¿Qué es el smart working o trabajo inteligente? | Una modalidad laboral en tendencia

Las empresas han tenido que adaptarse a los cambios de paradigmas que se dan actualmente, donde las modalidades de trabajo buscan el bienestar de los empleados. Trabajar durante largas jornadas cumpliendo un horario estricto y a veces sin tener verdadero compromiso con los valores de la empresa es cosa del pasado. O, al menos, eso es lo que busca el smart working o trabajo inteligente.

Se trata de un nuevo método que está marcando tendencia y que, según los expertos, viene a ser la evolución del teletrabajo. ¿Quieres que tu equipo de trabajo tenga un rendimiento mucho más eficiente? ¡Entonces sigue leyendo este artículo! Conoce las características del trabajo inteligente y cómo puedes empezar a aplicarlo en tu empresa.

¿Qué es el smart working?

Teletrabajadora en su oficina | Smart working

La metodología smart working toma gran parte de la filosofía del teletrabajo: autonomía, flexibilidad, mayor productividad y manejo del tiempo. Sin embargo, busca ir más allá, porque pretende resolver uno de los mayores anhelos de los trabajadores; tener un balance entre su vida personal y profesional.

Entonces, ¿qué significa el smart working? Se puede definir como una nueva forma de modalidad laboral donde se fusiona el teletrabajo y las nuevas tecnologías. Básicamente consiste en eliminar la carga horaria y proveer las herramientas tecnológicas necesarias  para que los empleados pasen a trabajar en función de objetivos y metas a alcanzar.

El smart working surgió en Italia a principio del 2015 y paulatinamente esta modalidad se ha ido extendido. Con la pandemia provocada por la COVID-19 distintas empresas tuvieron que rediseñar totalmente su esquema de trabajo, tanto así que en estos tiempos el trabajo inteligente ha pasado a ser la modalidad predominante.

Dentro del smart working se busca los trabajadores respeten las fechas de entrega asignada, pero con la particularidad de que no deben cumplir con un horario de tiempo estipulado ni necesariamente tienen que estar en una locación específica. Con el teletrabajo o home office se llevan las responsabilidades hasta el hogar, espacios de coworking o coliving, etc…

En definitiva, el smart working cambia completamente y de forma bastante radical la manera en la que interactúan los jefes y empleados entre sí. Evidentemente, para que sea efectivo tiene que haber excelente comunicación, valores en común y las metas a cumplir deben estar muy bien diseñadas para que no haya espacio para las dudas o errores (o al menos se minimice este margen).

Características del smart working

Trabajo inteligente desde casa

1. Favorece el trabajo a distancia

La principal característica del trabajo inteligente es que facilita la implementación del trabajo a distancia. El uso de oficinas o espacios de trabajo no será necesario.  Asimismo, tendrá la libertad de decidir cuándo trabajar según el horario que más le convenga y por cuánto tiempo lo hará.

Por ejemplo, si alguien realiza un trabajo creativo, puede ser que sus ideas fluyan mejor en horas de la noche; mientras que otras personas puede que logren mayor concentración en horas de la mañana. De igual forma, se espera que ambos trabajadores entreguen sus tareas en el momento acordado.

2. Permite el desarrollo de los trabajadores

Otra de las características del smart working es que los trabajadores tienen la libertad de explorar su autonomía, creatividad y se hacen cargo de su proceso de aprendizaje. Tienen la independencia para ir más allá, para buscar la información que les permita cumplir con su trabajo, a la vez que mezclan distintas disciplinas y formas de resolver problemas.

3. Uso constante de la tecnología

En el trabajo inteligente juega un papel crucial la tecnología, ya que servirá de engranaje para mantenerse conectados con su team, tener acceso a información de la empresa, entre otros usos. A través de la tecnología y el internet, el talento humano tendrá las herramientas necesarias para cumplir con su labor.

El smart working incrementa el uso de aplicaciones para hacer videollamadas, apps de mensajería instantánea, organizadores de tareas como Asana o Trello; así como de herramientas para trabajar de manera colaborativa.

4. Potencia el trabajo por objetivos

El smart working se basa en el trabajo por objetivos, de hecho, es la columna vertebral de este método. Las otras características mencionadas anteriormente solo son posibles gracias a que son tareas vinculadas a objetivos concretos. ¿Cumples con todo esto en tu empresa? ¡Entonces, es probable que estés trabajando inteligentemente!

Ventajas y desventajas del smart working

Reunión de trabajo virtual | Smart working

Ventajas del trabajo inteligente

  • Se reducen los gastos: El funcionamiento de una empresa tradicional amerita, en primer lugar, que se pague el alquiler de las oficinas o que al menos se invierta en propiedades inmobiliarias, además de esto, conlleva inversión en equipos de trabajo y gastos relacionados a factura de luz, internet, gas y agua. Pero con el smart working estos egresos se reducen o se eliminan completamente. Eso sí; lo ideal es que cada empresa cubra los equipos como cámaras o computadoras que utilizarán sus empleados.
  • Ganas libertad: La flexibilidad de horario es una de las grandes ventajas del trabajo inteligente. Esto va de la mano con la movilidad, ya que no tendrás que perder horas de tu vida en el tráfico ni tendrás que pagar transporte. El tiempo que te tomaba llegar a tu trabajo ahora tienes la oportunidad de dedicártelo a ti y a alguna actividad que te guste hacer.
  • Cambia la perspectiva: Según el estudio Randstad Employer Brand Research 2017, elaborado por Randstad, el 55 % de los empleados buscan el equilibrio en su vida personal y profesional. ¡Y con el smart working ahora esto es una posibilidad!
  • Encuentra el mejor talento: Debido a la deslocalización de los puestos de trabajo, puedes contratar a empleados que estén en otra región de tu país o hasta en otras latitudes. ¡Los procesos de contratación se extenderán a nivel global! Esto es un ganar-ganar, tú tendrás a tu disposición al mejor talento y ellos, sobre todo si están en países con bajo salario, pueden incrementar sus ingresos.

Desventajas del trabajo inteligente

  • Exige tiempo y constancia: Cambiar la metodología del trabajo o la manera de pensar de los empleados, jefes o supervisores es un proceso que puede ser tedioso y complicado, por lo que implica dedicarle tiempo, paciencia y constancia. Empezar a laborar bajo el método smart working no sucederá de un día para otro, sino que se tiene que analizar con detenimiento para que la transición sea fácil para todos.
  • No es para todas las áreas: Una limitante del trabajo inteligente es que no todos los puestos de trabajo van a poder realizarse de esta forma. Así que la empresa tiene que laborar bajo un esquema mixto o seguir de la manera tradicional. ¿Es tu caso? ¡No te preocupes! No necesariamente todas las industrias tendrán que sumarse al trabajo inteligente.
  • Mayores responsabilidades: Quienes lo practican tendrán que decir semanalmente o diariamente cuánto van a trabajar, desde dónde y cómo lograr sus metas satisfactoriamente. Y si el trabajo amerita ponerse de acuerdo con otros empleados, habrá que definir cuál es el momento más conveniente para reunirse y a través de qué medio.
  • Siempre hay que estar conectado: Todos los involucrados tienen que resolver imprevistos como cortes de internet o mala navegación por bajo ancho de banda. Además, se podría crear dependencia al uso de smartphone, tablets o laptops.
  • Aún queda camino por recorrer: A pesar de que muchas empresas ya están haciendo smart working o están planeando sumarse a esta tendencia, todavía hay millones de sitios que ni siquiera lo ven factible. Bien sea por desconocimiento o por temor de que no funcione, el smart working no es la modalidad predominante de trabajo.

¿Cómo aplicar el smart working en una empresa?

Joven trabajando en casa | Smart working

Primer paso. Educación

El primer paso para aplicar el trabajo inteligente en tu empresa es con educación. ¡Absolutamente todas las partes involucradas deben formarse! ¿Cuál es la manera más óptima? Fortaleciendo sus habilidades en línea mediante webinars, cursos online obligatorios sobre seguridad y manejo de la información y capacitación sobre el uso de plataformas que permitan la colaboración a distancia.

Segundo paso. Establecer objetivos

Es crucial poder analizar correctamente si el trabajo inteligente está dando resultados en función del tipo de empresa, ingresos, egresos o servicio que se está brindando. La idea es que se siga cumpliendo el mismo flujo de trabajo sin que se vea afectada la operatividad de la empresa.

Estos objetivos tienen que ser SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo estipulado. El principal beneficio de su uso es que fácilmente se puede saber cuándo se han alcanzado, debido a que son muy fáciles de entender.

Tercer paso. Comunicación

El éxito de este sistema dependerá en gran medida de la comunicación. ¡No se debe tomar a la ligera! Así que define e informa cuáles son las aplicaciones que utilizarás y con qué fin. Recuerda que la privacidad es crucial en el smart working, por lo que crear un grupo de WhatsApp puede que no sea lo más recomendable. También se deben coordinar los horarios en los que se puede establecer contacto.

Cuarto paso. Usar herramientas de gestión y control de la productividad

Sí, los empleados tendrán libertad en sus quehaceres, tiempos, movilidad y forma de trabajar; pero no por eso hay que descuidar el control y la gestión de la productividad. La buena noticia es que hoy en día existen multitud de herramientas que te ayudan con este propósito, bien sea si tu empresa es pequeña o una multinacional. ¡Podrás saber cuál es el rendimiento de cada empleado!

Sugerido:

Quinto paso. Mejorar tu seguridad

El trabajo inteligente puede traer como consecuencia la fuga de datos, hackeos o vulnerabilidad de tu seguridad, por lo que debes incrementarla al empezar a usar sistemas con cifrado de extremo a extremo y hasta las conexiones VPN pueden ser tus aliadas.

Diferencias entre teletrabajo y smart working

Trabajo al aire libre

La diferencia más marcada entre el teletrabajo y el smart working es que en el primero se tiene que cumplir un horario laboral que a menudo es igual al que se lleva en las oficinas, mientras que en el trabajo inteligente esto se elimina en su totalidad.  Asimismo, el trabajo inteligente se centra en el cumplimiento de objetivos, en su lugar, el teletrabajo enfoca su atención en que el trabajador realice actividades diarias (en algunos casos son repetitivas e innecesarias).

Por parte, el trabajo inteligente permite que los trabajadores aprovechen el tiempo que se considera muerto, por ejemplo, el tiempo de espera en aeropuertos. Un teletrabajador no tiene esta facilidad, ya que constantemente debe estar reportándose con su superior.

Por otro lado, el smart working apenas comienza a ser una realidad en algunas empresas, incluso hay muchísimo desconocimiento en cuanto al tema, mientras que el teletrabajo es una realidad mucho más aceptada en el mundo entero. Finalmente, el smart working es aprobado a largo plazo y como una forma permanente de trabajo; en su lugar, el teletrabajo es una medida tomada por muchos empleadores como una solución pasajera.

Palabras finales

Tal parece que el teletrabajo ha quedado obsoleto y ahora la forma más eficaz de laborar es a través del smart working. ¿Crees tú que esto es correcto o aún es un poco apresurado? Lo cierto es que la transformación digital ha modificado notablemente cómo trabajar y la manera en la que entendemos su concepto.

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