Matriz de Priorización | Qué es, ventajas y cómo elaborarla

En el día a día van surgiendo diferentes situaciones que ameritan nuestra atención según su urgencia e importancia. De esta manera, herramientas como la matriz de Eisenhower nos ayudan a poder identificar lo importante, lo urgente y aquello que puede esperar para realizarse. Sin embargo, no es el único método que puede ayudar a profesionales a saber cómo evaluar diferentes opciones. En ese sentido, ¿alguna vez has oído hablar de la matriz de priorización o diagrama de priorización?

La matriz de priorización es un método poderoso que ayudará a profesionales, estudiantes, emprendedores y, en definitiva, a cualquier persona interesada a tener una lista efectiva de prioridades para poder seleccionar la opción más adecuada. ¿Quieres saber de qué trata? ¡Acompáñanos en este nuevo post de Coworkinfy y descubre todas sus ventajas!

¿Qué es una matriz de priorización?

Persona tomando distintos caminos según sus prioridades

La matriz de priorización es una herramienta que mediante filas y columnas ayuda a comparar y seleccionar las prioridades entre diversas opciones o posibles soluciones, lo que hace que tomar una decisión sea mucho más sencillo. De esta forma, el diagrama de priorización permite evaluar diferentes alternativas u opciones puntuándolas respecto a criterios de interés para un problema.

En la mayoría de los casos, la matriz de priorización ayuda a saber cuál problema debe ser catalogado como urgente y prioritario en función de que se busque una solución en el menor tiempo posible. No obstante, también puede ser de utilidad para organizar tareas de acuerdo a su premura o prioridad.

Existen dos tipos de matriz de priorización empleados en la gestión de proyectos: simples y ponderadas. Por un lado, las ponderadas dan más valor a algunos factores o elementos  que a otros. Por otro lado, las matrices de priorización simples usan cada factor o criterio con el mismo peso o valor. Cabe señalar que mientras más criterios se definan, mejor resultado se obtendrá de la matriz.

La matriz de priorización forma parte de las 7 herramientas de planificación y gestión, conjuntamente con el diagrama de relaciones, diagrama de afinidad, diagrama de árbol, diagrama matriz, diagrama de procesos de definiciones y el diagrama de flechas.  Estas siete herramientas fueron propuestas por la JUSE (Union of Japanese Scientists and Engineers).

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Cuándo se utiliza una matriz de priorización

Ver con claridad el panorama con matriz de priorización

La matriz de priorización se puede utilizar cuando se quiera resolver un problema o tomar alguna decisión basándose en distintos criterios y ponderaciones. Por lo general, da la posibilidad de establecer prioridades entre un conjunto de elementos para facilitar la toma de decisiones.

De esta manera, también es útil cuando existe un cúmulo de tareas pendientes por cumplir y el empleado no sabe por dónde empezar o cómo tener certeza de cuál es la más importante para el logro de los objetivos de la empresa. Además, es perfecta cuando se está buscando metas específicas de mejora, crecimiento o  productividad.

Por otro lado, es recomendable hacer uso de una matriz de priorización en caso de que no se esté seguro del mejor uso de los recursos o energía disponible en una organización. También, a nivel logístico, contribuye a definir cuáles equipos son mejores para lograr un alto rendimiento en la empresa. Por ejemplo, ¿con cuál computador tus empleados tendrán más beneficio y comodidad? ¿Qué es para ti más importante y a qué aspecto le darías más valor? ¿A la memoria RAM por encima de la memoria de almacenamiento? ¿O viceversa?

Finalmente, la matriz de priorización es perfecta de poner en práctica cuando se quiera clasificar un problema. A menudo el panorama en torno a un problema puede ser poco claro, pero desmenuzarlo con distintas ponderaciones hace que se puedan comprender con la transparencia necesaria para resolverlo.

Además:

Ventajas y desventajas de la matriz de priorización

Estudio y ponderación de criterios según intereses

Ventajas de un diagrama de priorización

  • Es totalmente flexible. Esto quiere decir que puede tener muchas o pocas opciones, según quien lo esté diseñando. No obstante, por cada matriz se recomienda hacer uso de no más de cuatro criterios, aunque evidentemente esta no es una regla absoluta.
  • Puede solucionar las discusiones o falta de consenso, especialmente cuando se trabaja en equipo.
  • Se puede elaborar individualmente o en grupos de trabajo. También puede ser aplicado en situaciones presenciales o virtuales.
  • Las matrices de priorización más complejas pueden ser realizadas en un software que decide en base a las órdenes que recibe.
  • Si los criterios están correctamente diseñados o pensados, se puede evaluar un problema o tarea con relativa facilidad.

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Desventajas de la matriz de priorización

  • Si los criterios están mal planteados, la matriz de priorización puede fallar completamente en su finalidad.
  • A veces no es sencillo estimar el riesgo de las alternativas de solución que se presentan ante cada problemática.
  • Puede ser complicado para algunas personas tasar el peso correcto de cada criterio.
  • Requiere el uso de hojas de cálculos o cuadros y tablas con la estructura correcta.
  • Pese a su utilidad, la matriz de priorización no tiene un uso masificado. Por lo que algunos líderes de grupo o jefes tendrán que enseñar a aplicarlas desde cero a otros miembros de la empresa, lo que toma tiempo que podría ser empleado en otro objetivo.

Además:

Cómo hacer una matriz de priorización

Persona elaborando una matriz de priorización

1. Establece el objetivo final

La matriz de priorización debe perseguir un objetivo final y claro, el cual tiene que ser específico y concreto. Parece obvio, ¿cierto? Pero te sorprendería la gran cantidad de personas que hacen uso de estas herramientas sin tener en mente un objetivo o propósito. ¡Que este no sea tu caso! Piensa con claridad qué esperas lograr con el diagrama de priorización.

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2. Identifica las opciones

Se trata de identificar de manera exhaustiva las opciones que tienes para darle resolución a un problema. Puedes hacer una lluvia de ideas, aplicar el método 635 o alguna otra dinámica de grupo para que todos los miembros del equipo compartan las opciones que se les ocurran. Recuerda que estas opciones deben ser posibles soluciones a un problema.  Una vez que tengas muchas opciones, debes seleccionar aquellas que parezcan más apropiadas para acercarte a tus metas.

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3. Determina los criterios

Los criterios se desprenden de las opciones. Son los que ayudarán a tener más claridad en cuanto a qué es lo que debería ser considerado ante una problemática o en caso de que haya muchas tareas acumuladas por realizar. En palabras más simples, un criterio sirve para ponderar lo más importante de lo menos importante. Por ejemplo, puede ser conocimiento requerido, implementación, recursos, beneficios o gravedad.

4. Puntuación de los criterios

Esto implica el valor cuantitativo o cualitativo que tendrá cada criterio. Este cuarto paso para hacer una matriz de priorización hace referencia al peso o nivel de importancia que tiene cada uno de los criterios. Por ejemplo, un criterio puede ser ponderado con un 4 en una escala del 1 al 5, siendo 1 lo menos relevante y 5 lo más relevante.

5. Compara y enfrenta las opciones

La forma correcta de comparar las opciones es cruzarlas con las demás en forma de L. Para que se haga más fácil puedes preguntarte: ¿La opción X es más importante que la opción Y teniendo en cuenta el criterio Z? La idea es que vayas correlacionando cada opción con todos los criterios y asignar un valor en cada caso. Recuerda que debes enfrentar las opciones entre sí para cuanta cantidad de criterios exista.

6. Selecciona la mejor opción

El último y sexto paso es comparar cada opción con todos los criterios para seleccionar la mejor o más idónea.

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Ejemplo de matriz de priorización

Persona considerando distintas opciones

En el siguiente ejemplo de matriz de priorización una persona busca elegir el mejor coworking para trabajar como nómada digital en Barcelona, España.

  • Objetivo: Buscar un espacio para hacer coworking y que facilite la realización de networking.
  • Opciones de coworking en Barcelona, España: Coworking Ánfora, Coworking Point, Hub Terrassa y Aragó 3 Noventa.
  • Criterios: Ubicación, Planes y promociones, Velocidad de la conexión a internet, Salas de reuniones y Zonas comunes de descanso.
  • Ponderación de criterios en escala del 1 al 5: Ubicación (3), Planes y promociones (4), Velocidad de la conexión a internet (5), Salas de reuniones (1) y Zonas comunes de descanso (2).
  • Selección de la mejor opción:

 

Opciones / Criterios Ubicación Planes y promociones Velocidad de la conexión a internet Salas de reuniones Zonas comunes de descanso

Total

Coworking Ánfora

1 4 3 0.9 2 10.9

Coworking Point

2

2 4 1 2

11

Hub Terrassa

1.5

2 4 0.5 1.5

9.5

Aragó 3 Noventa 2.5 1 4.5 0.8 1.8

10.6

 

En este caso, la mejor opción para el nómada digital de nuestro ejemplo es trabajar desde el Coworking Point, ya que según los criterios evaluados cuenta con la ponderación más elevada, según sus requerimientos y necesidades.

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Palabras finales

No hay dudas de que la matriz de priorización es una herramienta ventajosa que, además, podría ser empleada en cualquier circunstancia y según distintos perfiles profesionales. ¡Esperamos que con esta guía puedas sacarle el máximo provecho y sepas cómo priorizar tus problemas y asignaciones!

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