Hot desking | ¿El sustituto de las oficinas tradicionales?

La idea de que sí se puede trabajar fuera de la oficina no es nada nuevo. De hecho, se trata de una de las tantas revoluciones del siglo XXI. Progresivamente hemos visto cómo han ido surgiendo nuevas tendencias en el lugar de trabajo. Ahora se trata del hot desking: un espacio de trabajo flexible.

Las dinámicas laborales están cambiando, y con ella los espacios. Y no solo me refiero al coworking, esa revolución del espacio de trabajo, sino también a las empresas que están apostando fuerte por los nuevos estilos del lugar laboral. ¿Se avecina el fin de las oficinas tradicionales? Lo cierto es que los lugares de trabajo cada vez se adaptan más a las necesidades de la generación millennial. Y entre estas transformaciones aparece el hot desk, que se traduce en flexibilidad y movilidad: lejos quedaron los puestos fijos. Se trata del uso de escritorios compartidos y de trabajar en un ambiente abierto que favorezca la interacción.

Si todavía no conoces qué es el hot desk y la curiosa historia del término, sus ventajas y desventajas, cómo se relaciona con el coworking, en qué beneficia a las empresas, y mucho más, no te pierdas este artículo.

¿Qué es hot desking?

El hot desking o escritorio flexible es una renovación del espacio de trabajo que surgió en la década de 1990. El concepto de hot desk se refiere a trabajar en un escritorio disponible, en lugar de en uno fijo. Esta tendencia está muy de moda y ha sido puesta en práctica no solo en los espacios de coworking, sino también en grandes empresas.

Hacia un origen del término

Se presume que el término hot desking proviene de hot racking. Este último se trata de una práctica naval que consiste en que los marines comparten la misma litera en función de sus turnos. La idea de «hot» supone que la cama estaba aún caliente cuando se despertaba un marine y le tocaba el turno de dormir al otro. Este hecho ocurría por el poco espacio del que se disponía. Curioso, ¿verdad? De ahí que la concepción del hot desk sea, en términos empresariales, una forma de optimizar los espacios.

Se trata, precisamente, de compartir el escritorio en dependencia de la disponibilidad. ¿Qué quiere decir esto? Pensemos, por ejemplo, en un coworking. Llegas a la 9:00 am y tomas un hot desk que esté disponible en ese momento para comenzar tu trabajo. Sin embargo, al día siguiente, puede que ese mismo escritorio ya no esté disponible cuando llegues al coworking y, por tanto, tienes que escoger otro hot desk para hacer tus funciones ese día. ¡En esto consisten los escritorios móviles!

Hot desking: ventajas y desventajas

¿Aún no te convencen los hot deskings? Quizás pienses que es un poco incómodo cambiar de escritorio cada día. Pero si te contamos todas sus ventajas, puede que cambies de idea. Sin embargo, al igual que toda rosa tiene espinas, también los escritorios flexibles tienen sus desventajas. Echemos un vistazo a los pros y contras del hot desking.

Ventajas del hot desking

Ahorra en costos

Sí, quizás la principal ventaja del hot desking sea la reducción de gastos. El hot desk es una opción muy asequible. La base de la economía colaborativa es que los gastos se comparten. Es decir, el costo del emplazamiento y las demás comodidades se dividen entre todos los coworkers.

Fomenta la colaboración y favorece las relaciones sociales

El cambio de escritorio diario permite que cada día conozcas a compañeros nuevos, lo que se traduce en libertad y cultura social. El método ha sido muy eficiente para la interacción social y para el crecimiento de negocios. ¿No lo crees? El escritorio móvil es una vía para que te relaciones con personas de diferentes ámbitos, y quizás surjan oportunidades de colaboración.

Nuevos lugares cada día son nuevos profesionales a conocer. La ventaja de intercambiar con otros profesionales es especialmente útil ¿Por qué?, pues permite hacer networking. Es decir, ampliar nuestra red de contactos o encontrar clientes potenciales. Bien sabemos que los proyectos o negocios se desarrollan, en gran medida, gracias a nuestras relaciones.

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Aporta mayor cohesión y productividad al equipo de trabajo

Las pequeñas y medianas empresas también son parte de los coworkings. Tanto si tu empresa tiene una oficina privada como una oficina abierta en un coworking, puedes establecer el sistema de hot desk para el equipo. Esto ofrece una mayor eficiencia en el trabajo, pues se fomenta el intercambio de ideas, la colaboración y el acceso al conocimiento compartido. Los miembros pueden escoger dónde sentarse cada día.

Diversidad del ambiente

Es una de las más sugerentes ventajas del hot desk. Posees la facilidad de escoger el escritorio donde quieras trabajar a diario. Por ejemplo, eres libre de buscar el lugar en el que te sientas más motivado o el que maximice tu creatividad. De esta manera, administras tus días en dependencia de lo que necesites.

Espacios de trabajos más ordenados

¿Sabías que un espacio de trabajo ordenado mejora la productividad y la capacidad de concentración? Las cifras no engañan. Según un estudio de Grace Chae y Juliet Zhu, la organización mejora en 167 % la capacidad de atención y en un 10 % la productividad.

En un escritorio móvil no podrás tener muchas de las cosas comunes de un escritorio de oficina, a saber, folletos, plantas, fotos, tazas o tantas cosas tuvieras.  Los hot desks obligan a mantener el espacio ordenado, y aunque esto signifique no poder personalizar el escritorio, el resultado es que estarás más concentrado en tu trabajo y lo realizarás con mayor efectividad.

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Desventajas del hot desking

Como todo no es color de rosa, los hot desks también tienen sus detractores. Muchos ven en esta tendencia una forma de despojar a los empleados de sus escritorios estables. Otros apuntan que significa ir a trabajar a un espacio caótico. Y están hasta los que consideran que los hot desk pueden causar problemas de salud.

Es cierto que trabajar en un escritorio móvil dentro de un espacio compartido puede suponer algunas desventajas. Sin embargo, valdría preguntarse si las negativas se han abordado desde la visión empresarial. De hecho, según informa el New Ways of Working, en una encuesta realizada a 103 organizaciones, seis de cada diez encuestados afirmaron que estaban abandonando sus escritorios fijos en pos del hot desking. ¿Supone entonces el hot desk un peligro para las empresas?

Por otra parte, las principales desventajas de trabajar en espacios compartidos es que pueden provocar pérdida de privacidad, disminuir la productividad y escasa satisfacción en el trabajo.

Host desk en un coworking

Los coworkings han potenciado la popularidad del hot desk. Los espacios colaborativos ofrecen la oportunidad de trabajar en un ambiente creativo e innovador. De hecho, muchas personas prefieren los hot desks porque les permite trabajar cada día en sitios diferentes dentro del coworking, lo que propicia relacionarse con otros miembros. Además, cambiar del lugar de trabajo puede producir mayor inspiración y motivación.

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¿Significan los hot deskings el fin de los escritorios fijos? No necesariamente. Una de las tantas ventajas de los espacios de trabajo compartido es que hay sitios para todos. ¡Pues sí! Si eres de los que prefieres escritorios fijos, pero te gusta trabajar en un espacio colaborativo, estas de suerte pues también existen opciones de escritorios fijos en un coworking. De esta forma, mantendrás la estabilidad a la que estás acostumbrado y podrás personalizar tu espacio de trabajo.

¿Cuánto cuesta un hot desk en un coworking?

Los precios en un coworking pueden variar en relación con el país o ciudad, los servicios incluidos, tiempo de permanencia, tipo de contrato (básicos, normales o premium), entre otros aspectos. Por ejemplo, en España el promedio de precio para un hot desk es 176 euros mensuales.  En México, el promedio es de 90 USD mensual. En Colombia puede costar alrededor de 80 USD mensuales y en Argentina la media es de 110 USD por mes.

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Hot desking en una empresa

¿Por qué también grandes compañías han optado por el hot desk? Este modelo favorece una mejor gestión del espacio: reduce las zonas innecesarias en la oficina y, por consiguiente, disminuye los costes de bienes raíces.

Concebir las oficinas con varios hot desks puede suponer una gran ventaja para las empresas; sobre todo, para aquellas en las que los empleados trabajan en remoto la gran parte del tiempo, o pasan mucho tiempo viajando. El hot desk puede funcionar muy bien en equipo de trabajo pequeños. Cada miembro trabaja desde su portátil y tener un escritorio fijo no es tan importante. Esto fortalece las relaciones de los empleados y promueve el trabajo en equipo.

Tener oficinas flexibles con hot desking fomenta un entorno de trabajo colaborativo entre los departamentos o secciones de la empresa, ya que un espacio de trabajo compartido propicia la interacción y el desarrollo de ideas. Ello puede traer muchísimos beneficios para las compañías.

A modo de resumen

Si quieres tirar de cubículos y diseñar en tu empresa espacios con hot desk, aquí hay algunas consideraciones que debes tener en cuenta:

• Estadística demográfica de tu oficina.
• Cantidad de empleados en remoto frente a los que trabajan a tiempo completo en la oficina.
• Espacio excedente.
• Tipo de trabajo de cada departamento.
• Logística en cuanto a la tecnología: ¿dispondrán todos los escritorios de ordenadores? ¿Deberán los empleados llevar sus portátiles?
• ¿Cómo se realizarán las llamadas entre clientes y trabajadores? ¿Skype, Google Hangouts, WhatsApp, etc.?

Recuerda que no todos los trabajadores son partidarios de no tener un escritorio fijo. Esta tendencia es mucho más común en los empleados jóvenes. Los trabajadores de más edad no se sienten tan cómodos con ellos. En un estudio de Workthere se demuestra que de 500 empleados encuestados solo el 47 % prefieren el hot desk frente a los puestos fijos, según los datos aportados a Verdict. Y es que andar todos los días con un portarretrato de la familia y una taza de café en una caja es algo inquietante para los que gustan de escritorios personalizados.

A propósito, el hot desking también ha sufrido demandas. Por ejemplo, una de las primeras fue en 2007. Un operador británico demandó a su empleador ya que alegaba que la falta de un escritorio fijo le provocaba ataques de pánico.

Palabras finales

A nadie se le escapa la transformación del lugar de trabajo, al punto de que mucho se ha alejado de las oficinas de décadas atrás. Ahora con un teléfono móvil y un portátil, el mundo se puede convertir en nuestro espacio de trabajo.

¿Cómo hemos logrado desprendernos de nuestros asientos en las oficinas tradicionales y trabajar desde el lugar donde más nos sintamos a gusto? ¿Cómo es que ahora podemos, incluso, viajar mientras trabajamos? Lo hemos conseguido gracias a nuestra nueva concepción de las formas de trabajo y, por supuesto, a la tecnología. Pero lo cierto es que, sin duda, el hot desking está revolucionando nuestro espacio laboral.

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