Metodología Lean | Qué es y cómo aplicarla

¿Sabías que en una empresa cerca del 60 % de las actividades que se realizan no generan un valor real? Así lo demuestra un estudio realizado por Lean Enterprise Research Centre. Esto significa que, posiblemente, en el sitio donde labores estés realizando un conjunto de tareas que fácilmente se pueden reducir, porque, si las analizamos en detalle no están aportando ganancias para la compañía y, en cualquier caso, son causantes de problemas y retrasos en los tiempos al ejecutar un proyecto.

Afortunadamente, se puede contar con los beneficios de la metodología Lean. Se trata de un modelo de gestión empresarial que se basa en la premisa de que menos es más. ¡Atrévete a probar esta nueva forma de gestión de empresas! Sus beneficios son múltiples, pero lo mejor es que te ayudará a optimizar actividades, reducir el tiempo, el esfuerzo y la inversión. ¿Te interesa? ¡Sigue leyendo este artículo de Coworkingfy!

Qué es la metodología Lean

La metodología Agile Lean es una oportunidad para mejorar la eficiencia y la eficacia de una organización. Por un lado, contribuye competentemente a identificar todas las actividades que deben realizarse en tu empresa para producir un nuevo producto o servicio. Por otra parte, es una manera de ver que puedes hacer todo con el mínimo esfuerzo posible. De acuerdo con la metodología Lean, como lo dijimos en la introducción, menos es más.

En ese sentido, este método se basa en reducir los residuos en una organización mediante la eliminación de pasos y procesos innecesarios. Su objetivo es ser un marco de trabajo flexible, iterativo e incremental, que permita el desarrollo de productos y servicios que sean capaces de adaptarse a las necesidades de los clientes.

Asimismo, busca establecer una estrecha colaboración entre los equipos, la tecnología que se usará y la atención al cliente. Eso lo hace mediante la eliminación de los desechos del proceso de producción.

Historia de la metodología Lean Manufacturing

La metodología Lean Manufacturing fue desarrollada por Toyota en la década en el siglo XX. En ese sentido, Sakichi Toyoda, el fundador del Grupo Toyota, ideó una manera de hacer que su proceso de producción de vehículos fuese más eficiente. Para ello, apostó por esta filosofía que busca una situación ideal, donde máquinas, instalaciones y personas trabajen juntos para añadir valor.

En sus inicios, Sakichi Toyoda creó el método Just-in-Time (JIT), que se encargaba de eliminar los desperdicios entre operaciones, líneas y procesos. Luego, desarrolló el Toyota Production System (TPS), un modelo que establecía que solo se debía producir lo que el cliente demandaba.

Con el paso de los años, hubo una crisis petrolera que afectaba a las grandes empresas japonesas, excepto a Toyota. Así que el gobierno de turno decidió compartir el modelo Toyota, que rápidamente fue adoptado por muchas compañías asiáticas, creando así su ventaja competitiva.

A principios de los 90, este método llega a occidente, gracias a la publicación titulada «La máquina que cambió el mundo» de James Wornak, Daniel Jones y Daniel Roos. Esa fue la primera vez que se introdujo el término Lean Manufacturing. En la actualidad, este modelo ha tenido una gran acogida, dejando estupendos resultados y, de hecho, algunos expertos aseguran que ha evolucionado en aplicaciones específicas y complementarias como el Lean Health, el Lean Construction y el Lean Office.

Diferencia entre la metodología Lean Manufacturing y Lean Startup

Lean Manufacturing y Lean Startup son dos frameworks que pueden ser flexibles y, en definitiva, se centran en la creación de nuevos productos. Sin embargo, la principal diferencia entre estas dos metodologías, es que el método Lean Manufacturing se centra en hacer más eficientes la creación de productos. En ese sentido, busca la eficacia a todo costo y solo pretende que el resultado final sea sin desperdicios o demoras.

No obstante, el Lean Startup tiene la intención de confirmar de manera oportuna la hipótesis de que lo que se quiere construir es viable. ¿Por qué? Porque muchos de los emprendimientos fracasan porque venden productos y servicios que, en el fondo, nadie está interesado en adquirir. Entonces, a través de un ciclo de producción Minimun Viable Product te hace ver si realmente vale la pena lanzarlo al mercado.

¿Para qué sirve la metodología Lean?

• Para entregar productos: Este conjunto de buenas prácticas permite una entrega final con una alta calidad en cada etapa, desde la recopilación de requisitos hasta las pruebas y el despliegue.
• Si tienes sobreproducción: ¿Has notado que en tu empresa tienes un ritmo de producción muy acelerado que contrasta con la rapidez de tus ventas? Si la respuesta es sí, entonces, puedes aplicar el modelo Lean.
• Para evitar errores: Sirve para resolver todos los fallos que se pueden presentar durante el proceso de producción.
• Si posees exceso de inventario: ¡Aunque no lo creas tener demasiada materia prima puede ser un error! Esto pasa porque genera costes extras que se pueden ahorrar. Sin embargo, con esta metodología realmente puedes tener el inventario que necesitas.
• Tienes demasiados periodos inactivos: Una empresa debe ser una maquinaria en constante movimiento, pero si hay un período de horas o días donde los trabajadores estén sin hacer nada, solo cumpliendo un horario, esto, a largo plazo, puede afectar. Así que este método te ayuda a trabajar menos horas o, al menos, distribuir mejor el horario laboral, para realmente ser productivo en el tiempo adecuado.

¿Cuáles son los principios de la metodología Lean?

En ese contexto, para evitar la variación, la sobrecarga y el desperdicio se trabaja con los principios Lean:

• Identifica el valor: Lo que vayas a desarrollar debe ser lo suficientemente interesante como para que el cliente final quiera invertir en ello.
• Mapea el flujo de trabajo: Consiste en realizar un esquema o análisis acerca de la estructura en todas las fases de producción. Elimina las actividades que no añaden valor.
• Mantén el flujo continuo: Este principio tiene el objetivo de eliminar cuellos de botellas y obstáculos.
• Aplica el sistema pull: Las nuevas tareas solo se inician cuando hay motivos de sobra que las justifiquen.
• Busca la mejora continua: Repite este proceso hasta alcanzar el éxito en tu empresa.

Ventajas y desventajas de la metodología Lean

Ventajas de la metodología Lean

• Puedes ahorrar dinero y hasta puedes desarrollar nuevos productos y servicios sin tener que destinar un mayor presupuesto.
• Vas a cumplir con las expectativas de clientes específicos y podrás entregar los pedidos en el momento pautado. Esto hará que aumente la satisfacción del cliente.
• Todos los empleados se sentirán parte de un proyecto, pasando así a formar un equipo sólido. Esto bajará la tasa de fracasos y la rotación de personal.
• Hay menos posibilidades de enfrentarte a riesgos, porque las decisiones se tomarán a partir de datos y no sobre la base de apreciaciones subjetivas.
• Se minimizan los despilfarros de dinero y tiempo.
• Tendrás control de los desperdicios del proceso.

Desventajas de la metodología Lean

• Los procesos del método Lean ameritan que se sigan con bastante rigor, porque de lo contrario se puede obtener el resultado contrario, creando obstáculos, pérdida de dinero y recursos.
• Se debe modificar todo el status quo de la empresa. Estos cambios pueden provocar inseguridades y rechazo por parte de todos los trabajadores.
• Otra desventaja es que posiblemente te sientas en la necesidad de eliminar algunos puestos de trabajo. Esto traerá como consecuencia que algunas personas se queden desempleadas.
• No es una metodología fácil de implementar. En ese sentido, la transición puede tardar más de seis meses.

Cómo aplicar la metodología Lean

¿Qué necesita el cliente?

El primer paso para aplicar la metodología Lean es que sepas realmente qué busca tu cliente ideal. Para saber esta respuesta, puedes poner en práctica técnicas como las encuestas, focus group. O también puedes hacer una versión de prueba y pedirle a cierto grupo de personas que te den su feedback, la idea es que reúnas a expertos en el tema y potenciales clientes comunes.

¿Qué te ayudará a crear valor?

Una vez que sepas qué quiere tu cliente, es necesario que identifiques aquellas acciones, procesos y personas que realmente te pueden ayudar a conseguirlo. También, tienes que ser sincero y señalar todo lo que no necesariamente te ayudará en este paso. Este paso puede ser duro, porque significa despedir empleados, cambiar maquinarias o revender tu materia prima. Sin embargo, al final, va a contribuir a que trabajes solo con lo que realmente necesitas.

Define tu flujo de trabajo

Posteriormente, tienes que crear una estrategia que te ayude a mantener este ritmo de trabajo. Este paso es uno de los más complejos y posiblemente te llevará bastante tiempo. ¡Pero no lo puedes pasar por alto! De esta manera, a nivel interno evalúa posibles errores, contratiempos y formas de solucionarlo. Si dependes de proveedores o alguna otra empresa subcontratada tendrás que asegurarte de que cumplan muy bien con los plazos.

Optimiza tu proceso de salida y venta

Paralelamente a definir tu flujo de trabajo e identificar todo lo que te permite crear valor, tienes que mejorar el sistema de ventas que estás llevando. De esta forma, permite que los clientes puedan obtener tus productos o servicios de forma rápida y eficiente.

Aplica todos los pasos anteriores

Finalmente, aplicar la metodología Lean va a ameritar que pongas en práctica los puntos anteriores una y otra vez. Hazlo todas las veces que sean necesarias y, en el proceso, puedes ir modificando o cambiando de decisión, quizás lo que en un principio no te aportaba valor ahora sí lo haga. ¡Recuerda que este método puede ser flexible!

Consejos para aplicar con éxito la metodología Lean

Organiza tu negocio

Antes de aventurarte a probar con este método, tienes que asegurarte que tu empresa o negocio está lo mejor organizado posible. Es decir, tienes claridad en los procesos, conoces tus recursos, posees un presupuesto definitivo y cuentas con empleados de tu confianza.

Inicia por pequeños cambios

Aplicar la metodología Lean puede ser abrumador, pero para evitar que sufras de estrés, lo que puedes hacer es iniciar con cambios pequeños y siempre elige lo que sea más práctico y simple. De poco en poco verás que alcanzas este modelo.

Establece tus metas

Otro de los consejos para aplicar la metodología Lean es que debes saber qué es lo que buscas. ¿Reducir costes?, ¿vender más productos?, ¿formar un equipo de alto rendimiento? Piensa con detenimiento y encamina tus acciones. De esta manera, llevarás a otro nivel la metodología Lean.

Involucra a todos los miembros del equipo

Es importante que incluyas a absolutamente todos los miembros de tu equipo en cada paso que das. De lo contrario, el rechazo por todos los cambios puede ser mayor. Escucha sus opiniones y procura tomar decisiones conjuntas.

Tienes que ser creativo

Este método no está reñido con la creatividad. Por el contrario, al manejar mejor tus tiempos y procesos, puedes destinar más recursos a crear productos y servicios innovadores. ¡Arriésgate y deja de lado el miedo!

Lee también:

• Creatividad empresarial | Qué es y cómo fomentarla en tu empresa
• Cómo ser creativo | 10 tips para desarrollar la creatividad

Ejemplos de la metodología Lean

Caterpillar

Caterpillar es una empresa que se dedica a la fabricación de maquinarias. Fue una de las pioneras en implementar este método en occidente, pero sus resultados fueron increíbles. En ese sentido, esto les ayudó a reducir sus tiempos de producción de nuevas maquinarias y, a la vez, vendían con más rapidez.

Nike

Otro de los ejemplos de la metodología Lean lo encontramos en Nike, una de las empresas deportivas más gigantes de la actualidad. Hace uso de esta metodología desde el 2011. Esto les ha permitido aumentar la calidad de sus zapatillas y mejoraron la formación de sus trabajadores, ya que notaron que con la capacitación necesaria podían mejorar las aptitudes del equipo.

Palabras finales

Si deseas que tu empresa tenga un mayor crecimiento y puedas obtener los resultados que tanto anhelas, entonces, empieza a aplicar la metodología Lean. Sin duda, es una estrategia con altos beneficios, ideales para aquellos que son exigentes y buscan darles a sus clientes productos y servicios de la mejor calidad.

¿Ya habías escuchado acerca de esta metodología?, ¿la aplicarías en tu empresa  o emprendimiento? ¡Déjanos un comentario!