Diagrama de PERT | Qué es, cómo hacerlo, ejemplos

Gestionar las tareas que debemos desarrollar en cada proyecto, saber cuáles son las relaciones entre sí y cuánto tiempo puede demorarnos la ejecución de cada una de ellas puede ser una labor de mucha dificultad. Esto trae como consecuencia desorganización, estrés y falta de claridad. Sin embargo, existen herramientas como el diagrama de PERT que nos van a ayudar a tener un mejor control de las tareas a fin de que podamos cumplir con nuestras metas y con los proyectos dentro de una empresa u organización.

Todos, en algún momento, hemos estado en esa situación donde no podemos visualizar correctamente la carga de trabajo y asignaciones que tenemos por delante. ¡Seguramente te sientas identificado con esa situación! Por ello, en Coworkingfy hemos preparado este artículo que se convertirá en una guía para que nuestros lectores puedan saber qué es un diagrama de PERT y cómo les puede ser útil. ¡Sigue leyendo!

Qué es el diagrama de PERT

El diagrama PERT (acrónimo de Program Evaluation and Review Technique o Técnica de Revisión y Evaluación de Programas) es un método de gestión de proyectos que consiste en planificar y analizar cada tarea requerida para concluir un determinado proyecto.

Esta es una herramienta muy compleja y moderna empleada al momento de representar tareas de proyecto. Fue creado por el Servicio de Investigaciones Científicas Navales de Estados Unidos en 1957. Surgió como respuesta a la crisis de Sputnik y contribuyó al desarrollo de grandes proyectos gubernamentales, como la construcción del transbordador espacial.

Los diagramas PERT están diseñados para proyectos grandes. Además, se utiliza para determinar el tiempo requerido para completar cada tarea, calculando los requisitos de marco de tiempo más cortos, más largos y más probables. También, contribuye a encontrar algunos puntos críticos en los proyectos.

Características del diagrama de PERT

• Ofrece una representación gráfica de la línea de tiempo del proyecto de una forma bastante clara y sencilla de interpretar.
• Representa las tareas del proyecto y funciona secuencialmente según lo planeado.
• Permite identificar claramente las dependencias entre tareas.
• Muestra de una forma muy visual una secuencia lógica de actividades para alcanzar los objetivos propuestos en un proyecto.

Elementos del diagrama PERT

En un diagrama de PERT se utilizan un conjunto de símbolos, íconos y terminología, que permiten representar ordenadamente el flujo de las tareas dependientes y otros eventos de un proyecto.

• Nodo circular y nodo rectangular: Se emplea para representar eventos o hitos.
• Conector de línea: Todos los nodos están a su vez vinculados por vectores o flechas, que representan las tareas que se deben realizar. La dirección de la flecha indica el flujo y la secuencia de eventos necesarios para completar el proyecto. En cada vector se muestran las asignaciones de tiempo y son fijas.
• Conector de línea punteada o intermitente: Indican dependencias que no requieren recursos.
• Cuadro de tareas: Allí se detalla el nombre de la tarea, las estimaciones de tiempo, las fechas proyectadas de inicio y finalización.
• A cada tarea se le asigna tres posibles estimaciones de duración: optimista (O), pesimista (P) y más probable (MP). Tiempo optimista se refiere a la duración más corta. Tiempo pesimista demuestra el camino más largo y, finalmente, el tiempo más probable, va a indicar las estimaciones más razonables y realistas en condiciones favorables.
• Carriles o contenedores: Su función es la de separar el diagrama de PERT en distintas zonas.

Para qué sirve el diagrama PERT

El diagrama de PERT sirve para tener un mapa integral de las tareas, lo que se va a traducir en un mejor manejo del tiempo. Al mismo tiempo, facilitará la organización de los proyectos, teniendo en cuenta los plazos que se tienen.

Del mismo modo, brinda una información completa acerca de los requisitos de tiempo del proyecto y las interdependencias entre las tareas, lo que de manera muy beneficiosa permite tomar decisiones basadas en la información obtenida.

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Durante la ejecución de los proyectos se puede evitar o evaluar el impacto de los cambios. Esto hace que exista un margen de error mucho más reducido. También, cuando los miembros del equipo saben el plazo que tienen para cumplir con sus asignaciones se da un proceso donde existe una comunicación mucho más eficiente.

En resumen, es recomendable hacer uso del diagrama de PERT en algunos de los siguientes casos:

• Para determinar una ruta crítica.
• Al momento de hacer una evaluación de los recursos.
• Para estimar el tiempo que llevará finalizar una tarea.

Ventajas y desventajas del diagrama de PERT

Ventajas del diagrama de PERT

• Se convierten en una herramienta de gran utilidad para monitorear el estado en que se encuentra un proyecto.
• Permite conocer de manera detallada las limitaciones de tiempo del equipo con el que se esté llevando a cabo el proyecto.
• Proporciona de manera clara el orden en que se deben realizar las tareas, lo que de manera conjunta con la ventaja anterior ayuda a administrar los recursos de todo el equipo de manera más efectiva.
• Hay una mejor forma de presentar datos.
• Hacer un diagrama de PERT permite que se tenga una mayor visualización del trabajo individual con respecto a las tareas colectivas.
• Puede contribuir a bajar el porcentaje de desperdicio en materia prima o el costo durante el desarrollo del proyecto.
• Se pueden establecer mejores rutas de trabajo.
• Fomenta la constante participación de las partes interesadas y facilita la identificación de todas las partes responsables, lo que permite que el objetivo se lleve a cabo con éxito.

Desventajas del diagrama de PERT

• Este diagrama demanda de mucho trabajo, tiempo y recursos adicionales.
• No cuenta con la flexibilidad para adaptarse a los cambios que pueden surgir de forma inesperada.
• El éxito del gráfico dependerá de la experiencia de gestión, es decir, se requiere de un conocimiento previo para su ejecución. También es posible que los primeros diagramas de PERT que elabores tengan algunos pequeños errores, sin embargo, la práctica es la clave.
• Es posible que PERT no pueda comunicar completamente el estado financiero del proyecto.
• En comparación con otros gráficos, un PERT puede tener un mayor grado de dificultad. No solo desde un punto de vista técnico, sino que también demanda tener más información para poder desarrollarlo.
• La existencia de múltiples nodos que pueden dificultar la lectura.

Cómo hacer un diagrama de PERT

1. Define cuáles son las tareas de un proyecto

Para elaborar una gráfica de PERT lo primero es identificar y definir cuáles son las tareas que forman parte de un proyecto. En este punto es necesario que recopiles toda la información posible, además debes considerar que estas tareas forman parte de grupos de trabajos homogéneos independientes.

Este proceso es similar a cuando empiezas a realizar un plan de acción o una gestión de un proyecto: debes hacer un diagnóstico previo y buscar estrategias que te permitan planificar las tareas.

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2. Busca la relación lógica de las tareas

Para hacer un diagrama de PERT paso a paso necesariamente tienes que establecer una dependencia entre las tareas. Este proceso es bastante lógico. Básicamente, lo que debes es detallar cuáles son esas tareas que dependen de que se finalice otra tarea antes de poder iniciarse y viceversa.

3. Realiza conexiones entre las tareas

Ahora es el momento de representar las tareas en un gráfico. Utiliza los elementos de un diagrama de este tipo para que puedas tener visualización de los eventos o hitos próximos.

4. Elabora un cronograma

Evalúa la duración más optimista, más pesimista y más probable de cada tarea y, también, calcula la duración esperada de cada actividad. Hay una fórmula que te va a ayudar con este paso: (O + (4 × MP) + P) ÷ 6. Esto permite medir el tiempo en minutos, horas, días o, incluso, meses.

Veamos un ejemplo: Para cumplir con nuestro objetivo tenemos que la duración que tomará completarlo siendo optimista es de 30 minutos. Pero, si somos pesimistas esto nos podría tomar cerca de 60 minutos, aunque lo más probable que suceda es que lo ejecutemos en 40 minutos. Aplicamos la operación matemática (30 min + (4 × 45 min) + 60 min) ÷ 6 = 45 minutos. Es decir, 45 minutos es lo que va a tomar cumplir con un objetivo en este caso.

¿Qué harás con esta información? El resultado lo anotarás en las flechas o vectores que conectan cada tarea. Así, todo el equipo de trabajo sabrá con cuánto tiempo cuentan para desarrollar sus tareas.

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5. Complementa el gráfico con una ruta crítica

Una vez que tengas elaborado tu gráfico, debes hacer una ruta crítica. En palabras sencillas, consiste en identificar los pasos más importantes y necesarios que te ayudarán a determinar la duración mínima de tu proyecto.

6. Actualiza el progreso de las tareas

Un diagrama de PERT va a ir cambiando en la medida que se van cumpliendo con las tareas. En ese sentido, es imprescindible que se vayan cerrando dependencias en la misma proporción que se avanza en la ejecución de tareas.

Ejemplos del diagrama de PERT

En el siguiente ejemplo de diagrama de PERT para una empresa se va a crear un proyecto donde lo que se necesita es poner en marcha una nueva página web para un nuevo emprendimiento.

Para su realización, seguimos los pasos anteriormente descritos. Y, ahora, se puede observar todas las tareas que llevarán a un objetivo final. Ten en cuenta que no existe una forma única de hacer este tipo de gráficas y pueden variar en función del proyecto. ¡Intenta hacer el tuyo!

Programa para hacer diagrama de PERT

1. Sinnaps

Sinnaps es una opción si buscas un software para diagramas de PERT. Una de sus particularidades es que ayuda en las simulaciones del proyecto, lo que permite que haya una mejor evaluación en el impacto que puedan tener los cambios o imprevistos. Es perfecto si buscas crear diagrama de Pert online gratis porque tiene una versión gratuita, aunque por 2,50 dólares puedes tener acceso a mejores funciones.

2. Lucidchart

Lucidchart es una alternativa buenísima para hacer diagramas de PERT. Su principal ventaja es que cuenta con una extensa variedad de plantillas que pueden ayudarte a desarrollar mejor tu diagrama. Con esta forma de hacer diagrama de PERT en línea vas a tener opción de editar plantillas sencillas y avanzadas. Tiene una versión gratuita y otra de pago por 7,95 dólares al mes.

3. Cacoo

Con Cacoo vas a sentir que hacer un diagrama de PERT es excesivamente fácil. ¡Y es que resulta muy intuitiva de utilizar! Con Cacoo podrás editar los diagramas con todos los miembros del equipo en tiempo real. Sus planes van desde los 5 dólares por mes o puedes pagar una suscripción anual.

Diagrama de PERT vs. diagrama de Gantt

La principal diferencia entre un diagrama de PERT y un diagrama de Gantt está en su diseño visual. El diagrama de Gantt es un gráfico de barras tradicional, mientras que los diagramas de PERT tienen una apariencia menos estructurada.

Por otro lado, un diagrama de Gantt, es empleado solo como una herramienta para planificar en detalle las tareas y dependencias del proyecto. En su lugar, un diagrama de PERT puede ser empleado desde el inicio de un proyecto.

El diagrama de Gantt funciona mejor para proyectos pequeños, mientras que el diagrama de PERT está ideado para grandes proyectos. También, un diagrama de Gantt no muestra la interconexión entre las tareas. En contraposición, un diagrama de PERT tiene numerosas conexiones que dejan claro la dependencia entre cada una de las tareas.

Palabras finales

El diagrama de PERT es una gran forma de tener control de las tareas de todos los miembros del grupo, además de que su diseño visual permite recordar mejor la información. ¿Ya has utilizado este tipo de gráficas en tus proyectos?