¿Cómo organizar mi tiempo? | 15 consejos para ser más productivo
¿Consideras que tu tiempo no te alcanza?, ¿tu carga de trabajo es tan abrumadora que deseas que el día tenga más horas?, ¿no puedes cumplir con todas tus tareas en el momento adecuado? Este es un problema más común de lo que muchas veces se piensa. Entonces, te preguntas: ¿cómo organizar mi tiempo y vida para ser más productivo?
Si este es tu caso, ¡estás en el lugar correcto! En Coworkingfy te traemos los 15 mejores pasos para organizar tu tiempo para que puedas realmente agregar esta habilidad blanda a tu perfil. Por supuesto, tendrás un rendimiento superior si aplicas varios de estos consejos con mucha disciplina y disposición a cambiar algunos hábitos. ¿Preparado? ¡Sigue leyendo!
15 consejos para organizar tu tiempo
1. Haz una lista de cosas por hacer
Ten siempre a mano una lista de las cosas que hay que hacer. Así, en el transcurso del día vas a poder ir identificando las tareas ya finalizadas y aquellas que tienes pendientes por cumplir. ¿Cuándo puedes hacerlo? Idealmente cada día, haz que esta sea tu primera actividad. Esto te ayudará a mantener todo organizado y a evitar el estrés de última hora.
2. No temas probar aplicaciones
Prueba algunas aplicaciones de productividad diferentes (Trello, BaseCamp o Asana) y comprueba cuál te funciona mejor. Tienen un montón de funciones que pueden ayudarte a agilizar tu flujo de trabajo y asegurarte de que nada se te escapa. Estos softwares pueden ser tanto gratuitos como de pago.
Los beneficios son múltiples. ¡Y es excelente si te preguntas cómo organizar mi tiempo para estudiar y trabajar! En ese sentido, este tipo de aplicaciones te van a ayudar a gestionar tus asignaciones de acuerdo a tus objetivos trazados, te permiten hacer un monitoreo en tiempo real y facilita que hagas una supervisión de tu rendimiento y productividad.
Lecturas sugeridas:
- Diferencia entre meta y objetivo | Definiciones y ejemplos
- Definir objetivos | ¡Aprende a hacerlo con estos 4 métodos!
3. Getting Things Done (GTD)
Inventado en la década de los 2000 por David Allen, el Getting Things Done es un método que establece que los problemas de organización del tiempo se originan porque no se sabe establecer prioridades. Esto trae como consecuencia que haya bloqueos mentales. Para solucionar esta problemática, el GTD propone que ordenes y priorices tu trabajo, por ejemplo: aquel que ya no necesitas hacer, el más urgente y el que puedes delegar.
4. Toma descansos adecuados
Asegúrate de no hacer demasiados pequeños descansos a lo largo del día (como consultar las redes sociales) porque esto hará que te resulte difícil concentrarte en tu trabajo más adelante. Además, estas pequeñas pausas puede que te parezcan inofensivas, sin embargo, son una forma de sabotearte. ¡Te quitan tiempo valioso para enfocarte en alguna tarea!
Entonces, lo que puedes hacer es tomar descansos mucho más planificados y estructurados. Puedes, por ejemplo, trabajar durante dos horas sin revisar las redes sociales y, posteriormente, tomar una pausa de 20 minutos. Todo depende de cómo quieres o necesitas llevar tu vida, para saber cuáles son los tiempos de descansos adecuados para ti.
5. No hagas multitasking
Céntrate en una tarea a la vez; no intentes abordar varias tareas simultáneamente, a menos que sean de naturaleza muy similar, pero agrupar estas tareas puede ser muy complejo. ¿Cómo organizar mi tiempo diario? ¡Sabiendo que vas a tener un rendimiento superior si no empiezas una nueva tarea hasta que terminas la anterior!
6. Timeboxing y timebloking
¿Cómo aprender a organizar mi tiempo? El timeboxing y el timebloking pueden ser dos grandes técnicas de gestión del tiempo que te ayudarán a alcanzar esta meta. De esta manera, el timeboxing es una estrategia en la que se divide tu día en bloques de tiempo. En palabras más sencillas, tendrás que dividir tus tareas grandes en algunas más pequeñas y asignar un tiempo para cada una. Esto te va a permitir que sigas con un ritmo constante hasta cumplir.
En el caso del timebloking tiene algunas similitudes con la técnica anterior. Sin embargo, lo que debes hacer es separar en varios períodos de tu tiempo para dedicárselo a algunos trabajos relacionados. Por ejemplo, los lunes solo tendrás reuniones y los martes escribirás los informes. ¡Procura cumplir con este esquema a cabalidad!
7. ¡Que tu día empiece temprano!
Una pregunta bastante común es cómo organizarme mejor y sentir que aprovecho mi tiempo. ¿Y qué hacer? Si es posible, intenta levantarte más temprano para tener más tiempo antes de empezar a trabajar cada mañana (esto hará que tu cerebro tenga más tiempo para despertarse).
8. Agendas
Utiliza una agenda para llevar el control de tu horario. Puedes usar una agenda de papel o una digital, pero es importante tener algún tipo de sistema para llevar el control de tus tareas y citas.
Es decir, ¿cómo organizar mi tiempo? Utilizando Google Calendar o Outlook/Exchange para compartir calendarios con otras personas, de modo que todos sepan lo que ocurre en cualquier momento en la oficina o en casa. Esto hace que la programación de reuniones sea mucho más fácil, porque la gente puede ver exactamente quién estará allí cuando confirman su asistencia a un evento.
9. Utiliza la técnica Pomodoro
Programa un temporizador para 25 minutos, trabaja en tu tarea hasta que suene el temporizador y luego toma un descanso de cinco minutos. Repite este proceso tres veces con un descanso más largo entre cada ronda. Este método te ayuda a mantenerte concentrado en lo que estás haciendo sin aburrirte ni distraerte con otras cosas a tu alrededor. ¡También es ideal si quieres encontrar respuestas a cómo organizar mi tiempo de estudio!
Además:
- Técnica Pomodoro | El método para ser más productivo y evitar procrastinar
- Cómo dejar de procrastinar | 10 consejos y trucos para evitar la procrastinación
- Procrastinar | Qué es, tipos y una guía para evitar la procrastinación ¡A por ello!
10. Evita las largas y constantes reuniones
Las reuniones laborales son una parte fundamental del mundo empresarial. Sin embargo, algunas se pueden extender más tiempo del necesario. ¿Esa reunión de dos horas pudo ser un email? O, también, puede suceder que en un día tengas en agenda más de cinco reuniones, esto es un error gravísimo en la vida laboral, porque evitará que avances en otras asignaciones. Por tanto, sé mucho más precavido en las reuniones y procura hacer solo aquellas que son imprescindibles. ¡Este es un gran consejo acerca de cómo organizar mejor mi tiempo!
11. Establece límites
El home office pasó a convertirse en la nueva manera de trabajo, sin embargo, si estás embarcándote en esta nueva modalidad, seguramente has pensado: ¿cómo organizar mi tiempo en casa? Para muchos esto puede ser un reto, especialmente si vienen de trabajar en un contexto mucho más tradicional.
De esta manera, si no estableces límites puedes perder tiempo valioso de tu trabajo. Y, en consecuencia, sentir que no tienes el control de tu tiempo. Por eso, lo más recomendable es no solo aplicar los otros consejos, sino que también debes evitar a toda costa hacer actividades domésticas en horario laboral y no puedes tolerar las distracciones sociales.
En su lugar, aunque tengas un trabajo remoto, flexible o freelance, lo mejor es que tengas tu horario bien definido, conociendo tus horas de principal productividad. De igual forma, tienes que acondicionar tu espacio de trabajo, lo mejor es que sea en un sitio distinto a tu dormitorio.
Sugerido:
- Optimiza tu espacio de trabajo | ¡Aprende cómo organizarlo!
- Cómo ser productivo en casa | ¡10 tips para rendir más!
12. Ten objetivos y conoce tus horas de mayor productividad
Otro de los consejos para organizar el tiempo es que pienses qué es lo que quieres lograr durante ese día. Así, será mucho más fácil, saber qué es lo que esperas alcanzar y por qué. Tampoco tengas miedo de hacer, si está dentro de tus posibilidades, tu propio horario de trabajo. Por ejemplo, a muchas personas les funciona mejor trabajar durante las horas de la mañana y otros, en cambio, prefieren la madrugada. ¡Encuentra el horario que funciona para ti!
13. Regla 80/20
¿Cómo organizar mi tiempo en el trabajo? La regla 80/20 o el principio de Pareto es otro de los consejos y, de hecho, es una estrategia bastante recomendada. ¿En qué consiste? En identificar aquellas actividades que tienen un efecto superior en tu rendimiento y que representan el 80 % de las actividades que debes cumplir en el día.
El objetivo es que hagas una lista de actividades y empieces a cumplir las más importantes, de manera que al finalizar el 20 %, logres el 80 % del impacto que puedes generar ese día. Por lo general, estas actividades son fáciles de cumplir y, curiosamente, muchos deciden procrastinar o asignarle más tiempo del que necesitan.
El principio de Pareto es estupendo para aplicar si lo quieres es cómo organizar el tiempo. Pero, lo mejor es que también puede servir para la toma de decisiones y hacer control de calidad. ¿Probarías este principio?
14. Aprende a delegar
Organizar tu tiempo puede estarse convirtiendo en una situación caótica porque estás asumiendo más trabajo del que puedes cumplir. Por eso el mejor tip es que aprendas a rechazar una mayor carga laboral cuando sientas que te estás ahogando con tus responsabilidades. También, puedes intentar delegar. Verás que cuando te sinceras con la carga de trabajo que realmente puedes manejar, tu perspectiva con respecto a la gestión del tiempo mejora.
15. Silencia tus chats
¿Cómo organizar tu tiempo? Un consejo es que trates de disminuir las interrupciones. En esa misma línea, puedes empezar a silenciar tus chats en aquellos períodos de tiempo donde te quieres enfocar en culminar alguna tarea. Esto se convierte en el enemigo número uno de la gestión del tiempo. Por ello, no tengas notificaciones de chats de WhatsApp, Telegram, Skype o cualquier otra aplicación de mensajería instantánea.
Palabras finales
¡Esperamos que pongas en práctica algunos de estos consejos acerca de cómo aprender a organizar el tiempo! Recuerda que si tienes alguna otra sugerencia, puedes dejarla en los comentarios. ¡Hasta la próxima!
Lecturas recomendadas:
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