Plan de acción | Qué es, tipos, ejemplos y cómo se elabora
Un plan de acción es totalmente necesario en la gestión de proyectos o en todos los casos que se quiera lograr una acción. En ese sentido, el esquema de plan de acción puede ser entendido como una hoja de ruta que determinará la manera en la que se irá de un punto a otro en el entorno empresarial, personal o según sea necesario. Es totalmente imprescindible, especialmente si quieres alcanzar tus metas u objetivos en el menor tiempo posible, de manera organizada y eficazmente.
De este modo, el plan de acción de una empresa es un elemento infaltable. ¡Allí podría estar la clave del éxito! También, si cuentas con el espíritu emprendedor y quieres iniciar tu propio negocio, debes saber que un plan de acción es crucial en todas las etapas de tu emprendimiento. ¿Te interesa este tema? ¡Acompáñanos en este artículo!
¿Qué es un plan de acción?
La definición de un plan de acción señala que es una herramienta de administración del tiempo y recursos que enumera detalladamente los pasos a seguir para lograr una meta. Es decir, un plan de acción reúne las tareas que se deben cumplir en un determinado plazo para que un negocio, empresa u organización pueda poner en marcha un proyecto, por ejemplo.
Cumplir objetivos y lograr buenos resultados no siempre es sencillo. Sin embargo, con un plan de acción se puede lograr obtener una guía o estructura que indique qué acciones emprender. Asimismo, permite visualizar mejor quién será el encargado, qué asignaciones o roles tendrá cada miembro del equipo y de qué manera se llevarán a cabo esas acciones correspondientes.
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Elementos de un plan de acción
Perfil organizativo o perfil de la empresa
El perfil organizativo de la empresa es uno de los elementos de un plan de acción infaltables. En este apartado, se debe indicar cómo es la empresa, a qué se dedica y cuál es su misión y valores. En otras palabras, en este elemento se debe detallar todo lo que permitirá ubicar o clasificar a la empresa.
Con este perfil de la empresa se puede posteriormente justificar las acciones que se realizarán en este plan. Es ideal que en este perfil organizativo se definan cuestiones de la empresa como sus objetivos, sector donde se desempeña, actividades que desarrollan, proyectos futuros, logros alcanzados, localización geográfica, alcance de su área de acción, historia y posicionamiento competitivo.
Valor para la comunidad
Un plan de acción correctamente elaborado debe dar a conocer el valor que la empresa aporta a su entorno social. Por ejemplo, ¿ayuda a un sector vulnerables de la sociedad?, ¿participa en jornadas de voluntariado?, ¿ha impactado positivamente en el crecimiento económico de su sector?, ¿crea oportunidades de trabajo?, etcétera.
Las empresas constantemente están aportando mejoras a la comunidad, aunque algunos de estos hechos pasen desapercibidos. No obstante, es importante detallarlos en el plan de acción. Para saber el impacto de una organización, se puede buscar respuestas a cuestiones como las siguientes:
- ¿Contribuye a que se tenga una imagen positiva del país y de la localidad donde se ubica?
- ¿Mejora la calidad social y cultural de su sector?
- ¿Participa activamente en temas sociales?
- ¿Crea oportunidades de empleo para personas de grupos vulnerables o tradicionalmente excluidos?
- ¿Refuerza la economía local?
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Los beneficios del plan de acción
El tercer elemento a considerar son los posibles beneficios que dejará la ejecución del plan de acción. Al respecto, se debe detallar si serán operativos y financieros; reputacionales; sostenibles con el medioambiente; de posicionamiento; o, de desarrollo organizativo. Saber los beneficios de un plan de acción ayudará a no perder el norte y a tener en claro el porqué de algunas decisiones y estrategias.
Para qué sirve un plan de acción
Un plan de acción de un proyecto ayuda a delimitar las metas u objetivos, en aquellos casos donde no esté claro. Asimismo, te permitirá conocer el estado actual de tu empresa. Muchas veces los líderes pueden no tener esta información con la suficiente claridad, no obstante, un plan de acción contribuya a entender mejor las circunstancias empresariales.
Ahora bien, en aquellos casos donde sabes muy bien cuál objetivo persigues y has hecho un análisis de tus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas; un plan de acción ayuda a acatar con mucho cuidado todos los criterios que incluiste en él. Por otro lado, esta herramienta es poderosa para implementarse en los sitios de trabajo, porque puede ser muy flexible.
No obstante, un plan de acción no servirá ni será completamente funcional si los miembros del grupo de trabajo no se comprometen con realizar todas las acciones en un tiempo específico. También tiene que poder adaptarse a los cambios y nuevos escenarios que se van presentando. Evidentemente para su funcionamiento este plan tiene que ser lógico y realista.
Características de un plan de acción
- Un plan de acción empresarial tiene como primera característica que incluye un análisis exhaustivo de las situaciones o necesidades de la empresa. Pero también debe tener claro estos detalles acerca del entorno donde va a intervenir.
- Se tiene que poder agregar, modificar o eliminar tareas, tiempo, recursos o estrategias.
- Un plan de acción tiene un conjunto de objetivos generales y específicos así como metas a seguir.
- Incluye un conjunto de indicadores o KPIs que facilitarán la toma de decisiones, el seguimiento y la evaluación del proceso.
- Propone un camino posible (o varios) para alcanzar el éxito en distintos tiempos.
- Tienen un alto nivel de detalles.
- Responden a una situación determinada.
- Pueden apoyarse en mapas conceptuales, diagramas de flujo, mapas mentales u organigramas o, en definitiva, cualquier tipo de representación gráfica o visual.
- Los planes de acción deben contar con un tiempo de inicio y de finalización.
- Asignan y ayudan a la distribución de tareas.
Importancia de un plan de acción
La importancia de un plan de acción radica en que permite organizar las tareas recurrentes de una empresa, es decir, ayuda a darle estructura a las rutinas que son infaltables en el día a día de una empresa. Asimismo, pueden ser elaborados en cualquier tipo de empresa o en todos los proyectos.
Por otro lado, un plan de acción es esencial para desglosar objetivos grandes en pasos pequeños. Muchas veces una meta u objetivo puede parecer demasiado gigantesca o hasta imposible, pero un plan de acción permite elaborar pequeños pasos que te llevarán a cumplir con ella, sin embargo, es menester ser constante y disciplinado.
Asimismo, es necesario que hagas planes de acción en tu organización, porque te dará una idea sobre quién será el profesional más adecuado para llevar adelante una tarea o, incluso, podría ayudarte a delimitar quién podría ejercer un buen rol como líder o coordinador de proyecto. También esta herramienta deja en claro a todos los miembros los pasos de los cuales depende el éxito de sus ejecuciones.
Otra importancia de un plan de acción es que el líder o gerente podrá determinar el orden de ejecución con mayor precisión si sabe las acciones más urgentes o necesarias en cada etapa. Del mismo modo, tener las metas escritas y enumeradas contribuye a que se mantenga la motivación y con una dirección clara.
Tipos de plan de acción
- Plan de acción para incrementar ventas: En este caso, sirven para mejorar el proceso de venta por parte de los responsables del área. Se tiene que tomar en cuenta al tipo de producto o servicio que se oferta y al consumidor al cual se dirige.
- Estratégico: Tiene la finalidad de explicar cómo se hará realidad una estrategia o, en palabras simples, cómo convertir un pensamiento en acción.
- Plan de acción para la capacitación de los equipos: Es una de las estrategias más efectivas para lograr una alta retención de personal. También permite mayor capacitación del personal que se traduce en grandiosas ventajas para la empresa.
- De Marketing: Esta hoja de ruta describe qué campañas, contenido, canales y software de marketing se utilizarán para ejecutar esa misión.
- Para optimizar los recursos digitales: Permiten verificar que las distintas herramientas digitales, ya sean apps o software de gestión de proyectos, funcionen correctamente.
- Plan de acción para mejorar el clima laboral: Su propósito es facilitar que el ambiente en el sitio de trabajo sea el más respetuoso, cálido y seguro. El plan de acción puede ser de beneficio tanto para los empleados como para los líderes.
- De innovación: Las metas de un plan de acción de este tipo van encaminadas hacia el desarrollo de nuevos productos o servicios. También buscan una transformación empresarial, donde la creatividad y la innovación son los protagonistas.
- Plan de acción para reconocimiento de marca: Permite posicionarse en el mercado y crear un recuerdo ameno en la mente de los conocimientos. El alcance de este plan de acción puede ser muy amplio y generalmente se relaciona con los planes de marketing, porque incluye la creación de contenido.
- De distribución de presupuesto: Está directamente relacionado con la toma de decisiones necesarias para el funcionamiento de la empresa.
Cómo hacer un plan de acción
1. Define los objetivos
¿Cómo realizar un plan de acción? Lo fundamental es tener los objetivos muy bien definidos. Este siempre será el punto de partida. Asimismo, en este parte es fundamental que se cumplan con los tres elementos de un plan de acción: perfil de la empresa, valor para la comunidad y beneficios del plan.
2. Planea las estrategias
¿Ya sabes adonde quieres ir? Lo siguiente es planear las estrategias y los pasos a seguir. En ese sentido, establece todo lo que debes hacer para conseguir tu objetivo. En esta fase, determina quiénes serán los responsables, tiempos, recursos, entre otros.
3. Establece los recursos y herramientas
Esto hace referencia al presupuesto, herramientas digitales y análogas, aplicaciones o cualquier otra cosa que permita el desarrollo de las estrategias. Es aconsejable que seas tan detallado como sea posible, de manera que cuentes con todo lo que realmente amerites.
4. Elabora una carta Gantt
Una vez que tengas objetivos, estrategias y recursos puedes hacer uso de una carta Gantt o también conocida como gráfica de Gantt. Esto será de utilidad para definir los tiempos de inicio y fin de cada tarea, así como los lapsos necesarios para su revisión.
5. Ejecuta el plan de acción
¡Realiza las tareas que has diseñado anteriormente y procura cumplir con los plazos acordados!
6. Seguimiento y evaluación
En esta fase, tendrás que hacer constante seguimiento y evaluación de tu plan de acción. Esto te ayudará a resolver a tiempo aquellas situaciones imprevistas u obstáculos que está impidiendo que tu plan de acción marche correctamente.
7. Mantén actualizado tu plan de acción
Considera que los planes pueden ir cambiando en la medida que se van aplicando. Ten en cuenta esto si buscas cómo se hace un plan de acción: deben estar sujetos a modificaciones de último momento. Si esto sucede, asegúrate de actualizarlo para que tu equipo sepa todo acerca de las nuevas fechas, plazos o estrategias.
Aplicaciones para elaborar un plan de acción
Todoist
Con Todoist se puede tener un mejor control del plan de acción, debido a que permite señalar quién será responsable de la gestión, iniciar plazos, adjuntar documentos. Posee búsqueda de tareas por palabras claves,plantillas por proyectos, copias de seguridad automáticas y alertas por localización.
Todois está disponible para Android, Windows, clientes de correos, extensiones para navegadores, extensión para Gmail, Mac y iOS. Es excelente para la gestión de tareas. Ofrece muchas características en su versión gratuita, pero también por 29 euros anuales puedes tener su versión Premium.
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Paymo
Paymo es otra de las aplicaciones para gestionar los planes de acción. Entre sus ventajas se halla que agrupa la planificación de tareas, la programación, la gestión del tiempo y la facturación. Posee un panel con el estado de las tareas, se puede monitorear actividades, tiene una interfaz sencilla de utilizar.
Paymo es gratis para 10 miembros. Pero también posee dos planes adiciones; en el ideal para pequeños grupos tiene un valor de $9.95 por usuario al mes. Y el plan para grandes negocios tiene un costo de $15.79 por usuario al mes.
Monday.com
Se trata de un sistema operativo de trabajo basado en la nube. Monday.com está disponible desde el 2020. Asimismo, ayuda a monitorear el rendimiento de cada participante, evaluar el desempeño y llevar un registro de actividades. Su principal ventaja es que se adapta a los cambios fácilmente.
¿Quieres probarlo? Tiene una prueba gratis para dos usuarios; su plan básico es de $8 por usuario al mes; el plan estándar cuesta $10 por usuario al mes; y en la versión Pro, Monday.com tiene un precio de $16 por usuario al mes. Sin embargo, obtienes mejores precios si compras la suscripción anual.
Ejemplo de plan de acción
El líder de un grupo empresarial decide realizar un conjunto de actividades para estimular la creatividad de sus miembros y crear lazos mucho más fuertes para tener un ambiente de trabajo tranquilo e innovador. Para lograr su objetivo decide realizar un plan de acción para la capacitación de equipos:
- Perfil organizativo de la empresa: Agencia de marketing, con equipos de alto rendimiento, posee clientes en cerca de 4 países de Latinoamérica y 3 países de Europa. Fue creada en el 2016. Obtiene ingresos superiores a los $900.000 trimestrales. Tiene sede física en Colombia, con presencia de empleados que laboran como freelancers o nómadas digitales.
- Valor para la comunidad: Realizan jornadas de alimentación y recreativas en zonas de estrato 1 y 2 en Colombia. Además, contratan a personal sin experiencia o miembros de comunidades comúnmente excluidas.
- Beneficios del plan de acción: Se consolidará un equipo de trabajo capacitado para afrontar mejor distintas situaciones, elevará la comunicación efectiva y se pondrá desarrollar una mejor atención al cliente y se optimizarán algunos procesos internos dentro de esta agencia.
- Objetivo general: Lograr un equipo de trabajo donde prevalezca el pensamiento creativo y la participación activa.
- Objetivos generales: Aumentar el nivel de comunicación entre los miembros del equipo; poner en práctica herramientas para estimular la creatividad empresarial; realizar frecuentemente dinámicas de grupo.
- Indicadores: Participación del grupo; nivel de integración; comunicación; responsabilidad; constancia; disciplina.
- Recursos: Humanos. Además, se cuenta con un espacio de coworking acorde para desarrollar las actividades. El presupuesto es de $700 mensuales.
- Estrategias: Realizar dos reuniones semanales con todos los miembros del equipo. Una reunión estará destinada a la formación y capacitación, mientras que la otra tendrá un componente didáctico.
- Duración: Tres meses.
- Responsable: Líder del grupo.
Palabras finales
En definitiva, un plan de acción ayuda a reflejar objetivos de forma concisa; marca los tiempos, da indicadores de avance y facilita la evaluación de los últimos avances. Por eso, es algo que no puede faltar dentro de las organizaciones y que los líderes, gerentes o emprendedores deben aprender a implementar desde ya. ¡De todo se puede hacer un plan de acción! ¡Sácales el máximo provecho!