Las 10 mejores herramientas para la toma de decisiones
La toma de decisiones es un proceso inherente a las empresas y emprendedores. Cada día en el entorno laboral se deben tomar decisiones estratégicas, operativas, direccionales, rutinarias, individuales, de riesgo, entre otras. Sin embargo, este proceso no siempre es sencillo y tiene muchas aristas que pueden hacer que la situación se complique. Por ello, lo recomendable es hacer uso de las mejores herramientas para la toma de decisiones.
Tomar una decisión es una situación a la que todos los seres humanos estamos expuestos, diariamente hacemos elecciones para nuestra vida, alguna con mayor importancia que otras. Técnicas para tomar decisiones como el Análisis FODA, Análisis PESTEL o el Diagrama de Pareto están ganando popularidad en los últimos tiempos por sus grandes beneficios.
Asimismo, los constantes cambios en las metodologías de trabajo hacen que sean cada vez más frecuentes empezar con la utilización de estas herramientas, modelos y técnicas para la toma de decisiones. ¿Te interesa conocer cómo puedes tomar decisiones más asertivas en menor tiempo? ¡Sigue leyendo y entérate en este artículo de Coworkinfy cuáles son los ejemplos de herramientas para la toma de decisiones!
¿Qué es la toma de decisiones?
La toma de decisiones se define como un proceso donde una persona puede elegir entre diferentes opciones o formas posibles de solucionar un problema. En ese sentido, pueden darle dirección a un camino concreto a seguir.
A nivel gerencial o empresarial, la toma de decisiones, por lo general, está a cargo de aquella persona que ocupe el rol de líder. Ahora bien, todos los empleados, en mayor o menor medida, también participan en la toma de decisiones en la empresa y estas elecciones son las que permiten cumplir las metas al final del mes.
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En el contexto organizacional, la ciencia administrativa divide la toma de decisiones en tres niveles jerárquicos:
- Estratégico: Incluye la planificación global de toda la empresa.
- Táctica: Incorpora las decisiones propias de los subsistemas gerenciales.
- Operativas: Estas decisiones tienen que ver con el desarrollo de operaciones rutinarias.
También pueden estar clasificadas según su grado de importancia, es decir, si son trascendentales para la operatividad de la empresa o no.
En la toma de decisiones, además, se involucra el estilo personal de cada individuo. De esta forma, las características individuales y las habilidades laborales pueden influir en la resolución de un problema o conflicto, así como en la técnica para la toma de decisiones que finalmente se aplique. Los cuatro estilos para la toma de decisiones son los siguientes:
- Directivo: Se destaca por la prevalencia de un modo de pensar completamente racional.
- Analítico: Como su nombre lo indica, este tipo de personas necesitan analizar diferentes perspectivas sobre un problema, tienen un pensamiento racional, pero a diferencia del estilo directivo, poseen mayor tolerancia con la ambigüedad.
- Conceptual: Este tipo de personas tienen una manera de pensar bastante intuitiva.
- Conductual: Quienes tienen este estilo suelen estar abiertas a las opiniones de otros, reciben sugerencias, son instintivas y buscan trabajar en equipo.
Pasos claves en una toma de decisiones
1. Tener un contexto claro
Uno de los primeros pasos para la toma de decisiones exitosas es tener un contexto claro acerca de todo el conflicto o problemática a resolver. El objetivo es que se recopile tanta información como sea posible. Ni siquiera las más excelsas herramientas cualitativas y cuantitativas para la toma de decisiones podrían ser útiles si no se cuenta con una visión global, centrada y lo suficientemente documentada de los orígenes, causas, o factores involucrados en un problema.
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2. Generar alternativas
La toma de decisiones se basa, prácticamente, en elegir entre diversas opciones que se muestran como una solución viable. Por ello, se debe procurar generar tantas alternativas como la situación lo conciba para encontrar una solución definitiva. En este paso, se podría consultar la opinión de todos los miembros del equipo, buscar la asesoría de expertos, investigar cómo anteriormente se han solucionado problemas similares, etcétera.
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3. Evaluar todas las alternativas
¿Ya tienes suficientes opciones para elegir? ¡Muy bien! Ha llegado el momento de evaluar. En este tercer paso se tiene que establecer criterios que permitan el análisis y la evaluación de la pertinencia, eficacia, seguridad, viabilidad, operatividad, costos, entre otros, de aplicar una alternativa por encima de otras. Es posible que en este paso muchas alternativas muten, se combinen o se eliminen completamente hasta dar paso a una solución ganadora.
4. Equilibra razón y emociones
Otro de los pasos claves en la toma de decisiones es balancear las razones y las emociones. Muéstrate estoico. Ten inteligencia emocional al momento de hacer uso de los modelos y herramientas para la toma de decisiones. Recuerda que si dejes nublar tu juicio es poco probable que encuentres una solución lógica y útil.
5. Actúa
El quinto paso es elegir entre las alternativas de resolución de un conflicto que encontraste. Aplícalas, comunícales la decisión a todos los miembros de tu grupo de trabajo. ¡Y siempre hazte cargo de sus consecuencias, bien sea positivas o negativas, que se derivan de una decisión!
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Las 10 mejores herramientas para la toma de decisiones
1. Análisis FODA
El Análisis o Matriz FODA es considerada una de las herramientas para la toma de decisiones personales, debido a que pueden servir para conocer la situación real en que se encuentra una persona y planear una estrategia a futuro. En el análisis FODA, se analizan características internas (Debilidades y Fortalezas) y la situación externa (Amenazas y Oportunidades).
Más allá de la utilización a nivel personal, el Análisis FODA también tiene otros usos. Por ejemplo, es una de las herramientas para tomar decisiones ideal para construir estrategias, gracias a la identificación de las relaciones existentes entre las características internas y externas; además, emparejando las fortalezas con las oportunidades se pueden encontrar ventajas competitivas.
Sin embargo, entre las desventajas del Análisis FODA se encuentra que tiene que ser combinado con alguna otra de las herramientas básicas para la toma de decisiones. A ello se debe añadir que, en la mayoría de las ocasiones, puede ser bastante subjetivo. ¿Quieres saber cuáles son los pasos a seguir para hacer uso de la Matriz FODA? ¡Lee este artículo nuestro!
2. Diagrama de Pareto
El Diagrama de Pareto es una de las herramientas cuantitativas para la toma de decisiones. Mediante una gráfica se puede asignar un orden de prioridades. Este diagrama, se organiza mediante barras de mayor a menor, de izquierda a derecha, respectivamente. En ese sentido, se deben colocar los «problemas que son vitales» a la izquierda y los «triviales» a la derecha.
Entre las ventajas de este diagrama se halla que es útil para identificar los problemas reales que están afectando el logro de los objetivos de la empresa. Asimismo, facilita que se puedan tomar decisiones centradas en mejorar aspectos que tendrán un impacto directo en la organización.
Estos son los pasos para construir un Diagrama de Pareto:
- Selecciona qué aspecto vas a analizar.
- Agrupa los datos: Haz una tabla que posea celdas según la categoría (problemas) y el número de frecuencia (valor que permite saber cuántas veces se ha presentado esa problemática).
- Ordena los datos: Organiza la tabla siguiendo un orden decreciente de frecuencia. Posteriormente, deberás añadir la frecuencia acumulada de los casos sumando la frecuencia anterior con la siguiente.
- Añade valores porcentuales: Debes añadir otra columna y aplicar la fórmula; frecuencia/total de frecuencia x 100.
- Agrega los porcentajes acumulados: Suma el porcentaje unitario anterior con el siguiente.
- Construye tu diagrama de Pareto: Con los datos de la tabla anterior, se delinea el diagrama. Esta es una de las herramientas para la toma de decisiones con Excel, ya que así será más sencillo elaborar tu diagrama y añadir las fórmulas. También puedes utilizar Apache OpenOffice o algún otro software.
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3. Árbol de decisión
Esta tercera técnica puede ser vista como una de las herramientas de apoyo para la toma de decisiones, debido a que permite analizar los posibles resultados de una serie de decisiones relacionadas. De esta manera, comienza con un único nodo y luego se ramifica en resultados posibles.
Un Árbol de decisión puede ser elaborado a mano o en algún programa de diseño. Para hacerlo, se tiene que dibujar un pequeño recuadro que represente la decisión principal; expandir el árbol mediante nodos de decisión y probabilidad; asigna un valor a cada resultado posible; continúa con la expansión hasta que cada línea alcance un extremo.
Ahora bien, un Árbol de decisión está representado por varias figuras que ayudan a poder interpretarlo de manera más sencilla. Estas figuras son las siguientes:
- Nodo de decisión: Indica una decisión que se tomará. Se representa con un cuadrado.
- Nodo de probabilidad: Muestra los resultados inciertos. Está simbolizado con un círculo.
- Ramificaciones alternativas: Cada ramificación es indicativa de un resultado o acción.
- Alternativa rechazada: Es una alternativa que no estaba seleccionada.
- Nodo terminal: Indica un resultado definitivo. Se simboliza con un triángulo.
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4. Diagrama de Ishikawa
Es una de las herramientas para la toma de decisiones más novedosas del siglo XX, fue diseñada por el licenciado en química Kaoru Ishikawa en 1943. El Diagrama de Ishikawa se basa en la premisa de que todo problema tiene una causa. Entre los beneficios se encuentra que permite aprovechar mejor las oportunidades, facilita la toma de decisiones, además de que permite ser más rápidos y más eficientes de manera general.
Los elementos de un Diagrama de Ishikawa son la cabeza (en esta parte se representan los problemas), espinas (son las posibles causas que estén provocando el problema) y las espinas menores (representan las causas menores).
5. Técnica de los seis sombreros
La técnica de los seis sombreros se asocia con el pensamiento lateral. Esta herramienta tan novedosa, ideada por el psicólogo maltés Edward de Bono en su libro Six Thinking Hats, permite mejorar la comunicación, enfocar el pensamiento, llevar a un pensamiento más creativo y decir cosas sin miedo.
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¿Cómo aplicarlo? Muy fácil, con el sombrero puesto se tendrá que adoptar la postura que mande el color del mismo. Ten en cuenta que el color de los sombreros puede significar lo siguiente:
- Sombrero azul: Es el que dirige. Tiene el poder de resumir lo que se ha dicho y llegar a conclusiones, controla el tiempo de duración de cada pensamiento y mantiene al grupo focalizado.
- Sombrero blanco: Explica todo con datos verídicos, cifras estadísticas y se caracteriza por tener una postura neutral y objetiva.
- El sombrero rojo: Emplea la intuición, los sentimientos y las emociones.
- Sombrero negro: Muestra una visión más racional de una posible decisión.
- Sombrero amarillo: Quien lo tiene puesto puede dejarse llevar por una visión positiva de un problema.
- El sombrero verde: Es el de la creatividad. Abre las puertas a la innovación.
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6. Análisis PESTEL
El uso de herramientas para la toma de decisiones como el Análisis o Modelo PESTEL permite hacer un análisis descriptivo del contexto de la empresa. Se basa en los factores de su acrónimo: Políticos, Económicos, Sociales, Tecnológicos, Ecológicos y Legales. Al respecto, este modelo minimiza el impacto de escenarios adversos, ayuda a generar criterios más objetivos y facilita la planificación.
Hacer un Análisis PESTEL amerita contar con equipos de alto rendimiento. Asimismo, se tiene que tomar en cuenta elementos como el tipo de gobierno, la estabilidad gubernamental; datos macroeconómicos, tipos de cambio y análisis del PIB; cambios en el estilo de vida, religión y nivel educativo; brecha digital; legislación medioambiental, riesgos naturales; y, legislación laboral, leyes nuevas, entre otros.
- ¿Quieres hacer un Análisis PESTEL? Este artículo es para ti: Análisis PESTEL | ¡Comprende mejor el entorno de tu compañía!
7. Tabla T o T-Chart
Otra de las herramientas para la toma de decisiones es la T-Chart o Tabla T. Con esta técnica se separa la información en columnas con el propósito de establecer una comparación o separar para distinguir la información en grupo. Es versátil, básica y fácil para se usada por todos los miembros del equipo. También se puede adaptar a distintos tipos de organizaciones.
Para hacer una T-Chart se tienen que elaborar dos columnas. En cada una se escribirán encabezados similares a: concepto y ejemplo, pros y contras, situaciones hipotéticas y resultados potenciales o antes y después. La idea es que cada columna se rellene con información que vaya en relación con cada encabezado. Una vez que se termine, se puede observar el panorama con mucha más claridad.
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8. Big Data
El Big Data es de las herramientas tecnológicas para la toma de decisiones gerenciales. Mediante la automatización de procesos podría agilizar las operaciones internas de una empresa. También puede ser considerada como una de las herramientas financieras para la toma de decisiones, porque permite mejor manejo de datos. Asimismo, poder desglosar grandes conjuntos de datos permite descubrir oportunidades ocultas o únicas de inversión.
9. Matriz de decisión
La matriz de decisión contribuye a que se pueda elegir la mejor opción entre diferentes alternativas comparables. Esta herramienta también recibe el nombre de matriz de Pugh, cuadrícula de decisiones y análisis de cuadrícula. Sigue estos pasos para hacer tu matriz de decisión:
- Identifica las alternativas.
- Reconoce los criterios a tener en cuenta para tomar una decisión mejor.
- Crea una cuadrícula con la que puedes comparar varias opciones teniendo en cuenta los criterios.
- Califica cada criterio según una escala predeterminada. Puede ser del 1 al 3 o del 1 al 5.
- Agrega una ponderación por cada una de las alternativas.
- Multiplica ese factor de ponderación por el valor asignado en la tabla.
- Suma el valor de cada alternativa de manera línea y establece el total.
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10. Lluvia de ideas
Cerramos con una de las herramientas para la toma de decisiones más tradicionales: la lluvia o tormenta de ideas. Esta técnica permite el rápido surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. Es perfecto para tomar decisiones, debido a que un grupo de personas pueden participar activamente en la creación de ingeniosas ideas, conceptos y en buscarle salida a una situación compleja.
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Palabras finales
En definitiva, las herramientas para tomar decisiones son excelentes para analizar los problemas que se puedan generar en una empresa, evaluar, dar seguimiento, agilizar y definir prioridades. ¡Todos debemos hacer uso de ellas! ¿Conoces alguna otra técnica que permita la toma de decisiones? ¡Te leemos en los comentarios!
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