Matriz RACI | Define responsabilidades y organiza un proyecto de forma efectiva
La matriz RACI o matriz de responsabilidades es una herramienta que puede ser de gran utilidad para la gestión de proyectos. Sirve para definir responsabilidades, ordenar prioridades y tener un proyecto ejecutado de la manera más efectiva posible.
El problema es que el modelo RACI puede ser complicado de aplicar, por esto, algunos gerentes de proyectos suelen tener ciertas dudas sobre su utilidad y cómo hacerla. Por eso, en este artículo de Coworkingfy conversaremos acerca de todo lo que debes saber sobre la matriz RACI de funciones y roles. ¡Continúa leyendo!
¿Qué es una matriz RACI?
La matriz RACI es una herramienta gráfica que se utiliza para definir responsabilidades y asignar los roles en el equipo de trabajo. Es ampliamente utilizada en la gestión de proyectos para relacionar actividades con recursos y responsables. Debe ser realizada al inicio de cada proyecto, pues así se distribuyen de mejor manera las tareas.
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Ahora bien, ¿qué significa matriz RACI? Su nombre es un acrónimo de:
- Responsible (Responsable): Es la persona que tiene la labor de completar una tarea que le haya sido delegada por terceros. El objetivo es que exista un solo responsable por tarea.
- Accountable (Autoridad): Es quien delega las tareas que deben ser ejecutadas. Usualmente tiene que rendir cuentas acerca del status de las asignaciones. También certifica que el trabajo ha sido realizado conforme a los requerimientos exigidos.
- Consulted (Consultores): Son un grupo de expertos que ofrecen juicios u opiniones de valor sobre algún tema determinado. Por lo general, son buscados cuando se necesita de sus conocimientos.
- Informed (Informado): Hace referencia a la persona que debe ser informada sobre el proceso de evolución y desarrollo de las tareas del proyecto. Con el informado la comunicación siempre es unidireccional.
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¿Para qué sirve una matriz de responsabilidades RACI?
El modelo matriz RACI sirve para que todos los miembros de un equipo de trabajo o involucrados en un proyecto tengan muy en claro cuáles son las tareas que deben realizar, los plazos de entrega y, en general, qué se espera de su rol. Es perfecta porque contribuye a que todos estos asuntos se resuelvan durante las primeras semanas, permitiendo ahorrar tiempo y dedicarse a otras cuestiones más relevantes para el logro de las metas.
Por otro lado, la matriz RACI en la gestión de proyectos facilita la coordinación entre los integrantes de un grupo de trabajo, de esta forma, favorece que se reduzcan los errores. Además, saber el rol de cada persona puede contribuir a tener una comunicación mucho más fluida y asertiva.
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Es común que en las empresas o sitios de trabajo algunos empleados tengan una sobrecarga de tareas o se sientan abrumados. Sin embargo, con la asignación de responsabilidades de un proyecto mediante el modelo RACI se pueden reducir estos riesgos. Así, se evita que los colaboradores sufran de síndrome del burnout al dar asignaciones equitativas y que vayan en línea con sus ganancias económicas, motivación laboral y habilidades laborales.
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La matriz RACI sirve en aquellos casos donde hay un error crítico o que debe ser solventado a la brevedad posible. Esto es posible porque se tiene claridad de quién es el responsable y acelera la toma de decisiones.
Ventajas y desventajas de una matriz RACI
Ventajas de una matriz RACI
- Mejora la productividad laboral. La matriz de roles y funciones hace que los equipos cumplan con sus tareas en tiempo récord.
- Ayuda a que se reduzcan tareas innecesarias o repetitivas.
- Se minimizan los problemas de comunicación que se pueden presentar entre las personas involucradas en un proyecto.
- Los resultados finales de un proyecto terminan siendo muy parecidos a los que se visualizó al principio del mismo.
- Reduce la competitividad en los equipos de trabajo, porque todos ya saben qué esperar y cuál es su rol.
- Se puede llevar un mejor control de las tareas a ser desarrolladas. También ayuda a que la utilización de aplicaciones de gestión de tareas sea más exitosa.
- Se puede identificar, en poco tiempo, si la carga de trabajo se encuentra distribuida de forma proporcionada.
- Puede hacer que las expectativas estén muy bien aterrizadas.
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Desventajas de una matriz RACI
- Si los involucrados no conocen el significado de todos los términos, se pueden dar confusiones que afecten negativamente la comunicación y la ejecución de tareas.
- A menudo se considera que una matriz RACI en una empresa puede significar un inconveniente, porque definir roles no es precisamente sencillo.
- La realización de una matriz RACI puede demorar bastante tiempo. También amerita cierto conocimiento o liderazgo para distribuir las posiciones que asumirá cada empleado.
- En algunas empresas se comete un error grotesco: se ignora el modelo RACI tras su creación. Esto provoca que todos mezclen sus actividades y haya descontrol y descoordinación.
- No permite saber de manera inmediata el status o el avance de una tarea.
¿Cuándo se debe usar una matriz RACI?
La matriz RACI se puede utilizar, principalmente, en dos casos. En primer lugar, es recomendable hacer uso de ella en empresas u organizaciones donde hay alta rotación de personal. ¿Por qué? Porque así todos conocerán cuál es su tarea y rango de responsabilidad, lo que limita las dudas y la incertidumbre.
Con una matriz RACI se puede ingresar el nombre de un trabajador y conocer cuál es su función dentro de un proyecto. ¡Es perfecto porque disminuyen grandemente las confusiones!
En segundo lugar, una matriz RACI puede ser usada en aquellas organizaciones de gran tamaño, que requieran de una planeación estratégica de objetivos. En estos casos, lo normal es que haya muchas personas involucradas y participando activamente, lo que dificulta el proceso de definir los roles de cada uno y las responsabilidades a las que están sujetos. No obstante, una matriz RACI puede aclarar todo el panorama.
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Ahora bien, esta matriz de asignación de responsabilidades no es útil o, al menos, no es ideal emplear en empresas pequeñas o en proyectos breves. En caso de hacerlo, puede crear mayores confusiones o notarás que faltan personas para ocupar todos los roles.
¿Se puede asignar más de un rol a una persona en la matriz RACI?
Lo ideal es que cada persona tenga asignado un rol como Responsable, Autoridad, Consultor e Informador, en especial, si es la primera vez que se está trabajando con la matriz de asignación de responsabilidades. Sin embargo, puede suceder que una persona tenga asignado más de un rol dentro de la matriz RACI.
Si bien esta situación puede complicar un poco más su aplicación, no es necesariamente un error o algo imposible de suceder. En esa circunstancia, lo que se debe hacer es determinar claramente quién o quiénes cumplirán más de un rol en el proyecto, lo cual deberá informarse a todo el equipo a la brevedad posible. Obviamente, esta persona debe estar enterada de este hecho y mostrarse de acuerdo.
También existe la posibilidad de que más de dos personas cumplan el mismo rol. Por ejemplo, se pueden dar escenarios donde hayan dos o más Responsables de realizar una tarea. Esto pasa cuando las tareas se dividen para ser realizadas con mayor rapidez o porque representan una carga gigantesca.
Cómo hacer una matriz RACI
1. Establece la complejidad del proyecto
El primer paso para elaborar una matriz RACI es saber la complejidad y alcance del proyecto. En ese sentido, lo mejor es hacerlo en aquellos casos que tengan una incidencia media o superior.
2. Especifica los roles del proyecto
¿Cómo elaborar una matriz RACI? Especificando las funciones del proyecto. Esto quiere decir que se debe determinar quién está involucrado en el proyecto. Al hacer el modelo RACI, ¿enumeras roles o personas específicas? Tradicionalmente, debes definir los roles funcionales en la parte superior, pero hay casos donde queda mejor usar los nombres.
3. Identifica las tareas
El proyecto se debe dividir en tareas. Es importante que logres especificar en una columna qué se debe hacer y en otra columna, quién lo hará.
4. Asigna la matriz RACI para cada función y tarea
Para este cuarto paso, te puede ayudar pensar en lo siguiente: quién debe ser consultado mientras la tarea está en curso y quién debe recibir información una vez que la tarea esté completa. Cada vez que tengas claridad en ese aspecto, elige cuidadosamente los responsables, consultores e informados. Y así sucesivamente.
5. Informa a tu equipo
Una vez que sabes cuáles son las tareas y qué rol tendrá cada persona, es momento de reunir a tu equipo para informarles acerca de las decisiones que has tomado. En este quinto paso, también puedes aprovechar para verificar que no haya algún espacio vacío o si existe duplicidad.
Cómo hacer una matriz RACI en Excel
Excel es una de las mejores herramientas donde se puede elaborar una matriz RACI. Este programa permite realizar el gráfico en poco tiempo. De esta forma, lo recomendable es seguir estos pasos:
- Distribuye en la primera columna dejando la primera fila libre.
- Distribuye el nombre o cargo de los miembros del equipo de trabajo en la primera fila dejando la primera columna libre.
- Asigna los roles como sea más factible para tu proyecto.
- Incluye una leyenda para que la matriz pueda ser entendida por todas las personas que tengan acceso al documento Excel.
- Puedes personalizar tu matriz RACI en Excel con el nombre del proyecto, fecha de inicio o cualquier otra información que consideres relevante.
- Si lo prefieres, puedes dar formato a tu tabla para que sea fácil de leer e interpretar.
Ejemplos de matriz RACI
A continuación, ponemos un ejemplo hipotético que sirva para ilustrar una matriz RACI:
Una empresa comercializadora de ropa de diseñador y de alta costura ha tenido una bajada notable en sus ventas. Con el objetivo de aumentar su cartera de clientes, decide hacer una matriz RACI. En esta gráfica, de un solo vistazo, se pueden observar todas las tareas a realizar así como el profesional encargado y a quién se debe rendir cuentas de su cumplimiento.
| Tareas / Roles |
Sara |
Miriam |
Alfredo |
Cristian |
Franco |
|
Atención a clientes en el local |
I |
A | R | R | |
|
Cobro a clientes |
R | I | A | ||
|
Compra de nuevas colecciones de ropa de temporada |
R |
I | C | A |
R |
|
Pago a proveedores |
A |
I | R |
|
|
|
Envíos a domicilios |
R |
R | C | A |
|
|
Manejo de redes sociales |
C |
I | A |
R |
|
|
Pago de servicios e impuestos |
R |
R |
A |
||
|
Diseño de publicidad |
A |
R |
C |
||
|
Difusión de la publicidad |
I |
A | R |
R |
|
| Toma de decisiones estratégicas | R | I | C | A |
R |
Variantes de la matriz de responsabilidades RACI
RASCI
Al igual que la matriz RACI, la RASCI busca establecer una relación entre las tareas y las personas que la ejecutan. Sin embargo, sus siglas hacen referencia Responsible, Accountable, Support, Consulted y Informed. En este caso el Support cumple la función de apoyar un rol ejecutivo en un proceso, contribuyendo a la implementación de una tarea en un proceso.
CARS
La matriz CARS lleva al modelo RASCI mucho más allá. De hecho, quienes lo utilizan aseguran que puede eliminar información innecesaria o prescindible. CARS significa Communicate (se relaciona con la manera de consultar e informar sobre algo), Approve (la persona que toma decisiones), Responsible (quien realiza el trabajo) y Support (soporte o ayudante).
RASI
Esta es una variante de la matriz RASCI, donde desaparece la figura de Consulted o Consultor. Asimismo, se le da mayor importancia a quienes llevan el rol de Support.
CLAM
Se centra en las acciones que se llevan a cabo en un proyecto. Sus siglas sirven para hablar de quienes contribuyen, llevan, aprueban y monitorean el cumplimiento de objetivos.
RASIQ o RACIQ
En la matriz RASIQ se lee da énfasis a la figura de Support, mientras que en la matriz RACIQ tiene gran relevancia los Consulted. En ambos casos, se agrega un nuevo rol: un supervisor de calidad, que realizará tareas de revisión.
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DACI
Esta matriz tiene la particularidad de que cambia los responsables por conductores y a la autoridad por un aprobador.
RAS
Es un tipo de matriz que apuesta por simplificar la toma de decisiones. Pero a menudo se dice que es incompleta, ya que no tiene en cuenta al responsable de una tarea.
Palabras finales
La matriz RACI o matriz de asignación de responsabilidades es un modelo que puede ser adoptado por las empresas grandes. Sus beneficios son numerosos, así que se sugiere su implementación si quieres mejorar la jerarquía o la estructura laboral en tu organización. ¿Tienes alguna duda? ¡Nos leemos en los comentarios!
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