¿Cómo hacer que las colaboraciones en línea sean más efectivas?
El teletrabajo y las colaboraciones en línea se vuelven cada vez más populares e importantes. En la era digital, la mayoría de las personas trabajan en línea. Es por eso que hay muchas herramientas que facilitan o vuelven más eficiente el trabajo desde casa. Pero, ¿cómo saber cuál escoger y que es lo mejor para una conectividad colaborativa efectiva? No te preocupes, aquí te enseñamos cuáles herramientas para colaboraciones en línea son las más efectivas para lograr que todos los miembros del equipo, sin importar donde se encuentren, logren conectarse eficientemente.
Una recomendación antes de continuar
Hay muchísimas herramientas de colaboración disponibles en internet, por lo que puede ser fácil implementar demasiadas. No sobrecargues tanto la máquina, ni al equipo con estas. De esta manera no podrás realizar tus trabajos independientes con tranquilidad.
Lo mejor es saber qué funciona para tu equipo y escoger 2 o 3 herramientas que faciliten el trabajo, en lugar de crear más carga. Las aplicaciones de mensajería instantánea y las redes sociales deben estar limitadas, ya que estas no se relacionan con tu entorno laboral. Ten en mente que todas estas herramientas de colaboración cuentan con un chat, este es el medio idóneo para la comunicación entre los miembros de un equipo de trabajo.
Las 4 mejores herramientas para la colaboración en línea
Hemos seleccionado para ti 4 herramientas que optimizarán tu trabajo en equipo en línea:
1. Google Docs
Una herramienta sencilla e ideal para la colaboración en tiempo real es Google Drive. Usándolo podrás enviar y recibir el trabajo de todo el equipo como si estuvieran todos en una misma habitación.
Si bien Drive tiene muchas aplicaciones, Google Docs es la que te permitirá editar un documento en diferentes formatos. Ya sea que necesites una hoja de cálculo o una presentación de PowerPoint, podrás hacerlo fácilmente.
Lo mejor es que puedes hacer comentarios o sugerencias mientras editas y tu equipo puede verlo en tiempo real. No necesitas descargar o instalar un programa para usarlo ya que, con solo tener tu correo electrónico de Gmail, puedes tener acceso al Drive en todo momento.
2. Software de videoconferencia
Cuando no puedes reunirte personalmente con tu equipo es una buena idea recurrir a una videollamada. Aunque los correos electrónicos funcionan bien para algunas tareas en equipo, las videollamadas cuentan con ventajas únicas para la colaboración en línea.
Los mensajes de texto o correos electrónicos al no poder incluir emocionalidad o lenguaje corporal, llevan en ocasiones a malas interpretaciones. Es por eso que una videollamada se vuelve imprescindible cuando de reuniones de trabajo hablamos.
Hay muchas herramientas de videoconferencias, entre las mejores para la colaboración en línea están: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet.
3. Trabajo en línea seguro con una VPN
Las redes inalámbricas públicas no son seguras, pues permiten que terceros puedan acceder a tu información y datos. Para evitar estos riesgos es mejor trabajar de manera segura usando una red privada virtual (VPN).
Por lo general, estos programas los puedes comprar. Pero si no puedes pagar por un software VPN puedes descargar alguna de las mejores VPN de Windows que son completamente gratuitas. Estas, aunque más limitadas, también proporcionan buena seguridad y privacidad a tu navegación.
Una red virtual se usa para crear una conexión cifrada (encriptada) a través de internet. Esto permite que la información que se envía y recibe a través de la red se pase de manera segura, ya que evita que pueda ser espiada o seguida por desconocidos. Lo ideal es que no te conectes en una red Wi-Fi desconocida, pero si no tienes otra opción es mejor usar una VPN para mantener los datos de tu trabajo resguardados.
4. Software de gestión de proyectos y rendimiento
Las herramientas de videollamadas son valiosas para la colaboración, pero los software que simplifican los objetivos en un proyecto también lo son. Un software de gestión de tareas es una herramienta colaborativa que permite llevar un control sobre el progreso de un proyecto. Los mejores programas de gestión de proyectos suelen tener funciones de chat, así como para compartir y almacenar documentos.
Algunas de estas herramientas pueden realizar informes automáticos que llegan directo a tu bandeja de entrada, así en todo momento puedes estar informado de los avances de todo el equipo. Un ejemplo de estas herramientas son Trello y Asana.
Fomenta una colaboración en línea eficaz
Gestionar un proyecto puede ser difícil y no hay una fórmula mágica para hacerlo, desarrollar un proceso de colaboración en línea eficaz depende de muchos factores y no hay una forma correcta o incorrecta.
Es posible que tengas que probar muchas herramientas y programas antes de descubrir cuál es la que mejor funciona para tu equipo. Si quieres que todo vaya bien, asegúrate de que todos en el equipo utilicen las herramientas y sepan hacerlo.
Ten en cuenta que no importa que tan bueno sea un programa, si los miembros del equipo no la saben utilizar o tienen dificultades en su uso, esto generará un problema y entorpecerá la colaboración. Siempre escoge aplicaciones intuitivas, apoya y apóyate en los demás miembros del equipo y verás como en poco tiempo la colaboración en línea será mucho más efectiva.