Método Kaizen | Una guía para el mejoramiento continuo

¿Alguna vez has oído hablar del método Kaizen? Se trata de una metodología que puede llevar a ti y a tu empresa al mejoramiento continuo. En ese sentido, el método japonés Kaizen es una forma popular de mejorar los procesos empresariales, ¡y por una buena razón! Es sencillo, pero eficaz y produce resultados increíbles, tanto así que ha sido adoptado por miles de empresas de todo el mundo.

Este método se originó tras la Segunda Guerra Mundial como parte de un programa de entrenamiento dentro de la industria, el Training Within Industry (TWI). Y está basado en las metodologías de William Edwards Deming y Joseph Juran: usar la estadística para el control de calidad de los procesos. De esta manera, aunque el término sea japonés, fue originalmente desarrollado por estadounidenses.

A pesar de ello, el método Kaizen fue exitoso en Japón, que por la guerra quedó devastado. Ante este panorama, recibieron una gran instrucción en lo referente a métodos de trabajo, donde se promovieron pequeños cambios en todos los niveles económicos y sociales. Así, años más tarde, Japón logró convertirse en una potencia económica y cultural.

Y es que básicamente el método Kaizen anima a salir de la rutina, con acciones pequeñas, esas que a menudo son subestimadas, pero que, en la práctica, son cruciales para alcanzar objetivos mucho más ambiciosos. ¿Quieres saber todo sobre los principios del método Kaizen? ¡No te pierdas la lectura de este nuevo artículo de Coworkingfy!

¿Qué es el método Kaizen?

El término kaizen proviene de la unión de los vocablos kai y zen que en español se pueden traducir como ‘cambio’ y ‘mejor’. Pero, ¿en qué consiste el método Kaizen? Principalmente, se centra en promover una cultura de trabajo donde prevalezca la mejora continua. Al establecer un entorno de trabajo en el que todo el mundo se involucre en la realización de mejoras, las empresas pueden llegar a ser más eficientes, reducir los costes, tener empleados y clientes más felices, entre otros beneficios.

Estos cambios no tienen que ser bruscos, de hecho, lo ideal es que sean paulatinos, pero sin interrupciones. También se puede decir que esta filosofía está centrada en eliminar las malas prácticas o ineficiencias que reducen el desempeño del sistema en cuestión. En resumen, en una empresa que haga uso del método de Kaizen, lo que se pretende es que desde el director general hasta los empleados participen en la identificación de oportunidades de mejora y trabajen para conseguirlas.

Los pilares fundamentales del método Kaizen son, en primer lugar, el trabajo en equipo. En segundo lugar, el uso de datos y hechos. Y, como tercer pilar, se halla la adopción de un enfoque en el que todas las ideas son bienvenidas.

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¿Para qué sirve el método Kaizen?

El método Kaizen sirve para mejorar el clima laboral dentro de una empresa, organización o equipo de trabajo, pues permite que los empleados se sientan más motivados y enfocados. Esto, a su vez, facilita que se pueda dar un crecimiento personal y profesional.

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Por otro lado, dentro de las funcionalidades de la metodología Kaizen está que ayuda a la gestión del tiempo. Así, sabrás de una manera mucho más óptima, fácil e inmediata en qué lugar y con qué tiempos está contando cada uno de tus trabajadores. Esto es especialmente útil si trabajas bajo la modalidad del smart working o el home office.

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Adicionalmente, si quieres implementar un plan de acción especialmente ambicioso, con el método Kaizen te puedes ir preparando progresivamente. Esto hará que no tengas un cambio de escenario radical, además de que se ha demostrado que así obtendrás mejores beneficios, sin ser un proceso traumático.

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Importancia del método Kaizen

La implementación de este método es importante porque eleva la autoestima laboral. Y la evidencia indica que las empresas que tienen empleados con sentido de pertenencia, comprometidos y que se sienten identificados con los valores de la misma van a tener mejores resultados, además de que baja el porcentaje de despidos y renuncias. Una empresa con bajo nivel de rotación es principalmente exitosa.

Entre las ventajas del método Kaizen y una de las razones donde radica su importancia es que fomenta las disciplina empresarial, esto se traduce en menos errores y deficiencias, ya que con cambios mínimos no habrá espacio para equivocarte, además, habrá indudablemente un proceso de adaptación.

Asimismo, otro de los beneficios del método Kaizen es que fomenta la creación de un lugar de trabajo atractivo en el que se anima a las personas a pensar de forma creativa y a realizar contribuciones significativas. De hecho, el método Kaizen en una empresa exhorta a los trabajadores a hablar cuando tienen ideas o detectan problemas.

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Las 5 S del método Kaizen

Seiri o clasificar

Se trata de deshacerse de todo lo que no necesita estar ahí. Es decir, busca mantener únicamente lo necesario. Seiri es diferenciar entre lo útil y lo inútil.

Seiton u organizar

Es proveerles todo lo posible a tus trabajadores. Aquí se trata de ordenar prioridades, donde se ordene, según la importancia, lo útil y se decida sobre lo inútil.

Seiso o limpiar

Busca mejorar la calidad de los productos, agradar a los empleados y reducir el riesgo de accidentes. El seiso también puede ser visto como una de las características del método Kaizen porque significa mantener todo tan limpio y ordenado como sea posible.

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Seiketsu o estandarizar

Hace referencia a cuidar la higiene y el aseo personal. Se cree que con estas acciones los empleados pueden mejorar su productividad laboral.

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Shitsuke o autodisciplina

Impulsa tener autocontrol y disciplina en todo momento. El shitsuke significa comprometerse a hacer todo bien de forma consistente a lo largo de la jornada laboral y, ¿por qué no?, también en la vida personal.

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Cómo aplicar el método Kaizen paso a paso

1. Analiza la situación

Si no sabes cómo empezar con la aplicación del método Kaizen, te recomendamos que utilices la técnica de los 5 porqués. Pregúntate: ¿por qué las cosas son cómo son?, ¿qué está funcionando bien y qué no? Echa un vistazo a tus datos actuales y analiza con sinceridad en qué puede mejorar.

También es un buen momento para recabar la opinión de otros miembros de tu equipo: pregúntales qué creen que ha ido bien en su área de trabajo específica y dónde ven que se puede mejorar.

En este primer paso para aplicar el método Kaizen procura conocer las causas que están llevando a una falla o deficiencia en los procesos. Algunas de las técnicas que puedes aplicar son el diagrama de Pareto o el diagrama de dispersión.

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2. Define un objetivo

¿Cómo implementar el método Kaizen? El siguiente paso es establecer un objetivo, luego de que analices tu situación, recuerda que esta aplicación de la metodología de Kaizen puede ser personal o empresarial. Tu objetivo puede ser tan grandioso o sencillo como sea necesario.

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3. Simplifica las tareas y el tiempo

Establece cuál o cuáles son esos pequeños pasos que te llevarán a cumplir con el objetivo principal. Si es posible, simplifica las tareas. En ese caso, determina cuánto tiempo te lleva cada paso en tu proceso actual. Si hay algún paso que te lleva más tiempo del que debería, o que podría eliminarse por completo, considera si puedes hacer algún cambio para reducirlo o eliminarlo. No se trata de pasar horas renovando toda la rutina, sino de hacer pequeños cambios que se van sumando con el tiempo.

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4. Empieza con los cambios y monitoréalos

Una vez que has hecho lo anterior, deberás iniciar con los cambios que te has propuesto. Puedes previamente implementar una estrategia para ponerlos en marcha, pero recuerda que esto es también un cambio de mindset. Luego de que lleves algunos días o semanas en el proceso, es menester que hagas una evaluación del progreso.

De estar dentro de las posibilidades, considera hacer más eficiente cada paso sin sacrificar la calidad ni añadir tiempo o esfuerzo adicional. Es imprescindible que te asegures de que estás aplicando, al menos, 3 o 4, de las 5 S del método Kaizen.

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5. Mantén el cambio hasta cumplir con el objetivo

¿La evaluación fue positiva? ¡Genial! Entonces, mantén esos cambios en tu rutina e incorpora otros hasta que veas tu objetivo consolidado.

Ejemplos de Método Kaizen en una empresa o negocio

1. Para la mejora de la industria logística

Para entender cómo funciona el método Kaizen vamos a ejemplificar la situación. De esta manera, vamos a ver cómo se puede modificar las operaciones en una industria de logística.

• En ese sentido, tras analizar la situación se llegó a la conclusión de que algunos clientes se estaban quejando porque sus paquetes llegaban con ciertas características físicas que no eran las adecuadas. Errores en las etiquetas, cajas demasiado grandes, etcétera.
• Por lo anterior, se planteó el objetivo de mejorar el proceso de empaquetado.
• Las acciones necesarias para lograr esta tarea son clasificar las distintas etiquetas y cajas que utilizan. Aumentar el número de maquinarias necesarias, darles a los empleados mayores horas de descanso, limpiar diariamente el área de trabajo, contratar más empleados y supervisar las tareas con mayor detalle.
• Estos cambios se harán poco a poco con pequeñas acciones. La idea es que la transformación tenga una duración de tres meses. Para esto, se hará un monitoreo quincenal.
• Finalmente, el proceso se cierra cuando baje notablemente o se eliminan las quejas de los clientes por el empaque de los productos.

2. Aplicación de esta filosofía en grupos de trabajo

Aquellas personas que asumen el rol de líder en un grupo de trabajo pueden empezar a aplicar los pilares del método Kaizen sin ningún inconveniente. Por ejemplo, lo que se debe hacer es lo siguiente:

• Seleccionar un grupo de trabajo. Es necesario que se sepan los roles. Es decir, que los integrantes sepan que deben cumplir con distintas labores o proyectos, ya que esto va a garantizar una mayor implicación de los trabajadores y que se asegure el éxito.
• Fijar objetivos grupales. Esta es una invitación a unir esfuerzos y alcanzar así el éxito.
• Realizar reuniones laborales. Deben ser reuniones de seguimiento. Pueden ser semanales. En ellas se buscará resolver conflictos o crear tácticas y estrategias para que la empresa mejore.
• Acordar acciones diarias. En los grupos de trabajo con la filosofía Kaizen se pueden definir ciertas cosas por hacer. Una sugerencia es que todos se comprometan a optimizar el espacio de trabajo, por ejemplo, limpiar su sitio de trabajo una vez finalicen, no importa qué tan cansados estén. Nunca dejar de lado la limpieza. O, por otro lado, se puede definir una hora para compartir alguna anécdota.
• Al incorporar estas acciones se podrá, en el futuro, tener un grupo de trabajo cuyas bases sean la metodología Kaizen.

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Empresas que utilizan el método Kaizen

Nestlé

Nestlé, empresa multinacional suiza de alimentos y bebidas, es una de las empresas que usan el método Kaizen. Con ella, buscan darle una utilidad mucho más eficiente al espacio en las plantas de producción. También señalan que les sirve para reducir el número de desechos.

Panasonic

Panasonic, una de las mayores empresas productoras de tecnología y electrónica, recientemente anunció una alianza con Kaizen Institute y Kaizen Tech. Su objetivo es implementar proyectos transformacionales destinados a optimizar las operaciones y apoyar la digitalización de las empresas nacionales. Y esperan que el método de Kaizen les sea útil, debido a que abarca las principales áreas de mejora en cualquier organización.

Sony

Sony, uno de los fabricantes más importantes a nivel global en electrónica de consumo, desde la década de los 80 hace uso de esta metodología. Para Sony es fundamental para lanzar al mercado productos con cero defectos. Con este método han obtenido muy buenos resultados.

Helvex

Helvex, empresa mexicana dedicada al área de mercado en diseño y fabricación de llaves, regaderas, accesorios y muebles para baño, utiliza con bastante éxito el método Kaizen. En 2021, llegó a ser ganadora de los premios Kaizen, en la categoría de excelencia en productividad.

Al respecto, Jorge Barbará Morfin, Director General y Presidente de Grupo Helvex, en entrevista con Estrategia Sustentable, dijo:

Por más de 21 años hemos adoptado esta metodología en nuestra cultura organizacional, alineada a nuestra filosofía de mejora continua en productos y procesos, para de esta forma contribuir a las eficiencias en materia de costos de fabricación además de alta calidad en servicio y operación para nuestros clientes.

Palabras finales

El método Kaizen es una forma extraordinaria de observar las acciones que a diario se llevan a cabo y ver cómo se pueden mejorar u optimizar. Ya llegamos al final de este artículo donde hemos aprendido a implementar la metodología Kaizen en nuestras vidas laborales y personales. Ahora te toca a ti pasar a la acción y hacer un cambio. ¿Te atreves?