Trabajo colaborativo | Definición, beneficios, ejemplos y más

«Si quieres ir rápido, ve solo. Si quieres llegar lejos, ve acompañado». Así enuncia un conocido proverbio africano. ¿Y cuántas veces no hemos escuchado la teoría de que en equipo todos los roles se potencian al máximo? Pues no te sorprenderá saber que el trabajo colaborativo posee en sus génesis «algo» de esta reflexión.

Surge bajo los principios filosóficos del bien común y del altruismo. Se trata de interacción, comunicación, toma de decisiones, acuerdos y logro de metas colectivas. Todos somos diferentes y tenemos distintas ideas, valores y puntos de vista. Sin embargo, «colaborar» significa trabajar conjuntamente con otras personas, aprender a relacionarnos y lograr objetivos comunes. Aunque suene fácil, no lo es. Requiere constantemente evaluar nuestras capacidades de relación y de estar plenamente centrados en lograr con éxito el fin común.

¿Por qué apostar por esta modalidad? Te damos la respuesta. En este artículo conocerás qué significa trabajo colaborativo, sus ventajas, importancia y mucho más. Así que ¡sigue leyendo y apunta!

Qué es el trabajo colaborativo

El trabajo colaborativo es una modalidad de trabajo en la que un grupo de personas colaboran para logar una meta común. Este sistema se basa en la filosofía de interacción y cooperación. Y, como el propio término indica, se trata de trabajar en unión con otros individuos. Así, se crean sinergias y beneficios recíprocos entre los miembros. La clave principal del trabajo colaborativo es que todos los participantes se reúnen de manera conjunta, dinámica y descentralizada para alcanzar un objetivo común.

La colaboración se puede establecer desde profesionales y departamentos hasta empresas: solo basta que un grupo de personas se unan. Un pilar básico en este sistema de trabajo es el conocimiento compartido. Por consiguiente, cada uno de los participantes debe tener un rol activo y aportar ideas al equipo.

Definición de trabajo colaborativo: fin común, cooperación y voluntad

Ya te hemos adelantado en qué consiste el trabajo colaborativo, también conocido como producción entre pares, o colaboración de masas. Ahora, te ofrecemos una definición. El término fue acuñado en 2006 por Yochai Benkler. Este catedrático lo define como: «El sistema de producción, distribución y consumo de bienes de información que se caracteriza por acciones individuales descentralizadas, ejecutadas a través de medios ampliamente distribuidos y ajenos al mercado y a sus estrategias».

Es decir, el trabajo colaborativo se realiza mediante una cooperación espontánea entre un grupo de personas para la consecución de un fin común. Exige comunicación y coordinación entre sus miembros, ya que cada uno juega un papel fundamental en el cumplimiento del objetivo meta. De manera resumida, el concepto de trabajo colaborativo engloba tres principios básicos: finalidad común, cooperación y voluntad.

Características del trabajo colaborativo

Se caracteriza por una serie de aspectos que lo distinguen de otras formas de organización grupal. A grandes rasgos, sus peculiaridades son la cooperación, reciprocidad, voluntariedad y beneficio mutuo. En adición, podemos distinguir estas otras características:

• Interdependencia positiva: De esta manera, se piensa más en el colectivo que en la individualidad. Los logros alcanzados corresponden a todos los miembros. Debe existir una dependencia positiva y retroalimentación entre los integrantes. Sin embargo, ¡ojo! esto no significa que cada uno de los miembros no tengan responsabilidades individuales.
• Responsabilidad personal: Cada miembro tiene asignadas tareas individuales para el cumplimiento de las acciones y el vencimiento de las metas finales. Cada integrante aporta y contribuye. De esta manera, el triunfo personal, es el triunfo del grupo.
• Cumplimiento de objetivos comunes: La existencia de objetivos compartidos es uno de los rasgos definitorios del concepto de equipo. Aquí se busca conseguir los objetivos mediante la realización de acciones tanto conjuntas como individuales.
• Heterogeneidad: Las habilidades, especialidades y características de los miembros pueden ser muy variadas.
• Habilidades comunicativas y de colaboración: Requiere capacidades comunicativas y relaciones mutuas entre los miembros del equipo. Una evaluación periódica del funcionamiento del equipo facilitará el mejoramiento de la efectividad tanto a nivel individual como colectivo.
• Liderazgo horizontal: No se define un líder. El liderazgo es horizontal y no vertical o jerarquizado. En el trabajo colaborativo todos los miembros intervienen. Cada uno forma parte de la toma de decisiones y resolución de conflictos. No obstante, se debe evitar buscar conceso de forma excesiva. Esto puede disminuir la productividad y eficacia del trabajo.

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Ventajas del trabajo colaborativo y su efecto en proyectos de colaboración

El trabajo colaborativo es una modalidad que ofrece grandes ventajas. Ha facilitado el crecimiento eficiente de proyectos por el aporte continuo de los miembros. Si aún no te convence trabajar en colaboración, echa un vistazo a los siguientes beneficios del trabajo colaborativo:

• Fomenta la innovación: Por lo general, en un entorno colaborativo se hacen «lluvias de ideas». Y, como es bien conocido, «dos cabezas [o más] piensan más que una». El conocimiento compartido y el feedback fomentan la innovación. De esta manera, se aprovechan la creatividad y las propuestas de todos los miembros. Intercambiar ideas es la base de la colaboración.
• Equipo multidisciplinar: En un grupo de trabajo colaborativo es frecuente que se combinen múltiples perfiles profesionales. Los variados puntos de vista de esta «mezcla» hará que el resultado alcanzado sea superior a un trabajo individual.
• Estimula las interacciones personales: La comunicación eficaz, cooperación, coordinación y aprendizaje colaborativo fortalecen las relaciones sociales entre los miembros del grupo.
• Reduce el sentimiento de aislamiento: Una de las características del trabajo colaborativo es la interdependencia entre el equipo. La colaboración propicia la comunicación. Así, los miembros se encuentran en constante interacción recíproca.
• Favorece la productividad: La búsqueda de las metas propuestas motiva a los miembros del equipo. Miembros motivados se implican más en sus labores. Y, además, las desempeñan con mayor satisfacción. Todo ello propicia el aumento de la productividad.

 Importancia del trabajo colaborativo

Con este tipo de trabajo asistimos a un desarrollo acrecentado de proyectos innovadores y exitosos. Las colaboraciones entre personas permiten que los proyectos se desarrollen con mayor rapidez, debido al alto grado de flujo de conocimiento.

Aunque muy enlazado a los proyectos digitales, el trabajo colaborativo se está extendiendo gradualmente a otros campos de acción. Es una práctica que está creando importantes cambios en la interacción, trabajo y formas de producción. Cada vez más el sector empresarial apuesta por esta estrategia. ¿La causa? Que la colaboración es, actualmente, una de las claves del éxito.

En un estudio de Harvard Business Review  se demuestra que crear espacios de trabajo colaborativos es un factor decisivo para impulsar la innovación y la productividad. Un espacio colaborativo debe ofrecer ambientes creativos. Deben fomentar la colaboración y optimizar el trabajo. Por tanto, las empresas han de diseñar áreas comunes que favorezcan el intercambio de ideas y tributen al trabajo colaborativo.

Otros espacios muy sugerentes para colaborar entre profesionales son el coworking y el coliving. Estos modelos de negocio disruptivos se basan en la economía colaborativa y la sostenibilidad. Promueven un ambiente de interacciones, fomentan la colaboración y generan fuertes sinergias entre los miembros o residentes.

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Si, por ejemplo, eres un nómada digital, gracias a este modelo de trabajo compartido podrás interconectar y colaborar con otras personas en cualquier parte del mundo a donde vayas. Así, tendrás acceso a nuevas ideas que, quizás, no pudieras alcanzar si trabajaras individualmente.

La importancia del trabajo colaborativo radica en la provechosa colaboración que propicia entre profesionales. Las formas de relación que promueve y la vía al éxito compartido entre todos ha hecho que se posicione como un modelo de trabajo muy sugerente.

Ejemplos de trabajo colaborativo

El método de trabajar en colaboración no es nada nuevo. Sin embargo, el auge que ha tenido en los últimos tiempos se debe, en gran medida, a la revolución de la tecnología. Uno de los ámbitos que más lo ha favorecido es Internet. Antaño los grupos de trabajo eran, en su mayoría, presenciales. Esto es, se formaban con integrantes geográficamente localizados en un mismo lugar.

Con la expansión de Internet, los grupos de trabajo colaborativo se pueden formar desde la distancia. Gracias a esta red podemos aportar nuestro grano de arena en grandes proyectos en línea. Algunos ejemplos de trabajo colaborativo de más impacto y eficacia son:

• Wikipedia. ¿Quién no conoce Wikipedia? Es un ejemplo muy destacado de producción entre pares. Se trata de un sitio web colaborativo, gestionado por miles de contribuyentes. En él los usuarios pueden redactar, corregir o actualizar un texto.
• Linux: Este sistema operativo, de código abierto, puede ser modificado y enriquecido por los usuarios. Todo el que posea conocimiento de lenguaje de programación, y quiera contribuir a su perfeccionamiento, puede hacerlo sin ningún tipo de limitación.
• Proyecto Gutenberg: Se trata de una biblioteca virtual de libros gratuitos. Cuenta con más de 30 000 libros electrónicos. Es un proyecto abierto a la colaboración.

Herramientas de trabajo colaborativo: soluciones tecnológicas para colaborar

En la actualidad, el acceso a la información y a las tecnologías digitales está prácticamente al alcance de todos. El trabajo colaborativo no escapa de esta globalización digital. Contamos con varias herramientas diseñadas para facilitar la colaboración en nuestro trabajo.

Las principales herramientas para trabajo colaborativo son las de almacenamiento y trabajo en la nube. Este tipo de herramienta se encuentra en constante extensión gracias a sus prestaciones. Permiten almacenar y subir información de todo tipo. Además, se accede a ellas desde cualquier lugar.

Muchas también permiten el acceso a múltiples usuarios no solo para consulta, sino como un mecanismo de crear, editar y organizar el trabajo. Existe un gran número de materiales para trabajar en colaboración. Pero aquí te dejamos, a nuestro parecer, los más conocidos y funcionales.

Google Drive

Una de las herramientas más populares para el trabajo colaborativo. Ofrece almacenamiento de archivos online. Permite crear documentos de texto, presentaciones y hojas de cálculo. Sus funcionalidades principales son apuntar, corregir, comentar, y modificar documentos en tiempo real. Es gratuita y muy fácil de utilizar.

Trello

Es una de las herramientas más conocidas y con mucho potencial. Permite organizar equipos de trabajo y la gestión de los proyectos mediante tableros, columnas y tarjetas. Cada tablero corresponde a un proyecto, en él cada tarjeta representa una tarea y las columnas el estado de dichas tareas.  Ofrece un movimiento fácil de las tarjetas (drag and drop) y un entorno amigable que, además, puedes personalizar.

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Com8s

En un equipo de trabajo colaborativo está implícito el aprendizaje de los miembros. Pues bien, con esta herramienta se desarrollan aplicaciones educativas online que favorecen la adquisición de nuevos conocimientos.

Mindmeister

Si lo que buscas es reunir ideas y elaborar un plan del proyecto, esta es la herramienta adecuada. Gracias a sus prestaciones podemos elaborar mapas mentales y esquemas para anotar las ideas que surjan en el camino. Al mismo tiempo, posee un chat integrado que favorece la comunicación con todos los integrantes.

Hackpad

Una de sus prestaciones es ofrecer un espacio de trabajo colaborativo. Brinda la posibilidad de sincronización con Dropbox: esto te asegurará que tus archivos tengan una copia de seguridad automática. Es gratuita y se puede ingresar a través de una cuenta de Google o Facebook.

Además, las redes sociales también son otras herramientas que facilitan la colaboración. Como afirma Mark Zuckerberg:

«Creando canales para que la gente trabaje junta hacia el cambio, ha sido siempre una de las maneras en que las redes sociales empujan el mundo hacia adelante y lo hacen bien».

Por ejemplo, uno de los lugares dónde hacer networking son las redes sociales profesionales online. No olvidemos que el networking está basado en la colaboración con nuestros contactos. Gracias a estas redes podemos buscar ayudas y alianzas para nuestros proyectos. La red profesional más usada es LinkedIn. Esta red está enfocada a los profesionales y al crecimiento de negocios. Su principal objetivo es ofrecer una plataforma para gestionar y establecer contactos profesionales.

Diferencia entre trabajo en equipo y trabajo colaborativo

Llegados a este punto, quizás te preguntes ¿es lo mismo el trabajo en equipo que el trabajo colaborativo? A priori, ambos son conceptos similares y modelos de acción en los que se persigue un objetivo común. Sin embargo, el trabajo colaborativo va más allá del trabajo en equipo.

La principal diferencia entre trabajo colaborativo y trabajo en equipo radica en la manera de lograr la meta común.

Lo primero que debemos tener en cuenta es que un equipo de trabajo es un grupo jerarquizado en donde existen roles establecidos. Los miembros del equipo deben ceñirse al cumplimiento de sus funciones específicas. En cambio, un equipo de trabajo colaborativo es un grupo de sujetos con metas comunes, liderazgo y responsabilidades compartidas. Todos los miembros se implican por igual y juegan un mismo papel.

La siguiente frase de Pere Pujolàs i Maset define claramente esta diferencia: «No se trata sólo [sic] de hacer una misma cosa entre todos, sino también de hacer cada uno una cosa al servicio de una “comunidad” que persigue unas metas comunes». En eso consiste el trabajo colaborativo, en unirse y utilizar nuestras habilidades y conocimientos en función de un objetivo común.

Diferencias entre trabajo colaborativo y trabajo en equipo

• En un equipo de trabajo las tareas se reparten por igual y los miembros poseen un conocimiento parcial de la materia. En cambio, en un equipo de trabajo colaborativo las tareas se asignan bajo el principio de equidad –y no igualdad-. Esto quiere decir que cada miembro se desempeña en función de sus habilidades y conocimientos.
• Por lo general, en un equipo de trabajo los miembros se dedican a una materia o sector específico. Ello hace que los individuos no sean versátiles y que no se cree un vínculo con los demás integrantes. Por el contrario, la filosofía de interacción e implicación de los participantes es el pilar fundamental del trabajo colaborativo.
• La figura del líder en un equipo de trabajo, y la existencia también de roles jerarquizados, es una de diferencia muy marcada entre el trabajo en equipo y trabajo colaborativo. En este último no se define un líder. Los roles de liderazgo surgen espontáneamente o se comparten.
• En el trabajo en equipo se acentúan la competencia y las diferencias, ya que no existe interdependencia positiva y sentimiento de complementariedad. Por su parte, en el trabajo colaborativo todos los participantes se implican por igual y se aprovecha al máximo el potencial de cada uno. Al mismo tiempo, existe una responsabilidad individual volcada al vencimiento de las tareas.
• Los miembros de un equipo de trabajo se limitan solamente al cumplimiento de los objetivos fijados. Por el contrario, en el modelo de trabajo colaborativo se fomenta la creatividad. Con la aportación de las ideas de cada miembro se asiste a la creación y obtención de múltiples objetivos.

Dinámicas colaborativas

1. Dinámica de producción complementaria

Esta es de las dinámicas grupales de trabajo colaborativo donde se deja en evidencia que todos los participantes dentro de un equipo son importantes y cumplen un rol que en algunas ocasiones resultará indispensable. En ese sentido, la dinámica de producción complementaria se trata de que cada participante (o también se pueden organizar en grupos) forme parte de un trabajo para llegar hasta un objetivo final.

Es decir, las empresas deben definir una actividad en la que todos se vean involucrados. Puede ser organizar el material audiovisual para alguna charla, donde alguien se encargue de las imágenes, otros del texto y así sucesivamente. ¡Esta dinámica se puede hacer varias veces con actividades de trabajo colaborativo diferentes!

2. El globo aerostático

El globo aerostático es de las actividades colaborativas más divertidas, pero también amerita que se lleguen a consensos, se tomen decisiones estratégicas, se use la lógica y se emplee la persuasión. De esta manera, lo que se tiene que hacer es plantear una situación límite, por ejemplo, varias personas son los únicos sobrevivientes en un ataque biológico a la humanidad.

Ellos están dentro del globo aerostático, presuntamente a salvos. Pero de pronto se dan cuenta de que por el peso, este globo empieza a descender lentamente. Para salvarse, la solución es que algunos se sacrifiquen por los demás. Para tomar esta decisión cada uno debe meterse en su rol (algunos serán policías, sacerdotes, maestros, médicos, entre otros).

Todos tienen que llegar a un acuerdo sobre quién será el que se lance del globo. Nadie puede saltar al vacío si no hay un acuerdo. Al final, deberá quedar solo una persona en el globo aerostático. ¿Te atreverías a probar esta dinámica de trabajo colaborativo?

3. La espada del tiempo

Otra de las dinámicas de grupo colaborativas es la espada del tiempo. Recibe este nombre porque antes de empezar se debe definir un plazo límite para cumplir con la actividad. ¿Qué es lo que hay que hacer? Muy sencillo, el líder dividirá al grupo en dos o más equipos, luego les pedirá que resuelvan una tarea, puede ser resolver un puzzle o rompecabezas. ¡Gana el equipo que logre mejor resultado al final del tiempo!

El verdadero objetivo de esta dinámica se halla en su ejecución. Los participantes en los equipos tienen que resolver problemas de comunicación, establecer el liderazgo, trabajar contrarreloj, ser asertivos y tomar en cuenta las opiniones de todos. ¡Es de las mejores dinámicas de trabajo para empresas!

4. Técnica 6.3.5

La técnica 6.3.5 no solo es de las grandes dinámicas de aprendizaje colaborativo, sino que también puede ser aplicada tanto de manera presencial como virtual, sobre todo en este momento donde el trabajo por objetivos y a distancia ha ganado relevancia. De esta forma, para la técnica 6.3.5 se tiene que plantear un debate sobre qué aspectos se pueden mejorar de la empresa (hipotéticos o no) en grupos de seis personas.

Posteriormente, cada miembro del equipo deberá anotar en una hoja tres ideas para solucionar ese problema. Para hacerlo, tendrá un tiempo de cinco minutos. Una vez que todos hayan terminado, se tiene que abrir un espacio donde se compartan las ideas y socialicen. Sin embargo, no se pueden repetir soluciones; de tal manera que una vez que finaliza la conversación, cada persona deberá ahora tener 18 nuevas maneras de solucionar un problema de la empresa.

5. Cartas con historias

En esta dinámica se empleará una pequeña baraja de cartas o pequeñas cuartillas con dibujos o figuras. Alguien elegido tendrá que tomar cinco de estas cartas y construir una historia a partir de las imágenes. Posteriormente, otro participante tiene que intentar reconstruir la historia que ha pensado el trabajador anterior y escribirla en un papel.

Luego, cuando todos los integrantes del equipo han completado el ejercicio, se comparan las historias para ver las coincidencias y las diferencias. ¿Cuáles son las ventajas de esta dinámica? Por un lado, se trabaja en la coordinación, un error que retrasa muchos procesos dentro de las empresas. Por otra parte, se refuerza el compañerismo, ya que se quienes se conocen mejor se acercan más a la historia ideada por sus compañeros.

6. ¿Me conoces?

Dinámicas de trabajo colaborativo en el aula como «¿me conoces?» pueden también llevarse al entorno empresarial. De este modo, tiene dos propósitos: ayudar a que los miembros del equipo se conozcan mejor, especialmente si hay nuevas incorporación, y, además, aprovechar los conocimientos previos sobre los demás para desmontar algunas creencias erróneas y ganar en confianza en equipos que ya han trabajo juntos con anterioridad.

¿Cómo hacer esta dinámica? Pídele a cada empleado que anote en un papel tres afirmaciones ciertas sobre su personalidad o sus habilidades laborales y personales y otra afirmación debe ser falsa. Pero es importante que sea introducida con naturalidad y sin exageración, para que sea difícil de descubrir.

Luego los otros participantes hablarán individualmente sobre los que ellos consideran son las afirmaciones falsas y las verdaderas. Esta dinámica de trabajo colaborativo puede ampliarse solicitando a varios trabajadores que debatan sobre qué afirmación es la incorrecta. ¡Al final verás qué tanto se conocen los miembros de tu equipo!

7. Contrarreloj

Una de las dinámicas para fomentar el trabajo colaborativo más efectivas se denomina contrarreloj. Es perfecta para estimular en trabajo en equipo, además de que facilita la resolución de problemas y la toma de decisiones. ¿En qué consiste contrarreloj? En reunir a los miembros de tu grupo con el objetivo de que encuentren la solución a alguna problemática dentro de la empresa. La idea es que entre ellos compitan para hallar la solución más efectiva.

Palabras finales

Imagina un puzle sin una de sus piezas. Estaría incompleto, ¿verdad? Pues esto mismo ocurre en un equipo de trabajo colaborativo: todos los miembros son piezas fundamentales. Entre todos deben complementarse y cooperar. Sus voces, ideas y conocimientos se transmiten por igual y tributan a la meta final. Así, la aportación de cada miembro tiene un valor inestimable para lograr el éxito.

Empezamos con un sabio proverbio africano y finalizamos con una de las frases más célebres de la literatura, la conocida de Alejandro Dumas: «Todos para uno, y uno para todos». Contextualizándola podemos decir que refleja la reciprocidad, interdependencia e integración tan necesarias en el trabajo colaborativo.

Y ahora que ya conoces «casi» todo (para no pecar de absolutos), cuéntanos, ¿te animas a ser parte de un equipo de trabajo colaborativo?