Las 5 Mejores Apps para Gestionar tu Espacio de Coworking

El auge del coworking en España como en el resto del mundo ha transformado la forma en que freelancers, startups y empresas se relacionan con sus oficinas y espacios laborales. Hoy en día, encontrar el espacio ideal es más fácil que nunca, con cientos de opciones entre coworkings, incubadoras y oficinas flexibles. Pero esta expansión también ha generado la necesidad de herramientas que permitan gestionar estos espacios de manera eficiente, desde la reserva de salas de reuniones hasta la gestión de pagos y la conexión entre los miembros.

Elegir la aplicación adecuada no solo optimiza la operativa del coworking, sino que también mejora la experiencia del usuario al facilitar la comunicación, organizar eventos y fomentar la interacción entre los miembros. En este sentido, las aplicaciones de gestión de coworking cumplen dos funciones clave: optimizar la operativa interna y enriquecer la experiencia del usuario.

Operaciones Diarias

Los coworkings requieren de sistemas eficientes para manejar las tareas cotidianas, y las aplicaciones especializadas ofrecen las siguientes soluciones:

• Gestión de Reservas: Los miembros pueden reservar fácilmente escritorios, salas de reuniones o espacios privados a través de la app.
• Pagos y Facturación: La facturación automática y el seguimiento de pagos simplifican la gestión de membresías sin tener que perseguir a los clientes.
• Gestión de Visitantes: Facilitan el registro de visitantes con funciones como acceso mediante códigos QR o preinscripciones.
• Análisis y Reportes: Permiten a los operadores rastrear la utilización del espacio, ocupación de salas y actividad de los miembros para tomar decisiones más informadas.

Experiencia del Usuario

Además de gestionar las operaciones, estas herramientas mejoran significativamente la forma en que los miembros interactúan con el espacio y entre sí:

• Comunicación y Networking: Muchas aplicaciones incluyen directorios de miembros o herramientas de mensajería que fomentan la colaboración y crean una comunidad más conectada.
• Gestión de Eventos: Los miembros pueden consultar, inscribirse y recibir actualizaciones sobre eventos, facilitando su participación en talleres, reuniones o sesiones de networking.
• Reserva de Salas y Recursos: Con unos pocos clics, los usuarios pueden reservar salas de reuniones u otros recursos, a menudo mediante un sistema de créditos.
• Compras: Los miembros pueden gestionar sus facturas, comprar entradas para eventos, adquirir comida, bebidas u otros artículos directamente desde la app.

Estas características hacen que la experiencia en un coworking vaya más allá del simple uso del espacio físico, creando un sentido de pertenencia y facilidad dentro de la comunidad.

Las 5 Mejores Aplicaciones de Gestión de Coworking

Hemos recopilado las principales soluciones de software para coworking basándonos en su conjunto de funcionalidades, valoraciones de los clientes y su presencia en el mercado.

1. Archie

Archie se ha consolidado como uno de los mejores software para coworking, gracias a sus años de experiencia en el mercado y su altísimo nivel de satisfacción entre los usuarios. Con más de 100 reseñas en G2, mantiene una impresionante puntuación de 4.8/5, lo que refleja la confianza que los operadores de espacios de trabajo depositan en su intuitiva plataforma y sus funcionalidades avanzadas.

Se integra con la mayoría de las tecnologías de espacios de trabajo, desde redes WiFi hasta impresoras, acceso a puertas y herramientas de comunicación como Google Calendar, Slack, y Microsoft Teams.

2. Yardi

Yardi está más orientado hacia la gestión inmobiliaria, y entre su amplia gama de soluciones de software también ofrece una herramienta específica para coworking. Puede ser una buena opción para empresas más grandes con necesidades que van más allá del coworking.

3. Coworks

Coworks sobresale por su enfoque en la creación de comunidad. Facilita la gestión de eventos, la comunicación entre miembros y el networking, fortaleciendo los lazos entre los usuarios.

4. Optix

Optix es una herramienta altamente personalizable que ofrece funciones avanzadas de informes. Su flexibilidad la convierte en una opción ideal para espacios de coworking que buscan adaptar la app a sus necesidades específicas.

5. Cobot

Cobot es conocida por gestionar espacios de coworking grandes y complejos. Aunque se considera una solución de software más antigua, sigue siendo una de las más destacadas en este ámbito.

Cómo Elegir la App Adecuada para tu Coworking

Integración con Herramientas Existentes

La capacidad de integrarse con otras herramientas es crucial para asegurar una operación fluida. La app de coworking ideal debería conectarse sin problemas con:

• Sistemas de Acceso a Puertas: Permitir que los miembros y visitantes entren usando su móvil o una tarjeta vinculada a su membresía.
• Impresoras y WiFi: Facilitar el acceso a los recursos compartidos mediante la entrega automática de credenciales al reservar un espacio.
• Google Calendar y Outlook: Sincronizar las reservas de salas de reuniones con calendarios populares para que los usuarios puedan gestionar sus horarios fácilmente.
• Software Contable: Integrarse con plataformas como QuickBooks o Xero para automatizar la facturación y mantener los registros financieros actualizados.

Estas integraciones permiten automatizar procesos manuales, ahorrando tiempo tanto al personal como a los miembros.

Precios y Escalabilidad

El precio puede variar a medida que tu coworking crece, y no todas las apps lo gestionan de la misma manera. Algunas cobran por miembro, mientras que otras aplican tarifas planas o escaladas según las funciones. A la hora de evaluar precios, ten en cuenta:

• Crecimiento de Miembros: Revisa cómo cambia el precio al aumentar la base de usuarios. Una app que comienza siendo asequible puede volverse costosa si duplicas o triplicas tu membresía.
• Gestión de Múltiples Ubicaciones: Si planeas expandirte, asegúrate de que la app pueda manejar varias ubicaciones sin aumentar drásticamente los costos.
• Actualizaciones de Funciones: Verifica si las nuevas funciones tienen un coste adicional o están incluidas en niveles superiores de precios.

Facilidad de Uso

La interfaz debe ser intuitiva tanto para el equipo de gestión como para los miembros. Considera:

• Perspectiva del Personal: El backend debe permitir al equipo gestionar reservas, pagos y memberships sin necesidad de formación extensa.
• Experiencia del Miembro: Los miembros deben navegar por la app de manera sencilla, ya sea para reservar una sala de reuniones, acceder a facturas o comunicarse con otros usuarios.

Elige una plataforma que ofrezca un proceso de integración fluido y que minimice la fricción en el uso diario.