Las 10 metodologías de gestión de proyectos más utilizadas
La gestión de proyectos es el proceso de planificación y ejecución de un proyecto. Implica la creación de un plan de trabajo o plan de acción y la posterior gestión del mismo para garantizar que se complete en el tiempo acordado. Indudablemente, es un proceso complejo y en constante cambio. Por tanto, conocer las distintas metodologías de gestión de proyectos es un excelente punto de partida para tomar decisiones más acertadas en este ámbito.
En ese sentido, es importante señalar que una metodología de gestión de proyectos se define como un proceso donde se aplican principios, técnicas y procedimientos. Por lo general, las metodologías incluyen etapas como la iniciación, la planificación, la ejecución, el seguimiento y el control, el cierre y la revisión. Cada etapa tiene su propio conjunto de actividades que apoyan el objetivo general del proyecto.
Si eres un novato en este campo, puede resultar abrumador saber qué enfoque es el mejor para ti y tu equipo. Incluso, quienes tienen más experiencia pueden tener dudas sobre cuáles son las metodologías más utilizadas y cuál es la que le dará mejores resultados en dependencia de sus objetivos SMART. Por lo anterior, en este nuevo artículo de Coworkinfy hemos desglosado las 10 metodologías de gestión de proyectos más populares para que puedas elegir la más adecuada para tu próximo proyecto. ¡Entérate!
10 metodologías de gestión de proyectos
1. Agile
Las metodologías de gestión de proyectos Agile se entienden como un enfoque iterativo que utiliza ciclos cortos de desarrollo con lanzamientos breves y frecuentes (sprints) para obtener información de los usuarios sobre lo que necesitan a continuación. Esto permite una mejora continua a lo largo del proceso, en lugar de esperar hasta la finalización para realizar cambios.
Este tipo de metodologías se centra en la creatividad y la flexibilidad por encima de los calendarios rígidos. Se ha demostrado que funciona bien con proyectos de desarrollo complejos. Una de las características del Agile es que brinda oportunidades de obtener comentarios de las partes interesadas a lo largo del proceso para que puedan participar en la toma de decisiones sobre cómo deben avanzar las cosas la próxima vez o cuáles cambios deben ser adoptados de manera urgente.
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Ventajas
- Es flexible.
- Permite identificar en poco tiempo cuáles tareas son más urgentes o interesantes.
- Hay una constante interacción entre el cliente y el equipo de trabajo.
- De forma sencilla facilita la identificación de errores.
Desventajas
- El equipo debe contar con una base sólida y se debe saber cuáles son los roles de cada en equipo de trabajo.
- Dificulta saber con exactitud cuánto tiempo o dinero se requiere para la ejecución de un proyecto.
- Si no hay buena comunicación, se pone en peligro todo el trabajo.
2. Scrum
Scrum es una de las metodologías de gestión de proyectos ágil, ya que presenta principios similares. En ese sentido, se basa en sprints cortos que se usan para crear un ciclo de proyecto. Este un marco de trabajo es utilizado principalmente para organizar equipos y tareas. Además, su uso se recomienda en aquellos casos donde se necesita desarrollar productos rápidamente o cuando los equipos necesitan trabajar en estrecha colaboración en períodos cortos de tiempo, como es el caso de las startups.
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El método funciona dividiendo los grandes proyectos en otros más pequeños llamados sprints. Se basa en la idea de que hay tres componentes principales para el éxito del proyecto:
- El propietario del producto: Es el responsable de mantener unos objetivos claros para el desarrollo del producto y priorizarlos en función de lo que quieren los cliente.
- El equipo: Está formado por desarrolladores que trabajan en estos objetivos para entregarlos de acuerdo con las prioridades establecidas por su propietario del producto.
- El producto en sí mismo.
Ventajas
- Ofrece un conjunto claro de reglas sobre cómo trabajar como un equipo.
- Es simple, flexible y eficaz.
- Te ayuda a centrarte en lo que hay que hacer, en lugar de distraerte con cosas que no tienen tanta relevancia dentro del proyecto.
- Permite ver el progreso que el equipo hace cada día.
Desventajas
- Da mejores resultados para equipos pequeños. Las grandes empresas que lo aplican suelen tener un margen de error elevado.
- Requiere que el equipo sea de alto rendimiento o con habilidades laborales de alta cualificación.
- Con el método scrum se necesita hacer una exhaustiva coordinación de plazos y tareas.
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3. Kanban
Kanban tiene la particularidad de que ayuda a los miembros de los equipos a mantener una estructura sencilla y a centrarse en aquellas tareas más necesarias o importantes. Kanban, a su vez, permite visualizar mejor los flujos de trabajo y el progreso de los proyectos. ¿Cómo se logra esto? Mediante tarjetas que representan cada paso de una operación o proceso.
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Estas tarjetas se colocan en un tablero (a menudo conocido como muro kanban) donde permanecen hasta que se completan, momento en el que pasan a la siguiente etapa del proceso. Con esta metodología, se puede identificar los cuellos de botella y mantener al equipo en el buen camino.
Ventajas
- Con esta metodología se puede centrar en una cosa a la vez sin distraerse con otras cosas que hay que hacer.
- Ayuda a mantener los proyectos en el calendario asegurándose de que no estás haciendo multitasking.
- Aumenta la eficiencia, mejora la productividad y reduce los costes.
Desventajas
- Los tiempos de entrega son mucho más cortos.
- El almacenamiento del método kanban en grandes empresas es muy costoso.
- Esta metodología no se aplica a todos los tipos de trabajos.
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4. Scrumban
Scrumban es una metodología híbrida entre el método Scrum y Kanban. Al respecto, utiliza lo mejor de Scrum y Kanban, ya que Scrumban combina el enfoque en iteraciones cortas que está presente en Scrum con el flujo continuo de trabajo que se asocia con Kanban. Además, Scrumban usa un ciclo de sprint, pero con la diferencia de que permite que se agreguen tareas individuales al plan.
Con Scrumban lo que se pretende es entregar valor a los clientes, mientras, paralelamente, se optimiza la utilización de los recursos, la eliminación de los residuos y el aumento de la producción. En algunas ocasiones, esta es una de las metodologías de gestión de proyectos que sirven como modelo de transición, para empezar a utilizar Scrum o Kanban, respectivamente.
Con Scrumban, el trabajo se prioriza según la complejidad de la tarea y límites estrictos con respecto a la cantidad de tareas en progreso. Adicionalmente, estos proyectos no tienen que tener necesariamente una fecha de vencimiento y no cuentan con jerarquías.
Ventajas
- Es excelente para empezar a darle seguimiento al trabajo que se está realizando.
- Es perfecto si quieres que tu equipo de trabajo cuente con mayor autonomía o empiece a probar el smart working.
- Puede ser empleado en proyectos a gran escala.
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Desventajas
- No hay un marco estándar para seguir, por eso, la forma de aplicar el método Scrumban puede variar de un equipo a otro.
- Hay menos control por parte de los gerentes de proyectos.
5. Six Sigma
Con Six Sigma se busca alcanzar la mejora continua de los procesos y la eliminación de fallas y, en la mayoría de los casos, es entendida como una filosofía. Lo más curioso de Six Sigma es que propone reducir los defectos en un 99,99966 %.
Básicamente, se basa en que hay tres tipos de defectos: críticos, importantes y triviales. Los defectos críticos son obviamente malos e indeseables porque impiden el uso del producto o lo hacen totalmente inutilizable. Los defectos importantes son menos graves, pero siguen causando problemas a los usuarios. Finalmente, los defectos triviales son inconvenientes menores que no afectan realmente al funcionamiento del producto.
Cada vez que se encuentra una cadena de errores no se intenta solucionarlos todos al mismo tiempo, sino que se centra en un área a la vez hasta que hayan identificado todos los lugares donde se producen errores con más frecuencia y se hayan solucionado cada uno de manera independiente. La metodología Six Sigma consta de cinco fases: Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar.
Ventajas
- Mejora todos los procesos.
- Soluciona los problemas de raíz para que no vuelvan a producirse en el futuro.
- Aumenta la satisfacción del cliente.
- Provoca el aumento de la productividad laboral.
- Involucra todas las áreas de la empresa.
- Aumenta la calidad de los productos o servicios que ofrece una determinada empresa.
Desventajas
- Requiere una importante inversión de tiempo y dinero para su aplicación.
- Demanda un nivel de análisis muy complejo para agrupar los datos.
- Puede hacer que se pierda la misión de la empresa.
- Su implementación no es recomendada para pymes o emprendedores.
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6. Método de ruta crítica
El método de ruta crítica (CPM), como su nombre lo indica, facilita la identificación de las tareas críticas dentro de un proyecto. Fue ideado a finales de 1950 y se usa con frecuencia para planificar proyectos y priorizar tareas. Por lo general, se aplica en proyectos complejos que tienen múltiples actividades.
¿Cómo funciona? Se trata de identificar todas las tareas necesarias para completar el proyecto y, a continuación, calcular el tiempo que tardará cada una de ellas, es recomendable que se incluyan los posibles retrasos. Una vez identificados estos elementos, se puede crear un gráfico que muestre el tiempo que tarda cada tarea y su relación con otras tareas del proyecto.
La ruta crítica es el camino más largo de esas tareas. Si se descubre que se puede acortar ese camino completando antes alguna otra tarea o grupo de tareas, el proyecto tardará menos en completarse. Para que no haya fallas, es importante que se defina todos los escenarios. Por ejemplo, pregúntate: si una tarea no se realiza a tiempo, ¿provocaría una reacción en cadena que afecta a otras partes del plan?
Ventajas
- Ayuda a los gestores a identificar aquellas actividades que son lentas o costosas para que puedan hacer ajustes antes de que se conviertan en problemas más adelante en el proyecto.
- Permite tener una mayor claridad acerca de las tareas que pueden realizarse en paralelo.
- Facilita la creación de documentos ordenados.
- Contribuye a optimizar la duración de un proyecto.
- Fortalece la percepción del equipo.
Desventajas
- La ruta crítica amerita que se calcule con bastante precisión.
- Puede que en algunas ocasiones sea difícil estimar el tiempo de finalización de una actividad.
- No toma en cuenta la capacidad de asignación de recursos.
7. PRINCE2
PRINCE2 es el acrónimo de PRojects IN Controlled Environments que, en español, significa proyectos en ambientes controlados. Es una de las metodologías de gestión de proyectos más populares de todo el mundo. De hecho, es aplicado en organizaciones gubernamentales, militares y comerciales a nivel global para ayudarles a gestionar con éxito sus proyectos. ¡Y los buenos resultados que reportan son asombrosos!
De esta manera, es un enfoque estructurado para planificar, controlar, medir e informar sobre los proyectos. De igual forma, PRINCE2, tiene la misión de ayudar a las empresas para que puedan empezar a llevar a cabo sus proyectos de forma más eficiente y con menos riesgos.
Son siete los procesos que se involucran en el método PRINCE2. Estos son:
- Puesta en marcha del proyecto.
- Dirección del proyecto.
- Inicio del proyecto.
- Control del proyecto.
- Gestión de la entrega de productos.
- Gestión de los límites de cada fase.
- Cierre del proyecto.
Ventajas
- Es un marco de trabajo flexible, porque se puede adaptar a las dimensiones del proyecto, a la propia terminología que utilizan las organizaciones, a las técnicas y herramientas que se utilizan a nivel interno, etcétera.
- Es confiable y estable en el tiempo.
- Puede ser usado cuando se detecta un nivel de riesgo elevado en una empresa u organización.
- Utiliza sistemas de control para garantizar que el proyecto cumple con los objetivos previstos.
- Funciona como una herramienta de diagnóstico para evaluar la madurez en la dirección de proyectos.
Desventajas
- No se recomienda su aplicación en proyectos que deben entregar resultados en el corto plazo, debido a que amerita seguir un marco de trabajo bien estructurado.
- Todos los cambios requieren ser justificados, por lo que se necesita presentar documentación que sustente una posible redirección del proyecto.
- En algunos proyectos específicos, podría necesitar ser complementado con otras metodologías de gestión de proyectos.
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8. Metodología Lean
Esta metodología parte de la premisa de lograr más, pero con un menor esfuerzo. Visto de otra forma, la metodología Lean permite satisfacer las demandas del consumidor utilizando el mínimo de recursos posibles. Esta metodología fue fundada durante la década de los 70. Asimismo, busca eliminar el desperdicio en los procesos de trabajo. Este tipo de desperdicio se lo conoce como las tres M:
- Muda: Prácticas que consumen recursos, pero que no añaden valor.
- Mura: Son los residuos que quedan por la sobreproducción.
- Muri: Es la sobrecarga que surge cuando se llevan al máximo los recursos.
Ventajas
- Permite ajustar las actividades de una empresa a las necesidades de los consumidores.
- Al basarse en la filosofía de desperdicio cero, deja un impacto positivo en el medioambiente.
- Aumenta la rentabilidad de la mayoría de los modelos de negocio.
- Reduce los tiempos de entrega de productos y servicios.
Desventajas
- No permite encontrar soluciones rápidas cuando se detecta una deficiencia en los inventarios.
- Algunos empleados pueden sentir rechazo por la implementación de algunos cambios.
- Al inicio, su implementación requiere de grandes gastos.
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9. Guía PMBOK
El Project Management Body of Knowledge (PMBOK) es una extensa guía para la gestión de proyectos. Proporciona un enfoque sistemático para tomar decisiones sobre proyectos basados en las necesidades y prioridades únicas de la organización. Además, tiene el propósito de ser referencia completa para cualquier persona relacionada con la gestión de proyectos.
La Guía PMBOK está conformado por cinco fases:
- Inicio del proyecto: Aquí se debe de establecer el alcance, tiempo, coste, calidad, riesgo y recursos del proyecto.
- Planificación del proyecto: Hace referencia a la estructura o desglose del trabajo, duración del cronograma y recursos del mismo.
- Ejecución del Proyecto: Esto incluye la medición, control y mejora continua.
- Desempeño del proyecto: Es hacer procesos de seguimiento y control tanto a nivel interno como externo.
- Cierre del proyecto: Es la fase final, se debe hacer un análisis del proceso y de las metas alcanzadas.
Ventajas
- Tiene la capacidad de estandarizar las tareas y asignaciones
- Se convierte en un gran marco de trabajo para los individuos que quieren mejorar sus propias habilidades de gestión de proyectos.
- Mejora el flujo de comunicación.
- Aumenta las posibilidades de éxito de un proyecto.
- Hace énfasis en el uso de recursos de manera eficiente.
Desventajas
- Es demasiado complejo para proyectos pequeños.
- A veces no se adapta correctamente a todas las áreas empresariales.
- Quienes lo ejecutan pueden llegar a tener una actitud rígida con sus colaboradores.
10. Programación extrema (xp)
En décima posición tenemos la Programación extrema, otra de las metodologías de gestión de proyectos que se centra en la creación de ciclos de desarrollo cortos con muchas versiones, con el propósito de gestionar proyectos dinámicos con plazos ajustados. Una de sus características más marcadas es que hace muchísimo hincapié en la colaboración con el cliente.
Existen tres valores en la programación extrema: comunicación, simplicidad y retroalimentación. La comunicación significa trabajar en equipo y en aras de que todos sepan el estatus del proyecto; la simplicidad, ya que la Programación extrema tiene la misión de construir soluciones sencillas en lugar de complejas; y la retroalimentación, que es idear estrategias para recibir constantemente la opinión de los usuarios.
Ventajas
- Permite que el equipo de desarrollo haga mejoras constantes a sus procesos.
- El cliente se convierte en un elemento clave.
- Ayuda a ahorrar dinero.
- Amerita que se realicen pruebas de funcionamiento seguidas.
- Evita tanto como sea posible las decisiones burocráticas y actúa de forma dinámica.
Desventajas
- El hecho de involucrar tanto al cliente puede ser contraproducente, porque puede querer modificar cuestiones técnicas, donde no es un experto.
- Es difícil llevar un control o registro de todo lo que se ha hecho.
- Los proyectos más complejos no son viables para este tipo de metodología.
Palabras Finales
En la gestión de proyectos no existe una forma única de trabajar, por eso, resulta imprescindible conocer las metodologías, para así poder elegir una que realmente nos ayude a cumplir con las metas y objetivos propuestos dentro de la empresa u organización. Lo que sí es seguro es que en la actualidad todos los equipos van a poder encontrar la metodología de gestión de proyectos que les sea más efectiva y esperamos que este artículo haya ayudado a tener una mejor noción sobre cada una de ellas.
Antes de despedirnos, queremos comentar algunos consejos extras para que puedas seleccionar la metodología más acorde para ti. Al respecto, ten en cuenta el sector o área donde laboras, adopta una metodología que tenga un enfoque similar a tu objetivo general y objetivos específicos. También, define la complejidad de tus proyectos, ya que como lo hemos podido ver en este artículo, algunas metodologías funcionan mejor para grandes empresas y otras para pequeños negocios. Finalmente, asigna roles a tu equipo de trabajo.
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