Los 5 porqués | Qué es y cómo aplicar esta técnica
¿Necesitas hacer uso de técnicas de análisis de problemas? ¿Buscas tener una perspectiva distinta para la resolución de conflictos? Entonces, este nuevo artículo de Coworkingfy es ideal para ti. Te explicaremos en detalle qué significa la metodología de los 5 porqués, una técnica novedosa que, aunque fue ideada en el entorno de la industria de la manufactura, puede ser aplicada en cualquier contexto.
Es probable que la metodología de los 5 porqués te parezca bastante simple, sin embargo, es una forma novedosa de llegar al corazón de cualquier problema. ¿Preparado para saber en qué consiste y cuál es su origen? Sigue leyendo e identifica las causas fundamentales de un problema. ¡Aprende a tratar los orígenes de un conflicto y deja de solo intentar solucionar las consecuencias!
¿Qué es la metodología de los 5 porqués?
El método de los 5 porqués es una forma sencilla y eficaz de ayudarte a identificar la raíz de un problema. Es una gran herramienta para establecer objetivos o para identificar y resolver problemas. En ese sentido, cuando se analiza o se resuelve un problema mediante el método de los 5 porqués, se está profundizando en el problema hasta que se descubre la causa real del mismo. A partir de ahí, estás listo, en teoría, para empezar a pensar en soluciones.
Lo positivo de esta técnica es que prácticamente no tiene ninguna dificultad para ser aplicada. Y la verdad es que llegar a la causa de un conflicto solo te tomará un breve momento. Precisamente por su simplicidad es que puede ser aplicada en todos los contextos por personas de cualquier área profesional y laboral.
Origen de la técnica de los 5 porqués
El método fue desarrollado por Sakichi Toyoda, uno de los fundadores de Toyota Industries y padre de la ingeniería industrial japonesa. Él creía que hacer las preguntas correctas era una parte esencial de la resolución de problemas y la mejora de procesos. Posteriormente, el arquitecto del sistema de producción de Toyota, Taiichi Ohno, describió el método de los 5 porqués como las bases de un enfoque científico de Toyota.
De esta manera, Ohno sostenía que este método de los 5 porqués era ideal para ser puesto en práctica en situaciones críticas y así ayudar a resolver problemas internos dentro de la organización. En sus orígenes, se explicó que una persona debe, como mínimo, preguntarse 5 porqués hasta llegar a desentrañar los orígenes de un problema.
Aunque los orígenes de esta técnica de los 5 porqués, como ya lo mencionamos, está ligada a Toyota, en la actualidad está siendo aplicada en dentro de la metodología Kaizen, el Six Sigma, así como la manufactura esbelta.
¿Para qué sirve la técnica de los 5 porqués?
- Puede ayudar a cualquier empresa a conocer mejor sus puntos débiles: En efecto, una de las principales utilidades de esta metodología de los 5 porqués es esta. De hecho, también ayuda a encontrar mejores formas de resolver los problemas y a introducir mejoras en sus procesos.
- Fomenta que se generen un sinnúmero de ideas enfocadas en el camino de la causa más probable.
- Facilita el trabajo colaborativo.
- Puede tener como resultado que al final del proceso se resuelvan otros problemas entroncados o relacionados con el que hemos comenzado.
- Es ideal para ahorrar tiempo y tomar decisiones mucho más acertadas.
- Te llevará a disminuir los riesgos en la gestión empresarial.
- Preguntar «por qué» 5 veces obliga a los equipos de trabajo a profundizar en el problema en cuestión y les ayuda a evitar sacar conclusiones prematuras.
- Puede ser integrada con otras herramientas para solucionar problemas o con técnicas como el diagrama de Ishikawa.
¿Cómo aplicar los 5 porqué?
1. Pregúntate qué está pasando
Para aplicar la metodología de los 5 porqués, lo primero que debes hacer es identificar abiertamente qué es lo que está sucediendo. ¿Cuál es el problema que debes solucionar? Luego de que determines qué es lo que estás buscando resolver, empieza con una lluvia de ideas para vislumbrar algunas razones o generar más ideas.
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2. Define «por qué» está sucediendo esa situación
Con este paso, se empezaría a definir el primer «por qué» dentro de esta metodología. La idea es que te hagas una pregunta similar a la siguiente: ¿por qué está pasando esto? Anota todas las posibles razones que se te ocurran, ten en cuenta que muchas se irán descartando en la medida que se avance en el proceso.
3. Determina las posibles razones de la causa de una situación específica
Es posible que durante la fase anterior ya hayas llegado a las posibles razones por las que se está presentando una situación en una empresa u organización. Ahora, es el momento de buscar todas las causas específicas que podría estar provocando un problema. Aquí la idea es que seas muy concreto y dejes solo esas razones que tienen más probabilidad de ocurrir. Sé sensato y selecciona al menos tres posibles razones para una causa específica.
4. Continúa con el planteamiento del problema
Sigue preguntándote el «por qué» hasta llegar al origen o raíz del problema. Tienes que hacer todas las preguntas necesarias que contribuyan a que encuentres una posible causa-efecto. Esta técnica se centra en los procesos, por lo que no debes hacer preguntas que empiecen por «quién» o «quiénes».
5. Plantea las soluciones
¿Ya llegaste al fondo de un problema? Lo siguiente es comenzar a hacer sugerencias para solucionar el problema, esto es clave a la hora de hacer un análisis de 5 porqué. El objetivo es que logres una solución de forma que no se repita el mismo incidente en el futuro.
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Ejemplo de los 5 porqués
1. Problema: Quieres irte de vacaciones…
Para ejemplificar este método de los 5 porqués hemos planteado una situación hipotética donde un empleado desea irse de vacaciones, sin embargo, el jefe de la empresa asegura que no puede ser posible. Pero, ¿por qué se presenta este problema?
En la práctica, tenemos que preguntarnos:
- ¿Por qué este empleado no puede obtener sus vacaciones? Porque tiene la responsabilidad de crear las especificaciones de un proyecto.
- ¿Por qué no ha realizado esta tarea? Porque la semana pasada se le cayó el portátil y perdió todas sus notas.
- ¿Por qué no recuperó la información? Porque no comprobó las fechas de entrega y no cuenta con un disco duro de respaldo.
- ¿Por qué no tiene un disco duro de respaldo? Porque jamás consideró la posibilidad de que su portátil se cayera.
- ¿Por qué debe retrasar sus vacaciones? Porque necesita cumplir con las exigencias del trabajo para el que fue contratado.
En este caso, hemos llegado al fondo del asunto. El jefe no puede aprobar las vacaciones si el empleado no ha cumplido con su rol. En ese sentido, la solución es encontrar otra fecha para descansar.
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2. Problema: Cliente insatisfecho
En el segundo ejemplo de la técnica de los 5 porqués tenemos que un cliente se mostró insatisfecho con un producto que adquirió recientemente e informó que no seguirá comprando en esa empresa. ¿Por qué pasó este problema? Se puede intentar con las siguientes preguntas:
- ¿Por qué la compañía perdió a ese cliente? Porque no estaba contento con el producto.
- ¿Por qué estaba insatisfecho con su producto? Porque no funcionaba de forma fiable.
- ¿Por qué no funcionaba de forma fiable? Porque no se probó lo suficiente antes de enviarlo.
- ¿Por qué no se probó lo suficiente antes de enviarlo? Porque los empleados estaban centrados en el control de los costos y se olvidaron de hacer las suficientes pruebas de control de calidad.
- ¿Por qué estaban demasiado centrados en el control de costes como para hacer suficientes pruebas de control de calidad? Porque no estaban bien informados sobre lo mucho que nuestros clientes valoran la fiabilidad.
En definitiva, esta empresa debe retirar el producto del mercado para evitar seguir perdiendo clientes. Adicionalmente, tiene que trabajar en agregarle mayor calidad, haciendo las pruebas suficientes para alcanzar este propósito.
3. Problema: El aire acondicionado de una empresa ha dejado de funcionar
Para el tercer ejemplo de la metodología de los 5 porqués tenemos que el aire acondicionado de una organización ha dejado de trabajar correctamente. ¿Por qué ha ocurrido? Veamos:
- ¿Por qué dejó de funcionar el aire acondicionado? Porque está estropeado en alguna de sus partes físicas.
- ¿Por qué se ha estropeado? Porque el motor falló.
- ¿Por qué falló el motor? Porque se sobrecalentó.
- ¿Por qué se sobrecalentó? Porque hubo un desajuste en la correa.
- ¿Por qué había una desalineación en la correa? Porque un empleado se olvidó de realizar el mantenimiento rutinario.
A partir de estas respuestas, podemos determinar que lo necesario es, en primer lugar, cambiar el motor. En segundo lugar, el empleado tiene que programar mejor los horarios para realizar el mantenimiento de rutina.
Palabras finales
Como verás, los 5 porqué es una técnica excelente. Una de las últimas recomendaciones que podemos darte es que evites hacer suposiciones de una causa o dejarte llevar por prejuicios. ¡Mantén una postura objetiva! Del mismo modo, ten en cuenta que a pesar de que se hablan de 5 preguntas iniciales, puedes seguirlas haciendo hasta que llegues a la causa original de un problema.
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