Ciclo PDCA | «Planificar, hacer, verificar y actuar» para la mejora continua

Si estás buscando una forma de gestionar tus proyectos, entonces, has llegado al lugar correcto, porque en este artículo de Coworkinfgy hablaremos acerca del ciclo de mejora continua. En ese sentido, el ciclo PDCA  se presenta como una herramienta valiosa para gestionar y optimizar cualquier actividad o sistema. Se ha convertido en una de las metodologías más utilizadas en la gestión de calidad y en la mejora de procesos en todo el mundo.

¿Quieres saber más acerca de este tema? ¡Sigue leyendo! Porque hablaremos en profundidad de cada una de las cuatro fases del ciclo PDCA, sus beneficios y cómo aplicarlo. ¡Vamos!

¿Qué es el ciclo PDCA?

ciclo de mejora continua

El ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) es una herramienta que cuenta con cuatro etapas, las cuales permiten mejorar continuamente los procesos, productos o servicios y, a su vez, resolver problemas de manera sistemática y eficaz. Es de gran utilidad en la gestión de la calidad y la mejora continua en muchas organizaciones.

Este ciclo es un enfoque sencillo y eficaz para resolver problemas y gestionar el cambio en cualquier tipo de organización. Del mismo modo, facilita que las empresas puedan desarrollar hipótesis y probar soluciones a pequeña escala antes de actualizar los procedimientos y métodos de trabajo de toda la empresa.

Además, promueve la comprobación de mejoras a pequeña escala antes de implementarlas a gran escala, lo que reduce el riesgo de interrupciones y problemas en la organización. En definitiva, el ciclo PDCA es una herramienta valiosa para cualquier organización que busque mejorar continuamente sus procesos y servicios.

Origen del ciclo PDCA

ciclo de mejora continua

El ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA), también conocido como ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA), fue introducido por primera vez por Walter Shewhart, quien es considerado el padre del control estadístico de la calidad.  Posteriormente, la tesis de Shewhart fue desarrollada por W. Edwards Deming, quien amplió esta idea y utilizó el método científico para tanto el control de la calidad como para la mejora de los procesos, llamándolo el ciclo Shewhart.

Deming enseñó el método a ingenieros japoneses y fue allí donde se mezcló con el método Kaizen (desarrollado por Kaoru Ishikawa, siendo el principio japonés de mejora continua). De esta manera, el ciclo Shewhart evolucionó para convertirse en lo que hoy conocemos como el ciclo PDCA. Hoy en día, este ciclo se utiliza frecuentemente como parte de la gestión de proyectos Lean, ya que promueve la mejora continua y la toma de decisiones basada en datos y resultados.

¿Cuándo utilizar el PDCA?

Ciclo PDCA

Si buscas la mejora continua

El ciclo PDCA de Deming es particularmente útil en entornos en los que se requiere un alto nivel de calidad y mejora. Si una organización busca una forma sistemática y efectiva de mejorar continuamente sus procesos, productos o servicios, el ciclo PDCA es la herramienta perfecta para lograrlo. Al aplicar el enfoque PDCA, los equipos pueden identificar los problemas, generar soluciones, evaluar los resultados y actuar sobre la base de los hallazgos. Esto permite que la organización siga mejorando de manera continua y efectiva.

Cuando se necesita solucionar problemas de manera efectiva

Es una herramienta efectiva para solucionar problemas de manera sistemática y efectiva. Esto permite a la organización solucionar problemas de manera efectiva y evitar su reaparición en el futuro.

Para las mejoras rápidas en procesos críticos

Es útil en situaciones en las que se necesitan mejoras rápidas y efectivas en procesos críticos de la organización. Este enfoque permite a los equipos probar soluciones y evaluar los resultados antes de aplicarlas en toda la empresa.

Aplícalo en enfoques basados en datos y hechos

El ciclo PDCA permite a los equipos tomar decisiones informadas. Al recopilar datos y hechos sobre el proceso, los equipos pueden analizar los resultados y tomar decisiones bien estudiadas sobre la mejora continua del proceso, lo que ayuda a la organización a tomar decisiones basadas en datos y su vez mejora la calidad de los procesos, productos o servicios.

Etapas del ciclo PDCA

ciclo de mejora continua

Planificar

El primero de los pasos para implementar el ciclo PDCA es planificar. En esta etapa, se establecen los objetivos y las metas que se desean alcanzar en el proceso que se quiere mejorar. También se identifican los obstáculos y las oportunidades para lograr estos objetivos y se establecen las acciones necesarias para superar estos obstáculos y aprovechar estas oportunidades.

Hacer

En esta segunda etapa, se implementan las acciones definidas en la etapa de planificar. Es importante llevar a cabo las acciones con cuidado y atención para asegurarse de que se están siguiendo las directrices establecidas. Es importante registrar los resultados y recopilar datos relevantes para la siguiente etapa.

Verificar

Durante la verificación, se analizan los datos y se comparan los resultados con los objetivos y las metas establecidas en la etapa de planificar. Se evalúa si se han cumplido los criterios de éxito y los indicadores clave de rendimiento establecidos, si se ha cumplido con éxito, se puede pasar a la siguiente etapa del ciclo PDCA y si por el contrario no se ha cumplido con éxito, se deben analizar los datos y determinar las causas raíz de los problemas.

Actuar

La última etapa del ciclo PDCA es la de actuar, donde se realizan ajustes y mejoras para corregir los problemas identificados en la etapa de verificar. Se implementan acciones correctivas y preventivas para prevenir que los problemas vuelvan a ocurrir en el futuro y se identifican oportunidades para mejorar aún más el proceso.

Importancia del ciclo PDCA

Ciclo PDCA

La importancia de la aplicación del ciclo de deming en una empresa radica en que puede llevarla a alcanzar un nivel máximo de calidad y excelencia, lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente. Este logro se convierte en un punto clave que otorga un valor diferencial a la empresa en comparación con sus competidores.

Es importante destacar que la mejora continua no solo garantiza un mayor nivel de innovación y eficiencia, sino que también se traduce en una mejora de los productos y servicios ofrecidos, lo que se refleja en un aumento de las ganancias. Por esta razón, la mejora continua debe ser un objetivo permanente en las organizaciones, ya que no mejorar significaría un retroceso.

El enfoque continuo del ciclo PDCA también ofrece oportunidades de ahorro de tiempo al detectar los errores en una fase temprana del proyecto, lo que ayuda a reforzar la eficacia del ciclo. Además, es un enfoque muy versátil que puede ser aplicado en cualquier sector y en empresas de cualquier tamaño. Incluso puede ser implementado en equipos o departamentos específicos de una compañía, lo que lo hace una herramienta muy útil para mejorar procesos y aumentar la eficiencia en cualquier nivel de la organización.

Beneficios del ciclo de mejora continúa

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  • Simplifica los procesos de trabajo: Permite reducir los pasos innecesarios y centrarse en lo que realmente importa para obtener un buen resultado. Esto hace que los procesos de trabajo sean sencillos permitiendo mayor agilidad, reducción de tiempo, esfuerzo y recursos.
  • Reducción de costos y desechos: Es importante eliminar las pérdidas de producción y los retrasos, ya que esto puede disminuir la productividad de la empresa. Eliminando los desechos, la operación también resulta menos costosa.
  • Minimización de errores: Aunque son muy comunes en el trabajo, la mejora continua permite identificar los errores más comunes, proporcionar formación y mejorar la curva de aprendizaje de los equipos.
  • Aumento de la capacidad de adaptación al mercado: Los mercados dinámicos exigen que las empresas sean más flexibles y la mejora continua se encarga de ello. Al tener equipos comprometidos y métricas bien definidas, es posible analizar rápidamente y actuar eficazmente.
  • Mejora de la experiencia del cliente: El objetivo del ciclo mejora continua es crear más valor para el cliente en todo momento. De este modo, los niveles de satisfacción con su servicio o producto aumentan, lo que se traduce en una mayor fidelización y recomendación de la empresa a otras personas. Como resultado, se puede observar un aumento en la rentabilidad del negocio.

Desventajas del ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar

ciclo de control pdca

  • Tardanza: Quizás no sea la estrategia más adecuada para afrontar una emergencia, ya que el cumplimiento de los cuatro pasos puede ralentizar el progreso. El enfoque circular es más metódico que otros planes operativos, lo que lo hace ineficiente si se requiere una acción rápida.
  • Estancamiento: Un proyecto puede estancarse en las primeras etapas, analizando excesivamente la situación en la que se va a aplicar. El exceso de análisis puede ser una forma efectiva de obstaculizar un proyecto. Aunque el enfoque circular permite una planificación cuidadosa, el verdadero trabajo solo se realiza en la fase final de acción.

Ejemplo de un ciclo PDCA para la mejora continúa

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Planificación

Un gerente de una fábrica de muebles desea reducir el tiempo de producción de su línea de sillas de madera. Para lograr esto, planea implementar el ciclo PDCA de la siguiente manera:

  • Identificar el problema específico: el tiempo de producción es demasiado largo.
  • Definir el objetivo: reducir el tiempo de producción en un 20%.
  • Analizar la situación actual: revisar los procesos de producción y los tiempos involucrados.
  • Identificar las posibles causas del problema: la falta de maquinaria especializada y la baja capacitación de los trabajadores.

Ejecución

Luego de identificar las posibles causas del problema, el gerente decide llevar a cabo las siguientes acciones:

  • Adquirir maquinaria especializada para mejorar el proceso de producción.
  • Capacitar a los trabajadores en el uso de la nueva maquinaria.
  • Establecer nuevos procesos de producción más eficientes.

Verificación

Después de implementar las acciones, el gerente lleva a cabo la verificación para asegurarse de que se han logrado los resultados esperados. Para esto, realiza las siguientes actividades:

  • Revisa los nuevos tiempos de producción de las sillas.
  • Realiza encuestas a los trabajadores para verificar su comprensión y uso de la nueva maquinaria.
  • Realiza un seguimiento de los nuevos procesos de producción implementados.

Acción correctiva

En caso de que los resultados no sean los esperados, el gerente debe tomar medidas correctivas. En este caso, si el tiempo de producción no se ha reducido en un 20%, el gerente podría considerar lo siguiente:

  • Verificar si la maquinaria especializada se está utilizando correctamente.
  • Identificar si los trabajadores necesitan más capacitación.
  • Revisar los procesos de producción para identificar áreas que aún puedan mejorarse.

Palabras finales

En definitiva, el ciclo PDCA se presenta como una herramienta esencial para cualquier organización que busque la mejora continua de sus procesos, aumentando su capacidad de adaptación a los cambios en el entorno y asegurando su crecimiento y desarrollo a largo plazo.

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