Optimiza tu espacio de trabajo | ¡Aprende cómo organizarlo!

El espacio laboral es el espacio físico, grupal o personal, donde conviven los trabajadores de una empresa. Si has formado parte de uno, sabes que algún ruido molesto, una silla incómoda o falta de herramientas pueden desmejorar tu trabajo. Esta sensación es más común de lo que crees. Por ello, algunos expertos se han dedicado a estudiar la importancia del espacio de trabajo en la productividad laboral. ¿Quieres mejorar tu desempeño? En Coworkingfy de damos tips para organizar tu espacio de trabajo.

Importancia del espacio de trabajo en la productividad

Si integras un equipo de trabajo o lideras alguno, seguro has escuchado en más de una oportunidad que un espacio de trabajo cómodo, seguro y óptimo aumenta la productividad laboral. Está afirmación en correcta. En su libro Ethonomics, publicado en 2015, Steve Delfino asegura que «el diseño del espacio de trabajo puede tener un impacto significativo en la felicidad del trabajador». Ya en 2014, un estudio había comprobado que «las personas que se identificaron como felices, eran un 12% más productivas que aquellas que no lo hicieron».

Estudios más recientes refuerzan esta teoría. Gordon Wright, de la empresa HOK, establece en su artículo Workplace Strategies that Enhance Performance que existen tres componentes estratégicos que garantizan el desempeño:

• La habilidad que tiene una persona para desarrollar una tarea.
• La motivación que tenga el empleado para el desarrollo de sus labores.
• La oportunidad que se le da a las personas de acceder a recursos o comodidades necesarias para la ejecución de una actividad o tarea.

En este último punto queda claro que el espacio de trabajo es fundamental para mantener la motivación laboral de los trabajadores y, por lo tanto, su productividad. Por ello, expertos promueven usar, en la constitución de espacios laborales, los mismos principios que nos hacen felices y saludables en nuestra vida fuera del trabajo

Características de un espacio de trabajo que mejora la productividad

Sonia de Mier, directora de Marketing y Comunicación de Great Place to Work España, asegura que «el espacio físico de trabajo contribuye al bienestar y satisfacción de los empleados, mejora la productividad y disminuye la rotación o el absentismo». Pero ¿cuáles son los elementos que necesitan los espacios de trabajo? Acá te contamos:

Buena iluminación

Un espacio de trabajo bien iluminado contribuirá con la comodidad de tus empleados. Es recomendable disponer de sitios con iluminación natural. Sin embargo, en estos casos lo ideal es contar con persianas que eviten los reflejos de la luz en los computadores. Si cuentas con luz artificial, esta debe ofrecer la claridad necesaria. El uso de bombillos blancos contribuye con la buena iluminación y reducen el calor. También consumen menos energía.

Aislamiento acústico

Un espacio de trabajo donde los empleados deben gritar para comunicarse entre sí solo restará comodidad y motivación a los trabajadores. Por ello, se recomienda el aislamiento acústico, especialmente en espacio abiertos de coworking o hot desking. Esto contribuirá con una comunicación amena y fluida.

Buena ventilación

Brinda a tus trabajadores espacios de trabajo bien ventilados. Sea ventilación natural o artificial, este es uno de los principales elementos que necesitan los espacios laborales. Sobre todo si en ellos convive una cantidad importante de personas.

Temperatura adecuada

Si en un sitio de trabajo hace mucho calor o mucho frío, es muy probable que el trabajador no se sienta a gusto, y que cuente las horas para poder irse de su oficina. Este aspecto puede solucionarse con un buen sistema de control de temperatura, que enfríe el espacio de trabajo en temporadas calurosas, pero lo mantenga caliente en invierno.

Buen mantenimiento

El mantenimiento adecuado de un espacio laboral es fundamental para mantener a los empleados motivados. Este elemento abarca desde la limpieza del sitio de trabajo hasta el cuidado de las instalaciones. Debes mantenerte atento al deterioro del inmobiliario, o el stock de materiales necesarios para las labores de tus trabajadores.

Un espacio de trabajo que motiva

Muebles cómodos, cafetines, áreas comunes… todos son elementos necesarios para mantener la motivación laboral en los espacios de trabajo y mejorar así la productividad. Muchos de los más importantes equipos de alto rendimiento cuentan con oficinas que ofrecen comodidades para trabajar, pero también sitios de esparcimiento. Haz que tu equipo de trabajo se sienta como en casa, y seguro trabajará más satisfecho.

Tipos de espacios de trabajo que generan innovación

Las más modernas teorías de gestión de equipos hacen más énfasis en la satisfacción de necesidades sociales. Por ello, han surgido nuevas tendencias de espacios de trabajo colaborativo, donde empleados de grandes y pequeñas empresas conviven con trabajadores independientes de diversas áreas. Te contamos cuáles son los tipos de espacios que generan innovación:

Coworking

Los espacios de coworking llegaron para satisfacer las necesidades de freelancers, emprendedores, nómadas digitales o grandes empresas que desean inyectar motivación e innovación a sus empleados. Son sitios donde los trabajadores, de diversa índole y materia, pueden alquilar espacios por un tiempo puntual, o de forma regular por membresía. Por un costo fijo mensual tienen acceso a escritorios, oficinas privadas, salas de reunión, servicios y tecnología, y los materiales necesarios para desarrollar sus labores. Existen diversos tipos de coworking, de acuerdo con la necesidad de los usuarios.

Lecturas sugeridas:

• Cómo funciona el coworking | modelo de negocio, por qué elegirlos y dónde encontrarlos
• Cómo elegir el espacio de coworking ideal | 3 pasos para hacerlo
• Coworking | Qué es, ventajas, costes, cuál elegir [Guía 2020]

Coliving

El coliving es una tendencia que nace del coworking. Esta diseñado para aquellos que además de pertenecer a un espacio de trabajo colaborativo como el coworking, desean o necesitan vivir en él. En los espacios de coliving, los coworkers no solo laboran el tiempo que requieran, también tienen las comodidades que tendrían en cualquier hogar. Comparten este espacio con personas afines, con quienes pueden unirse para desarrollar proyectos. Cuentan, además, con espacios de esparcimiento grupal y personal.

Los espacios de trabajo colaborativo como el coworking y el coliving ofrecen importantes ventajas a los trabajadores, sin importar su área o condición. En ellos, no solo conviven con intelectuales que pueden contribuir con el desarrollo de sus proyectos. También cuentan con la orientación de un community builder que se encarga de propiciar la sinergia entre empleados, y establecer relaciones que pueden ser convenientes.

El networking que se genera en estos espacios puede brindarle a los trabajadores la oportunidad de establecer alianzas con sus iguales, o localizar potenciales clientes. Muestra de ello son las startups que nacieron en espacios de coworking. En equipos de trabajo de empresas ya establecidas, estos espacios pueden contribuir con la creatividad e innovación de los empleados. Esto es gracias a la motivación generada por la comodidad y satisfacción de necesidades sociales que el coworking y el coliving ofrecen.

Lecturas sugeridas:

• Aprende cómo hacer networking | Etapas y pasos
• Cómo hacer networking en un espacio de coworking | 10 claves para una red efectiva

¿Cómo organizar tu espacio de trabajo para ser más productivo?

Ya te contamos cómo influye el espacio de trabajo en tu productividad y la de tu equipo.  ¿Quieres organizar tu espacio laboral? Aquí te damos algunos tips para organizar tu espacio y ser más productivo:

Orden es sinónimo de productividad

Un espacio de trabajo donde los documentos o implementos no tienen un lugar fijo puede disminuir tu productividad laboral. ¿Por qué? Si debes ubicar alguna carpeta, factura o documentos de un cliente y no sabes dónde están, perderás mucho tiempo buscándolos. Para evitarlo puedes adquirir muebles especiales para archivar, u organizar todo con carpetas en los cajones de tu escritorio. También es importante mantener el orden de tus herramientas de trabajo y de los objetos que forman parte de tu puesto, como cables, plumas o cuadernos.

Cuida tu postura

Si la postura que mantienes en tu espacio de trabajo perjudica tu columna y te causa dolor, seguro perderás la concentración con frecuencia. Una silla incómoda puede causar dolores de cabeza, dolor de espalda y cuello, problemas respiratorios, hombros apretados y dolor de mandíbula. Invierte dinero en inmobiliario cómodo, como sillas ergonómicas que cuiden la posición de tu columna y la de tu equipo. El resultado, de acuerdo con expertos, será un trabajador con mejor estado de ánimo y, por lo tanto, más productivo.

Estimula los sentidos

Una de las recomendaciones más frecuentes para mejorar la productividad laboral es incluir en la oficina algunas plantas. Este aspecto, aunque parezca muy simple, puede hacer que tu equipo se sienta más a gusto en su espacio de trabajo. También puedes usar aromaterapia, para estimular el sentido del olfato. Algunas fragancias activan las áreas del cerebro que nos hacen sentir más calmados. Estar cómodo y en paz en nuestro puesto de trabajo, puede contribuir con nuestro buen desempeño.

Busca luz natural

Sabemos que no todas las oficinas tienen el privilegio de brindar iluminación natural a sus trabajadores. Y, aunque la luz artificial que uses sea muy buena, siempre es importante sentir los rayos del sol. Un estudio realizado en 2014, por las universidades de Northwestern e Illinois, comprobó que los empleados con oficinas sin ventanas sentían menos bienestar que aquellos que sí recibían luz natural. Por ello, si trabajas o tienes un equipo en un espacio de trabajo con estas características, es importante que promuevas algunas salidas breves en las que tomen sol. Caminar, además, es muy bueno para reducir el sedentarismo que generan los horarios laborales muy extensos.

Palabras finales

Innovadores, cómodos y bien equipados. Así son los espacios de trabajo que motivan a sus empleados y aumentan su productividad. De acuerdo con expertos, un trabajador feliz es un trabajador eficiente. Por ello, si quieres organizar tu espacio de trabajo para que sea más productivo, debes trabajar en pro de la satisfacción de sus necesidades físicas y sociales.

Espacios como el coworking han demostrado que no es suficiente brindar instalaciones pulcras y organizadas. La interacción es importante para el desarrollo del ser humano y, por lo tanto, para el de sus habilidades tanto laborales como personales. Una mejor iluminación, ventilación y organización del espacio, solo será efectiva si además ofreces buenos canales de comunicación e integración entre los trabajadores.