Qué es un ERP y por qué deberías adquirir uno para tu empresa

Si te preguntas qué es un ERP, llegaste al lugar indicado porque, desde Coworkingfy, te contaremos todo sobre estos software de gestión empresarial.

Desde su definición básica hasta los beneficios y los tipos de ERP que existen, este artículo es una guía con información práctica que te ayudará a elegir una herramienta tecnológica, como el SAP S/4HANA para cualquier industria, que haga que tu empresa funcione de forma eficiente y organizada.

¿Empezamos?

¿Qué es un ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un software que te permite integrar y gestionar las operaciones de tu empresa desde una misma plataforma. Gracias a esta herramienta tecnológica, automatizas los procesos, centralizas la información y mejoras la comunicación entre distintos departamentos.

Por lo general, los ERP tienen estas características:

• Módulos interconectados (finanzas, ventas, producción…).
• Base de datos centralizada para evitar que la información se duplique.
• Interfaces accesibles y fáciles de usar para los usuarios.

¿Para qué sirve un ERP?

Los ERP integran los procesos de diferentes departamentos en un solo sistema, lo que hace que tu empresa funcione de manera más eficiente; además, permiten automatizar tareas repetitivas, como la facturación o la gestión del inventario.

Por ejemplo, imagina que quieres adquirir un software como SAP para retail. Una vez que lo tengas, podrías:

• Actualizar tu inventario de forma automática cada vez que haya una venta.
• Enviar alertas al departamento de compra cuando un producto esté por agotarse.
• Calcular impuestos y márgenes de ganancia de forma automática.

Beneficios de los ERP para las empresas

Como ves, los ERP te ayudan a trabajar de forma más productiva y eficiente, lo que te ahorra tiempo y energía, pero hablemos de sus beneficios con más detalle:

• Reduces, hasta un 50 %, el tiempo que dedicas a tareas manuales, como gestión de pedidos y actualización de inventarios.
• Evitas el error humano a la hora de actualizar la información referente a un departamento.
• Consigues datos actualizados y en tiempo real del estado de cada departamento.

Por ejemplo, un software SAP para manufactura permite monitorear la producción y la logística en tiempo real, lo que reduce retrasos. Otra característica es que permite ahorrar tiempo en tareas contables como generación de facturas y nóminas, ya que puedes automatizar esos procesos.

¿Qué tipos de ERP existen?

Si estás interesado en adquirir un ERP para tu empresa, debes saber que hay distintos tipos: 

• Genéricos: se adaptan a las necesidades de cualquier empresa, ofreciendo funciones básicas como contabilidad, ventas e inventario.
• Especializados: están diseñados para gestionar operaciones en industrias específicas, como manufactura, retail y salud.
• En la nube: permiten el acceso remoto desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Esta es la opción más popular por su flexibilidad.
• Locales: a diferencia de los anteriores, funcionan solo en servidores físicos.

¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de contratar un ERP?

Hay muchos ERP en el mercado, por lo que puede ser un reto escoger uno; por eso, preparamos algunos consejos que te ayudarán a escoger un software que satisfaga tus necesidades y la de tu empresa:

• No te fijes únicamente en el precio. Aunque suene tentador adquirir un software barato, elige uno que sea escalable y te garantice actualizaciones a largo plazo.
• Adquiere una herramienta adaptada a las necesidades de tu empresa. Ten muy claro qué procesos debe mejorar el ERP (por ejemplo, actualización de inventario o generación de nóminas) y adquiere un software que te dé lo que necesites.
• Busca un proveedor compatible con tu sector y con el tamaño de tu empresa. Recuerda que hay software especializados.
• Elige empresas que ofrezcan capacitaciones y soporte continuo. Muchas veces, la transición a lo digital es un reto para algunas personas, de modo que es recomendable buscar un proveedor que ofrezca apoyo con esto.
• Compara distintas opciones. Como ya te dijimos, hay muchos ERP en el mercado, por lo que es recomendable buscar opiniones y evaluar distintas herramientas antes de adquirir cualquiera.

Preguntas frecuentes sobre los ERP

¿Cuál es la diferencia entre un ERP y un CRM?

Aunque ambos automatizan tareas, los ERP gestionan los procesos internos de la empresa (inventario, producción, contabilidad…), mientras que los CRM se enfocan en la relación con los clientes (atención, ventas, marketing…).

¿Cuánto cuesta implementar un ERP?

La verdad es que depende; no obstante, hay software que ofrecen planes desde 50 USD al mes por usuario y otros para empresas grandes que cuestan hasta 20.000 USD.

¿Un ERP puede funcionar en la nube y de forma local al mismo tiempo?

Sí, hay software híbridos que almacenan datos de forma local y en la nube también. Es cuestión de que consultes con el proveedor que elijas si ofrece esta función.

¿Para qué empresas se recomienda un ERP?

Un ERP es una herramienta útil para empresas que quieren automatizar procesos repetitivos o buscan expandirse, por lo que necesitan trabajar de forma más eficiente.

Ya que sabes qué es un ERP, cuéntanos: ¿quieres adquirir uno para tu negocio?

En definitiva, un software de este tipo te ayuda a ser más eficiente y te ahorra mucho tiempo y energía, ya que puedes automatizar tareas y procesos, y dedicarte a estudiar el rendimiento de tu empresa y a diseñar estrategias que te ayuden a crecer; además, hay muchas opciones que pueden adaptarse a tus necesidades.

La clave es alinear la tecnología con los objetivos de tu negocio. Buena suerte.