¿Cómo planificar el tiempo? | Técnicas y consejos para gestionarlo mejor
Si eres emprendedor y quieres pasar de ser solo un soñador a concretar tus sueños, tendrás que luchar constantemente contra tres monstruos: el estrés, la ansiedad y, el peor de ellos, el tiempo. El tiempo es uno de los obstáculos más grandes al que deben enfrentarse todos los emprendedores cuando quieren llevar un proyecto a cabo. Su mal manejo nos aleja de nuestras metas y alimenta a la ansiedad, esa sensación desagradable que te provoca el no cumplir con tus tareas, y al estrés, esa sobrecarga física y mental cuando todas tus asignaciones se acumulan. Pero ¿cómo planificar mejor el tiempo? Existen técnicas y herramientas que te ayudarán a hacer una mejor gestión de este y de tus emociones. Aquí te las presentamos.
¿Qué es la planificación del tiempo?
La planificación del tiempo consiste en organizar tus tareas en orden de prioridades, saber que cuentas con un determinado tiempo para cumplirlas, establecer metas y objetivos y, finalmente, crear un plan de acción para lograrlas. Sin embargo, no es tan sencillo. Cómo planificar el tiempo es, sin duda, unas de las tareas más arduas y difíciles del desarrollo de tareas o proyectos.
Obstáculos como la desorganización y la procrastinación pueden retrasar el cumplimiento de tus metas y coartar tu crecimiento profesional. ¿Quieres saber cómo contrarrestar estos factores negativos? Sigue leyendo este artículo.
Técnicas y herramientas para planificar el tiempo
Organiza tu tiempo de forma eficaz. A continuación, te mostramos algunas de las técnicas más recomendadas para que lo logres.
Matriz de Eisenhower
Es una de las técnicas para organizarse más recomendada por excelencia. La matriz de Eisenhower te permite evaluar la urgencia y la importancia de las tareas y, así, gestionar el tiempo dedicado a ellas.
Funciona como guía para una mejor planificación del tiempo. De manera simultánea, te puede ayudar a cumplir con todas las actividades laborales, sociales, familiares e incluso hobbys que hacen parte de tu vida. Contribuyen con la planificación del tiempo de una manera inteligente, estableciendo prioridades y aumentando tu productividad.
¿Cómo aplicarla?
Tendrás que tomar tus asignaciones pendientes y ubicarlas en algunos de los siguientes cuadrantes:
- Tareas importantes y urgentes: Son las más prioritarias y debes enfocar toda tu atención en completarlas.
- Tareas importantes pero no urgentes: Suele corresponder a las metas de largo plazo, que no pierden vigencia en una fecha puntual.
- Tareas no importantes pero urgentes: Son aquellas que puedes delegar o hacer luego de culminar las tareas del primer cuadrante.
- Tareas no importantes y no urgentes: Estas tareas pueden ser descartadas para que inviertas este tiempo en alguna asignación de los otros cuadrantes.
Técnica Pomodoro
Esta técnica de gestión del tiempo fue creada por Francesco Cirillo a finales de los 80′. Su objetivo es mejorar la administración del tiempo dedicado a una actividad. Consiste en dividir el tiempo en intervalos indivisibles, que él llamó pomodoros. ¿Cómo planificar el tiempo con este método? Deberás trabajar durante 25 minutos, luego descansar 5. Repetir este ciclo cuatro veces y, cada cuatro ciclos, descansar 20 minutos y volver a empezar.
¿Cómo aplicarla?
- Escoger la tarea a realizar.
- Poner el temporizador.
- Trabajar de manera intensiva en la tarea hasta que el temporizador suene.
- Hacer una marca para anotar que el pomodoro se ha completado.
- Tomar la pausa correspondiente.
Importante: si un factor externo te llevó a no cumplir con la meta completa, por ejemplo, a terminar tu pomodoro antes de tiempo, tendrás que reiniciar la dinámica.
Método GTD
Esta técnica tiene como finalidad no acumular tareas, basándose en el término Getting Things Done (haz que suceda). David Allen creo el método GTD con el objetivo de evitar la procrastinación y, así, disminuir la ansiedad y estrés. Puedes realizarla de manera manual o haciendo uso de herramientas digitales.
¿Cómo aplicarla?
- Elabora tu lista de pendientes y organízalos por prioridad y tiempo de realización.
- Concreta aquellas que te lleven menos de dos minutos.
- Define cómo y cuándo se van a realizar el resto de las tareas.
- Delega aquellas asignaciones que no puedas realizar, o que sean más idóneas para otras personas.
- Organiza tu tiempo para saber de antemano cuánto te llevará cada tarea y qué necesitas para hacerla.
Método Kanban
Este método consiste en categorizar tus tareas y dividirlas en cuadros de acuerdo con su estatus. Puedes hacerlo de forma manual con el uso de cuadros y post-its, o con algún software de gestión como Trello. La idea es crear una reacción en cadena. De esta forma, una acción comienza solo cuando otra necesariamente vinculada a ella termina. El método Kanban fue creado en las fábricas de Toyota, siguiendo la técnica de Just in Time, que optimiza el control de demandas para resolver más tareas y aumentar así la producción.
¿Cómo aplicarla?
- Crea un cuadro online o físico, con al menos tres divisiones: realizar, en curso y finalizado.
- También puede tener otras categorizaciones como: en aprobación, para ajuste, etc. Esto dependerá de la dinámica del proyecto.
- Haz en cada ficha una pequeña descripción de la actividad, el plazo y las personas involucradas.
- Ahora ordena las tareas de acuerdo con su estatus. Esto marcará la pauta para su realización.
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Pasos para planificar el tiempo
Aunque existen un sinfín de herramientas en la web que te ayudarán a planificar el tiempo, puedes empezar por hacerlo de la manera tradiciona. Apoyáte en las técnicas para organizarte que te enseñamos:
1. Haz una lista de tareas
En esta lista pondrás todas tus asignaciones por día, por semana y el tiempo que tienes para cumplirlas. Todas, en absoluto, incluso el sueño y las horas para alimentarte. Recuerda que la sinceridad en la planificación te ayudará a hacer una gestión inteligente del tiempo. Al iniciar tu lista de tareas, puedes hacer uso de la Matriz Foda. Esta técnica te permitirá analizar desde el principio las fortalezas con las que cuentas para completar tus asignaciones y las oportunidades, pero también las debilidades y amenazas. También te recomendamos en esta etapa el uso del método GTD.
2. Organiza tus prioridades
Una vez hayas hecho tu lista de tareas, podrás ver cuáles son las tareas importantes y urgentes, las importantes no urgentes, o las no urgentes ni importantes, tal como lo dicta la técnica de Eisenhower.
3. Administra tu tiempo y establece metas
Con tu lista de pendientes completa y organizada, podrás establecer el tiempo estimado que te llevará cada tarea. Llegado a este punto cumbre puedes determinar las metas y objetivos de una manera real, sincera, pero no menos ambiciosa. Fíjate una agenda, en la que establezcas tus objetivos generales y los pasos que te ayudarán a cumplirlos. ¡Buena suerte! Solo necesitas disciplina y autodeterminación.
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4. Elaboración y ejecución del plan de acción
Esta paso consiste en establecer los pasos para lograr tus objetivos. Toma en cuenta las pequeñas rutinas y compromisos que tienes en el día. Recuerda que las metas y objetivos están inmersos dentro de este mar de obligaciones, y el plan de acción es el bote y los remos que te permitirán llegar a la isla (meta). En su ejecución puedes usar la técnica Pomodoro para hacer una mejor gestión de tus asignaciones en intervalos de 25 minutos.
5. Control y evaluación
Cómo planificar el tiempo de forma idónea incluye la evaluación de tus resultados. En este paso podrás determinar si tu plan de acción fue adecuado o, por el contrario, poco ambicioso. Si lograste las metas fijadas, son excelentes noticias, hiciste una excelente planificación sobre bases reales. Pero si no funcionó, seguro no fue una planificación sincera. En este punto puedes hacer uso de la técnica del PNI (positivo, negativo e interesante). Este método te permitirá analizar desde afuera todos los aspectos que te permitieron o no cumplir con los objetivos trazados. Y, mejor aún, todos los puntos interesantes que te servirán de aprendizaje para crear un mejor plan de acción.
Consejos para la planificación del tiempo
¿Cómo ser productivo en casa y planificar el tiempo de forma exitosa? Acá te dejamos algunos tips adicionales para organizarte mejor:
- Toma al menos 30 minutos del día para organizar tu día y revisar tu plan de acción.
- Dedica 5 minutos después de cada actividad para revisar si alcanzaste los objetivos planteados.
- Organiza también tus pensamientos.
- Recuerda no procrastinar. Este mal hábito te robará un tiempo importante.
- A menos que tu trabajo lo amerite, no revises redes sociales (Facebook, Instagram, Twitter). Recuerda la matriz de la técnica de Eisenhower, y las actividades no importantes-no urgentes déjalas para tu tiempo de ocio.
- Si trabajas desde casa y vives con tu familia, utiliza códigos para que esta entienda que estás trabajando y no traten de interrumpirte. A menos que sea una urgencia.
Conclusiones
El tiempo es autónomo, independiente y difícil de conquistar. No podemos pedirle que se ajuste a nuestras necesidades, pero sí podemos aprender la manera de adaptarnos a él. Después de todo, la adaptación hace parte de la supervivencia.
El tiempo y los humanos no serán nunca los mejores amigos. Pero, como Alicia en Alicia a través del espejo (secuela de la película Alicia en el país de las maravillas), podemos reconciliarnos con él cuando sepamos sacar un mejor beneficio de este. Como el famoso personaje de Lewis Carroll, podemos comprender que el tiempo no es malo, y que solo es cuestión de aprovecharlo. Por ende, apoyarnos en el uso de técnicas y herramientas diseñadas con este fin pueden ayudarnos a alcanzar nuestras metas exitosamente.
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