¿Qué es un workflow y cómo aplicarlo en tu negocio?

El mundo empresarial cada día es más feroz y competitivo, por tanto, resulta imprescindible encontrar métodos que nos ayuden a mejorar nuestra productividad y alcanzar nuestros objetivos. ¿Y sabías que un workflow o flujo de trabajo puede ayudarte en este propósito? Se trata de un conjunto de actividades que te van a permitir ahorrar tiempo y recursos, garantizando un resultado de calidad.

Lo mejor es que sus beneficios no solo los podrás observar en el ámbito profesional, sino también en lo personal. ¿Quieres saber más? En este artículo de Coworkingfy exploraremos los conceptos básicos del workflow, sus ventajas y cómo puede ayudarte a mejorar tus procesos. ¡Vamos!

¿Qué es un workflow?

Un workflow o flujo de trabajo se puede definir como un conjunto de tareas que se deben llevar a cabo de manera secuencial para lograr un objetivo específico. Se trata de una metodología que permite organizar y optimizar la realización de un proyecto o actividad, haciendo que sea más eficiente.

En ese sentido, existen diferentes tipos de workflows, dependiendo de la industria o la actividad que se quiera optimizar. Por ejemplo, en el ámbito de la producción, un workflow puede incluir las tareas desde la planificación hasta la entrega final del producto. En el ámbito del marketing, un workflow puede incluir desde la creación de una campaña hasta su implementación y posterior evaluación.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que un workflow debe ser flexible y puede ser modificado y ajustado a medida que se va desarrollando el proyecto. Si algo no está funcionando, es importante tener la capacidad de hacer cambios y ajustes para garantizar que se cumplan los objetivos a tiempo.

Por su parte, un workflow también permite la colaboración y la comunicación efectiva entre los miembros del equipo, ya que todos tienen una comprensión clara de sus roles y responsabilidades. Asimismo, proporciona una mejor gestión del tiempo, la identificación de posibles problemas y la toma de decisiones más informadas. También ayuda a mejorar la calidad del trabajo y a evitar errores y retrasos.

¿Para qué sirve un workflow?

Mejora la organización

Un workflow permite establecer una secuencia clara y definida de tareas que deben realizarse para lograr un objetivo, lo que mejora la organización y la planificación del proyecto.

Aumenta la eficiencia

En base a la secuencia definida de tareas, se reduce el tiempo y los recursos necesarios para completar el proyecto, lo que se traduce en una mayor eficiencia.

Facilita la colaboración

Al tener una comprensión clara de los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo, se mejora la comunicación y la colaboración, lo que da como resultado un trabajo más eficiente.

Mejora la calidad

Se reduce el riesgo de errores y se mejora la calidad del trabajo realizado. Esto se debe a que todo el flujo de trabajo será organizado y con una estructura definida.

Facilita la toma de decisiones

Teniendo una comprensión clara de los objetivos y el progreso del proyecto, se facilita la toma de decisiones informadas y efectivas.

Permite una mejor gestión del tiempo

Debido a que se tendrá una secuencia de tareas y plazos, se puede mejorar los plazos de cumplimiento de una entrega y asegurarse de que se cumplan los objetivos a tiempo.

Diferencias entre workflow y BPM (Business Process Management/sistema de gestión de proyectos)

Workflow y BPM (Business Process Management o sistema de gestión de negocios) son dos términos que a menudo se confunden o se utilizan de manera intercambiable, sin embargo, tienen diferencias bastante notarias. De esta manera, BPM  se refiere a un enfoque holístico y sistemático para la gestión y optimización de los procesos empresariales. El objetivo principal del BPM es mejorar la eficiencia y la efectividad de la empresa en su conjunto, identificando oportunidades de mejora y optimizando los procesos.

Por otro lado, workflow se concentra en la definición de las tareas que se deben realizar y en cómo se deben realizar. Es decir, el workflow se centra en la definición y ejecución de tareas individuales, mientras que el BPM está enfocado en la optimización de los procesos empresariales. Además, BPM abarca desde la identificación de los procesos hasta su optimización y monitoreo continuo.

¿Pero por qué existe confusión entre estos dos conceptos? Porque se relacionan con la automatización y optimización de procesos empresariales, pero tienen enfoques y objetivos diferentes. No obstante, el uso adecuado de ambos conceptos puede mejorar significativamente la eficiencia y la efectividad de la empresa.

¿Cómo crear un workflow?

Identifica procesos internos

El primer paso para la realización de un workflow es hacer un análisis bastante cuidadoso acerca de cómo son tus procesos actuales. Es decir, ¿cuáles son las metas que tienes actualmente?, ¿hay cuellos de botellas que interfieran en tus actividades? Además, en este paso, es ideal, que determines quién se encarga de cada tarea.

Definir objetivos

Una vez que conoces todo el panorama interno de tu empresa, es momento de identificar objetivos. ¿Qué es lo que persigues? Esto puede incluir la resolución de un problema específico, la mejora de la eficiencia de un proceso o la optimización de un producto o servicio. ¡Los objetivos pueden ser tan extensos como tú lo quieras!

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Responsables

Seguidamente, tienes que delegar tareas y definir las responsabilidades. Esto puede incluir empleados internos, proveedores externos, clientes o socios de negocios. ¡Hasta puedes listar los software que te ayudarán! Asegúrate de que cada tarea sea clara, concisa y fácilmente realizable.

Establece fechas

¿Cuándo se iniciará el proceso y qué eventos lo activarán? Estos eventos pueden ser manuales, como la recepción de una solicitud de cliente, o automáticos, como el vencimiento de una fecha límite. Asimismo, es totalmente necesario que sepas cuándo termina el workflow.

Impleméntalo

Luego que tienes todo lo anterior, es momento de poner en funcionamiento el workflow. ¿Cómo? Lo mejor es a través de una herramienta de automatización de trabajos o un software de gestión de proyectos. Antes de implementarlo de manera amplia, es importante probar el workflow en un entorno controlado para asegurarse de que todo funcione correctamente.

Monitorea constantemente

Monitoree constantemente el desempeño del proceso y evalúa los resultados en comparación con los objetivos originales. Recuerda que puedes ser tan flexible como la situación lo amerite. Comunique regularmente las actualizaciones y los cambios al equipo para asegurarse de que todos estén al tanto.

Ventajas de hacer un flujo de trabajo

• Un workflow es una herramienta esencial para lograr una mayor eficiencia y efectividad en la realización de proyectos.
• Al tener una comprensión clara de los roles, responsabilidades y objetivos, se puede lograr un trabajo más organizado y colaborativo, lo que conduce a resultados más satisfactorios.
• El equipo de trabajo puede concentrarse en tareas más importantes y estratégicas.
• Mejora la transparencia de la empresa y la colaboración entre los trabajadores.
• Reduce la necesidad de correcciones y rework, lo que ahorra tiempo y recursos.
• Permite a la empresa reaccionar rápidamente a los cambios en el mercado y a las necesidades de los clientes. ¡Serás más competitivo!

Software para hacer workflows

1. TrackVia

Este es un software que contribuye a optimizar los procesos y flujos de trabajo para maximizar la eficiencia. Lo mejor de todo es que puedes probar su versión gratuita. TrackVia ofrece analísticas que son bastante completas. Actualmente está disponible en todos los dispositivos y sistemas operativos, además de que se integra muy bien con otras aplicaciones. Por otro lado, no tendrás que preocuparte por tu seguridad y privacidad, ya que posee cifrado de datos de extremo a extremo.

2. Kissflow

Kissflow es la mejor alternativa si lo que buscas es agilizar tus procesos comerciales. Pero también se adapta a cualquier necesidad, desde procesos altamente estructurados y sofisticados hasta tableros de proyectos rápidos. ¿Qué ofrece? Asignación dinámica de trabajo, estadísticas, la posibilidad de crear tableros Kanban, podrás conectar flujos internamente o con aplicaciones externas y hasta podrás crear un número ilimitado de canales.

3. ProcessMaker

Este software de workflow es de código bajo y código abierto. En su web, se puede leer que está diseñado de manera que permita la flexibilidad y escalabilidad de la empresa. Una de sus principales ventajas es que puedes crear un flujo de trabajo en cuestión de días. Asimismo, si se detecta una situación crítica, ProcessMaker te envía una alerta en tiempo real que te permitirá tomar decisiones en tiempo récord.

4. BP Logix

Si tu manejo de la tecnología no es tan completo, entonces, puedes probar con BP Logix, cuya configuración es bastante simple. En ese sentido, no requiere diagramas de flujo ni codificación. Está muy bien orientado a los usuarios y tiene todas las funcionalidades de otros software de workflow.

5. Zapier

¡Zapier es lo que estabas necesitando para crear tu workflow! Se conecta con más de 5000 aplicaciones. Y puede automatizar cualquier tipo de actividad comercial y empresarial que puedas imaginar. Puedes crear flujos de trabajo de hasta 100 pasos.

Palabras finales

En conclusión, el workflow puede convertirse en un aspecto crítico para el éxito de cualquier proyecto o empresa. Si buscas  mejorar la eficiencia, la calidad y la satisfacción del cliente, te invitamos a realizar tu propio workflow. ¿Lo implementarías en tu empresa? ¡Déjanos un comentario!