Gestión de equipos de trabajo | 7 consejos para lograr un alto desempeño
La gestión de equipos de trabajo es una de las tareas más difíciles que enfrenta el cuerpo de dirección. Sin embargo, no puede ser eludida porque hoy día trabajar en equipo es fundamental para el apropiado funcionamiento de una empresa. Si queremos analizar adecuadamente el asunto, la pregunta sería: ¿dónde está la dificultad?
Cuando el trabajo depende de nosotros mismos, tenemos total control de la situación: horarios, actividades, fechas límites, responsabilidad, todo es organizado de forma individual. Ahora bien, con la incorporación de más personas la ecuación se vuelve un poco más complicada. Hay que lidiar con diferentes opiniones, disímiles formas de ser y variadas maneras de entender un determinado proyecto. El reto está en entender y respetar la posición de cada uno dentro del equipo de trabajo para no afectar el clima laboral.
Si quieres acercarte un poco más al tema, aquí te brindamos 7 consejos que te pueden ayudar a entender cómo funciona la gestión de equipos de trabajo.
¿Qué es un equipo de trabajo?
Antes de hablar de gestión, debemos definir primero qué es el trabajo en equipo. Desde ya podemos decir que un manager que delega tareas, dirige reuniones y supervisa luego las actividades de los miembros de su staff no está desarrollando un trabajo en equipo. Solamente sigue el mismo modelo vertical que se está intentando cambiar para mejorar la productividad de las empresas.
Por el contrario, un grupo de personas con diferentes habilidades e implicados en la obtención de una meta común es la definición de equipo de trabajo. Ellos comparten responsabilidades y proyectos. Sin embargo, se respetan las individualidades. Cada integrante del colectivo, debido a su particular área de experiencia, es una pieza clave para el funcionamiento del grupo.
El modelo ordeno-cumplo no es válido en este sistema de organización. La toma de decisiones y la discusión sobre cuál es la mejor forma de alcanzar el objetivo concierne a todos. Ahora bien, trabajar en equipo no significa anarquía. Hay un líder. ¿Cuál es su función? Organizar al staff y, sobre todo, preparar a sus empleados psicológicamente para formar parte de un equipo de trabajo.
7 consejos para la gestión de equipos de trabajo
Organizar a varias personas y hacerles entender que el trabajo en equipo es el camino hacia el éxito no es fácil. Un manager que se decida a desarrollar esta tarea necesita habilidades y conocimientos especiales. Estas son algunas de las cualidades que debe tener:
- Motivar a sus empleados
- Lograr la empatía con ellos y entre ellos
- Dirigir, pero no mandar
- Establecer un canal de comunicación directo y claro
¡Ahora sí! Veamos siete consejos para gestionar un equipo de trabajo.
1. Delegar tareas y responsabilidades
Para un líder es imposible gestionar un equipo de trabajo si es incapaz de delegar. Saber las tareas que le corresponden y las que no es una habilidad esencial. Muchos directivos no saben cómo delegar tareas o sencillamente, no quieren, pues sienten que pierden el control. Esto es un gran problema ya que se adjudican actividades que no les conciernen. Y como resultado no les queda tiempo para desarrollar cabalmente aquellas que sí están en su plan de trabajo.
Pero ¿cómo lidiar con el sentimiento de pérdida de control? Una solución sencilla y eficaz es establecer un sistema de reporte. ¿Con qué frecuencia? Es una decisión conjunta entre el manager y el resto del equipo. Lo importante es que, con cierta periodicidad, el líder del equipo sea informado de cómo van las cosas. De esta manera, puede ajustar a tiempo elementos que no marchen bien y mantener una visión general de lo que está haciendo el equipo.
Ahora bien, ganar tiempo no es el único beneficio de saber delegar. La eficiencia es otra de sus ventajas. Y es que cuando otorgamos la tarea a una persona especializada hay más posibilidades de que el trabajo salga mejor. Por ejemplo, en un equipo de marketing, el manager puede saber sobre diseño o programación. Sin embargo, si es capaz de ceder estas tareas a su diseñador y su programador, los resultados tendrán mayor calidad.
Los directivos que delegan apropiadamente las actividades, están mejor enfocados en sus tareas. Imagina que tienes que hacer cinco cosas diferentes a la vez. Mientras realizas una, estás pensando en las otras.
¿Resultado? Estrés, amplio margen de error y una mala gestión del proyecto. Por el contrario, sin interrupciones y con el conocimiento de que cada miembro del equipo hace su trabajo, la productividad del manager aumenta considerablemente.
2. Contratación del personal adecuado
Mark Zuckerberg dijo: «solo contrataría a alguien para que trabaje para mí si yo también podría trabajar para esa persona». Y es que contratar al equipo apropiado es fundamental para que tu gestión tenga éxito. Algunos piensan que solo se trata de reunir talento, pero varias personas brillantes no hacen un equipo. Sí, por supuesto que contar con individuos altamente competentes en su área de experiencia es algo a tener en cuenta. Sin embargo, es más importante que esas personas compartan nuestros intereses y valores. Es sentir que realmente podemos formar parte del mismo equipo.
El fundador de Amazon, Jeff Bezos, hace tres preguntas básicas cuando se trata de contratar a alguien. ¿Cuáles son?:
- ¿Es posible llegar a admirar a esa persona?
- ¿Podrá esa persona alcanzar los niveles de efectividad propios del equipo al que pertenecerá?
- ¿En qué área puede convertirse en una súper-estrella?
Hay varios elementos a tener en cuenta para contratar a alguien. Por ejemplo, notar el potencial de la persona que entrevistamos o indagar sobre el interés que el candidato tiene en la empresa. También es recomendable interesarse por su personalidad, sus intereses y sus metas.
Ahora bien, aunque tengamos el mejor sistema de contratación, no siempre sale bien. Es bueno tener siempre un periodo de prueba en el que se establezca el ritmo de trabajo y la familiarización con el lugar, los otros miembros y las actividades.
3. Un líder inspirador
Para una gestión adecuada de equipos de trabajo, es importante que la persona adecuada asuma el liderazgo. El optimismo, la inspiración, la comprensión y la habilidad de comunicarse deben ser los valores que acompañen al manager de un equipo.
Pero ¿cómo ser un buen líder? Los siguientes tips te ayudarán a entender un poco mejor.
Para ser un buen líder hay que aprender a escuchar. Cada miembro del staff debe tener la oportunidad de hablar. Después, será posible dar las instrucciones o las recomendaciones pertinentes.
Una habilidad fundamental que debe poseer un líder para la adecuada gestión de equipos de trabajo es saber explicar sus decisiones. «¿Por qué?» Es una pregunta con la que debe sentirse familiarizado. En un colectivo no se realizan las actividades porque así lo dice el jefe. Una política de estricta obediencia puede influir negativamente en la autoestima de los empleados, en la creatividad y en el buen clima de trabajo de la empresa.
Empatía es saber ponerse en el lugar de otra persona. Un buen líder es empático. Es capaz de mirar las diferentes situaciones a través de los ojos de sus empleados y entender, de esta manera, su realidad.
Un manager debe mostrar confianza en su equipo. Es vital para poder delegar tareas. Cuando el líder no se siente seguro del trabajo de sus empleados, se entromete en actividades que no le incumben y destruye el clima de trabajo en equipo. Además, si el directivo se muestra desconfiado, sus trabajadores también lo harán.
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4. Responsabilidades individuales
¿Cuántas veces en una reunión del equipo se tiene una idea brillante? Seguramente muchas. Sin embargo, estas corren el riesgo de quedarse en el papel o en la cabeza de los especialistas. ¿Sabes por qué sucede esto? Pues porque en un equipo de trabajo la responsabilidad individual tiende a difuminarse.
Una característica del trabajo en equipo es el trazado de tareas y metas colectivas. Por tanto, a veces se tienen dudas sobre quién da el primer paso o qué responsabilidades atañen a cada especialista. ¿Cómo evitar que situaciones de este tipo afecten a la compañía?
Apple, una de las empresas más exitosas hoy día, ofrece una solución muy eficaz. Ha implementado el Directly Responsible Individual (DRI). Su funcionamiento es bien sencillo. Cuando surgen los proyectos, este sistema es el encargado de asignar un responsable individual para llevar a feliz término dicho proyecto. Por ejemplo, el lanzamiento de un nuevo producto al mercado. Para cumplir exitosamente este objetivo necesitamos a varios especialistas (marketing, diseñadores, etc) Sin embargo, para evitar que la tarea se quede en el aire se asigna a una persona que será la encargada de organizar y orientar a todos hasta que la meta esté cumplida.
Son muchas las ventajas que ofrece el sistema DRI para una apropiada gestión de equipos de trabajo. Aumenta la productividad y permite entender con más facilidad por qué determinadas tareas no se pudieron llevar a cabo. Ante una situación como esta, detectamos quien era el responsable, analizamos las causas y tomamos las medidas pertinentes para que no vuelva a ocurrir.
5. Definición y cumplimiento de objetivos
Una de las tareas más difíciles en la gestión de equipos de trabajo es la definición de los objetivos de carácter global. ¿Cómo trazar metas que no son a corto plazo sin pecar de optimistas o sin caer en el facilismo?
Lo primero es entender que con los objetivos globales se aspira a definir la política de trabajo de una empresa por un periodo más o menos extenso, por ejemplo, un año. Estas metas no son solo para el conocimiento de los directivos. Por el contrario, deben llegar a todas las esferas: departamentos, equipos de trabajos, cada empleado… Y lo más importante: deben ser chequeados con regularidad.
¿Una manera sencilla y productiva de hacer el seguimiento de estos objetivos globales? Puede ser establecer metas que tengan como fin dar pasos en función de cumplir el gran objetivo de la empresa. Con ellas, cada staff de trabajo podrá entender que llegar al macro-objetivo inicial es posible.
6. Relaciones interpersonales
Trabajar en equipo significa compartir espacios, ideas y responsabilidades con otras personas. Por eso, es muy importante incentivar las relaciones personales entre los miembros del equipo. Esto puede ser un tanto complicado pues estamos hablando de la interacción de diferentes formas de ser. Sin embargo, con las medidas adecuadas es posible lograr un clima de respeto, cordialidad e incluso amistad entre los miembros del equipo.
La contratación del personal desempeña un papel fundamental. El manager debe lograr que los individuos contratados para formar parte del mismo equipo de trabajo sean compatibles y compartan un sistema de valores parecidos.
Ahora bien, en la creación de lazos interpersonales es importante hablar del team-building. Se trata de la creación de actividades que favorezcan la interacción de los empleados. Ahora bien, esta interacción debe hacerse de forma voluntaria. De lo contrario, puede acarrear situaciones incómodas donde las personas sientan que su privacidad ha sido invadida. La clave está en proponer, no imponer, actividades de las que todos se sientan parte.
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7. Buena comunicación para gestión del equipo de trabajo
Lograr una comunicación apropiada es una pieza clave en la gestión de equipos de trabajo. Antes, las posibilidades de comunicarse eran menores. Solo existían las reuniones presenciales o la plática directa entre los empleados o entre estos y los directivos. La tecnología ha ampliado las posibilidades de comunicación y ahora contamos con las redes sociales, los e-mails o las videoconferencias.
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Para una correcta gestión de equipos de trabajos, la comunicación debe ser realmente efectiva. No se trata solamente de expresar ideas, sino de orientar las conversaciones hacia acciones determinadas. Reuniones en las que nada se concreta son una pérdida de tiempo y energía. Además, desmotivan enormemente al grupo. En otras palabras, la comunicación tiene que ser productiva.
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Palabras finales
Hoy día, trabajar en equipo marca la diferencia entre el éxito y el fracaso. Pero de nada sirve implementar este sistema si no está bien organizado. Estos siete consejos sobre la gestión de equipos de trabajo te ayudarán a mejorar tu labor como manager y colocarán a tu staff como uno de los más productivos y eficientes.
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