Método GAP | En qué consiste y su importancia

Dentro de cualquier empresa resulta de gran importancia identificar las brechas, es decir, evaluar la distancia existente entre la situación actual de una organización y cuán lejos está de su objetivo, especialmente si lo que se busca es tener crecimiento y alcanzar el éxito. En ese sentido, estas brechas suelen reflejar los resultados actuales y los objetivos deseados, siendo indispensables y beneficiosas para la organización; para identificarlas, afortunadamente, existe el método GAP.

Se trata de una herramienta estratégica utilizada en la gestión empresarial para identificar las brechas. Este es un método relevante en la actualidad y que tiene muchas áreas de aplicación; por ejemplo, si una empresa logra detectar que su tiempo de entrega es mucho mayor que el de sus competidores, puede identificar esta brecha como un área de mejora.

En este artículo de Coworkinfy podrás encontrar toda la información necesaria para saber en qué consiste, cuáles son los pasos, sus beneficios y más. Sigue leyendo para que no te pierdas ningún detalle. ¡Vamos!

¿Qué es un método GAP?

El término «GAP» se refiere a la «brecha» que existe entre «lo que es» y «lo que debería ser». De esta forma, brinda una visión clara de las áreas que requieren atención. Puede definirse como una técnica que se utiliza para identificar la diferencia entre la situación actual de una organización y su situación ideal o deseada.

El análisis GAP, también llamado análisis de brechas o evaluación de necesidades, se utiliza para comparar el estado actual de un proceso, sistema, producto o servicio con el estado deseado. Es de gran utilidad porque brinda la posibilidad de identificar los déficits, deficiencias o áreas de mejora dentro de una organización, así como los recursos y esfuerzos necesarios para cerrar esas brechas.

Algo importante a mencionar es que el método GAP no solo se aplica a nivel organizacional, sino que también puede ser utilizado en proyectos individuales, departamentos específicos o en procesos determinados. Es útil en contextos donde se busca mejorar la eficiencia o aumentar la calidad, razón por la que se puede decir que es un método con mucha popularidad.

¿Cuál es el alcance del método GAP dentro de una organización?

Nivel estratégico

En este caso, toman relevancia aspectos como la visión, misión, objetivos estratégicos y la alineación de los recursos con las prioridades estratégicas. De esta manera, permite identificar brechas entre las metas a largo plazo de la organización y su capacidad actual para alcanzarlas.

Nivel táctico

Para este nivel el análisis se centra en cómo las políticas y procesos dentro de la organización apoyan o impiden el logro de los objetivos estratégicos. Es importante ya que contribuye a revisar en detalle la estructura organizativa y la implementación de políticas como cambio en la cultura organizacional o en las estrategias de ventas.

Nivel operativo

Aquí el método GAP evalúa las operaciones diarias de la organización logrando identificar áreas que requieren ajustes. Asimismo, busca hacerlas más eficientes y en el menor tiempo posible.

Pasos para realizar un método GAP

1. Define el objetivo del análisis

Como primer paso, se debe tener en claro el objetivo del análisis. Es decir, es importante tener presente qué se quiere lograr con el método GAP. Esto incluye definir qué área o proceso específico se va a analizar y cuál es el objetivo final. Por supuesto, aquí debes tener información relevante de tu empresa. Tómate tu tiempo e, incluso, consulta con miembros del equipo hasta que puedas definir objetivos de análisis que realmente vayan relacionados con la visión y misión de la empresa. O, puedes aplicar el método de objetivos OKR u objetivos SMART.

2. Identifica la situación actual

Luego se debe tener la visión de la situación actual. Saber «donde estamos ahora» es crucial. Para esto, se debe recopilar datos y realizar un diagnóstico del estado de la empresa o del área que pretende mejorar.

3. Establece qué es lo que se quiere lograr

Otro de los pasos es definir claramente cuál es la meta que se quiere alcanzar. Es fundamental saber cuáles son los objetivos específicos, rendimiento, o elementos que la organización busca mejorar.

4. Compara la situación actual con el estado deseado

Una vez que se tiene clara la situación actual y el estado deseado, el siguiente paso es identificar las brechas o diferencias entre ambos. Esto implica comparar los datos recopilados en los pasos anteriores y determinar qué aspectos no cumplen con los objetivos. Identifica posibles cuellos de botella, cómo están funcionando tus equipos o cuáles son tus recursos humanos, monetarios o materiales con los que cuentas.

5. Estudia las causas de las brechas

Es fundamental identificar las causas que están generando las brechas detectadas. Esto puede incluir factores internos, como la falta de recursos o competencias y factores externos, como la competencia. Es importante hacer un análisis detallado para identificar cada punto.

6. Desarrolla un plan de acción

Una vez que se conocen cuáles son las brechas, se debe diseñar el plan de acción. En este debes describir las acciones a seguir o los pasos específicos, asignación de responsabilidades, recursos necesarios, y un cronograma para la implementación. Este paso es bastante necesario para el método GAP.

7. Implementa las acciones

Luego se debe pasar a ejecutar el plan de acción desarrollado en el paso anterior. Tienes que cumplir con todo lo estipulado.

8. Monitorea y realiza ajustes con el método GAP

A pesar de ser el último paso, no deja de ser importante, porque monitorear el progreso de forma continua después de implementar las acciones se vuelve un paso esencial. Para esto, es necesario evaluar si las brechas se están cerrando y si las metas establecidas se están alcanzando. En caso de que haya deviaciones, estas pueden detectarse y hacer los ajustes que correspondan.

¿Cuáles son los beneficios del método GAP?

• Permite identificar las áreas que requieren de mejora: Este método facilita a las empresas detectar de manera precisa las áreas que no están alcanzando su máximo potencial.
• Contribuye a mejorar la toma de decisiones: El método GAP facilita la toma de decisiones estratégicas, debido a que contribuye a tener una visión global. Asimismo, es de gran ayuda si buscas cómo fijar y lograr metas a largo plazo.
• Permite la optimización de recursos: Ayuda a identificar dónde se están utilizando de manera ineficiente los recursos (talento, dinero, tiempo). Conocer exactamente dónde se encuentran las brechas es necesario para que una organización pueda redistribuir los recursos con los que cuenta de manera más efectiva.
• Alineación estratégica: Este método asegura que las operaciones diarias y los procesos estén alineados con la estrategia general de la organización.
• Fomenta la innovación: Permite que surjan nuevas oportunidades para lograr la innovación.
• Favorece a la mejora continua: El análisis GAP promueve una cultura de mejora continua. Empuja a que las organizaciones revisen regularmente sus procesos y estrategias.

Casos de éxito del método GAP

Apple

Antes del lanzamiento del iPhone en 2007, esta empresa utilizó el análisis de brecha para estudiar el mercado de teléfonos móviles y entender las expectativas no satisfechas de los consumidores. Para eso, identificó varias brechas significativas en diseño, funcionalidad y experiencia de usuario en los dispositivos existentes.

Esto le permitió desarrollar un producto que no solo llenaba estas brechas, sino que las superaba, ofreciendo un dispositivo con una pantalla táctil intuitiva, un sistema operativo avanzado y una experiencia de usuario integrada. Así lograron que el iPhone revolucionara la industria de los smartphones, estableciendo a Apple como un líder en innovación tecnológica y cambiando para siempre la forma en que interactuamos con la tecnología móvil.

Starbucks

En un momento Starbucks llegó a enfrentar desafíos en la consistencia del servicio al cliente y la experiencia en sus tiendas, pero utilizando el método GAP pudo identificar brechas en la capacitación del personal, la eficiencia operativa y la experiencia del cliente.

Para lograrlo, optimizó procesos operativos en las tiendas y lanzó iniciativas para mejorar la experiencia del cliente, incluyendo la personalización de pedidos y la integración de tecnología móvil. Todo eso les permitió cerrar las brechas detectadas y mejorar la satisfacción del cliente.

Toyota

Otro ejemplo viene de una de las empresas automotrices más grandes que existen en el presente. Toyota ha sido reconocida por tomar enfoques que contribuyen a su mejora continua y la eficiencia en la producción. A través del análisis GAP, Toyota identificó brechas en sus procesos de fabricación.

Una vez que lo utilizaron dieron origen al Sistema de Producción Just-In-Time (JIT), que reduce el inventario y mejora la sincronización entre la producción y la demanda, lo que no solo cerró las brechas identificadas, sino que también estableció un nuevo estándar en la industria automotriz.

Palabras finales

No quedan dudas que este enfoque es perfecto para aquellas empresas que buscan mejorar su rendimiento y alcanzar sus metas a largo plazo. De esta manera, permite a las organizaciones reconocer dónde están fallando y qué necesitan hacer para cerrar esas brechas, dando resultados positivos para cualquier organización, dejando en evidencia el gran poder de este método. ¿Lo aplicarías para establecer metas a corto plazo o para avanzar en tu empresa?