Reuniones virtuales | ¡Optimiza tu trabajo desde casa!
Si trabajas desde casa, por voluntad o por causas de fuerza mayor, debes saber que las reuniones virtuales son la forma más común para comunicarte con tu equipo de trabajo. Sin embargo, no es tan sencillo como conectarte a una plataforma digital y conversar. Las videoconferencias tienen ventajas y desventajas que podrás aprovechar o afrontar si sigues los consejos de los expertos. Entonces, ¿quieres saber cómo ser productivo en casa y sacarle provecho a las conferencias virtuales? En Coworkingfy te contamos cómo lograrlo.
¿Qué es una reunión virtual?
Una reunión virtual es un espacio de encuentro digital donde dos o más personas sostienen una conversación sobre un tema específico. La definición de reuniones virtuales abarca un conjunto amplio de actividades realizadas a través de plataformas de videoconferencia. En estos espacios se pueden realizar meetings con diversos objetivos:
- Solución de problemas.
- Toma de decisiones.
- Conferencia magistral.
- Coordinación o gestión de un proyecto.
- Intercambio de información y conocimientos.
Su flexibilidad y ahorro de costos las ha hecho populares entre equipos de trabajo de oficinas virtuales, freelancers, emprendedores, nómadas digitales y empleados remotos. Estos, al trabajar desde casa o desde un espacio de coworking, hacen uso de esta modalidad para sostener conversaciones con personas en otras ciudades o países.
Reuniones virtuales: ventajas y desventajas
Como todas las herramientas para trabajadores independientes o equipos de trabajo que laboran desde casa, las reuniones virtuales tienen pros y contras. Acá te contamos más:
Ventajas
- Optimización de tiempo y disminución de costos: Las reuniones virtuales no requieren de espacios físicos o equipos tecnológicos muy sofisticados para llevarse a cabo. Además, podrás administrar mejor tu tiempo, pues no tendrás que invertirlo en traslados o perderlo en el tránsito de la ciudad.
- Flexibilidad y adaptabilidad: Cada vez más organizaciones requieren que su trabajo se desarrolle con trabajadores ubicados en diferentes lugares y husos horarios. Las videoconferencias pueden adaptarse a las diferentes zonas horarias, agendas y recursos tecnológicos con los que cuenten los diferentes participantes.
- Rapidez: Contribuyen a que se den repuestas sin demoras a ciertas situaciones, pues pueden llevarse a cabo casi en cualquier sitio (aunque existen condiciones idóneas para hacerlo), y solo con la frecuencia necesaria.
- Enfoque y valor agregado: Al ser puntuales y precisas, las reuniones virtuales te permiten enfocarte en un tema específico, sin rodeos, en lugar de perder tiempo en asuntos secundarios. Además, te brindan la oportunidad de incorporar a la conversación a personas o expertos que en otras condiciones no podrían estar presentes.
- Registro digital de reuniones para memoria institucional: No es una práctica común. Sin embargo, algunas organizaciones graban sus reuniones virtuales para evaluaciones posteriores, registro de debates o, incluso, para compartir estas conferencias con personas interesadas en el tema.
Desventajas
- Distracciones: Por no ser reuniones presenciales, a algunos trabajadores les cuesta concentrarse durante las reuniones virtuales. Trabajar desde casa implica estar expuesto a muchos factores que pueden absorber tu atención. Por ello, la disciplina y el establecimiento de rutinas es primordial si trabajas en remoto.
- Falta de interacción social: Cuando un equipo de trabajo solo se reúne a distancia, es poco probable que sus integrantes se conozcan. Esto puede disminuir la cohesión del equipo.
- Problemas tecnológicos: No siempre la señal de internet está de nuestro lado. Algunas veces, sobre todo durante las videoconferencias, la conectividad puede fallar si tu conexión es de mala calidad. Esto puede ocasionar interrupciones en las reuniones virtuales.
- Falta de instrucciones: Algunas herramientas no son tan intuitivas y pueden dificultar tus videoconferencias. En estos casos, tendrás que aprender por cuenta propia cómo usarlas e, incluso, enseñarle a otros cómo hacerlo.
- Entorno inadecuado: Si trabajas desde casa, es posible que no siempre cuentes con las condiciones idóneas para una conferencia virtual. Exceso de ruido, desorden, carencia de un espacio de trabajo, entre otros factores, pueden dificultar tu participación. Define un horario y un espacio y comunícale a tu familia que durante ese tiempo no estarás disponible. Busca un sitio organizado y con buena luz y atiende tu reunión en línea con tranquilidad.
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Aplicaciones para reuniones virtuales
Existen diversas herramientas para reuniones virtuales de las que puedes hacer uso. Su selección dependerá del tipo de reunión que vayas a tener y de las aplicaciones con las que cuentes. Acá te mostramos las 5 más populares plataformas para reuniones virtuales:
Skype
Es la plataforma por excelencia para videoconferencias, puesto que fue una de las pioneras en el área. Permite unir a varios integrantes a la conversación, compartir pantalla, enviar mensajes y dejar registro de la conversación o acuerdo a través del chat. Para usarla debes tener una cuenta de outlook, lo que representa una desventaja si eres usuario de Gmail.
Zoom
Es usada, frecuentemente, para conferencias o clases, pues permite compartir pantalla en tiempo real mientras impartes indicaciones al resto de los integrantes de la conversación. Es sencilla e intuitiva y te permite incluir hasta 1000 participantes, en su versión paga más completa. Además, te ofrece videos de capacitación sobre su uso y soporte técnico.
Hangout
Si eres usuario de Gmail y administras tu agenda a través de Google Calendar, Hangout es tu mejor opción. Te permite tener conversaciones con tus contactos del correo electrónico de una forma sencilla y rápida, y la calidad de la videollamada suele ser de buena calidad. Además, ta brinda la opción de cargar tu conferencia directo a Youtube, para compartirla con aquellos que no pudieron asistir. Su mayor obstáculo es que debes tener, obligatoriamente, una cuenta de Gmail para poder usarla.
GoToMeeting
Su plataforma es similar a otras. Goza de popularidad por su fácil uso y por su función que notifica cuando una reunión está por comenzar. Permite compartir pantalla, conectarte hasta con 250 personas y te muestra los nombres de usuario en cada intervención, para que siempre sepas quien está hablando. Su uso es muy sencillo, tanto en móviles como en el computador. Cuenta, además, con un calendario que te permitirá organizar todos tus compromisos con facilidad.
Jitsi Meet
Si prefieres la privacidad, Jitsi.met es para ti. Esta plataforma para conferencias virtuales te permite conectarte a una reunión con un nombre aleatorio, sin un nombre de usuario. Puedes descargar la app si lo deseas o, simplemente, usarlo de forma online. Al terminar la conversación, solo queda registro de la duración y el día, pero no de los participantes. Es ideal para temas que deben ser tratados con discreción.
5 consejos para hacer mejores reuniones virtuales
Como te decíamos, hacer o integrar una videoconferencia no es tan sencillo como parece. Es importante seguir algunas pautas para esta sea exitosa. Te mostramos 5 recomendaciones de expertos de Harvard que pueden ayudarte a tener reuniones virtuales eficaces:
Usa la cámara
Aunque al trabajar desde casa es tentador apagar la cámara, para que no te vean en pijamas o no se fijen en tu espacio de trabajo, los expertos recomiendan usar siempre la opción de video. ¿Por qué? Porque el video te permite ver la expresiones faciales de los participantes y estar atento a su lenguaje corporal. Además, si debes estar siempre frente a la cámara, tendrás que estar concentrado y no podrás distraerte con otras tareas.
Fomenta la sociabilización
Antes de comenzar la reunión es ideal que los integrantes se presenten y cuenten un poco cómo están, en su vida laboral o personal. No tienen que ser muy explicativos, solo lo suficiente para que el equipo se conecte entre sí, y la videoconferencia comience en un clima agradable para todos. Este paso puede ayudar a romper el hielo.
Asigna tareas
Una videoconferencia exitosa tiene un antes, un durante y un después. Antes de comenzar, se pueden delegar tareas como la elaboración de una minuta, control de tiempo o moderación de la charla. Esto no sirve solo para llevar un control durante y posterior a la reunión. También sirve para mantener atentos a los integrantes. Estas asignaciones pueden turnarse entre los integrantes cada semana.
No silencies el micrófono
Este consejo es tan importante como el del uso de la cámara, pues el silencio puede ser un gran obstáculo para la fluidez de la conversación. Existen excepciones, claro. Pero, lo ideal es que, si no estas en un sitio con mucho ruido ambiental, mantengas siempre tu micrófono abierto.
Evita las multitareas
Estar en una videoconferencia mientras contestas correos electrónicos no es una optimización de tu tiempo, es irrespeto. Si todos los integrantes están atentos a la discusión, mientras tú te distraes en otras tareas, y cuando te preguntan algo no entiendes porque no estás concentrado, entonces debes modificar esta conducta. Esto perjudica tu interacción con tu equipo de trabajo y tu desempeño laboral.
Palabras finales
Cada vez son más las personas que trabajan desde casa. Sea por voluntad o porque alguna razón de fuerza mayor te lo exige, el éxito de tu trabajo en remoto dependerá siempre de cuan disciplinado seas y de que uses correctamente las herramientas disponibles.
Las reuniones virtuales representan una oportunidad de oro para los trabajadores independientes. Son flexibles, sencillas y ahorran costos. Además, tienen múltiples funciones que pueden optimizar tu labor. Sigue estos consejos de expertos y sácale el máximo provecho a tus videoconferencias.