Las 5 fases de la gestión de proyectos | ¡Mejora el flujo de trabajo!

La gestión de proyectos amerita una estructura muy bien definida porque de lo contrario puede resultar en desorganización y, para el gestor del proyecto, significa frustración y bajos niveles de productividad. Y es que en la gestión de proyectos resulta necesario tener muy bien determinadas sus etapas. Pero, ¿cuáles son las 5 fases de la gestión de proyectos?

En este artículo de Coworkingfy te las presentamos, para que sepas cómo debes iniciar tu próxima gestión de proyectos. Aplicarlos te será de gran beneficio, porque dividir y manejar el proyecto en fases puede hacer más sencillo tomar las medidas correctas para llevarlo a cabo de una manera lógica, ordenada y manejable. ¿Te interesa? ¡Vamos!

Las 5 fases de la gestión de proyectos

1. Inicio

Es el comienzo del proceso. Es la primera de las 5 fases para la gestión de proyectos. Comenzará creando una carta de proyecto, que incluye información sobre el tema que se abordará y el motivo por el que debe realizarse. En esta fase, es importante que establezcan algunas metas generales. Estas suelen ser determinados por la dirección de la organización y pueden ser de tipo cualitativos y cuantitativos. El director del proyecto debe definir y comunicar estas metas con claridad para que todos los implicados sepan en qué están trabajando.

Hay varias estrategias que te ayudarán en esta fase. Las más populares son las siguientes:

• Caso de negocio: Es un documento donde se tiene que justificar de la forma más extensa posible la necesidad de aplicar ese proyecto. Además, debe contener los beneficios económicos que se estiman recibir.
• Estudio de factibilidad: ¿Las metas del proyecto, cronograma y costos sí se pueden llevar a cabo en el tiempo estipulado?, ¿existen riesgos que comprometan su puesta en marcha?, ¿hay algún motivo para pensar que es un proyecto que carece de validez? El estudio de factibilidad tiene que responder a preguntas similares para, finalmente, concluir que el plan bien ejecutado será exitoso.
• Carta de proyecto: Se suelen hacer en aquellos pequeños proyectos. A menudo es conocido como Project chárter y su propósito es presentar una justificación incluyendo los puntos principales que servirán como punto de inicio. La carta del proyecto, por lo general, se utiliza para obtener la aprobación de las partes interesadas.

2. Planificación

Es el momento en el que se desarrollan los planes para completar el proyecto. También se identificarán los riesgos que podrían impedirle alcanzar sus objetivos y se crearán planes de contingencia para afrontarlos, si se producen. Además, en la planificación tienes que  definir el alcance y los resultados del proyecto. ¡Es de las etapas de gestión de proyectos más críticas, porque una mala planificación puede retrasar todo!

• Lee también: Plan de trabajo | Qué es y cómo crearlo de manera efectiva para tu próximo proyecto [Ejemplos]

Este paso implica determinar todo lo que hay que hacer en el transcurso del proyecto, incluida la planificación detallada de las actividades, la identificación de los recursos necesarios para cada actividad, la asignación de tareas a los miembros del equipo que las van a realizar (conociendo sus funciones), la identificación de las dependencias entre las tareas (es decir, que una tarea no puede completarse hasta que otra haya finalizado), etcétera.

¿Por qué es importante la planificación? Porque te ayudará a mantenerte en el camino y a evitar que te comprometas en exceso o que otros miembros de tu equipo tengan expectativas poco realistas. Además, mediante una hoja de ruta se pueden definir los objetivos.

Para ello, se puede hacer uso de la estrategia de objetivos SMART, que significa específico, medible, alcanzable, realista y de duración limitada. En ese sentido, brinda criterios que ayudan a obtener mejores resultados. Otros gestores de proyectos prefieren hacer uso de los objetivos CLEAR, que se pueden traducir como colaborativos, limitados, emocionales, apreciables y optimizables. Su ventaja es que se centra en la colaboración y suelen ser mucho más realistas.

Ahora bien, esta es una de las fases de la gestión de proyectos que también utiliza otros recursos que ayudan a tener mayor claridad para la planificación. Por ejemplo, el diagrama de Gantt, lista de tareas o, incluso, se puede hacer uso de aplicaciones online de gestión de proyectos como Trello y Asana.

3. Ejecución

¡Aquí es cuando realmente se hacen las cosas! Se trata de una de las etapas de la administración de proyectos, donde se aplica la información recopilada en las fases anteriores. Los equipos deben saber muy bien cuáles son las tareas que les toca desempeñar. Además, se suele hacer uso de la comunicación para  tener una verdadera integración y colaboración. De igual manera, para la ejecución es imprescindible tener un cronograma de actividades.

Por su parte, en la ejecución es importante hacer un seguimiento de la situación en relación con el calendario y hacer los ajustes necesarios para que todo siga su curso. Si ya estás haciendo uso de una app de gestión de proyectos, puedes aprovechar para armar tu calendario en ese sistema. Y, algunos te darán un informe sobre el estado del proyecto.

Los tiempos, en la mayoría de los casos, se suelen retrasar o presentar algún cambio, por tanto, se tienen que ir actualizando para que todos los involucrados sepan cuál es el estado de las fluctuaciones y cuáles son las acciones a seguir para corregir el curso.

4. Supervisión

Debes evaluar constantemente cómo van las cosas durante esta fase mirando métricas como la productividad, los costes y las medidas de control de calidad tomadas por los miembros del equipo. ¡Todo esto debe suceder mientras te aseguras de que todos siguen los planes establecidos durante las fases de planificación para que nada se desvíe de nuevo!

Para esta fase hay algunos indicadores clave de rendimiento (KPI), que te ayudarán a determinar cuál es el desempeño del proyecto. Entre ellos se hallan: el valor obtenido (EV), rendimiento de costos (CPI) y el costo real (AC). Sin embargo, esto no es rígido, sino que cada gestor de proyecto puede desarrollar sus propios KPI.

Básicamente, lo que se busca es evaluar tres aspectos fundamentales: ¿se están cumpliendo los plazos para cada tarea?, ¿el presupuesto sigue vigente?, ¿el alcance del proyecto se ha visto comprometido?, ¿se ha mantenido el compromiso con los objetivos iniciales?

5. Cierre

La quinta de las fases de la gestión de proyectos se produce una vez que las tareas se han completado, de acuerdo con el plan. No queda más trabajo para los miembros del equipo involucrados en este proyecto en particular. Para saber si ese proyecto fue un éxito, se tienen que comprobar varios indicadores, por medio de un análisis retrospectivo que ayude a definir si las cosas se pueden hacer de otro manera. Asimismo, es recomendable hacer un informe final para presentarlo a las partes involucradas. Y, adicionalmente, resguardar toda la información.

Palabras finales

Las fases de la gestión de proyectos pueden parecer sencillas de aplicar. Sin embargo, es fundamental no subestimarlas y darles la atención necesaria a fin de no comprometer tus objetivos. ¿Te ha sido de ayuda este artículo? ¡Déjanos un comentario!