Metodología Kanban | Qué es, cómo funciona, para qué sirve [Guía completa]
Uno de los aspectos claves de la gestión de proyectos es que el project manager o líder de equipo necesita tener claridad sobre lo que se va a hacer y cuáles son los pasos a seguir. El orden, la información y la comunicación son especialmente útiles para mantener el flujo de trabajo y poder cumplir con el plan de acción. Para lograr este propósito existen diferentes métodos de gestión de proyectos, sin embargo, uno de los más recomendados es la metodología Kanban.
El método Kanban se centra en el flujo de trabajo y su estructura visual es bastante útil para mantener la atención. Además, está diseñado para ayudar a los equipos a trabajar de forma más eficiente y a colaborar mejor. Pero, por supuesto, para aplicarlo efectivamente se necesita conocer sus características y algunas herramientas útiles. ¡Por tanto, te invitamos a leer este artículo de Coworkingfy donde aprenderás en qué consiste la metodología Kanban!
¿Qué es la metodología Kanban?
La metodología Kanban es un método de gestión del trabajo que minimiza los residuos y maximiza la eficiencia. Se utiliza para gestionar proyectos y tareas y es una forma estupenda de hacer un seguimiento de lo que hay que hacer a continuación. También es útil para que se conozca la disponibilidad de cada miembro del grupo. El método Kanban busca la mejora continua.
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Kanban es una palabra que deriva del idioma japonés, está formada por Kan, que quiere decir ‘visual’, y Ban, que significa ‘tarjeta’. Es decir, hace referencia a tarjetas visuales. Las tarjetas Kanban se utilizan para hacer un seguimiento de las tareas, el trabajo en curso y otra información relacionada con el desarrollo del proyecto. Asimismo, tienen la finalidad de guiar al equipo a través de distintas etapas hasta lograr su finalización exitosa.
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En ese sentido, cada tarea tiene su propia tarjeta que puede moverse de una columna del tablero a otra cuando está terminada. Lo más básico es que las tarjetas se organicen según los siguientes criterios: Asignación pendiente, En progreso y Terminado. En resumen, con este método visual se da una efectiva comunicación entre los miembros del equipo y deja claro quién debe encargarse de cada tarea en cada momento.
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Características de la metodología Kanban
- Permite a los equipos autoorganizarse en torno al trabajo que necesitan hacer y luego se deja que lo completen sin la interferencia de los gerentes u otras partes interesadas.
- Se pueden identificar las tareas de un solo vistazo.
- El método Kanban no premia la rapidez con la que se cumple con cada tarea, sino que se centra en la calidad.
- En las tarjetas se debe ser tan descriptivo como sea posible. Esto se hace con la finalidad de que el equipo sepa cuál es la fecha de vencimiento o cuáles son los requerimientos de una tarea.
Historia de la metodología Kanban
A finales de la década de los 40, se desarrolló el método Kanban cuando Taiichi Ohno, ingeniero japonés de Toyota, se dio cuenta de que podía mejorar el sistema de producción de esta empresa. De este modo, notó que era más factible producir productos como resultado de la demanda del consumidor (just in time o jit). Ohno, en papel, realizó tarjetas que indicaban cuándo se necesitaba un producto nuevo, una pieza nueva o hacer ajustes en el inventario, así esto concluía en un producto nuevo.
A principios de los 2000 fue aplicada como una forma de mejorar la experiencia con el desarrollo ágil y en el desarrollo de software. Con el paso de los años el método Kanban se ha ido perfeccionando y extendiéndose en todo el mundo. Tanto ha sido su evolución que ahora se puede utilizar en casi todas las empresas, donde los equipos comienzan con una lista de tareas pendientes.
Cómo funciona la metodología Kanban
Kanban ayuda a los equipos a hacer un seguimiento de su progreso mediante el uso de señales visuales como tarjetas, notas post-it o pizarras con información relevante escrita en ellas. Estas tarjetas garantizan que todos tengan acceso a información relevante y evita que se olviden de algo importante durante largos periodos de concentración ininterrumpida hacia un objetivo u otro.
Las tareas que hay que realizar se dividen en pequeños trozos, que luego se asignan a personas concretas del equipo. Hay un total de cinco componentes del sistema Kanban:
- Señales visuales: Son adhesivos, stickers o frases resaltadas que ayudan a que los miembros del equipo puedan discernir la información fácilmente.
- Columnas: De manera individual, representan una actividad específica, pero en conjunto muestran el flujo de trabajo.
- Límites del trabajo en curso: Esto va a depender de cada equipo o proyecto, pero básicamente es una regla flexible donde se establece que debe haber número máximo de asignaciones en una columna en un momento dado. Una vez que se ha alcanzado este número, se tiene que avanzar antes de añadir nuevas tareas.
- Punto de compromiso: Es una columna donde todos los miembros pueden añadir ideas de contenido, para el futuro o sobre la forma en la que se ha estado trabajando.
- Punto de entrega: Es el final del flujo de trabajo.
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¿Cómo implementar la metodología Kanban?
1. Elige dónde realizarás tu tablero
¿Cómo utilizar Kanban? Lo primero es que debes definir de qué manera lo quieres aplicar. Por ejemplo, lo puedes hacer de manera tradicional en post-it o en una pared asignada para ello, pero también existen softwares gratuitos y de pago que te pueden ayudar (te hablaremos sobre algunos más adelante). Sea cual sea tu decisión, debes empezar en un espacio en blanco, que puedas personalizar, según tus necesidades.
2. Crea columnas
Otra de las fases de la metodología Kanban es que hagas columnas. Van a representar las etapas del trabajo. Algunas que se suelen utilizar son:
- Información del proyecto.
- Trabajo pendiente.
- Tareas en espera.
- Asignaciones prioritarias.
- Asignaciones nuevas.
3. Agrega tareas
Posteriormente, por cada columna debes añadir tareas. Asegúrate de que los títulos sean concretos y todo esté muy bien especificado. Una recomendación es que empieces con un verbo.
4. Monitorea que el trabajo avance por etapas
Las etapas de la metodología Kanban se suelen dar de manera natural una vez que has creado tus tarjetas. Sin embargo, en un principio, es importante que monitorees con detenimiento que todos los miembros de tu equipo las estén movimiento según corresponda. También, esta evaluación te ayudará a identificar posibles picos de botella.
5. Haz los cambios necesarios
Finalmente, para implementar la metodología Kanban correctamente tienes que ir identificando lo que funciona y lo que no. ¡No temas optimizar tus columnas y tarjetas! Puedes cambiar su nombre tantas veces como sea necesario y hasta puedes añadir nuevas columnas. En teoría, no existe límite alguno.
Diferencia entre metodología Scrum y Kanban
Scrum es un método de gestión de proyectos que se basa en los principios de la fabricación ajustada. Contribuye a que los equipos eviten quedar atrapados en un ciclo interminable de etapas de diseño y construcción, mediante la reducción del tiempo dedicado a estos pasos, para que los desarrolladores puedan centrarse en la construcción de un producto de trabajo rápidamente.
Por su parte, Kanban, como ya lo hemos mencionado, se centra en la mejora de los procesos. Y a pesar de que son compatibles, es decir, se puede ejecutar Scrum en tableros Kanban, siguen siendo marcos de trabajo completamente diferentes. De esta forma, la principal diferencia es que Scrum se organiza en sprints para ayudar a los equipos a finalizar más trabajos y más rápido.
Además, se centra en tres actividades principales: Product backlog (lista de características priorizadas); planificación de los sprints (períodos de trabajo definidos en cajas de tiempo) y revisión del sprint (discusión sobre lo que ha funcionado bien, lo que no ha funcionado bien).
Ventajas y desventajas de la metodología Kanban
Ventajas de Kanban
- Uno de los beneficios del método Kanban es que permite dividir las tareas grandes en pequeñas y luego centrarse en una a la vez.
- Kanban utiliza un tablero para gestionar el trabajo en equipo.
- Estimula el rendimiento.
- Esta metodología hace hincapié en la autoorganización, la colaboración y la iteración en el tiempo.
- Resulta excelente para los equipos remotos o equipos de trabajo autodirigidos, porque aumenta la claridad sobre el proyecto.
- Es relativamente fácil de implementar para todo tipo de equipos de trabajo o empresas.
- No requiere grandes esfuerzos en capacitación.
- Es muy flexible.
- No implica enormes gastos o inversión para ponerlo en marcha.
Desventajas de Kanban
- Los tableros Kanban, por lo general, ocupan muchísimo espacio. Esto hace que cuando haya muchas tareas en curso algunos miembros del equipo se puedan sentir abrumados.
- Almacenar los datos puede ser complicado, especialmente si se trabaja en un proyecto con gran flujo de trabajo.
- Puede no ser efectivo cuando un miembro del equipo trabaje de forma compartida entre los equipos de marketing y desarrollo de software, por ejemplo, porque puede haber problemas para priorizar tareas.
Aplicaciones del método Kanban
¿Para qué sirve el método Kanban? Para tener un mejor control cuando se inicia un proyecto nuevo. Esto puede dar una nueva perspectiva sobre la forma de trabajar y puede contribuir a que se ponga mayor énfasis en algún proceso que con otras metodologías puede ser complicado de identificar.
Un ejemplo de metodología Kanban es cuando se trabaja en algo innovador. Es decir, si se está creando una aplicación para el sitio web de una empresa, se puede crear un mapa que muestre todos los pasos necesarios para crear una nueva página o landing page. Así, cuando alguien le pida algo nuevo o diferente a su jefe, podrá mirar su propio mapa y ver exactamente lo que hay que hacer para conseguirlo, ¡y no tardará tanto!
Por otro lado, se aplica cuando se quiere respetar las responsabilidades, cargos y roles en un equipo de trabajo. Especialmente, cuando se sospecha que la carga de trabajo es desigual. O, también, cuando se quiere observar el rendimiento de los empleados. Con el método Kanban se puede evolucionar llevando a un crecimiento de los empleados y de la compañía, además de que puede facilitar el liderazgo.
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Las 5 herramientas Kanban más populares
1. Trello
Dentro de las herramientas más populares para la aplicación del método Kanban está Trello. Se trata de una herramienta flexible, donde los equipos pueden hacer gestión de sus proyectos. Es perfecta para mejorar las rutinas de trabajo de los equipos, ya que les da prioridades, status, entre otros. De esta manera, posee tableros virtuales compuestos de listas de tareas en forma de columnas.
Trello es simple e intuitiva, se puede organizar por colores y posee un sistema de notificaciones que te hará saber si hay cambios en el tablero. Otra de sus características es que la versión gratuita es bastante completa, pero, si lo prefieres, puedes contratar alguno de sus planes de pago que otorgan mayores funcionalidades.
2. Monday.com
Monday.com es una plataforma diseñada en la nube, que contribuye al desarrollo del trabajo colaborativo entre equipos y, además, es ideal en aquellos casos donde la empresa labore de manera remota. Fue fundada en el año 2012 y brinda la posibilidad de crear aplicaciones de trabajo personalizadas que se adaptan a cualquier flujo de trabajo. ¡Monday.com es súper personalizable!
Tiene un plan gratuito que te permite tener hasta tres tableros, más de 200 plantillas y cinco miembros del equipo. Tienen además otros planes de pago que comienzan desde los 8 dólares por usuario por mes. Puedes consultarlos aquí.
3. ClickUp
ClickUp no solo es una plataforma basada en la metodología Kanban, sino que es excelente para aumentar la productividad laboral y evitar procrastinar en horas laborales. Es intuitiva, visual, puedes organizar el tablero según tus requerimientos. Asimismo, facilita que los equipos mantengan una comunicación asertiva en todo momento y contribuye a que las relaciones entre los equipos sean sólida. Tiene una versión gratuita y los planes de pago comienzan desde los 5 dólares por miembro al mes. Aquí están los precios.
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4. Asana
El software Kanban de Asana es uno de los mejores porque es fácil de usar. Con Asana vas a poder organizar los flujos de trabajo, identificar aquellas tareas que estén causando problemas en tu organización y conocer el estado en tiempo real de las tareas pendientes y finalizadas. ¡Es una forma de gestión de proyectos visual!
Asana tiene tres planes: plan Basic (es gratuito y para usuarios individuales o equipos pequeños); Premium (14.99 dólares por usuario/mes si se factura anualmente) y Business (33.99 dólares por usuario/mes si se factura anualmente). Puedes consultar lo que incluye cada plan aquí.
5. Kanbanize
Kanbanize tiene la particularidad de que es un sistema con muchas funcionalidades y herramientas que facilitan la aplicación del método Kanban. Va desde las fases iniciales de planificación y conceptualización hasta la realización y entrega. Kanbanize es desconocido en comparación con otros software de este estilo, sin embargo, es bastante útil. Tiene un plan Estándar y uno Еnterprise, ambos son de pago. En el plan Estándar, ofrecen una prueba gratuita de un mes. Consulta los planes y precios aquí.
Palabras finales
La metodología Kanban es especialmente provechosa para la gestión del tiempo y para que tus proyectos alcancen un alto nivel en todas las fases. En definitiva, si quieres que el grupo de trabajo llegue a su máximo potencial puedes aplicar este método en tu próximo proyecto. ¿Lo has utilizado ya? ¡Comparte tus experiencias en los comentarios!
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