Productividad laboral | ¡Mejora tu rendimiento con esta guía!

Si eres freelancer, emprendedor o nómada digital seguramente has escuchado la palabra productividad cientos de veces. Pero ¿por qué es esta relevante? La importancia de la productividad laboral yace en que esta es fundamental para el cumplimiento de tus objetivos, por su relación con el manejo del tiempo y la concentración. Sin embargo, alcanzarla no es tan sencillo. Si te has preguntado cómo ser productivo en casa o en la oficina, o cómo puedes manejar mejor tus recursos, este artículo es para ti. Te mostramos consejos y herramientas que pueden ayudarte a ser una persona productiva.

¿Qué es la productividad laboral?

Durante años, la productividad laboral se ha concebido como la capacidad que tiene un trabajador para llevar a cabo el mayor número de actividades en un tiempo específico. Pero ¿este concepto sigue vigente? La transformación de las dinámicas de trabajo, el uso de nuevas herramientas tecnológicas, la disminución del trabajo estandarizado y la producción cada vez mayor de ideas o servicios, hace que la productividad haya modificado su significado.

Para Chris Bailey, autor de The Productivity Project, la productividad se relaciona más con el manejo de la energía y la atención que con el control del tiempo. Asegura que alguien productivo es aquel que logra un buen equilibrio entre tiempo, atención y energía.

Entonces, ¿qué debes saber sobre estos tres elementos para conseguir el equilibro?

• Tiempo: La gestión del tiempo es uno de los factores más importantes para el cumplimiento de objetivos. Por ello, las diversas técnicas para planificar el tiempo consideran no solo el tiempo disponible para una tarea, sino también su complejidad. Aunque algunas asignaciones se pueden resolver en pocos minutos, otras requieren de mayor concentración y creatividad. Por ello, es importante que tengas muy claro cuánto tiempo y qué condiciones necesitas para cumplir con tus pendientes.
• Atención: La concentración es primordial para completar una tarea. Una pequeña distracción te puede costar hasta 20 minutos de pérdida de tiempo, de acuerdo con algunos expertos. No importa que tan bien planifiques tu tiempo, si en la práctica no vas a cumplir con lo que planeaste. Muchas veces, esta actitud deriva en la procrastinación. Si es tu caso, te invitamos a revisar esta guía para dejar de procrastinar.
• Energía: Un estudio de Stanford reveló que la relación entre horas de trabajo y productividad no es lineal. Después de las 50 horas semanales, la productividad por hora disminuye aceleradamente. La producción total con jornadas de 70 horas semanales resultó ser prácticamente la misma que con jornadas de 56. Por tanto, las 14 horas extra resultan una pérdida de tiempo y de dinero. Por ello, es más importante la manera en la que se usa la energía que el tiempo que se destina en las tareas.

Diferencia entre «productividad» y «eficiencia»

Ya te contamos qué es y cuáles son las características de la productividad laboral. Pero ¿ser productivo es lo mismo que ser eficiente? El concepto más básico de productividad se refiere a la cantidad de tareas cumplidas, y la eficiencia se refiere a la manera cómo se logran estas tareas. Esta última abarca desde el tiempo o el dinero invertido hasta el buen o mal manejo de los recursos.

Sin embargo, los conceptos más actuales engloban tanto a la productividad como a la eficiencia en el manejo del tiempo, atención y energía. Pues, del manejo de estos depende en gran medida la cantidad de asignaciones cumplidas al final del día, y la calidad de estas. La productividad, entonces, depende de la eficiencia. Es importante también tomar en cuenta que ser productivo no es, simplemente, cumplir con muchas actividades. Un trabajador que culmina muchas tareas de forma incorrecta no es un trabajador productivo.

Herramientas para mejorar la productividad laboral

Sabemos que no es sencillo mantener la productividad en el trabajo, y que puede ser difícil de lograr tanto en la oficina como en casa. Por ello, te contamos cuáles son las técnicas y aplicaciones para mejorar tu productividad laboral.

Aplicaciones para enfocar tu atención

Organizar mejor tu calendario o clasificar de forma más eficaz algunas tareas, puede ayudarte a controlar mejor en qué enfocas tu atención y energía. Estás herramientas para mejorar la productividad laboral pueden ayudarte:

Trello

Es, por excelencia, una de las mejores aplicaciones para organizar tareas. Suele ser muy para la gestión de equipos de trabajo, pues te permite asignar actividades y ser notificado cuando estas son completadas. Además, puedes organizarlas en distintas columnas o tableros. Puedes adjuntar comentarios, indicaciones y hasta enlaces de apoyo en cada asignación.

Slack

Esta aplicación es una de las más usadas por quienes hacen home office. Te permite mantener una comunicación constante y fluida con tu equipo de trabajo, compartir archivos y hasta tener reuniones virtuales. Puedes separar el chat en grupos por proyectos, departamentos o cualquier clasificación que consideres necesaria. Es como tener una pequeña oficina virtual en tu computador o teléfono celular.

Evernote

¿Quieres agrupar tus tareas, notas o ideas en una misma plataforma? Evernote puede ser tu mejor alternativa. Esta aplicación te permite organizar todas tus actividades a través de un sistema de libretas, notas digitales y etiquetas. Lo puedes conseguir de forma gratuita o pagar por sus versiones más completas. Lo mejor de esta app es que puedes acceder a tus libretas sin tener conexión a internet y desde cualquier dispositivo electrónico.

Productivity Owl

Si eres de los que cae muy fácilmente en la procrastinación, Productivity Owl es la aplicación que necesitas en tu computador. Esta herramienta te ayuda a evadir las distracciones, ayudándote a controlar en que páginas web puedes entrar o no durante tu jornada laboral. ¿Cómo funciona? Tú mismo debes indicarle a la app que sitios no deberías visitar, para que te bloquee el acceso durante las horas indicadas. Además, si entras en un sitio web que atenta contra tu productividad laboral, la aplicación la cerrará. Es una herramienta eficaz para enfocar adecuadamente tu atención y energía.

Todoist

Es la herramienta ideal si lo que necesitas es medir tu productividad y mantener un control detallado de tu agenda. Todoist te permite organizar tareas personales o de tu equipo, asignarlas, indicar su nivel de prioridad y determinar la fecha límite de entrega. Se sincroniza con todos los avances del equipo y te permite, además, ver gráficos que muestran el progreso semanal y mensual. ¿Quieres que te ayude también con tu motivación laboral? Esta app cuenta con un sistema de puntos y niveles que vas adquiriendo de acuerdo con productividad laboral.

Técnicas para gestión del tiempo

Como la productividad laboral depende del buen manejo de tu atención y energía, pero también de tu tiempo, te contamos que técnicas para planificar el tiempo pueden ayudarte en esta difícil pero necesaria tarea.

Matriz de Eisenhower

¿Tienes muchas actividades pendientes y no saber por cuál empezar? La matriz Eisenhower es perfecta para determinar la prioridad de tus tareas por hacer. Esta técnica te permite clasificar tus asignaciones por importancia y urgencia. Puedes usarla para categorizar desde tus tareas laborales hasta las sociales, familiares e incluso hobbys que hacen parte de tu vida.

Técnica Pomodoro

Si trabajar por horas seguidas te agobia, la técnica Pomodoro puede ser la solución a tus problemas. Para aplicar este método deberás trabajar durante 25 minutos, luego descansar 5. Repetir este ciclo cuatro veces y, cada cuatro ciclos, descansar 20 minutos y volver a empezar. No solo te ayuda a gestionar mejor tu tiempo, también contribuye para que evites la procrastinación, pues tendrás un tiempo definido para distraerte.

Método GTD

Organizar tus tareas, cómo y cuándo hacerlas puede ser una tarea difícil si no sabes planificar tu tiempo, y no hacerlo de forma efectiva puede disminuir tu productividad laboral. El método GTD te ayuda a exteriorizar y clasificar tus ideas, a procesarlas de la forma correcta y a evaluar tu rendimiento, de acuerdo con el cumplimiento de tus objetivos. La técnica fomenta, además, la delegación de trabajo cuando no eres la persona idónea para realizarlo. Por ello, puede ser muy útil para la gestión de equipos de trabajo.

Método Kanban

Esta técnica te ayuda a organizar y cumplir tus objetivos de acuerdo con su estatus. Para ello, deberás dividir tus asignaciones en Realizar, En curso y Finalizadas. La idea de esta clasificación es que una acción comience solo cuando otra necesariamente vinculada a ella termine. Cada tarea deberá tener, además, una ficha con una pequeña descripción de la actividad, el plazo y las personas involucradas.

¿Cómo mejorar la productividad laboral?: 5 consejos

¿Quieres ser productivo y eficiente? Te damos cinco consejos que pueden ayudarte a cumplir esta meta:

1. Planifica tu tiempo y tu atención

Lo hemos dicho muchas veces en este artículo y lo repetimos de nuevo: planificar tu tiempo, la atención y energía que dedicas a tus tareas es primordial para alcanzar la productividad laboral. Para conseguirlo es importante que identifiques tus actividades pendientes, definas cuáles puedes hacer y cuáles no, y te plantees un plan de acción efectivo. Más que determinar en qué horarios harás tus tareas, lo importante es tener muy claro cuánto tiempo y concentración requieren para que puedas ajustar tu agenda de forma realista.

2. Descansa: la base de tu productividad laboral

Imagina que tienes 10 tareas pendientes y cada una requiere de una hora de tu tiempo o más. Aunque quieras hacerlas todas el mismo día, lo cierto es que no deberías. ¿Por qué? Porque tu cerebro necesita descanso. Terminar tus asignaciones al amanecer, contrario a hacerte más productivo, provocará que culmines tus tareas muy agotado o que las realices de forma incorrecta. Es importante que duermas entre 7 y 9 horas al día. Tener un sueño confortable optimiza tu creatividad y memoria que son imprescindibles para cualquier actividad que quieras ejecutar. Además, mejorará también tu estado de ánimo, pues este es considerado un hábito de las personas exitosas.

3. Organiza tu espacio

Tener un espacio de trabajo cómodo y con las herramientas necesarias es primordial para tu productividad laboral. Para que este sea apropiado para trabajar debe estar limpio, organizado y ser funcional. Es decir, debe contar con una buena computadora, buen servicio de internet, luz óptima y una ventilación adecuada. Este consejo es igual de importante si haces teletrabajo, pues destinar un sitio para esto le indicará a tu cerebro que, al estar ahí, es hora de concentrarse en tus labores.

4. Aléjate del estrés

El estrés puede disminuir drásticamente tu productividad laboral. Sobrecargarte de trabajo, laborar en un espacio incómodo o no tener control de tu tiempo puede provocar que te estreses y pierdas la concentración y la motivación. No dejes que se apodere de ti. Cuando estés muy estresado, detente un momento, respira y regresa. También puedes escuchar un poco de tu música preferida mientras trabajas. Esto puede hacer tus labores más agradables y tu clima laboral más confortable.

5. Evalúa tus resultados

A veces los planes no tienen exactamente los resultados que esperábamos. No dejes que esto te cause frustración. Lo más importante es que evalúes tus resultados, identifiques si tu planificación es la adecuada para cumplir tus objetivos y la modifiques si no es la apropiada. Este paso es muy importante para ejecutar el plan de acción correcto y alcanzar tu anhelada productividad laboral.

Palabras finales

Ser productivo no es fácil. Implica que debes conseguir un equilibrio entre la planificación de tu tiempo, tu atención y energía. Como resultado, puede llevarte meses y hasta años perfeccionarlo. Muchos factores intervienen todos los días en la realización de nuestras labores, algunos que podemos controlar y otros que no. Lo importante es saber identificar qué puedes manejar y gestionar y cómo contrarrestar aquellas circunstancias que pueden ser adversas.

Técnicas de gestión del tiempo, aplicaciones para mejorar tu productividad laboral y hasta hábitos positivos pueden ayudarte en esta difícil tarea. Y, aunque pueden ser realmente exigentes, el resultado siempre vale la pena. No dejes de intentarlo. Apóyate en los recursos (pedagógicos o tecnológicos) disponibles, vence a la procrastinación y conviértete en un trabajador productivo y eficiente. No solo te ayudará a superar tus propias barreas personales, también te dará más credibilidad antes tus clientes, socios o inversionistas y, de esta manera, te ayudará a ser un profesional más exitoso.

¿Tienes algún otro consejo o herramienta que puedas compartir con nosotros para mejorar la productividad laboral?