Oficinas virtuales | Proyecta una gran imagen de tu negocio sin salir de casa

¿Tienes un emprendimiento o startup, pero no te alcanza el dinero para establecer tu propia oficina? No estás solo. Iniciar un nuevo negocio conlleva gastos importantes que no siempre puedes cubrir. Por ello, existen alternativas para que puedas trabajar en remoto sin dejar de proyectar una buena imagen a tus clientes o usuarios. En Coworkingfy hemos hablado sobre los espacios de coworking, las oficinas compartidas y el hot desking. Sin embargo, existe una opción que te ofrece un domicilio laboral o fiscal sin tener que habitarlo (ni pagar sus altos costos). ¿Quieres conocerla? Acá te contamos en qué consisten las oficinas virtuales, cómo funcionan y qué beneficios puede traer para tu empresa emergente.

¿Qué es una oficina virtual?

Las oficinas virtuales son espacios donde se manejan actividades de un modo no tradicional. Ofrece todos los beneficios de una oficina, sin tener la necesidad de ocuparla físicamente. Su mayor ventaja radica en que ofrecen dirección postal, domicilio comercial y fiscal, imprescindible para llevar a cabo gestiones legales, fiscales y laborales.

Se desconoce con exactitud cuál es su origen, y muchos se atribuyen su creación. Chris Kern alega ser el pionero de esta práctica, por un artículo de revista que publicó en 1983. Por otra parte, se señala que la empresa Servcorp fue la primera en incursionar en los términos y aplicaciones de la industria virtual y oficina de servicios en 1978. También se dice que empezaron a tomar forma alrededor de 1990, gracias a la aparición de las microcomputadoras y equipos de comunicación de menor precio. Esto facilitó a muchos emprendedores y freelancers de la época poder trabajar desde sus casas y ahorrar costos.

Actualmente, son muchas son las empresas que hacen manejo de este recurso en sus páginas web. Y cada vez más son las corporaciones que ofrecen este servicio, incluyendo los centros de negocios y los espacios de coworking.

¿Cómo funciona el negocio de las oficinas virtuales?

Para explicar cómo funcionan las oficinas virtuales, podemos tomar como ejemplo los beneficios que ofrecen los programas especiales de algunas empresas del sector::

• Una dirección real, con personal contratado en horario administrativo.
• Servicio de reenvío de correo personalizado.
• Número de teléfono compartido, contestado en vivo por una recepcionista de la corporación.
• Un número de fax.
• Ayuda para abrir una cuenta bancaria, si lo desea.
• Ayuda para solicitar la licencia comercial.
• Empleados contratados por parte de la corporación para atender a los clientes de sus negocios.
• Servicio notarial.
• Servicio comercial.
• Privacidad financiera y protección de archivos.

Gracias a las oficinas virtuales podrías acceder a estos servicios a un bajo costo, en comparación con los precios de una oficina convencional. Esto proporciona, ante los clientes, una mejor imagen para la empresa que la que podrías brindar solo trabajando desde casa, sin un espacio físico para atenderlos cuando sea necesario.

El uso de oficinas virtuales fortalece entonces la confianza de los usuarios por tu compañía. Contribuye también con el ahorro de gastos operativos e impuestos, y aporta, además, privacidad a tus activos.

Sin embargo, el ahorro de impuestos es uno de los aspectos que, por años, se ha buscado regular en esta práctica. Por carecer de espacio físico, muchos negocios escapan de la carga tributaria, y esto actúa en perjuicio del Estado. Asimismo, muchas empresas que ofrecen este servicio garantizan la protección de confidencialidad y privacidad de los verdaderos propietarios de los negocios. Esto, en opinión de algunos expertos, se puede prestar para negocios turbios. Por ello, existe un debate constante sobre si son legales las oficinas virtuales.

Tipos de oficinas virtuales

Existen diversos tipos de oficinas virtuales que se ajustan a las necesidades de los emprendimientos o startups. Aquí te mostramos las más importantes:

Oficinas virtuales enfocadas en negocios locales:

Esta clase de oficinas ofrecen sus servicios a pequeños emprendimientos que recién inician. También a empresas tradicionales que requieren aminorar costos.

Oficinas virtuales enfocadas a negocios offshore:

Por lo general, estas oficinas se inclinan al servicio de gestión de correos y de la comunicación de sociedades offshore. Son muy útiles para personas que buscan confidencialidad, dado que no son tan rigurosas como las anteriores para la comprobación formal de sus clientes. También gestionan los datos de sus clientes de manera confidencial.

Mixtas:

Se dedican a los dos tipos de servicios, tanto de negocios locales como offshore.

Oficinas de recepción de correo:

Este tipo de oficinas virtuales ofrecen el servicio de recepción de correo. Son de gran utilidad para aquellos negocios que carecen de domicilio fijo y, por ende, de dirección postal.

Oficina con soporte personal:

Este tipo de oficinas cuentan con un equipo multidisciplinario de profesionales, desde contadores, abogados y administradores, hasta secretarias. Ofrecen a las empresas apoyo en diversas áreas. Esto se traduce en una mejor imagen para la compañía antes sus clientes.

Oficinas privadas en espacio físico:

Ofrecen sus espacios físicos para aquellos profesionales que trabajan desde casa, y que en muchas ocasiones necesitan rentar sus instalaciones para actividades específicas. Contar con un espacio físico puede mejorar tu imagen corporativa. Este es el servicio que prestan, regularmente, los espacios de coworking que cuentan con oficinas virtuales.

Oficina de atención telefónica:

Son aquellas que brindan el servicio de operador telefónico, gestionando así las llamadas de tu negocio. Este servicio, usualmente, es utilizado por las personas que se encuentran de viaje.

Características de una oficina virtual

Ya vimos para qué sirve una oficina virtual. Ahora, te mostramos qué las caracteriza y diferencia de las oficinas convencionales:

• Ofrecen un riesgo bajo de inversión, al contrario de una oficina convencional.
• Dan la oportunidad a empresarios de probar nuevos productos o ideas de servicios, sin correr los mismos riesgos que asumirían de alquilar oficinas convencionales.
• Evitan la contratación de grandes cantidades de personal para suplir servicios.
• Les ofrece la oportunidad a empresas tradicionales de descongestionar y reducir sus oficinas. Esto les permite ahorrar costos sin suspender o mermar su operatividad.
• Ofrecen un domicilio comercial, lo que le brinda a tus clientes y proveedores una imagen de estabilidad y confianza.
• Brindan servicios de apoyo, como atención telefónica, renta de salas de juntas, rentas de oficinas por hora, entre otros.
• Ofrece una dirección postal para recepción y envío de correos.

Ventajas y desventajas de las oficinas virtuales

El uso de oficinas virtuales ha demostrado ser positivo para muchas compañías. Sin embargo, estas también tienen algunas desventajas:

Ventajas

• Permiten establecer una presencia comercial.
• Brindan la oportunidad de poseer un domicilio fiscal y comercial para realizar trámites legales.
• Representa para un empresario la oportunidad de llevar a cabo un nuevo emprendimiento sin arriesgar gran cantidad de capital.
• Para empresas tradicionales también representan la oportunidad de reducir costos. Esto les permite no disminuir su capacidad operativa y seguir funcionando.
• Aumenta la credibilidad de tu negocio y brinda a tus clientes la sensación de que está completamente establecido. Según un estudio de Servcorp, el 80% de las personas confían más en una empresa si tiene una dirección local.

Desventajas

• Las oficinas virtuales son totalmente dependientes de internet. Si este servicio falla por alguna circunstancia, clientes y proveedores no cuentan siempre con una oficina física para tramitar reclamos, preguntas y todo tipo de información que se requiera.
• No todas las actividades se pueden virtualizar. Algunas requieren de un espacio físico concreto y un espacio geográfico específico.
• Pueden surgir interferencias en la comunicación. Vence este obstáculo con la organización de reuniones virtuales.
• No todo asunto de negocios se puede ejercer de manera virtual, muchos requieren de una atención personalizada.
• En muchas ocasiones, cuando se tiene una oficina virtual no se puede controlar directamente al personal. Para contrarrestar esto, puedes hacer uso de algunos software de productividad en línea, como Asana, ClearVoice y BetterWorks. Con estas herramientas, tú y tus colaboradores pueden configurar tareas y actualizar y monitorear el progreso.

Palabras finales

Son muchas las oportunidades que han surgido en los últimos años para los emprendedores que desean darle un impulso a su negocio emergente. Espacios de coworking, hot desks, oficinas compartidas y oficinas virtuales tienen en común su objetivo: facilitar la labor de aquellos que no pueden costear espacios propios y servicios de calidad óptima.

Particularmente, los servicios que ofrece una oficina virtual se diferencian del resto de las opciones por evitar el traslado de los trabajadores a un sitio específico. Y, aunque ofrecen sus espacios para quienes los requieren, brindan flexibilidad para quienes trabajan desde casa y desean dar una buena impresión a sus clientes.

Si bien, su práctica ha sido cuestionada, también es cierto que muchas compañías de todo el mundo se han visto beneficiadas con su uso. Muchos nuevos empresarios han visto en la oficinas virtuales una alternativa para crecer sin una gran inversión inicial.