10 herramientas de gestión del tiempo | ¡Planifica y organiza tu día!

Administrar nuestro tiempo es crucial para tener buen rendimiento laboral y, en general, aumentar nuestra productividad, especialmente en el contexto actual, donde estamos rodeados de muchísimos elementos distractores que influyen en que disminuya el desempeño que tengas dentro de tu empresa u organización. Pero, saber por dónde iniciar puede ser complejo. Y es allí donde entran las herramientas de gestión del tiempo.

Son una forma fantástica de mantener tu vida bajo control. Pueden ser utilizadas por cualquier persona que necesite organizar su tiempo y asegurarse de no bajar su rendimiento, ya sea en el trabajo o en casa.

Hay muchos tipos de herramientas de gestión del tiempo y algunas de ellas pueden no funcionar para todo el mundo. Por eso, en este nuevo artículo de Coworkingfy te presentamos una lista de las 10 mejores herramientas de gestión del tiempo. ¡Conócelas!

10 herramientas de gestión del tiempo

1. Google Calendar

Este es un clásico dentro de las herramientas para administrar el tiempo. Google Calendar lleva ayudando a la gente a hacer un seguimiento de sus reuniones y citas desde varios años. Lo mejor de Google Calendar es lo fácil que resulta gestionar varios calendarios a la vez (como el del trabajo y el personal). Sólo tienes que añadir cada calendario como una pestaña separada en la ventana de tu navegador (o aplicación), y luego arrastrar y soltar los eventos de uno a otro según sea necesario.

Ventajas

• Es una agenda de fácil acceso.
• Puedes adjuntar documentos.
• Puedes añadir notificaciones.

Desventajas

• Es obligatorio contar con una cuenta de Google.

2. Rescue Time

Otra de las herramientas excelentes para gestionar el tiempo es Rescue Time. Puede ayudarte a identificar en qué tareas ocupas la mayor parte de tu tiempo. También, contribuye a que puedas tener una mejor noción sobre cuáles son las asignaciones que necesitan ser atendidas con mayor urgencia, así como estimar el tiempo que te llevará finalizar cada tarea.

Ventajas

• Permite bloquear las páginas que te distraen.
• Tiene una versión gratis durante 14 días.
• Es compatible con todos los navegadores.

Desventajas

• Se ejecuta en segundo plano, lo que hace que consuma mayor datos y ralentice el funcionamiento algunos dispositivos.

3. Evernote

Esta herramienta es genial porque te permite crear listas y añadir elementos de esas listas en un calendario, lo que hace que sea muy fácil ver lo que hay que hacer y cuándo. Además, tenerlo todo apuntado en un mismo sitio, es bastante beneficio cuando se trata de optimizar el tiempo.

Ventajas

• Hace constantemente copias de seguridad.
• Se integra con Google Drive, Outlook, Salesforce y Slack.
• Puedes compartir tus notas.

Desventajas

• La versión gratuita es excesivamente limitada.
• Cuenta con muchísimas funcionalidades, que pueden ser abrumadores al inicio.

Lee también: Gestión del tiempo | Guía para optimizarlo al máximo y ser más productivo

4. Trello

Esta aplicación te permite crear un tablero para cada proyecto o tarea que necesites completar y luego organizar esos tableros en listas por colores. La interfaz es muy sencilla y fácil de usar, y una vez que todo está configurado, es fácil arrastrar y soltar las tarjetas según sea necesario. Si estás trabajando en varios proyectos a la vez, Trello es una gran herramienta para visualizar su progreso a lo largo de la semana sin agobiarte con demasiadas pestañas abiertas en la ventana del navegador. Es genial si buscas herramientas de gestión del tiempo para mejorar los procesos en equipo.

Ventajas

• En estas tarjetas puede añadir una descripción, quién es el responsable, fecha límite, documentos adjuntos, entre otros.
• Es rápido de usar.
• La versión gratuita permite la creación de 10 tarjetas.

Desventajas

• Puede ser tedioso en proyectos grandes.
• No cuenta con etiquetas globales para todo el proyecto.

5. Google Keep

Esta es de las herramientas para organizar el tiempo perfecta para las personas que quieren hacer un seguimiento de su tiempo dedicado a diferentes proyectos o tareas para que puedan ver cuánto tiempo han pasado en cada uno y asegurarse de que están gastando su tiempo sabiamente. Asimismo, evitará que se te escape realizar cualquier cosa. ¡Es decir, más nunca te olvidarás de enviar un email importante!

Ventajas

• Transcribe las notas de voz que grabes para que puedas repasarlas más tarde con mayor detenimiento.
• Es gratis.

Desventajas

• No la puedes usar offline.
• La organización de las notas no es la más óptima.

6. Pomodoro Tomato Timer

¿Conoces la técnica Pomodoro? Esta es una de las herramientas de gestión  del tiempo que te permitirá aplicarla de la manera más adecuada posible. En ese sentido, será la mejor alternativa para cualquier persona que necesite ayuda para concentrarse en una tarea a la vez sin distraerse con las redes sociales u otras cosas que pueden alejarlos de su trabajo. De este modo, puedes programarla para que te brinde 25 minutos de actividad y 5 o 10 minutos de descanso.

Ventajas

• Es intuitiva de usar.
• Tiene interfaz agradable.
• Cuenta con una aplicación móvil.

Desventajas

• No almacena información sobre los tiempos que has trabajado.
• No monitorea tus actividades.

Además: ¿Cómo planificar el tiempo? | Técnicas y consejos para gestionarlo mejor

7. Self Control

Self Control es una extensión para navegadores web. Una de las características de las herramientas de gestión de tiempo como Self Control es que evita que puedas procrastinar. Esto es posible porque bloquea aquellas webs que impiden que puedas realizar un buen trabajo, como las redes sociales. Su funcionamiento es simple; elaboras un lista de sitios que te distraen y listo, la aplicación evita que accedas a él durante un determinado período de tiempo.

Ventajas

• Su uso es muy sencillo.
• Es gratis.

Desventajas

• Solo controla el acceso en un dispositivo. Así que si trabajas en un ordenador, por ejemplo, allí no vas a revisar redes sociales, pero sí lo puedes hacer desde tu teléfono inteligente.
• No todas las personas saben instalar extensiones para navegadores.

8. Omnifocus

Otra de las herramientas de gestión del tiempo que no podemos dejar de mencionar es Omnifocus. Permite añadir tareas y lo mejor de todo es que las organiza en grupos; las que duran menos de dos minutos, las que te convienen hacer ya mismo, las que puedes delegar y otras. ¡Es genial, porque te ahorra tiempo!

Ventajas

• Su funcionamiento se basa en la Matriz de Eisenhower.
• Ordena eficientemente todas las tareas.
• Los proyectos se pueden pausar, posponer, aplazar, relacionar, etcétera.

Desventajas

• Solo está disponible para Mac.
• Resulta un tanto costosa.

9. Cirrus Insight

Organizar y asistir a reuniones es una de las actividades laborales que consumen mayor cantidad de tiempo. E, incluso, muchos empleados pueden sentir que las reuniones evitan que se concentren en otras actividades. Pero, para evitar que esto te suceda está Cirrus Insight, una herramienta poderosa que se integra con Gmail y el calendario y permite agendar reuniones en pocos pasos.

Ventajas

• Recibes opciones con las mejores fechas para la reunión.
• Envía mailings de confirmación con todos los datos de la reunión.

Desventajas

• Puede ser complicada de configurar, especialmente cuando creas una nueva cuenta.

10. Things

La décima herramienta de gestión del tiempo es Things, cuya particularidad es que puedes poner fecha límite y etiquetas a distintos proyectos así como moverlos o editar las prioridades. Things es bastante visual y vas a administrarte mejor en tus horas laborales,  porque se organiza por días, fechas específicas o fechas indeterminadas en el futuro.

Ventajas

• Things funciona incluso en un Apple Watch.
• Puedes crear tareas por voz a través de Siri.
• Los proyectos se organizan por temas.

Desventajas

• Es de pago.
• De momento solo está disponible para iOS.

Beneficios de usar herramientas para la gestión del tiempo

• Las herramientas de gestión del tiempo pueden ayudarte a mantenerte organizado y a asegurarte de que estás trabajando en las cosas correctas en el momento adecuado.
• Estas herramientas organizan las tareas por ti automáticamente.
• Te facilitan el seguimiento del tiempo que dedicas a los distintos proyectos, para que puedas hacer los ajustes necesarios. En otras palabras, te orienta sobre el tiempo que deberían llevar ciertas tareas, para que sepas cuándo están tardando más de lo previsto y cuándo se están haciendo demasiado rápido.
• Te ayuda a evitar la procrastinación, ya que te permite ver fácilmente lo que hay que hacer hoy.
• Puedes hacer un seguimiento y medición de tu trabajo.
• Permiten que tengas un flujo de trabajo más ordenado con los miembros de tu equipo.

Palabras finales

Las herramientas de gestión del tiempo son una forma estupenda de ayudarte a gestionar tu tiempo y hacer más cosas. Además, hay muchas opciones. La clave está en saber qué herramienta de gestión del tiempo es la más adecuada para ti. Para que sepas cuáles son las herramientas para la administración del tiempo que se ajustan mejor a tu situación, puedes preguntarte; ¿eres una persona que disfruta de las organizaciones amplias?, ¿quieres algo gratuito o de pago?, ¿cuántas horas al día dedicarías a las herramientas para la administración del tiempo?

Finalmente, esperamos que este artículo acerca de las herramientas de gestión del tiempo y sus características te haya servido para poder optimizar el tiempo que le dedicas a tus labores. ¿Conoces alguna otra?, ¿te gustaría empezar a disfrutar de los beneficios de usar herramientas para la gestión del tiempo? ¡Déjanos un comentario!