda la información necesaria es de gran importancia al momento de llevar a cabo un proyecto y convertirlo en un éxito total. En ese sentido, si tomamos en consideración que cualquier proyecto requiere de esfuerzo y sacrificio, contar con un project charter puede ser indispensable para corregir detalles y resolver dudas antes de iniciarlo.
De esta manera, el project charter, también conocido como carta de proyecto o acta de constitución, cumple con esta función trascendental al proporcionar una hoja de ruta sólida y detallada que guía el desarrollo y la ejecución del proyecto. ¿Te interesa este tema? ¡Sigue leyendo este artículo de Coworkingfy y entérate! ¡Vamos!
¿Qué es un project charter?
El project charter puede definirse como un documento que tiene como finalidad obtener la aprobación de las partes involucradas al comienzo de un proyecto, dentro de él se presentan los propósitos, el alcance y las responsabilidades del mismo. También ofrece una justificación que englobe una descripción breve y precisa de los elementos esenciales del proyecto como punto de partida.
Lo mejor de todo es que permite obtener el visto bueno de los principales interesados y realizar los ajustes en caso necesario, lo que garantiza la posterior elaboración de documentos de planificación más detallados sin errores y, por supuesto, la ejecución del proyecto. Este documento se puede hacer es distinto formatos, por ejemplo, en Word o en una presentación de PowerPoint.
Importancia de un project charter
El project charter resulta ser de gran importancia, ya que comunica las motivaciones detrás del proyecto, sus metas y limitaciones, los encargados de las tareas más relevantes y las personas con autoridad para tomar decisiones. Convirtiéndose una herramienta muy valiosa para presentar el proyecto, comunicarlo a las partes interesadas e incluso promoverlo o proponerlo a aquellos que puedan hacerlo realidad.
Y, a pesar de que no constituye un documento técnico que describe minuciosamente todas las fases de un proyecto, sí expone los aspectos fundamentales de dichas etapas y sus justificaciones. Por tanto, la importancia de un project charter suele ser bastante significativa. Asimismo, con un project charter se aumenta significativamente la probabilidad de evitar retrasos y desviaciones del presupuesto, lo que mejora la probabilidad de éxito general del proyecto.
Elementos clave de un project charter
Nombre y descripción del proyecto
El primer elemento fundamental es colocarle un nombre único y descriptivo al proyecto, que capture su esencia y finalidad. Para luego proporcionar una descripción detallada del proyecto, que debe ser lo suficientemente clara y comprensible para que todas las partes interesadas puedan tener una visión general del proyecto desde el principio. Se recomienda que la descripción sea detallada y se incluya el propósito del proyecto, los problemas o necesidades que busca resolver, y las metas que se esperan alcanzar.
Gerente del proyecto
El gerente del proyecto es el líder, que garantiza la ejecución del proyecto, alineándolo con los objetivos organizacionales, asignando roles y responsabilidades adecuadas. Dentro de sus funciones también se halla el facilitar la comunicación y colaboración efectiva dentro del equipo de proyecto.
Objetivos del proyecto
En esta sección, se fortalecerán los objetivos claros y medibles que el proyecto busca lograr. Estos objetivos deben ser específicos, realistas y alineados con la estrategia y las metas de la organización.
Alcance del proyecto
Otro de los elementos claves es el alcance del proyecto, es decir, los límites y fronteras que delimitan las entregas y resultados que se incluyen dentro del proyecto. Esto implica identificar qué actividades, productos o servicios estarán dentro del alcance del proyecto y, a su vez, los que estarán fuera de lo establecido.
Equipo y recursos del proyecto
Acá se identifica y se describe el equipo de proyecto, incluyendo a los miembros individuales, sus roles y responsabilidades. Se detallan las habilidades y competencias requeridas, así como las expectativas de colaboración y comunicación entre los miembros del equipo. Además, se especifican los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto de manera exitosa, como presupuesto, personal, equipos, herramientas y materiales.
Partes interesadas y aprobaciones
Es esencial enumerar todas las partes interesadas en el proyecto, describiendo su rol y su nivel de influencia en el proyecto. Además, se identifican los niveles de aprobación requeridos para la ejecución y seguimiento del proyecto.
Cuándo usar un project charter
Saber cuándo usar un project charter resulta necesario, ya que no es útil en todos los casos. Por ejemplo, si buscas presentar un proyecto y obtener su aprobación, la elaboración de un project charter es apropiada, porque brinda a las partes dedicadas una visión clara de los objetivos, el alcance y las responsabilidades del proyecto.
Y, en caso de que este sea aprobado, lo siguiente es elaborar un plan del proyecto, que se basará en el project charter, con la diferencia que contendrá detalles adicionales, como el cronograma del proyecto y los hitos clave. Por el contrario, si tu proyecto representa una inversión comercial significativa, es recomendable elaborar un caso de negocios (o business case), que incluye información y documentación adicional, como el retorno de inversión del proyecto y cualquier riesgo relevante asociado al mismo.
Por otro lado, es aconsejable hacer uso de un project charter cuando se trabaje en un proyecto que tenga varios involucrados. Así se va a fomentar una colaboración más efectiva y se facilita la toma de decisiones. Al mismo tiempo, se evitarán confusiones y problemas de intereses.
De igual forma, cuando se trata de proyectos complejos o de gran envergadura, la necesidad de un project charter se vuelve aún más relevante. ¿Por qué? Básicamente porque proporciona esta coordinación necesaria, evitando desviaciones y asegurando que todos trabajen en la misma dirección. Es decir, se vuelve una guía centralizada.
Diferencias entre project charter, plan de proyecto, brief del proyecto y caso de negocio
En el ámbito de la gestión de proyectos, existen diversos documentos que pueden elaborarse para garantizar el éxito de su proyecto, como lo son el project charter, brief del proyecto y caso de negocio. Sin embargo, comprender las diferencias entre cada uno de ellos y sus respectivos usos puede resultar complicado, por lo que a continuación te lo diremos:
El project charter se enfoca solo en dar a conocer los objetivos, el alcance y las responsabilidades del proyecto, una vez que obtiene la aprobación, es momento de crear un plan de proyecto. Por lo que la creación del plan de proyecto surge a partir de project charter, con la diferencia que brinda un panorama más detallado de los elementos claves del mismo.
Por otro lado, el brief es un documento conciso que se elabora después de que el proyecto ha sido aprobado oficialmente, tanto el equipo como los participantes pueden acceder a él frecuentemente y funciona como una versión resumida del plan de proyecto. Al igual que el project charter, el brief proporciona contexto sobre por qué el proyecto es una idea sólida y también establece las actividades del proyecto.
Por su parte, el caso de negocio es un documento formal que se utiliza en proyectos que requieren de una inversión comercial significativa, donde se detalla los beneficios y riesgos asociados. Es importante mencionar que el acta de constitución y el caso de negocio comparten la misma base, ya que ambos son herramientas para presentar un proyecto a las partes conocidas correspondientes, aunque la principal diferencia radica en el alcance del proyecto.
Cómo crear un project charter
Recopila los datos relevantes del proyecto
Lo primero que se debe hacer es reunir toda la información necesaria relacionada con el proyecto, como el contexto, las expectativas de las partes involucradas y cualquier otro dato relevante. Esto ayuda a comprender completamente el proyecto. Cuanta más información recopiles, más completa y precisa será la base para el desarrollo del project charter.
Define los parámetros del proyecto
Lo siguiente es establecer los criterios del proyecto, ya que esto resulta importante para saber que puede contribuir al avance o la detención del proyecto. ¿Cómo hacerlo? Establece la fecha de inicio y finalización prevista, así como los hitos clave que deben alcanzarse durante el desarrollo del mismo.
Especifica los objetivos del proyecto
Define los objetivos que el proyecto pretende lograr, una de las formas más usadas y recomendables es mediante los criterios SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo temporal definido). Además establece los resultados esperados y los criterios de éxito para evaluar el desempeño del proyecto.
Organiza el equipo del proyecto y distribuye las responsabilidades
Identifica a los miembros del equipo que participarán en el proyecto y asigna roles y responsabilidades específicos a cada uno de ellos. Es fundamental que cada miembro del equipo comprenda sus responsabilidades y tenga claridad sobre su contribución al logro de los objetivos.
Identifica las restricciones o limitaciones del proyecto
Es clave identificar los límites y las fronteras del proyecto, determinando qué está incluido y qué está excluido. Esto implica identificar el alcance del proyecto, los recursos disponibles, el marco temporal y cualquier otro factor que ayude a establecer expectativas realistas y a anticipar posibles desafíos o riesgos.
Difunde el project charter entre los interesados
Una vez que hayas completado el project charter, asegúrate de compartirlo con todas las partes interesadas relevantes. Proporciona una copia del documento a cada una de ellos y comunica claramente el propósito, los objetivos y los roles establecidos en el charter del proyecto.
Palabras finales
El project charter es un acta muy importante que funciona como punto de partida de un proyecto, reúne todo lo necesario para que las personas involucradas puedan saber en qué consiste, tratándose de una herramienta fundamental para la planificación exitosa de un proyecto. También establece una base sólida para la colaboración efectiva entre los miembros del equipo y las partes interesadas externas.