Tablero kanban | ¿Qué es y cómo funciona?
¿Alguna vez has tenido mil tareas por hacer y no sabes por dónde comenzar? ¡A todos en algún momento nos pasa! Pero no te preocupes, afortunadamente existen herramientas muy valiosas, como el tablero Kanban o pizarra Kanban, un aliado que te ayuda a organizar tus tareas y proyectos de forma simple, clara y eficiente.
Lo mejor del tablero Kanban es que para entender cómo funciona no es necesario tener estudios previos o ser un experto en gestión de proyectos. ¿Quieres saber más? Sigue leyendo este artículo de Coworkingfy y entérate de todos los detalles.
¿Qué es el tablero Kanban?
El tablero Kanban es considerado como una de las principales metodologías de emprendimiento. En ese sentido, es una herramienta visual de gran ayuda para gestionar y organizar el trabajo. Consiste en una serie de columnas que te indican lo que hay «Por hacer», «En progreso» y «Hecho».
Puedes adaptarlo a tus necesidades, ya sea agregando más columnas o eliminando alguna, es decir, lo puedes modificar como mejor te funcione. Además, te da una vista general del progreso de tus proyectos sin necesidad de estar revisando enormes listas.
La filosofía detrás de la pizarra Kanban
El tablero Kanban viene acompañado de una filosofía que busca mejorar la eficiencia y reducir el estrés en la gestión del trabajo. Nació específicamente en el año 1940 gracias a la popular empresa Toyota, cuando se encontraban en la búsqueda de mejorar la producción en sus fábricas de automóviles.
No necesitas tener una fábrica de autos para aplicarlo, sino que puedes usarlo para cualquier ámbito, ya que el tablero Kanban te permite enfocarte en las tareas que realmente importan, ayudándote a visualizar cuántas tareas puedes manejar al mismo tiempo sin perder el control ni la calidad.
¿Por qué utilizar Kanban?
Una de las preguntas más frecuentes con relación a esta herramienta es: ¿por qué debería usar Kanban? La razón principal y la más obvia es porque te ayuda a tener todo bajo control de una forma visual y súper clara.
Además, te da una perspectiva completa de tu trabajo, por lo que, si estás gestionando un proyecto personal, un equipo pequeño o incluso un negocio, con Kanban puedes ver de manera gráfica en qué estás invirtiendo tu tiempo y cómo avanza todo, lo que, a su vez, se traduce en mayor productividad y aprovechamiento del tiempo.
Un tablero Kanban también reduce considerablemente el estrés. Aunque pueda sonar poco creíble, cuando todo está visualmente organizado, evitas el agobio de intentar recordar qué tareas están pendientes o qué se te está pasando por alto, lo que te permite trabajar de manera más eficiente.
Implementación de un tablero Kanban
Paso 1: Define el flujo de trabajo
Lo primero que necesitas hacer para implementar Kanban es tener claro cómo funciona tu flujo de trabajo. Esto quiere decir que debes saber cómo se mueve una tarea desde que la piensas hasta que la terminas, detallando cada paso.
Paso 2: Elige tu herramienta Kanban
Lo increíble de Kanban es que puedes implementarlo de diversas maneras, es decir, si tú eres más tradicional o simplemente prefieres las cosas en físico puedes usar una pizarra y post-its de colores para detallar cada columna y tarea. Si te gusta lo digital, hay varias opciones que hacen el trabajo por ti. Algunas de las más conocidas son:
- Trello: Es quizás una de las herramientas digitales más usadas, ya que es muy práctica e ideal para proyectos simples. Ofrece a los usuarios la posibilidad de crear tableros, arrastrar y soltar tarjetas entre columnas, proporcionando todo lo necesario para diseñar el tablero.
- Jira: Más orientada a equipos que gestionan proyectos grandes, como desarrolladores de software. Es un poco más técnica, pero ofrece funcionalidades avanzadas.
- Asana o Monday.com: También te permiten usar tableros Kanban, aunque ofrecen otras formas de gestionar proyectos. Tanto Asana como Monday.com tienen una versión gratuita y otra de pago.
Si estás comenzando, te recomendaría empezar con algo como Trello, que es muy visual y fácil de usar, pero cualquier herramienta que te guste o se ajuste a tu estilo de trabajo está bien.
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Paso 3: Crea tus columnas en tu tablero Kanban
Una vez elegida tu herramienta, es hora de configurar tu tablero. Asigna un nombre a cada una de tus columnas para separar las tareas según los pasos del flujo de trabajo.
Por ejemplo, si te das cuenta de que tienes tareas que necesitan la aprobación de alguien, podrías agregar una columna “Pendiente de aprobación” para tener claro qué cosas están esperando antes de avanzar.
Paso 4: Crea tus tarjetas o tareas
Una vez que ya tienes tablero listo, necesitas empezar a llenar las columnas con cada una de las tareas, las que estén pendiente se convierten en una tarjeta, para que lleves el orden ten presente que cada tarjeta representa trabajo por hacer, y a medida que avances, las vas moviendo de una columna a otra. Es recomendable que en cada tarjeta incluyas información que aporte para esa tarea.
Si trabajas en equipo, también puedes asignar responsables a cada tarea, añadir etiquetas de prioridad, fechas límite o incluso archivos adjuntos si es necesario.
Paso 5: Limita el trabajo que debes hacer
Este es un punto importante en la implementación del tablero Kanban, ya que la idea principal es limitar el trabajo que está en progreso. Es decir, que no estés haciendo muchas cosas a la vez, porque al final eso solo termina bajando tu productividad, por eso es importante que limites qué harás día tras día.
Paso 6: Edita las tarjetas a medidas que avanzas
A medida que trabajas, vas moviendo las tarjetas de una columna a otra. Cuando empiezas a trabajar en una tarea, la pasas de “Por hacer” a “En progreso” y así continuas hasta que ya este hecho.
Paso 7: Revisa y ajusta tu tablero regularmente
Una vez que tienes el tablero Kanban en funcionamiento, no te olvides de revisarlo regularmente. Dedica un momento cada día o semana para ver cómo van las cosas.
Ventajas de utilizar Kanban
1. Con un simple vistazo puedes saber cómo está todo
En este punto ya queda claro que la principal ventaja y una de las razones por las que Kanban es tan popular es porque te permite ver todo lo que tienes que hacer de forma muy fácil. Esta herramienta te pone todo en un lugar visible y organizado por columnas.
2. Te ayuda a enfocarte y evitar el desorden
Con estas columnas, te enfocas en lo que realmente tienes que hacer en el momento. También sirve para darte cuenta acerca de aquellas tareas a las que le tienes que dar prioridad y a las que puedes delegar.
3. El tablero Kanban ofrece flexibilidad
Otra ventaja muy buena de Kanban es que puedes adaptarlo a tu manera de trabajar. no hay restricciones ni límites sobre cuántas columnas debes tener ni cómo deben estar organizadas.
Puedes comenzar tranquilamente con las columnas básicas (“Por hacer”, “En progreso” y “Hecho”) e ir agregando más si necesitas algo específico. Puedes personalizar tu tablero según lo que necesitas.
Recuerda que su uso tampoco se limita, esto quiere decir que puedes utilizarlo para proyectos personales, para gestionar un equipo de trabajo, o incluso para organizar cosas del día a día como tareas del hogar o metas personales.
4. Mejora la colaboración en equipo
En un tablero compartido todos los miembros del equipo pueden ver en qué está trabajando cada persona, qué está pendiente y qué se ha completado. Por tanto, es una herramienta ideal para trabajar en equipo, ya que mejora la comunicación y evita que haya confusiones o tareas duplicadas.
Además, cuando las tareas están visualmente distribuidas en el tablero, es mucho más fácil para los equipos distribuir mejor el trabajo. Todos tienen claridad sobre las prioridades y pueden colaborar de una manera más fluida y eficiente.
5. Te permite medir tu productividad
Otra ventaja interesante del tablero Kanban es que puedes hacer una medición para saber con exactitud cómo vas. Por ejemplo, si usas un tablero digital puedes generar estadísticas sobre tu rendimiento, lo que te ayudará a entender tu ritmo de trabajo y a ajustar tu planificación para ser más eficiente.
Palabras finales
No quedan dudas que el tablero Kanban es una opción muy beneficiosa si tienes que hacer muchas tareas, pero es importante que tengas en cuenta que puede ser mucho más que una simple herramienta de organización, ya que puede usarse como una metodología, que bien aplicada puede transformar por completo la manera en la que gestionas tus proyectos. ¿Listo para dejar atrás el caos y mejorar tu productividad con Kanban? Deja tu comentario.