Site logo
Añade tu coworking
Añade tu coworking

Metodología Six Sigma | Qué es y cómo puede ayudar en la gestión de calidad

Al desarrollar un proyecto queremos que todo salga con los mínimos errores posibles y nos preocupamos por entregarle a nuestro cliente un producto y servicio óptimo. Lograr estos propósitos no siempre es una tarea sencilla: requiere compromiso, poner en práctica métodos de gestión de proyecto y, especialmente, hacer una gestión de calidad en la empresa. ¿Y sabes qué te puede ayudar a consolidar esta meta? La metodología de Six Sigma.

Estamos hablando de un marco de trabajo que propone reducir las fallas tanto como sea posible y que, a la vez, hace énfasis en la importancia de solucionar los problemas de raíz para que no sigan entorpeciendo el trabajo. ¿Te gustaría saber en profundidad en qué consiste el Seis Sigma y cuáles son sus ventajas? ¡Sigue leyendo!

¿Qué es la metodología Six Sigma?

Ilustración Six Sigma

El método Six Sigma busca llevar las fallas y defectos en las empresas u organizaciones a un nivel prácticamente nulo. En ese sentido, puede ser aplicado en prácticamente todas las áreas laborales, aunque tiene mayor impacto en las industrias manufactureras. La finalidad del Seis Sigma es llegar a un máximo de 3,4 defectos por millón de eventos u oportunidades (DPMO). O, en palabras más sencillas, esto puede ser entendido como reducir los defectos en el 99,99966% de los casos.

El método Six Sigma utiliza el análisis estadístico (como la desviación típica estándar y la distribución normal o campana de Gauss) para identificar los defectos de los procesos, que luego se analizan en busca de las causas raíz y las soluciones. También, se usan herramientas de análisis de datos, como los gráficos de control, histogramas y los estudios de capacidad de los procesos, con el fin de averiguar qué es lo que está causando problemas en sus productos o servicios y, a continuación, solucionarlos.

Ahora bien, la clave del método Seis Sigma es entender la diferencia entre un defecto y un fallo. Un defecto es cuando algo no cumple las expectativas: puede que no esté a la altura en algún aspecto o que simplemente falte una de las características distintivas del producto. Un fallo es cuando algo va totalmente mal con el producto o el servicio, cuando no se puede utilizar porque está roto o no funciona correctamente por un error en el sistema operativo, por ejemplo. El método Seis Sigma se centra en reducir los defectos para que los fallos no se produzcan con tanta frecuencia.

Origen de Six Sigma

Grupo de trabajo laborando en gestión de calidad

La metodología Six Sigma es una evolución de las teorías Total Quality Management (TQM) y Statistical Process Control (SPC). Fue propuesto en 1996 por el ingeniero de Motorola Bill Smith. Posteriormente, General Electric mejoró este método y lo popularizó a nivel global.

En sus inicios, esta propuesta era denominada como reducción radical de defectos en los productos. Con el paso del tiempo, fue evolucionando hasta tener una aplicación como herramienta de control de calidad. Y, a pesar de que nació en el sector industrial, hoy en día se aplica mayormente en el área de servicios, donde se ha demostrado que deja grandes éxitos.

El nombre de Six Sigma o Seis Sigma hace referencia a cuando un proceso tiene un rango de efectividad dentro de los 6 sigma (σ = 6), que significa que la variación o dispersión de resultados (sigma) es muy pequeña. En palabras simples, esto quiere decir que el proceso es prácticamente perfecto.

¿Para qué sirve el Six Sigma?

Gestión de calidad en una empresa

  • El método del Seis Sigma sirve para conocer y comprender todos los procesos dentro de una empresa.
  • Permite asegurar que el precio de los productos o servicios sean competitivos, esto se logra al eliminar los costos asociados con los errores o desperdicios.
  • Con esta metodología, se pueden establecer variables medibles que sirvan para calcular la operatividad y rentabilidad de una empresa.
  • Otro de los usos del Six Sigma es en aquellos casos donde se necesita diseñar estrategias que permitan optimizar la eficiencia de algún proceso en la gestión de proyectos.
  • ¿Buscar reducir los costos de las inversiones? Entonces, tendrás que hacer uso de la metodología Seis Sigma, que amortiza estos gastos e, incluso, podrías encontrar nuevas maneras de utilizar la materia prima, de forma que resulte más rendidora.

Principios del Six Sigma

Organización de la gestión de calidad

Liderazgo de abajo hacia arriba

Este es el principio primordial del método Seis Sigma. Con esto, hay un cambio en cuanto a la forma de operar y de tomar decisiones, debido a que las estrategias surgen desde los niveles más altos de la dirección y la organización. Si en tu organización esto no se hace de esta manera, entonces, deberías cambiar tu enfoque gerencial y adaptarlo a este principio.

Lecturas sugeridas:

Estructura directiva

Una empresa que quiere hacer uso de la metodología Seis Sigma debe contar con un personal directivo claramente definido, donde todos sepan los roles y responsabilidades que deben cumplir. Esta estructura debe contar con líderes de negocio, líderes de proyectos, expertos y facilitadores.

Entrenamiento y formación

Los participantes en la metodología Seis Sigma tienen que participar en un intensivo programa de estudio denominado como examen black belt o currículum de cinturón negro, en español. Es una capacitación que tiene una duración de entre  120 y 160 horas, donde las clases están asociadas al proceso DMAIC.

Orientación al cliente y enfoque en el proceso

Otro de los principios del método Seis Sigma establece que se deben satisfacer todas las necesidades del cliente. Del mismo modo, hay que ser vigilantes de que se cumplan con los niveles de calidad y desempeño, que deben estar alineados con los estándares del Seis Sigma.

Enfocada en datos y con una metodología robusta

Los datos y el pensamiento estadístico deben prevalecer cuando se quiere implementar el Seis Sigma en una empresa. De esta forma, los datos cuantitativos contribuyen a que se identifiquen de manera lógica los procesos y áreas que tienen que ser mejorados. Evidentemente, se debe hacer un buen análisis y tratamiento de los datos obtenidos.

Cultura de reconocimiento

Uno de los principios del Seis Sigma fundamentales es que los líderes y, en general, la estructura directiva debe contar con reconocimientos. En ese sentido, estos son del siguiente tipo: nota de felicitaciones; presentación y exposición del caso de éxito a colegas; reconocimiento económico y la oportuna promoción a un puesto de mayor jerarquía.

Proyectos de larga duración

La metodología Six Sigma está pensada para proyectos a largo plazo. Así que cuando se implementa debe ser con una mirada al futuro.

Buena comunicación

La comunicación asertiva y con responsabilidad forma parte de los principios claves del Seis Sigma. Esta filosofía debe ser adoptada en todos los departamentos de la empresa.

Estructura del Six Sigma

Proceso de gestión de calidad

  • Director: Tiene la función de operar, diseñar e implementar toda la estrategia para iniciar el funcionamiento de la empresa con el método Seis Sigma. Además, comunica y difunde el programa para que todos a nivel interno puedan tener los conocimientos necesarios.
  • Champions o Altos directivos: Son directivos de nivel medio y superior, que proveen la dirección estratégica y recursos para apoyar a los proyectos por realizar. Entre sus funciones se hallan la de alinear la metodología Six Sigma al modelo de negocio, patrocinar y revisar proyectos, además de que deben manejan a cabalidad la DMAIC.
  • Master black belts o maestros cinturones negros: Son expertos Six Sigma, que son conocidos por la metodología con amplia experiencia en el campo. Estos son apasionados por este método. No obstante, no siempre existen en todos los proyectos.
  • Black belts o cinturones negros: Entre sus obligaciones está la de encontrar y proponer mejoras. Asimismo, asesoran, lideran proyectos y apoyan en mantener una buena cultura organizacional. Además, capacitan a los cinturones verdes.
  • Green belts o cinturones verdes: Atacan todos los problemas que surgen en sus áreas, conocen distintas herramientas estadísticas a un nivel práctica, sin embargo, solo se dedican en forma parcial a actividades de Six Sigma.

Fases de Six Sigma DMAIC

Fases del Six Sigma

La metodología Six Sigma consta de cinco fases: Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar (DMAIC). Esta es la  única manera de implementar el Six Sigma.

1. Definir

Es concretar el objetivo del problema o defecto y validarlo. En esta fase, tiene que haber una evaluación por parte de la directiva para evitar la inadecuada utilización de recursos. Esto implica la identificación de todos los aspectos del proceso y de sus resultados para poder distinguir dónde se pueden realizar mejoras. También es necesario reconocer los datos históricos relacionados con el área del problema para poder mostrar cómo afecta a otras áreas del negocio.

Por ejemplo, si está intentando mejorar la satisfacción del cliente con el departamento de atención al cliente de su empresa, tendrá que definir qué es exactamente lo que constituye la satisfacción del cliente. Para tener estas respuestas, hay que hacerse preguntas similares a ¿qué procesos hay en esta área?, ¿cuáles procesos tienen mayor prioridad?, ¿de cuántos procesos eres el responsable?, ¿quiénes del equipo tienen la potestad de cambiar el proceso? También, en esta fase se recomienda definir cuándo empieza y cuándo termina el proyecto para poder medir los progresos realizados.

2. Medir

Esta es una fase donde se validan las métricas. Implica medir cada paso a lo largo del camino para poder mejorar en el futuro. Es conveniente medir todo, desde el tiempo de puesta en marcha hasta la entrega o la producción, pasando por la prestación de servicios o el servicio al cliente posterior, hasta la finalización; todo esto proporcionará suficientes detalles para un análisis preciso más adelante.

Esta fase se puede hacer mediante una inspección de los productos que se fabrican o de los servicios que presta la empresa; esta inspección debe incluir el examen de los datos relacionados con estos procesos para encontrar cualquier área que pueda necesitar mejoras. Además, se recomienda hacer un ejercicio donde se respondan preguntas similares a las siguientes: ¿quiénes son tus clientes?, ¿cuánta exactitud tiene tu sistema de medición?, ¿cuáles son las necesidades reales de tu cliente?, ¿cómo obtienes la información?

3. Analizar

En la fase de análisis se busca identificar las fuentes de variaciones, cómo se genera un problema y validar las variaciones vitales con datos. En ese sentido, en esta tercera fase se comprueban hipótesis sobre posibles relaciones causa-efecto. Otro de los objetivos de esta fase es examinar qué ha fallado en cada dato recogido durante la fase de medición, si es que ha fallado, y determinar por qué ha sucedido.

¿Cómo hacerlo? Básicamente, averiguando si hay problemas con la forma en que se están haciendo las cosas actualmente y qué podría causar esos problemas. O, también, puede buscar la respuesta a interrogantes como: ¿cuáles son las fuentes de variación que controla?, ¿cuáles son los objetivos de mejora del proceso?, ¿cómo se definen estos objetivos?

4. Mejorar

Durante esta fase lo que se hace es asegurarse de que se cumplan los objetivos y evaluar e implementar soluciones. Otro de los propósitos de esta fase es predecir, mejorar y optimizar el funcionamiento del proceso.

Aquí se realizan cambios basados en la fase de análisis, para que el producto o servicio final satisfaga las expectativas del cliente con mayor eficacia que antes. Y, una vez que ha encontrado estas posibles mejoras, se tiene que mantener las mediciones hasta que puedan ser verificadas como soluciones efectivas.

5. Controlar

Esta quinta y última fase ayuda a garantizar que estas mejoras perduren en el tiempo para que no se pierdan por efectos de regresión, como el olvido o el cambio de enfoque hacia las antiguas formas de hacer las cosas. También, comprende el hecho de cerrar el proyecto con las lecciones aprendidas.

Ventajas y desventajas del Six Sigma

Implementación del seis sigma en empresa

Ventajas del Seis Sigma

  • Una de las ventajas más obvias y fundamentales de la metodología Seis Sigma es que contribuye a que las empresas entreguen productos y servicios con los errores mínimos.
  • Genera grandes retornos de inversión y ahorro, una vez que se ha concretado su implementación.
  • Ayuda a que los clientes muestren mayor afinidad por un producto o servicio, además de que disminuye el número de productos devueltos por el consumidor.
  • Se logra fidelizar al cliente en un menor tiempo que la competencia. Esto es porque permite que las empresas se concentren más en sus clientes, lo que es bueno porque pueden tomar los comentarios y hacer el mejor producto posible.
  • Se potencian solo las acciones que aportan un valor añadido.
  • Automatiza la forma en la que se trabaja.
  • Las empresas estarán más seguras a la hora de sacar productos al mercado una vez que se han certificado de que el proceso funciona correctamente.
  • En un período corto de tiempo brinda soluciones rápidas a problemas sencillos o repetitivos.

Desventajas del Seis Sigma

  • Es necesaria una capacitación en todos los niveles para que sea verdaderamente exitosa. Una mala formación en este tema puede convertirse en un problema o inconveniente.
  • Si se aplica esta metodología de forma literal se puede tener como consecuencia que se deje de lado la creatividad empresarial.
  • No todas las empresas tienen la capacidad financiera para empezar a hacer uso de este método.

Herramientas de la metodología Six Sigma

Diagrama para el método six sigma

Diagrama Ishikawa o espina de pescado

Este tipo de diagrama es una forma de comprender la relación entre causas potenciales y un efecto, de acuerdo a las 5M: máquina, mano de obra, método, medio ambiente y materiales. Además, facilita la organización de las ideas. Lo mejor del diagrama Ishikawa es que estimula el pensamiento.

Diagrama de Pareto

El diagrama de Pareto es una técnica de cálculo simple que se basa en la regla 80/20, es decir, donde el 80 % de las consecuencias provienen del 20 % de las causas. En ese sentido, con el diagrama de Pareto se reconocen los problemas más importantes en los que una empresa debe enfocarse.

Histogramas

Esta es una de las herramientas del método Seis Sigma, consiste en una representación gráfica de un conjunto de datos. Existen dos tipos de histogramas: de frecuencia absoluta y de frecuencia relativa. Una de sus ventajas es que ofrecen un mejor panorama acerca de la información proporcionada por datos, de manera que resulta relativamente sencillo interpretarlos.

Diseño de Experimentos (DOE)

El Diseño de Experimentos permite diseñar las condiciones ideales de un producto, proceso o servicio para que cumpla con las expectativas. Es bastante empleado en el método Seis Sigma. De igual forma, permite obtener información acerca de los efectos de variables de entrada en una variable de salida a la vez. Es sumamente popular y, en la actualidad, existen software como Stat-Ease y Minitab, que facilitan su realización.

Diagramas de flujo

Los Diagramas de flujo sirven para documentar, estudiar, planificar, mejorar y comunicar procesos a través de un sistema o algoritmo informático. El origen de este tipo de diagramas se remonta a las décadas de 1920 y 1930. Por su parte, entre sus usos se hallan el demostrar cómo se organizan un conjunto de datos, estandarizar un proceso, identificar pasos innecesarios y comunicar un proceso para capacitar otros sectores internos o externos de una empresa u organización.

Lean Six Sigma

Representación gráfica Seis sigma

Lean es una metodología basada en la reducción de residuos, mientras que Six Sigma es una metodología basada en la mejora de procesos. Entonces, Lean Six Sigma es un híbrido entre estos dos métodos. De esta manera, se caracteriza por ser un proceso proactivo, donde se emplea una estructura de entrenamiento. Su finalidad es mejorar los procesos e incrementar a grandes niveles la rentabilidad y productividad.

Te recomendamos:

Palabras finales

En definitiva, la metodología Six Sigma es una gran marco de trabajo que te va a permitir reducir defectos, pero también, utilizado con un norte claro y objetivos previamente definidos, te puede ser útil para eliminar la sobreproducción, la movilidad innecesaria, las esperas, el talento no aprovechado, el inventario y hasta el transporte no usado.

¿Quieres estar más seguro a la hora de sacar productos al mercado?, ¿deseas competir con empresas con un mayor liderazgo y posicionamiento? Entonces, es hora de cambiar tu método de trabajo y adoptar el Seis Sigma. ¡Esperamos que este artículo te haya sido beneficioso para esclarecer todas tus dudas!

Lee también: