Matriz de Eisenhower | Guía para una mejor planificación del tiempo

Todos podemos tener dificultades para organizar nuestro tiempo y cumplir con las asignaciones que tenemos a diario. Muchas veces iniciamos nuestra jornada de trabajo con la mejor disposición, sin embargo, en el transcurso de las horas se van acumulando tareas que nos hacen desear tener tiempo extra. ¿Te sientes identificado con esta situación? Pues bien, existen métodos como la matriz de Eisenhower que pueden ayudarte a tener una mejor planificación del tiempo.

Este cuadrante de prioridades se convertirá en el gran aliado de aquellas personas que buscan atender con éxito sus asignaciones importantes, repentinas, urgentes e inesperadas. En este artículo de Coworkingfy vas a encontrar una guía con las claves para la administración del tiempo con la matriz de prioridades de Eisenhower.

¿Qué es la Matriz de Eisenhower?

Cuatro cuadrados de post-it

La matriz de Eisenhower o matriz de la administración del tiempo es una herramienta que permite distinguir las tareas que ameritan resolverse lo más pronto posible de aquellas que pueden posponerse o delegarse. En ese sentido, la matriz de gestión del tiempo de Eisenhower establece que todas las asignaciones pueden organizarse en función de cuatro cuadrantes que representan la importancia y la urgencia.

Este método fue ideado por Dwight D. Eisenhower, quien fue presidente de Estados Unidos. Eisenhower pensaba que las personas tienden demasiado a centrarse en lo urgente e importante, lo que provoca un comportamiento reactivo. Sin embargo, un comportamiento mucho más estratégico sería centrarse principalmente en las cosas importantes, pero poco urgentes.

Ahora bien, el método Eisenhower fue popularizado por Stephen R. Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva (1989). En esta obra se afirma que no solamente se trata de gestionar correctamente el tiempo, sino también de poner atención en lo que se está realizando y en el momento que se está viviendo.

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¿Para qué sirve la Matriz de Eisenhower?

Eisenhower llegó a comentar una frase que con el tiempo se hizo bastante famosa: «Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes». En ella básicamente se explica para qué sirve la matriz urgente/importante. Es decir, con esta herramienta un trabajador podrá saber en qué orden hacer una tarea.

De esta manera, el cuadrante de Eisenhower fundamentalmente sirve para planificar, priorizar y delegar tareas bien sea semanalmente, trimestralmente o según sea necesario. Otra de las finalidades de la caja de Eisenhower es que contribuye a que el tiempo que inviertas en tu trabajo sea realmente de calidad y puedas elevar tu rendimiento y productividad laboral.

En ese sentido, la matriz de Eisenhower permitirá que puedas identificar aquellas tareas que normalmente ocupan mucho tiempo y que no son tan imprescindibles. Por ejemplo, la mayoría de las personas suele dedicar más de dos horas a responder correos que pueden esperar fácilmente por una respuesta. Esto solo provoca que se retrasen en otras tareas mucho más importantes.

Asimismo, facilita el hecho de que los trabajadores puedan conocer a cabalidad cuáles son las tareas que no necesariamente le ayudan a cumplir con su objetivo laboral. Por otro lado, hace más sencillo la delegación de tareas, que a menudo suele ser un tema abrumador, ya que si no lo haces correctamente, podrías delegar, pero sentir que quedaste con una carga de trabajo similar.

En la mayoría de los casos dejar todo para última hora es consecuencia directa de tener un volumen exhaustivo de trabajo. Sin embargo, con la matriz de Eisenhower se puede evitar procrastinar durante la jornada laboral, reduciendo de esta manera el estrés y el agotamiento mental.

Cómo elaborar una matriz de Eisenhower paso a paso

Paso 1: Establece tus tareas basándote en los cuadrantes

¿Cómo funciona la matriz de Eisenhower? Pues bien, básicamente se trabaja con cuatro cuadrantes que son los que ayudan a determinar la importancia de las tareas que realizas en tu día a día. De esta manera, el primer paso para realizar una matriz de Eisenhower es organizar los cuadrantes en función de lo importante, no importante, urgente y no urgente como se muestra en la siguiente imagen:

Matriz de Eisenhower

Las definiciones de los cuatro cuadrantes de la matriz de Eisenhower pueden darte una mejor idea de cómo hacerlo:

  • Cuadrante 1: urgente + importante: En este espacio debes hacer una lista de aquellas tareas que no pueden delegarse a nadie más y que necesitan hacerse lo más antes posible (a corto plazo). Debe estar ubicado en la parte superior izquierda. ¿Tienes alguna asignación cuya realización evitará consecuencias negativas? Esa debe estar incluida en el cuadrante I.
  • Cuadrante 2: importante + no urgente: Aquí deben aparecer esas tareas importantes que sí o sí deben hacerse, pero que no necesariamente tienen un lapso de entrega.
  • Cuadrante 3: urgente + no importante: ¿Sabías que hay asignaciones o tareas que son importantes, pero no urgentes? Usualmente, son bastante rutinarias, como enviar correos de seguimiento a un prospecto. Pueden ser delegadas con facilidad y así evitas utilizar tu tiempo para realizarlas.
  • Cuadrante 4: no urgente + no importante: Son actividades que quitan tiempo y que evitan que puedas avanzar. Por ejemplo, pasar horas buscando un color o tipografía para un flyer. A pesar de que debe hacerse, dedicarle más tiempo del necesario puede hacer que te retrases en todo lo demás.

Paso 2: ¡Manos a la obra!

El segundo paso para elaborar una matriz de Eisenhower es empezar a tachar tareas de tu lista de cosas por hacer. Para ello, ten cerca de ti la matriz de Eisenhower, así le podrás dar prioridad a lo que necesitas solventar con premura e identificarás aquello que necesita más planificación.

Recuerda que todo lo que es urgente debería ser lo primero que hagas en tu rutina. Posteriormente, lo que es importante, pero no urgente, necesita planeación. Además, lo que es urgente y no importante es parte de la rutina, pero podría encargarse de ello otra persona, o sea, puedes delegar, siempre bajo tu supervisión. Finalmente, todo lo que ni es urgente ni importante puede convertirse en un obstáculo que te impida cumplir satisfactoriamente tu rutina, por tanto, lo puedes eliminar.

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Paso 3: Haz una matriz Eisenhower con tu equipo

Elaborar una matriz de Eisenhower a nivel individual puede ser bastante beneficioso. Sin duda, elevarás tu gestión del tiempo y podrás manejar mejor tus horarios y responsabilidades. Ahora imagina que lo puede hacer en tu equipo de trabajo: todos hagan su propia matriz de la administración del tiempo de forma colectiva. ¡El grupo de trabajo pasará a otro nivel!

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Esto puede ser lo más recomendable para que todos sepan cuáles objetivos deben cumplir, además de que puedes ahorrar tiempo. Adicionalmente, se evitará distracciones o pérdidas de tiempo con actividades del cuadrante 4. Por otro lado, una matriz de Eisenhower en las empresas ayuda a que haya menos reuniones de seguimiento.

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Paso 4: Aprende a delegar

Una vez que elabores tu matriz de gestión del tiempo de Eisenhower, tienes que saber que debes delegar ciertas actividades. Sobre todo al inicio puedes sentirte reacio a dejar ir ciertas responsabilidades, pero intenta confiar en las capacidades de tu equipo. Una de las formas de fracasar al intentar usar la matriz de Eisenhower es no delegar.

Ejemplos Matriz de Eisenhower

En la siguiente gráfica encontrarás un modelo que puede servirte como plantilla para que elabores tu propia matriz de Eisenhower. En este ejemplo hipotético, un community manager hace una caja de Eisenhower para organizar su día laboral.

Matriz de prioridades de Eisenhower Urgente No urgente
Importante Cuadrante I

  • Publicación y seguimiento de contenidos en redes sociales (Facebook, Twitter e Instagram).
  • Hacer un reel con contenido promocional.
  • Presentar la grilla de contenidos mensuales para la marca.
Cuadrante II

  • Desarrollar una campaña de Ads.
  • Analizar estadísticas de los canales sociales.
  • Hacer investigación y análisis de las redes sociales de la empresa.
  • Aumentar el engagement.
No importante Cuadrante III

  • Contactar a influencers interesados en colaborar con la marca.
  • Reunirse con el equipo de diseño gráfico para planear la imagen visual de la marca.
Cuadrante IV

  • Escoger música adecuada para los reels de la marca que serán publicados dentro de dos meses.
  • Responder emails.
  • Subir historias a redes sociales personales.

 

Ventajas de la matriz Eisenhower

  • Elaborar una matriz de Eisenhower no toma mucho tiempo. Es decir, en tan solo media hora podrías tener armado este sistema simple que te ayudará con la administración del tiempo.
  • Hacer una matriz urgente/importante no amerita usar softwares de gestión costosos. Puede hacerse en digital en algún programa gratuito o de manera tradicional: en una hoja blanca y escribir y ordenar tus asignaciones con lápiz.
  • Favorece la motivación laboral, ya que mantiene a los empleados más motivados.
  • Todas las tareas pueden ser anexadas a algunos de los cuatro cuadrantes de la matriz de Eisenhower.
  • Los empleados podrán trabajar constantemente sin sentirse agobiados.

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Desventajas de la matriz de Eisenhower

  • Una de las desventajas de la matriz de Eisenhower es que puede llegar a ser difícil evaluar correctamente cada actividad. Es decir, se puede cometer el error de considerar como no urgente una actividad que tiene alta prioridad.
  • Se necesita que el empleado tenga buen criterio para delegar y tomar decisiones
  • Pueden darse escenarios donde haya una distribución desigual de las tareas.
  • Podría tornarse ineficaz si no se puede avanzar en una tarea por temas de burocracia o regulaciones.

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Palabras finales

En definitiva, se convierte en un asunto imperioso que los trabajadores busquen maneras efectivas de optimizar su tiempo, de esta forma, pueden ganar más motivación y mantenerse centrados en el lograr sus metas. La matriz de Eisenhower parece ser la solución más recomendable para organizar prioridades y realmente poder aprovechar todas las horas laborales. ¿Ya conocías esta herramienta? ¿Las has utilizado? Cuéntanos en los comentarios.

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