Softwares de gestión de proyectos | 9 mejores para tu equipo
Lograr una comunicación efectiva es uno de los mayores retos que enfrentan las empresas en la actualidad, debido al boom de la digitalización y el trabajo remoto. Como resultado, se vuelve indispensable la implementación de herramientas de trabajo colaborativo que permitan mejorar los procesos internos, así como el trabajo en equipo, la asignación de tareas, la planificación y la optimización del tiempo. Actualmente, existen gran variedad de softwares de gestión de proyectos con los que puedes coordinar y ejecutar labores a nivel empresarial y personal. Muchos de ellos presentan funcionalidades muy completas en su versión gratuita, al igual que tarifas mensuales muy accesibles.
Hoy te compartimos una lista con 9 programas para la gestión de proyectos ideales para mantener a tu equipo conectado y agilizar los procesos. Explicaremos en detalle sus características, funciones y costos. Ten en cuenta esta información para que puedas elegir el que mejor se ajuste a tus necesidades.
9 mejores herramientas de gestión de proyectos
Las herramientas de gestión de proyectos se han vuelto indispensables para dirigir eficazmente el trabajo y mantener la comunicación asertiva en el equipo. A continuación, analizaremos 9 softwares de gestión de proyectos gratuitos y de pago que puedes articular en tus procesos laborales.
- Lectura recomendada: Las 10 metodologías de gestión de proyectos más utilizadas
1. Monday
Monday se ha convertido en una de las mejores herramientas de gestión de proyectos y de las preferidas por las compañías para administrar tareas y trabajar en equipo. La plataforma cuenta con versión web y móvil y puede ser personalizada según las necesidades de la organización. Cuenta con operaciones para gestión de proyectos, marketing, CRM y ventas, trabajo remoto, recursos humanos, atención al cliente y más. Funciona a base de mensajes y tableros de tareas con una interfaz funcional que permite crear y finalizar proyectos de forma clara para todos los colaboradores.
Monday también cuenta con más de 100 procesos de automatización prediseñados para evitar errores humanos. Al igual que con más de 50 integraciones con otras aplicaciones de trabajo. Sus principales funciones incluyen plantillas personalizables, función de arrastrar y soltar para facilitar el flujo de trabajo y seguimiento por tiempo y fechas de vencimiento. Además, cuenta con paneles, formularios, vista de calendario, intercambio de archivos, función de mensajería instantánea, permisos para invitados, entre otros.
El software ofrece 14 días de prueba gratis y 30 días de garantía de devolución de dinero. El costo de sus planes premium depende del número de usuarios, pero pueden variar desde 24 USD por usuario al mes en un plan básico.
2. Trello
Trello es una recomendación infaltable en los softwares para la gestión de proyectos, pues se considera uno de los mejores del mercado. Gracias a que permite el trabajo colaborativo de forma sencilla por medio de tableros en los que se listan las tareas. Allí, es posible establecer etapas de flujo de trabajo hasta su finalización y, con la función de arrastrar y soltar, hace que el manejo de los proyectos sea más sencillo. La administración de tareas se realiza por medio de tarjetas, las cuales pueden ser nombradas y asignadas a un usuario específico. Del mismo modo, es posible delimitar una fecha de entrega, adjuntar archivos y llevar un seguimiento del registro de actividades.
Además, la plataforma cuenta con la opción de agregar «potenciadores» o complementos como calendarios, mapas y campos personalizados. Y a su vez, integrar herramientas como Google Drive, Slack, Dropbox o InVision. Dentro de sus características relevantes se destacan la variedad de plantillas para los tableros y la accesibilidad desde navegador y móviles. También, la posibilidad de personalizar las etapas de flujo de trabajo, priorizar los tableros, crear checklists a partir de listas y hojas de cálculo, entre otros.
La versión gratuita de Trello es ilimitada para tableros, tarjetas y listas personales. Sin embargo, para el trabajo en equipo tiene un límite de 10 tableros. Respecto a la versión paga, esta cuenta con dos planes: Business Class por 9.99 USD al mes y Enterprise por 17.50 USD al mes.
3. Basecamp
Esta herramienta de gestión de proyectos cuenta con una interfaz intuitiva ideal para equipos grandes, medianos y pequeños. Pues permite dividir el trabajo en proyectos separados de manera organizada, incluyendo en cada uno a las personas, tareas, documentos, fechas y debates relacionados con el trabajo en cuestión. Esto permite una comunicación más eficiente entre los usuarios y una circulación más fluida de la información, al igual que una planificación de labores más rápida y sencilla.
El tablero de Basecamp contiene mensajería, cronograma, chat grupal en tiempo real, almacenamiento de archivos, listas de tareas y acceso a clientes. Además, una de sus características más destacadas son las preguntas recurrentes personalizadas. Estas las puedes asignar a tu equipo de forma regular para obtener respuestas agrupadas en un hilo.
La plataforma es accesible desde el navegador y cuenta con una app móvil disponible para iOS y Android. Adicional a ello, cuenta con una versión gratuita para uso personal y ligero, en la que puedes manejar 3 proyectos, 1GB de espacio e incluir hasta 20 miembros. Por su parte, la versión paga tiene un valor de 99 USD al mes y permite tener clientes y usuarios ilimitados. Así como plantillas, bases de datos, soporte prioritario y 500 GB de almacenamiento.
4. Asana
Este es uno de los softwares de gestión de proyectos más utilizados alrededor del mundo debido a su variedad de funciones y a su sistema de comunicación integrado. Este minimiza el uso de correos electrónicos permitiendo mostrar y configurar notificaciones, actualizaciones, comentarios y cambios en las fechas en tiempo real. La plataforma también permite realizar integraciones con otras aplicaciones al igual que sincronizar las tareas en todos los proyectos.
Dentro de sus principales funcionalidades ofrece campos personalizados, secciones para agrupar las tareas en cada proyecto, archivos adjuntos y plantillas adaptables. Asimismo, cuenta con la opción de establecer controles de seguridad, crear copias de los proyectos y utilizar reglas para automatizar los procesos. También, en Asana es posible crear cronogramas por medio de diagramas de Gantt y definir objetivos estratégicos para los proyectos.
La plataforma es compatible con navegadores web y con dispositivos iOS y Android. Su versión gratuita permite gestionar proyectos ilimitados con equipos de hasta 15 personas. Por su parte, los planes pagados van desde los 10.99 USD mensuales por usuario.
5. Wrike
Wrike es otro de los softwares de gestión de proyectos ideal para que equipos pequeños, medianos y grandes prioricen las tareas más importantes y colaboren eficientemente. La plataforma permite personalizar los flujos de trabajo y realizar automatizaciones específicas para los distintos equipos, al igual que editar y revisar los proyectos, realizar comentarios y notificaciones y crear informes dinámicos en tiempo real. También, permite trabajar desde el navegador o en su versión móvil para iOS y Android.
Las funciones más destacadas de Wrike incluyen medidas de seguridad para que solo el personal autorizado acceda a la información y posibilidad de sincronizar email y calendario. Así como la opción de crear tareas, asignarlas, marcarlas como completadas y compartir archivos. De igual manera, la plataforma informa a todos los usuarios sobre la actividad reciente en los proyectos, y se integra con aplicaciones como Outlook, Excel, Google Drive, Dropbox y más.
Wrike está disponible en su versión gratuita solo para trabajar con 5 miembros del equipo. Sus versiones pagas tienen un costo de 9.80 USD en adelante por usuario al mes y permiten desde 5 usuarios hasta usuarios ilimitados según el plan escogido.
6. Microsoft Project
Este es uno de los softwares de gestión de proyectos más antiguos de la lista, pues su primera versión fue lanzada en 1984. Actualmente, cuenta con las versiones Project Professional y Project Pro para Office 365. Estas pueden ser vinculadas con los complementos de Project Online y Project Server. A su vez permiten acceder a funciones específicas para administrar proyectos, programas y portafolios. Esta plataforma está enfocada a desarrollar planes, asignar recursos a tareas, administrar presupuestos, dar seguimiento y analizar cargas de trabajo.
Cuenta con la capacidad para crear e incorporar informes personalizados que pueden ser descargados en formato Power Point. De igual forma, es posible crear paneles interactivos para ver el estado general y explorar los detalles de cada proyecto. También, permite generar fácilmente flujos de trabajo automatizados e integrar la plataforma con la nube empresarial. El costo mensual de Microsoft Project oscila entre los 10 USD y 55 USD por usuario.
7. TeamWork
Esta herramienta se caracteriza por ser fácil de usar, gestionar múltiples proyectos y contribuir a que los equipos internos y remotos se mantengan organizados. Cuenta con una interfaz práctica y flexible que permite personalizar los flujos de trabajo por medio de listas de tareas, diagramas de Gantt y tableros. En cada proyecto creado es posible asignar funciones, cargar archivos, chatear con compañeros de equipo y hacer seguimiento.
TeamWork es ideal para optimizar las tareas en trabajo remoto, marketing, planificación de proyectos, administración de recursos, servicios profesionales y ventas. Pues su plataforma es adaptable a cada una de estas necesidades. Además cuenta con la opción de integrar otras herramientas como Slack, Dropbox, Google Drive, Xero, Hubspot, entre otras.
Respecto a los costos, la plataforma ofrece una versión Free Forever que incluye máximo 5 usuarios, 2 proyectos y 100 MB de almacenamiento. En cuanto a la versión paga, el precio mensual va desde los 10 USD mensuales por usuario.
8. ActiveCollab
ActiveCollab es una plataforma que permite planificar y organizar el trabajo por medio de tareas, asignando funciones y registrando el tiempo en todos los proyectos. Adicional a ello, cuenta con la posibilidad de visualizar todas las actualizaciones en tiempo real. Así como de crear discusiones y gestionar la información eficientemente.
La plataforma cuenta con una función muy completa de seguimiento del tiempo en las tareas y proyectos. Pues incluye un cronómetro para medir con precisión las horas que el equipo dedica al trabajo. También, genera informes detallados del tiempo y posibilita asignar tarifas por horas a todos los colaboradores. Puedes realizar una prueba gratuita de 14 días para conocer este software de gestión de proyectos y familiarizarte con sus funciones.
El precio de ActiveCollab es de 7 USD mensuales por usuario y es posible expandir las características por un valor de 4 USD.
9. Milanote
¿Eres toda una mente creativa? ¿Buscas una aplicación que te permita dar rienda suelta a tu imaginación y talento? Pues Milanote es la herramienta ideal para todas las personas que tienen ese don de la creatividad. En Milanote puedes organizar proyectos creativos en hermosos paneles visuales, algo así como trabajar en la pared en un estudio creativo (visual, táctil y, a veces, un poco desordenado).
¿Qué la hace diferente? En primer lugar, su genial interfaz, en la que puedes crear notas, listas de tareas, insertar imágenes, links, colocar recursos gráficos como flechas para relacionar conceptos y estructurar la información… ¡Es muy visual y te facilita organizar todas tus ideas creativas con solo arrastrar y soltar!
Además, Milanote es totalmente recomendable para diseñadores que trabajan en equipos de forma remota, ya que una de sus grandes funcionalidades es que permite compartir tu board mediante una invitación para colaborar en tus tableros.
¿Cuáles son sus características principales?:
– Permite escribir notas y listas de tareas, cargar imágenes y archivos y guardar lo que encuentres en la web.
– Facilita organizar tus ideas visualmente usando la interfaz flexible de arrastrar y soltar.
– Con un solo clic se puede crear un espacio de trabajo compartido para colaborar con tu equipo.
– Está lleno de cientos de plantillas integradas para ayudarte a comenzar con una variedad de proyectos diferentes, desde la creación de un panel de estado de ánimo hasta la redacción de ese resumen creativo perfecto.
La aplicación móvil de Milanote está disponible para iPhone y Android. También cuenta con una aplicación de escritorio y con la opción web clipper, es decir, extensiones para Chrome y Safari que te permite guardar instantáneamente contenido web, por ejemplo, texto, imágenes, enlaces, videos y más.
¿Ya te ha convencido? Échale un vistazo a sus planes:
- Free: Permite crear 100 notas, imágenes o enlaces, 10 cargas de archivos y compartir tableros de manera ilimitada. Este plan no tiene límite de tiempo.
- Pago por persona: Permite crear notas, imágenes o enlaces ilimitados, cargas de archivos ilimitados y tableros compartidos ilimitados. Tiene un costo de $12,50 al mes, pero si pagas una suscripción anual, su valor es de $9,99.
- Plan para equipos de trabajo: Permite crear notas, imágenes o enlaces ilimitados, cargas de archivos ilimitadas, tableros compartidos ilimitados y soporte prioritario. Hasta 10 personas tiene un costo de $49 y hasta 50 personas es de $99 al mes. Ambos se facturan anualmente.
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Palabras finales
No queda duda de los beneficios de implementar softwares de gestión de proyectos en tu negocio, compañía o emprendimiento. Estos permiten lograr procesos más organizados, designar funciones y optimizar el tiempo. Así que no esperes más y empieza a mejorar la comunicación con tu equipo y a sacar el máximo provecho de las herramientas digitales de trabajo colaborativo, ¡No te arrepentirás!
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