Método GTD | Ten éxito al gestionar tus actividades con esta técnica

¿Eres experto en procrastinar? ¿No sabes cómo planificar tu tiempo? No estás solo. Mantener la concentración en tus labores puede ser realmente complicado, sobre todo si eres freelancer y trabajas en remoto. Si quieres saber cómo ser productivo en casa (o en la oficina o en tu espacio de coworking), este artículo te interesa. Te contaremos en qué consiste el método GTD y cómo puede ayudarte en la gestión del tiempo.

¿Qué es el método GTD?

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La técnica GTD, o metodología Getting Things Done, es una estrategia para gestión del tiempo creada por David Allen, un consultor estadounidense especialista en productividad laboral. Allen comenzó a aplicar sus ideas en los años 80, pero fue hasta 2001 que publicó su libro Organízate con eficacia, donde explica cómo aplicar el método GTD.

Este consiste en exteriorizar y enumerar todas las tareas pendientes, organizarlas y comenzar a ejecutarlas de acuerdo con su grado de complejidad y el tiempo que tengas que invertir en cada una. ¿El objetivo? Concentrarnos mejor en cada asignación pendiente. Así, en la medida en la que vamos quitando tareas de nuestra lista, nos quitamos también preocupaciones de encima, que usualmente no nos permiten enfocarnos. Con menos estrés, tendremos mayor control.

Allen plantea la siguiente interrogante: «¿Cuántas veces nuestra memoria nos ha recordado algo en algún momento en el que no podíamos hacer nada al respecto? ¿Y cuántas veces nuestra memoria no nos recuerda algo cuando sí podemos o debemos hacerlo?» Por ello propone un sistema de organización de tareas externo a nuestra memoria, que hará más sencillo acordarnos de las labores pendientes en el momento que tenemos que acordarnos. Así, nuestra mente puede estar tranquila sabiendo que no se le escapa nada.

Cómo implementar el método GTD: Pasos

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El método GTD se basa en un elemento clave: el control de nuestras tareas pendientes. Para conseguirlo te mostramos cuáles son los 5 pasos que debes seguir.

1. Capturar o recopilar

Este paso consiste en exteriorizar y reunir todas las ideas que tienes en tu cabeza. ¿Cómo? Puedes anotarlas en una libreta, hacer un lista digital, en archivos de audio… Lo importante es que dejen de estar solo en tu mente, y que puedas tener registro de cada una de ellas, para controlar mejor de qué manera las ejecutarás. Por pequeña que sea, si mantienes muchas tareas solo en tu cabeza, estas pueden llegar a agobiarte lo suficiente como para que pierdas el enfoque. El estrés que genera no tener claro qué debemos hacer puede ser muy perjudicial para tu productividad.

2. Clarificar o procesar

En esta etapa, las tareas enumeradas se convierten en acciones. ¿Cómo? Analizando si requieren una acción inmediata, si pueden delegarse o diferirse, o si puedes suprimirlas.

Para ello deberás preguntarte lo siguiente con cada tarea anotada en tu lista:

  • ¿Qué es este asunto?
  • ¿Requiere alguna acción concreta?
  • ¿Cuál es la siguiente acción?

Al preguntarte qué es, podrás determinar si tu tarea es un proyecto a mediano o largo plazo o si es una tarea sencilla e, inmediatamente, podrás decidir qué acciones requiere. ¿Requiere o no alguna acción concreta? Si la respuesta es no, se abren tres posibilidades:

  • Es basura y ya no es necesario.
  • No requiere acción ahora, pero tal vez sea necesario hacer algo después (incubar).
  • Es información que puede ser útil para algo más adelante (referencia).

Si tu tarea pendiente requiere una acción, el método GTD te propone clasificarla de tres maneras:

  • Proyectos, que estarán en la lista de tareas con ciclos abiertos (hasta que los termines).
  • Labores que te llevarán menos de dos minutos (como contestar un correo o hacer una llamada). En este caso, debes realizarla inmediatamente, y quitarla lo más rápido posible de la lista de pendientes. Esta acción, por pequeña que parezca, te hará sentirte menos agobiado cuando veas tu lista de tareas por hacer.
  • También puede ocurrir que la asignación pendiente te lleve más de dos minutos, pero no seas la persona idónea para hacerla. En este caso es mejor delegar la tarea. Si, por el contrario, eres la persona idónea, entonces tendrás que diferir su ejecución y hacerle seguimiento.

3. Organizar

Una vez realizada la etapa de clarificación o procesamiento de las tareas capturadas, podrás organizarlas en alguna de las siguientes listas:

  • Basura: Aquí desecharás aquellos apuntes que no merezcan una acción. Esta lista, por su naturaleza, puede ser vaciada cada vez que organices tus tareas.
  • Algún día/Tal vez: Esta es la lista de incubación de tareas. Es decir, donde pones aquellos asuntos que no tienen que ser resueltos o atendidos inmediatamente, pero que puedes realizar después. Ver alguna película, leer un libro específico, conocer un nuevo lugar son cosas que puedes agregar a esta lista.
  • Material de referencia: Aquí puedes archivar ese artículo que te servirá para el proyecto que emprendes, o ese gráfico que puede ser interesante para el texto que vas a escribir. Es decir, todo el material que puedes usar después.
  • Hazlo ahora: Esta es la lista de tareas que puedes realizar en menos de dos minutos. Si tienes asignaciones en esta lista, ejecútalas inmediatamente. Puede parecer tonto, pero al terminar las tareas de este tipo, te sentirás satisfecho y motivado para continuar con las tareas que requieren más tiempo.
  • Delegar: Si al procesar una tarea te das cuenta de que no eres la persona adecuada para realizarla, lo mejor es que la delegues. No necesariamente tienes que designarla a uno de tus empleados. Algunas veces, lo que requiere la tarea es que la revise, por ejemplo, tu supervisor.
  • Acciones siguientes: Esta es la lista de tareas que te corresponden y que te llevan más de dos minutos. Puedes subclasificarlas por tipo de tareas y por prioridad. Es útil, por ejemplo, tener una lista de facturas por pagar, otra de tareas muy urgentes, otra de asignaciones que pueden esperar un poco más. Lo importante es que no las descuides. Para ayudarte a cumplirlas, puedes crear alertas de calendario para aquellas tareas que puedan o deban realizarse un día específico (como los pagos pendientes).
  • Lista de proyectos: Si una tarea pendiente requiere de más de una acción para ser completada, entonces puede ser considerada un proyecto. Aquí puedes archivar desde aquel libro que escribes hasta la renovación de tu jardín en primavera. Para determinar que acciones se requieren para completar el proyecto, David Allen, padre del método GTD, recomienda en su libro el uso de los mapas mentales y la lluvia de ideas.
  • Listas de verificación: Aquí puedes elaborar un listado sencillo de asuntos por hacer y hacer check cuando estén listos. Pueden incluir desde tu rutina de ejercicios diaria hasta una lista de personas con la que desees mantener el contacto. El objetivo de esto es aliviar tu mente al culminar o realizar estas tareas, disminuir el estrés y, así, aumentar tu productividad.

4. Reflexionar o evaluar

En esta etapa del método GTD debes revisar el cumplimiento de tus tareas y si la forma en que están organizadas es la correcta. Lo recomendable es que lo hagas una vez por semana, para detectar las fallas rápidamente. Hacerlo te garantiza el funcionamiento más óptimo de esta técnica. Para Allen, «cuánto más completo sea tu sistema de gestión del tiempo, más confiarás en él; y cuanto más confíes en él, mayor será tu motivación para mantenerlo».

5. Actuar

Después de capturar, clarificar, organizar y reflexionar sobre tus tareas, sigue el paso más importante: hacerlas. ¿Cómo decidir qué hacer primero? Puedes tomar en cuenta los siguientes criterios:

  • Contexto: Tienes que enviar un correo electrónico, pero, ¿tienes cerca tu teléfono o computador? Si no dispones de las condiciones necesarias para llevar a cabo una tarea, no podrás hacerla. Por ello, es muy importante que tengas claro qué contexto requiere cada asignación de tu lista. Puedes anexar este dato al final de cada tarea, para que sea más sencillo identificarlas.
  • Tiempo disponible: Si tienes una reunión en 10 minutos y tu próxima tarea en la lista requiere de tu atención una hora, es mejor que la difieras, y hagas algo que sí se adapte a tu rango de tiempo. Este es uno de los factores más importantes a considerar, para que no dejes asuntos incompletos.
  • Energía disponible: El éxito o no de una actividad dependerá también del nivel de actividad mental o creativa que inviertas. Si está terminando el día y tienes una tarea que requiera de mucha energía, es mejor que hagas algo más sencillo. Es útil tener una lista de tareas fáciles, como limpiar tu cajón, para los momentos en los que no estés muy enérgico.
  • Prioridad: Con base en los tres parámetros anteriores, ¿cuál actividad de tu lista te reportará mayor beneficio? Tu intuición te ayudará a escoger la correcta, y habrás avanzado un poco más en el cumplimiento de tus objetivos.

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Apps de productividad para aplicar el método GTD

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¿Quieres aplicar el método GTD en tu vida, pero necesitas ayuda y orientación? Entonces te vendría bien instalar en tu teléfono o computador alguna de las siguientes aplicaciones:

Todoist

Aunque es conocida por funcionar como una lista de tareas sencilla, Todoist puede servir para mucho más. Con esta aplicación puedes agregar etiquetas a cada tarea, añadirle un código de color según su prioridad, organizarlas con filtros dinámicos, establecer recordatorios y fechas de vencimiento. También puedes usarla en grupo, y compartir las asignaciones con más personas. Es gratuita y puedes instalarla en cualquier dispositivo.

Things

Con esta app puedes separar tus tareas por proyectos, agregar descripciones, subtareas, comentarios y hasta un ícono que te muestre el avance de la asignación. Cuenta con un buzón de entrada, sistema de archivado, lista de tareas pendientes y calendario, ajustados al método GTD. Sin embargo, solo puede instalarse en Mac o IOS, por lo que su accesabilidad es limitada.

Trello

Trello es conocida por ser usada en equipos de trabajo que requieren hacer seguimiento del cumplimiento de tareas. Por su versatilidad, puede ser usada también para aplicar la técnica GTD. ¿Cómo? Puedes crear las diferentes listas que necesitas para organizar tus tareas y evaluar su avance y desarrollo. Además, te ofrece la oportunidad de apreciar de forma más completa tus asignaciones pendientes.

2Do

Esta es una de las apps más utilizadas por quienes aplican el método GTD, pues posee funciones que no tiene otra aplicación. 2Do no se enfoca en las fechas de vencimiento. En cambio, te permite decidir cómo deseas trabajar y en qué quieres centrarte. Incluye dos barras laterales que separa proyectos y etiquetas. Así, puedes examinar rápidamente tus tareas y encontrar lo que tienes que hacer. Es gratuita para su uso en celulares.

Nozbe

Esta aplicación para gestión del tiempo es conocida por su adaptabilidad. Puedes sincronizarla con Evernote, Dropbox o Google Calendar, lo que expande sus funciones y alcance. Te ofrece la oportunidad de organizar tus tareas o proyectos por prioridad. También puedes usarla en grupo, delegar las tareas a otros y dejarles comentarios breves sobre la asignación.

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Conclusiones

De la gestión del tiempo depende, en gran proporción, tu productividad. Pero no es un secreto que hacerlo puede ser una tarea complicada. La metodología Getting Things Done no solo te ayuda a organizarte mejor, también te ofrece la oportunidad de aprender a mantener el control permanente sobre tus asignaciones.

A través de cinco sencillos pasos, puedes comenzar a avanzar en la culminación de tareas que parecían imposibles de hacer. Y no solo por su complejidad, sino por su cantidad. En ocasiones, pequeños pendientes llenan nuestras mentes o agendas y nos agobian. Resolver rápidamente los que se pueden resolver rápido, y darle tiempo a aquellos que lo requieren, pueden contribuir con la disminución del estrés que nos provocan las largas listas de tareas. Así, tendremos tiempo y motivación para enfocarnos en lo verdaderamente importante.

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