Herramientas para mejorar la productividad laboral | ¡Vence a Cronos!

¿Has escuchado o tenido el famoso sueño de que corres y no avanzas? Yo sí. Esto nos pasa muy a menudo en nuestra realidad. Trabajamos todo el día y cuando terminamos nos damos cuenta de que no hemos adelantado muchas de las tareas pendientes. Si te esto te sucede con frecuencia, ¡buenas noticias! En este post te comentaremos sobre algunas herramientas para mejorar tu productividad laboral. ¡Y es que en nuestro mundo tan desarrollado e informatizado hay soluciones para casi todo!

Con la ayuda de ciertas aplicaciones es posible organizar y distribuir mejor nuestro tiempo. Nos ayudan a definir nuestras tareas y a mantenerlas todas en un mismo sitio; a la vez que acceder a ellas desde múltiples dispositivos y ubicaciones. Por otra parte, también contribuyen a que nos mantengamos más enfocados, automaticemos acciones y midamos nuestro rendimiento. Son aplicables para nosotros y para nuestro equipo de trabajo. Pero, en especial, son fundamentales para los nómadas digitales o freelancers, cuyos trabajos están propensos a muchas distracciones y necesitan organizar mejor su trabajo.  Por ello, sigue leyendo y sácale el máximo provecho a tu tiempo con estas herramientas.

7 herramientas para mejorar la productividad laboral

En Internet existe una gran variedad de herramientas para aumentar nuestra productividad en el trabajo. Aquí haremos un resumen de siete aplicaciones que, de manera general, contribuyen a dar los primeros pasos para ser más productivos. Por supuesto, para cada una de estas aplicaciones hay otras similares. Estas son las más extendidas, pero siéntete libre de buscar sus alternativas y hacer comparaciones.

1. Evernote

“Siéntete organizado sin esfuerzo” es su eslogan. Evernote es una estupenda herramienta para mejorar la productividad laboral. Mediante un sistema de libretas, notas digitales y etiquetas; puedes guardar y tener disponible en todo momento tus proyectos, ideas, listas de tareas, etc. ¿Recuerdas que cuando ibas al colegio tenías varios cuadernos para distintas materias y en cada hoja tus anotaciones? Pues es lo mismo, pero digital, y todo está en un solo lugar.

Algunas ventajas que obtienes con Evernote:

• Capturar y compartir tus ideas e inspiración en notas, voz e imágenes.
• Mantenerte organizado donde quiera que estés y desde cualquier dispositivo, incluso sin conexión a Internet.
• Colaborar con tu equipo.
• Salvar todo lo que te interese mientras navegas por la web: páginas completas, imágenes, archivos PDF y mucho más. Esto gracias a su extensión de navegador Web Clipper.

Cuenta con tres planes: básico, premium y business. El primero es gratuito. En cambio, Evernote premium es más popular y puedes adquirirlo por $7,99 por mes. El último brinda la posibilidad de reunir a tu equipo en un mismo lugar. Por unos $14,99 por usuario al mes, podrán estar todos conectados.

Sus funcionalidades y beneficios son muchos por lo que te recomiendo registrarte y empezar a probarla.

2. Pomodoro tracker

Esta aplicación web está basada en la técnica Pomodoro: un método para la administración del tiempo desarrollado por Francesco Cirillo a fines de los años 80. Consiste en dividir el tiempo de trabajo en bloques de 25 minutos (pomodoros), haciendo una pausa de 3 a 5 minutos al finalizar cada bloque. Luego de 4 pomodoros, haces una pausa más larga, de unos 15-30 minutos. La aplicación te permite registrarte, lo que te aconsejo, ya que así puedes acceder a las estadísticas que te brinda según tu desempeño. Además, puedes asignar categorías a las tareas que vayas añadiendo. Todo lo que tienes que hacer es, al comienzo de cada día, seleccionar las tareas que necesitas completar y colocarlas en la lista TODO.

Algunos de sus beneficios:

• Aumenta la concentración y el enfoque disminuyendo las interrupciones.
• Te hace más consciente de tus decisiones.
• Impulsa tu motivación y la mantiene constante.
• Refuerza tu determinación para alcanzar tus metas.

Yo la uso en mi día a día y, sin duda, es una de las herramientas esenciales para mejorar la productividad laboral.

3. Productivity Owl

En muchos casos Internet es el principal enemigo de la productividad laboral. Navegando la web no distraemos y abrimos páginas que no necesitamos o estamos más tiempo del necesario en otras. Si esto te sucede, la aplicación Productivity Owl es tu solución. Es una extensión de Google Chrome y te permite determinar qué páginas puedes y no puedes visitar durante tu jornada laboral. Es decir, un control paterno impuesto por ti mismo.

Además, el “búho” comenzará a vigilar cada página que visitas y si no estás siendo productivo cerrará las pestañas. Si no son sitios que hayas definido como “permitidos”, iniciará un contador y controlará el tiempo que pasas revisando la información. Por otro lado, sitios como por ejemplo Facebook o YouTube deberías incluirlos en la lista de “no permitidos”. La herramienta tiene otra funcionalidad interesante: un calendario de tiempo libre. Aquí, puedes configurar tus pausas y, en esos momentos, el búho no te molestará.

Algunos beneficios:

• Te ayudará a emplear el tiempo de tu jornada laboral solo en aquellos sitios que necesitas para hacer tu trabajo.
• Aprendes a encontrar lo que buscas de forma rápida, evitando así, que gastes más tiempo del necesario en un sitio.

Esta herramienta es completamente gratis. Si realmente quieres aumentar tu productividad laboral, debes utilizarla. ¡Compite con el búho!

4. Trello

Trello es una herramienta de gestión de proyectos colaborativa que permite ver en qué estás trabajando, qué está realizando el resto del equipo y en qué parte del proceso están. Al estar la información alojada en “la nube”, puedes acceder al contenido desde cualquier lugar y dispositivo. Su diseño y funcionalidades nos ayudan a trabajar en equipo de forma organizada y ordenada. Y como resultado, mejorar la productividad laboral de todos.

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Se basa en la metodología Kanban y está formada por tableros, listas y tarjetas. Los tableros creados corresponden a proyectos. Las listas son las columnas y agrupan a una serie de tarjetas. Pueden representar muchas cosas: las tareas por hacer, en proceso, hechas, asignadas, etc. Por su parte, dentro de cada columna o lista se van creando tarjetas que, de igual forma, pueden representar muchas cosas. Por ejemplo, tareas, artículos, informaciones a tener en cuenta, etcétera. A las tarjetas les podemos añadir etiquetas, comentarios, checklists, adjuntos, miembros, entre otras más.

Cuenta con 3 planes: gratuito, negocios y empresarial. Son muchas sus funcionalidades, por lo que échale un vistazo a la herramienta y a sus planes. ¡Te va a encantar!

5. IFTTT

IFTTT por sus siglas en inglés If This, Then That (si pasa esto, hacer aquello). Es una aplicación que te permite automatizar muchas tareas entre diferentes dispositivos y servicios conectados a Internet. La plataforma es un intermediario entre sus más de 350 servicios asociados. Te permite crear y programar acciones entre ellos. De esta forma, si haces o pasa algo en algunas de tus aplicaciones, automáticamente se realizan las tareas que les hayas asignado. Estas automatizaciones se conocen como “recetas”. Para entenderlo mejor veremos varios ejemplos:

• Guardar una copia de las fotos que subas a Facebook en Google Drive. (Si subes una foto a Facebook, guardarla en Google Drive)
• Enviar un tuit automático para agradecer a tus nuevos seguidores en Twitter. (Si aumenta un seguidor, enviarle un tuit)
• Recibir cada día por la mañana el pronóstico del tiempo.

Estos son solo pequeños ejemplos. Podemos crear nuestras propias recetas o utilizar las que están ya ideadas por otros usuarios y los creadores de la aplicación. Las posibilidades son realmente asombrosas. Al automatizar tantas tareas que tendrías que hacer a mano, ahorrarás un montón de tiempo

Es gratuita y, además de la versión web, está disponible para iOS y Android. Sin duda, una de las herramientas para mejorar la productividad laboral a utilizar.

6. Todoist

«La vida no debería ser caótica. Mantenla en orden con Todoist».

Con esta herramienta serás capaz de gestionar todas tus tareas y proyectos. Funciona para individuos, profesionales y equipos pequeños. Puedes utilizarla desde cualquier lugar y dispositivo, todo se mantiene sincronizado. En ella podrás crear tus diferentes proyectos y sus correspondientes tareas y subtareas. En la versión gratuita, a las tareas solo puedes asignarles fecha, nivel de prioridad y proyecto. Mientras que en la Premium podrás hacer comentarios, recordatorios, etiquetas y filtros.

Para observar tu progreso y ver tus tendencias de productividad, te ofrecen Todoist Karma. En él podrás ver todas las tareas completadas y gráficos que muestran tu progreso semanal y mensual. Además, Todoist propone un sistema de puntos y niveles que vas adquiriendo en base a tu productividad. Lo puedes encontrar también en Todoist Karma.

Tiene 3 planes: uno gratuito, uno premium para profesionales por $3 por usuario por mes y uno business para equipos por 5$ por usuario por mes. Por toda la organización que nos brinda no podíamos dejarla fuera de este listado de herramientas para mejorar la productividad laboral.

7. Lastpass

Lo más recomendable es tener diferentes contraseñas para cada sitio web, pero el problema es recordarlas todas: ¡totalmente un reto! Aquí es donde entra en escena Lastpass, un gestor de contraseñas. Esta aplicación almacena las contraseñas en la nube y actúa como un contenedor, guardando todas tus contraseñas en él y solo tienes que recordar la maestra. Solo iniciando sesión en Lastpass tienes acceso a tus passwords desde cualquier lugar y dispositivo.

Beneficios:

• Solo tienes que recordar una contraseña.
• Genera contraseñas seguras.
• Permite compartir contraseñas y notas de forma segura y cómoda.
• Cuenta con una extensión web que brinda el rellenado automático de tus datos al iniciar sesión, completar un perfil, etc.

Ofertan varios planes que van desde gratis hasta nivel empresarial.

Además de mejorar tu seguridad, es una excelente herramienta para aumentar la productividad laboral. No tendrás que recordar un montón de caracteres ni escribirlos cada vez que inicies sesión.

Palabras finales

Como ves, en una actualidad, donde cada vez tenemos más cosas que hacer y menos tiempo para nosotros, ser productivos es primordial. Estas son solo algunas de las tantas herramientas que podemos encontrar por toda la Internet. Si las usas, puedes estar seguro de que ayudarán a mejorar tu productividad en el trabajo. Y como resultado, rendirás más en tus labores y tendrás más tiempo libre para tus otros asuntos.

No podemos estar si tu opinión. Cuéntanos, ¿usas alguna de estas herramientas?

¿Puedes sugerirnos otras? Nos encartaría verlas en los comentarios.