Diagrama de Pareto | Definición, características, cómo hacerlo y ejemplos
Si quieres mejorar la toma de decisiones en tu organización o quieres poder determinar qué es aquello que está provocando irregularidades en el funcionamiento de la misma, lo mejor es que hagas uso del diagrama de Pareto o ley de Pareto. Se trata de una herramienta básica que te ayudará en la gestión de calidad y que te hará tener un mejor panorama acerca de procesos internos y externos.
Este gráfico 80/20 es una técnica creada en el año 1909 por el economista y sociólogo Vilfredo Pareto, cuando presentó los resultados de una investigación sobre la distribución de la riqueza, donde explicaba que el 80% de la misma se encontraba concentrada en el 20% de la población. Sin embargo, el término «diagrama de Pareto» fue acuñado por el Dr. Joseph Juran, quien para la primera edición de su obra Manual de Control de la Calidad se vio en la necesidad de darle un nombre a esta técnica.
En la actualidad, el análisis de Pareto es merecedor de ser empleado en las empresas u organizaciones, ya que se ha demostrado que sus beneficios y utilidades pueden ser múltiples. Por eso, en este artículo de Coworkingfy explicaremos en detalle sobre en qué consiste, cómo se utiliza el diagrama de Pareto y cómo hacerlo. ¿Preparado? ¡Sigue leyendo!
¿Qué es el diagrama de Pareto?
El diagrama de Pareto es una gráfica que permite organizar datos y establecer un orden de prioridades. Es decir, facilita determinar de manera sencilla entre las causas más importantes de un problema (los pocos y vitales) y las que son menos importantes (los muchos y triviales).
¿En qué consiste el diagrama de Pareto? Consiste en darle visibilidad a aquellas situaciones problemáticas que impiden el logro de los objetivos de una empresa. El principio de Pareto establece que en absolutamente todos los grupos de elementos solo unos pocos son responsables de ese efecto. Es decir, que el 80 % de las consecuencias son debido al 20 % de las acciones. No importa cuántos factores estén involucrados en una causa, son pocos los responsables de este resultado.
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Características del diagrama de Pareto
- Es una técnica que se puede realizar con cálculos simples.
- Analiza las características de un grupo e identifica los puntos más importantes para priorizarlos. Lo mejor es que observes los elementos y enfoques tus esfuerzos en una meta.
- Permite tomar decisiones basadas en datos en lugar de opiniones personales.
- Se puede promover efectivamente el trabajo en equipo, ya que requiere la participación activa de todos los involucrados en el proceso laboral.
- Analiza la frecuencia de ocurrencia de cada dato.
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¿Cómo funciona el principio de Pareto?
El funcionamiento del principio Pareto se guía por la regla del 80/20. Como hemos comentado la ley de Pareto señala que en la mayoría de las situaciones el 80% de las consecuencias que existen se deben al 20% de las acciones. Y, en contraposición, puede darse el caso de que el 80% de los defectos de un producto se deba al 20% de las causas.
Para que el funcionamiento de esta técnica sea correcta, se debe aplicar en situaciones como las siguientes: cuando se requiere analizar las diferentes agrupaciones de datos, cuando el rango de cada categoría es importante y cuando los datos puedan clasificarse en categorías.
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Elementos del diagrama de Pareto
Este gráfico consta de tres elementos principales:
- El Eje Y a la izquierda, que indica con qué frecuencia ocurre el problema.
- El porcentaje acumulado del total de ocurrencias a la derecha.
- Eje X en la parte inferior, que muestra los problemas o defectos que existen.
Otros elementos a tener en cuenta para la metodología de Pareto son los siguientes:
- Datos recolectados durante un corto período de tiempo de los procesos más inestables.
- Datos recopiladores en un largo período de tiempo que puedan ser cambiados.
- Las categorías, las cuales deben estar bien establecidas para que no haya espacio para errores.
- Criterios de ponderación bien definidos con sentido lógico.
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¿Para qué sirve el diagrama de Pareto?
El objetivo del diagrama de Pareto es facilitar la organización de los datos para que estén en orden descendente, de izquierda a derecha y divididos por barras. Al mismo tiempo, permite asignar un orden de prioridad, lo que ayuda a enfocarnos en el problema.
Por otro lado, si te interesa saber para qué nos sirve el diagrama de Pareto, debes tener en cuenta que te permite visualizar gráficamente el principio de Pareto. Es decir, al usar el gráfico, colocamos la «minoría significativa» a la izquierda y la «mayoría trivial» a la derecha.
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El diagrama de Pareto facilita enormemente el estudio del fracaso de empresas industriales o comerciales, así como de fenómenos psicosomáticos sociales o naturales.
Asimismo, la tabla de Pareto permite que se pueda prevenir pérdidas económicas. En caso de escenarios donde haya este riesgo, a partir del diagrama de Pareto se puede elaborar un plan de acción. Del mismo modo, sirve en las industrias, debido a que facilita el estudio de las fallas y averías.
Usos del diagrama de Pareto en una empresa
- Estos gráficos son versátiles y muy útiles, puesto que permiten analizar datos sobre la frecuencia o causa de problemas en el proceso.
- Cuando se desea analizar la causa de un problema, esta herramienta se usa para centrarse en componentes específicos, lo que permite la comunicación con otros (visualmente) a través de datos.
- Otro de los usos se da en aquellos casos donde se necesita identificar cuáles son los problemas más urgentes a resolver.
- El gráfico de Pareto se usa para medir la producción en una empresa.
- La herramienta de Pareto tiene un buen uso en aquellos casos donde se quiere identificar las oportunidades laborales dentro de una organización o sitio de trabajo.
Ventajas y desventajas del diagrama de Pareto
Ventajas del diagrama de Pareto
- Permite identificar de forma sencilla los problemas que se presentan en una empresa.
- Hay claridad en la priorización de problemas, porque todos los esfuerzos pueden enfocarse en tareas que aumenten la productividad y rendimiento.
- Proporciona una ayuda visual muy intuitiva, lo que permite que prácticamente cualquier persona interprete los datos que tiene.
- Al saber cómo interpretar la información proporcionada por el análisis de Pareto, puede obtener eficiencias generales en toda su organización. Esto se debe a que puede aplicarse tanto al trabajo de los empleados como a los servicios prestados a los clientes.
- Una vez que se identifica los temas importantes, es mucho más simple tomar las decisiones adecuadas o realizar cambios para mejorar.
- Es ideal para saber qué departamentos o qué servicios tienen un margen de mejora o de solución.
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Desventajas del diagrama de Pareto
- Uno de los principales problemas del diagrama de Pareto 80/20 es que solo brinda información que se percibe tras la observación, por lo que cuando se trata de números precisos para realizar cálculos, se queda bastante corto. Esta es una cuestión limitante en el tiempo.
- Otra de las desventajas es que existen otras herramientas estadísticas que ofrecen mayores datos y con mayor margen de precisión.
- En situaciones complejas, se va a tener que realizar distintos diagramas hasta poder entender de manera global la situación y tener la precisión adecuada. Esto puede convertirse en un uso desmedido de energía llegando a retrasar los lapsos para ejecutar las soluciones.
- Solo muestra datos cualitativos. Lo que sin duda es una desventaja de la técnica de Pareto, debido a que no facilita el cálculo de la media de los datos o su variabilidad.
- Este principio de Pareto muestra las secciones dentro de una empresa que necesitan atención. Sin embargo, no arroja información concisa sobre qué es lo que se debe hacer o por qué sucede esa situación.
Cómo hacer un diagrama de Pareto en Excel
¿Cómo se hace un diagrama de Pareto? La forma más sencilla es usando Excel, una hoja de cálculo de Microsoft Office que permite manipular datos numéricos, alfanuméricos, generar reportes, entre otras funciones. Entonces, antes de elaborar un diagrama de Pareto paso a paso ten en consideración que debe tener ambas columnas ordenadas en orden descendente y una línea que representa el porcentaje total acumulado.
Estos son los pasos para construir un diagrama de Pareto usando la última versión de Excel en Windows:
- Selecciona los datos. Lo que debes hacer es añadir una columna que contenga texto (categorías) y otra con números. Posteriormente, se agrupan las mismas categorías y suma los números correspondientes.
- Ordena los datos de más a menos.
- También deberás incluir una columna para sus porcentajes y sus acumulados.
- Una vez que has añadido y ordenado todos los datos, debes hacer clic en Insertar > Insertar gráfico estadístico y luego, en Histograma, elija Pareto. Otra forma es haciendo clic en Insertar > Gráficos recomendados > pestaña Todos los gráficos > Pareto.
- En Herramientas de gráficos, podrás personalizar el aspecto del mismo. Todo lo que debes hacer es jugar con las distintas opciones en Diseño y Formato.
- Otro de los pasos para realizar un diagrama de Pareto es hacer clic en el eje horizontal del gráfico, > Formato de ejes > Opciones del eje. En Formato de ejes tendrás que elegir entre las diferentes opciones (por categoría, automática, ancho de clase, número de clase, clase de desbordamiento o clase de subdesbordamiento). Esto es lo que, finalmente, te permitirá obtener datos.
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Ejemplo de diagrama de Pareto
Para ilustrar esta técnica, hemos elaborado el siguiente caso práctico de un diagrama de Pareto. En esta ejemplificación, el manager de una tienda de artículos tecnológicos decide investigar por qué han bajado las ventas en los últimos meses.
Lo primero que hace este manager es agrupar en una columna las distintas razones. Ten en cuenta que estos valores se deben ordenar en forma descendente. En la columna siguiente se coloca la frecuencia con que se ha dado cada caso. Queda del siguiente modo:
Ahora, se deben calcular el porcentaje unitario, la frecuencia acumulada y el porcentaje acumulado. Para obtener el porcentaje unitario se debe dividir la frecuencia de cada uno de los valores entre la cantidad total. La frecuencia acumulada se calcula sumando la frecuencia de cada razón con la siguiente. Finalmente, para calcular el porcentaje acumulado se debe dividir cada valor de frecuencia acumulada entre el total.
Para efecto de este ejemplo, la tabla se vería de la siguiente forma:
Con estos datos, se debe elaborar una gráfica en Excel que mostrará el número de ocurrencias y el porcentaje acumulado (en barras y líneas simultáneamente).
Con esta información, ahora el manager de la tienda de tecnologías sabe que las tres primeras razones representan el 80% del problema. El paso final, es que debe encontrar una solución por cada problema.
Cómo interpretar un diagrama de Pareto
Ahora que has seguido el tutorial para el diagrama de Pareto es momento de interpretarlo. Entonces, ¿cómo se lee un diagrama de Pareto? Lo que tienes que hacer es fijarte en el orden de las barras y en la línea de porcentaje acumulado. Allí está parte de la información que debes interpretar.
Asimismo, es importante que tengas en consideración que tendrás que prestarle atención a lo largo del eje vertical del lado izquierdo, comúnmente llamado eje, cuyos datos reflejan unidades. Si prestas atención, verás que las unidades se alinearán con barras descendentes procedentes del eje horizontal (Eje X).
En ese sentido, si alineas las unidades de cada barra con el eje izquierdo, se describe el número de veces que ocurre algo. Pero, si alineas cada barra con el lado derecho del Eje Y, sabrás qué porcentaje de todas las unidades comprende una barra.
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Conclusiones sobre el diagrama de Pareto
Ahora ya sabes cuál es el diagrama de Pareto y cómo debes aplicarlo. Esperamos que este artículo haya sido de mucha utilidad para que puedas empezar a usarlo en tu empresa. Si tienes alguna duda, háznosla saber en los comentarios, estamos felices de resolverla.
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