Reuniones de trabajo | ¿Cómo hacer efectivas las reuniones laborales?
En la actualidad la dinámica laboral se ha transformado, vemos nuevos modelos de trabajo como el smart working, trabajo por objetivos, home office y hasta posibilidades de combinar estos nuevos paradigmas en beneficio de todos. Sin embargo, existe algo que se mantiene y que es totalmente necesario: las reuniones de trabajo, bien sean virtuales o presenciales.
La pregunta que nos debemos hacer es cómo lograr que estas reuniones de trabajo sean efectivas. Y la respuesta es bien sencilla: planificación y organización ante todo. Por eso en este artículo descubrirás la mejor manera de tener reuniones de trabajo efectivas: desde su estructura y los roles que debe cumplir cada integrante hasta la mejor manera de dirigirlas. ¡Acompáñanos en este artículo!
¿Qué es una reunión de trabajo?
Las reuniones de trabajo en equipo se definen como un proceso donde se convoca a un grupo de personas que laboran en una misma empresa u organización, con la finalidad de conversar, debatir, analizar y llegar a conclusiones finales sobre un tema en específico. En tal sentido, las reuniones de trabajo son parte de la vida laboral y altamente necesarias.
Una reunión de trabajo permite que haya una comunicación coherente, asertiva y que favorezca una mayor integración entre los miembros del equipo. Para ello, es común que en las reuniones de trabajo se hagan dinámicas o se pongan en práctica técnicas que estimulen la participación, como la lluvia de ideas o el método SCAMPER.
De no efectuar reuniones laborales, se pudiese caer en el error de tener un equipo descoordinado. Eso sí, siempre se debe procurar un equilibrio y seguir ciertos parámetros para no hacer reuniones repetitivas que causen desmotivación entre los empleados. Es importante que los puntos a abordar tengan un propósito que ayude a lograr los objetivos semanales, mensuales, o según el calendario que tengan definido a cumplir.
A través de este proceso, el líder, supervisores y otros miembros pueden saber el estatus del proyecto en el cuál están trabajando. Además, también es útil para que todos aclaren dudas o se lleguen a acuerdos que sean beneficiosos.
¿Cuál es el objetivo de una reunión de trabajo?
Por lo general, las reuniones de trabajo efectivas pueden tener hasta cuatro objetivos principales. No obstante, en una misma reunión se pueden tener varios objetivos al mismo tiempo. Échales un vistazo:
1. Tomar decisiones
Es común que una reunión empresarial se haga para llegar a una resolución de un problema. En este caso, también se negocia para establecer propósitos. Requiere de un moderador que ayude a guiar todo el proceso durante la reunión laboral.
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2. Informar sobre algún tema
Este tipo de reuniones pueden ser convocadas por los líderes, gerentes, managers o supervisores. Se llevan a cabo cuando se considera que el resto de los miembros del equipo necesitan escuchar una información de interés. Por ejemplo, cuando existe la posibilidad de un aumento salarial, para definir los días que tendrán de vacaciones, comunicar datos sobre probabilidades de ascenso, estudiar prestaciones, etcétera.
Entre los objetivos de estas reuniones de trabajo también se hallan la coordinación e información entre ejecutivos, mostrar el funcionamiento del equipo, difundir una decisión o notificar cualquier serie de cambios.
3. Analizar diferentes situaciones
Son reuniones de trabajo donde se buscan las causas de un problema con la finalidad de conocer diferentes alternativas y ópticas de un mismo escenario.
4. Sondear o consultar
Tienen la finalidad de conocer las opiniones de todo el personal de una empresa para la posterior toma de decisiones. En este caso, se pretende recabar distintos puntos de vista, necesidades, intereses, motivaciones. De esta manera, también se identifican posiciones ante un conflicto y se conocen las reacciones ante un cambio.
Características de las reuniones de trabajo efectivas
¿Cómo debe ser una reunión de trabajo? En primer lugar, se tienen que tomar decisiones que se basen en el consenso. Es la característica más destacada de las reuniones laborales. ¿Por qué? Porque en todos los grupos hay diferencias. Es perfectamente normal. Sin embargo, se tiene que buscar una salida que termine con la conciliación, incluso, de las ideas más controversiales.
Asimismo, todos tienen que estar enterados de que la reunión se va a llevar a cabo. ¡Es fundamental! Existe un alto porcentaje de reuniones que son notificadas a último momento. Esto jamás debe pasar. La idea es que sean programadas y que los participantes se puedan preparar para una eventual participación. Esto permite, además, que no solo el jefe hable durante toda la jornada, sino que cada uno pueda llevar material de apoyo, buscar referencias o consultar fuentes. El debate también será mucho más nutrido.
Otra de las características de las reuniones de trabajo efectivas es que se debe forjar un espacio seguro que invite al intercambio de ideas. Esto quiere decir que no se puede tomar posturas infantiles que ridiculicen o minimicen a los demás. ¡Todos pueden expresarse y dejar ver sus posiciones!
Las reuniones de trabajo deben permitir avanzar al equipo. Estas no pueden concluir con la sensación de que no se llegó a ningún lado. De una reunión, siempre debe quedar una tarea nueva a realizar, una decisión tomada, una propuesta, pero jamás deben sentirse como vacías o que no contribuyeron a seguir adelante con el trabajo.
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Estructura de una reunión de trabajo
Definir qué se quiere lograr con la reunión
Las partes de una reunión de trabajo empiezan antes de que se lleve a cabo. El primer punto es establecer qué es lo que se pretende lograr con la reunión. ¿Llegar a un acuerdo? ¿Reunir ideas? ¿Solo dar una información? También se debe elaborar una lista de los tópicos que se van a abordar.
Es cierto que en las reuniones pueden surgir nuevas dinámicas que lleven a una reorganización de los temas a tratar. Sin embargo, se debe procurar estar preparado para todos los escenarios, para no caer en errores que lleven al descontrol de la reunión.
Enviar invitaciones a los miembros de la reunión
El siguiente paso en las estructuras de las reuniones de trabajo efectivas es notificarles a todos los miembros el día, la hora, lugar y temas a tratar. Ahora bien, ¿crees que una reunión de trabajo solo es exitosa cuando tienes muchos miembros? ¡Te equivocas! Lo mejor es que solo las personas a las que les interesa la información o tienen algo relevante que aportar en la conversación estén presentes. En este caso, gana la calidad sobre la cantidad.
Empezar por los temas principales
Una vez que estén todos los asistentes, empieza a hablar sobre los temas principales, concluye (si da tiempo) con los temas secundarios y hasta terciarios. Lo recomendable es que vayas en orden de prioridad.
Consultar la opinión de todos
Minutos antes de finalizar la reunión, abre un espacio para formular preguntas, aclarar dudas o plantear temas para la próxima reunión. ¡No subestimes estos minutos! Muchas veces a último momento surgen pensamientos claves para lograr los objetivos de la empresa.
Sintetizar todas las conclusiones
Las reuniones laborales no concluyen cuando todos abandonan el espacio de trabajo. La última parte de la estructura es elaborar conclusiones, resúmenes y establecer una lista de los ítems más importantes. Compártelo con todos los asistentes a la reunión por correo electrónico o envía el documento en físico a la oficina de cada participante.
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Roles en las reuniones de trabajo
Líder o conductor
Es la persona encargada de dirigir y moderar la reunión laboral. Es uno de los roles con mayor responsabilidad, ya que guía toda la estructura y cumple con la agenda establecida. Asimismo, es el líder quien lleva el ritmo de la reunión y, según su criterio, se define la frecuencia de estas.
El líder tiene la capacidad de asegurarse de que la comunicación vaya en todas las direcciones y que el diálogo sea efectivo. No necesariamente este cargo lo tiene que ocupar una persona de alto rango. Tan solo basta con que tenga autoridad ante los miembros de la reunión y conocimientos pertinentes sobre el tema, por supuesto.
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Coordinador o facilitador
Todas las reuniones ameritan logística y este es el rol que cumple el coordinador o facilitador. Se asegura de que el lugar esté acorde, haya materiales, el número de personas necesarias, información suficiente, etc. También comunica las reglas para discutir todos los temas y lleva el tiempo para que no se exceda y se use óptimamente.
Redactor o escritor
Este rol lo desempeña la persona que tiene la responsabilidad de llevar la minuta de la reunión. Documenta los acuerdos a los que se llega y los compromisos que se fijan. Apunta todos los puntos importantes que se tocan en la reunión empresarial. Luego, antes de finalizar la reunión, explica las conclusiones finales. Archiva la información sobre todas las reuniones que se han realizado en un determinado periodo de tiempo.
Participantes
El último rol lo tienen los miembros o participantes. Sin ellos no puede haber reunión. Tienen la obligación de prepararse para el encuentro, mantenerse activos durante la jornada y dar información que ayude al logro de los objetivos.
Ejemplos de reuniones de trabajo
Reuniones de rutina, reuniones de negocios, reuniones informativas… existen tantos tipos de reuniones laborales como objetivos se pretendan conseguir. A continuación, te mostramos los tipos de reuniones de trabajo más comunes:
- Reuniones internas: Son aquellas celebradas entre los empleados de una institución o empresa. Las reuniones internas no son del conocimiento público y permiten avanzar en la organización del sitio de trabajo y planificar próximas actividades, por ejemplo. También son reuniones internas cuando empresas con sede central conversan con empleados de otras sucursales. Pueden ser virtuales o presenciales, en formatos como seminarios o conferencias.
- Reuniones externas: Se realizan entre los altos mandos (ocasionalmente participan los rangos medios) de distintas empresas. Suelen ser sesiones informativas, foros o mesas redondas, donde se busca establecer una alianza comercial o concretar la compra y venta de acciones.
- Reunión formal: Esta es una de los tipos de reuniones de trabajo donde hay un estricto protocolo a cumplir. En ese sentido, suele haber un código de vestimenta, una orden del día y los temas están muy bien definidos.
- Reuniones informales: Al contrario de las formales, no persiguen una orientación oficial u objetiva. En su lugar, busca integrar a los compañeros de trabajo. Estas reuniones sirven para intercambiar conocimientos o hacer contactos para facilitar la interacción.
- Reuniones de actualización de estado: Como su nombre lo indica, buscan informar a los miembros del equipo acerca del status del proyecto, próximos pasos a seguir, desafíos o cambios en el esquema de trabajo. Son bastante frecuentes.
- Reunión de trabajo en equipo: Sirven para debatir aspectos de gran significado donde necesariamente se amerite conocer la opinión de todo el equipo.
- De intercambio de información: Esta es una de las reuniones de trabajo que permite tener un panorama completo del proyecto en general. Se llevan a cabo sobre todo cuando los miembros de un equipo o una persona necesita obtener conocimientos de alguien experto. Sin embargo, el intercambio de información puede ser de distinta índole.
- Reuniones de innovación: En este caso, se suele incentivar la creatividad empresarial mediante diversas prácticas. Su objetivo es revolucionar completamente el servicio o producto de la empresa, mejorar el servicio al cliente, cambiar la forma de trabajo o, en definitiva, transformar e innovar en campos que así lo requieran.
- Reuniones para solucionar problemas: ¿Ha sucedido un imprevisto? ¿La producción no está operando como debería? ¿Existe un mal ambiente de trabajo? Cuando hay problemas este tipo de reuniones son perfectas para encontrar una salida al conflicto.
- Reunión de toma de decisiones: Son cruciales. En ocasiones se realizan varias semanalmente o mensualmente con el fin de poder tomar una decisión sobre algún tema determinado. Ayudan a que el poder se distribuya y no se tomen decisiones unilateralmente, dejando de lado a otros participantes del equipo.
Ventajas y desventajas de las reuniones de trabajo
Ventajas de las reuniones de trabajo
- Las reuniones de trabajo conectan a los empleados con la gerencia. Permiten que ambas partes se comuniquen internamente, participen en debates y lleguen a acuerdos mutuos.
- Garantizan un control de los procesos. También son ideales para supervisar el trabajo de todos los miembros.
- Se plantean problemas generales y se proporcionan ideas para resolverlos. Generan muchos comentarios y, si se hacen correctamente, los resultados son muy beneficiosos para la empresa.
- Permite atender asuntos importantes relacionados con diferentes áreas de la empresa, tales como: la productividad laboral, ventas, compras, producción, publicidad, planificación y metas, etc.
- Aumentan la confianza en el grupo de trabajo.
- Son una buena forma de organizar a los empleados, orientar y planificar estrategias efectivas.
- Sirven como contribución y recepción de información. Toda la información proporcionada y recopilada es muy importante y útil, especialmente a corto plazo.
Desventajas de las reuniones de trabajo
- Suelen tardar más de lo necesario. Esta situación siempre ocurre sin una planificación adecuada. El tiempo del personal y del líder es muy importante. La gestión del tiempo es totalmente necesaria para no caer en este gran inconveniente de las reuniones de trabajo.
- Si el líder amplía demasiado su explicación sin llegar a puntos concretos, hace muy aburrida la reunión. Cuando esto sucede con frecuencia, se pierde un tiempo valioso para otros asuntos.
- En muchas ocasiones las reuniones de trabajo no son bien planificadas, llegando a ser todo un despropósito.
- En el caso de las reuniones de trabajo virtuales, puede haber interferencias en la comunicación (provocados por la intermitencia del internet) que no permita tener un diálogo fluido.
- Otra de las desventajas de las reuniones de trabajo es que suele haber participantes que dejan salir un lado de su personalidad que solo busca tener protagonismo, entorpeciendo la jornada.
Cómo dirigir una reunión de trabajo
1. Sé un líder
La preparación de una reunión de trabajo efectiva empieza con el líder. Conviértete en uno. Busca formas de marcar el camino, conseguir métodos para estimular la participación de los miembros y pon un orden.
2. Ten objetivos claros y buenas preparación
Antes de convocar a una reunión laboral, pregúntate: ¿cuál es la necesidad de hacerla?, ¿existen razones suficientes? Elabora una lista de los objetivos que pretendes lograr. Y, por supuesto, prepárate. Esto quiere decir que debes saber cuál es el discurso que dirás, por qué, el tiempo estimado… ¡Ten una planificación y organización de absolutamente todo!
3. Avisa a los participantes
Lo recomendable es organizar reuniones de trabajo con al menos una semana de antelación. Así, todos pueden consultar su agenda y avisarte sobre su disponibilidad. En caso de que hagas reuniones semanales, elige un día y una hora a la semana fijo para que los participantes tengan conocimientos y puedan evitar faltar.
4. Crea material de apoyo
Tener reuniones de trabajo divertidas es posible. Esto lo puede hacer creando presentaciones que resulten atractivas, que tengan datos de interés y que llame la atención de los participantes. Si estás en una reunión presencial, elabora una presentación dinámica. En las reuniones virtuales, puedes compartir tu pantalla para mostrar algo de la empresa en tiempo real.
5. Haz un seguimiento y busca un feeedback
Finalmente, puedes saber si tu forma de dirigir una reunión de trabajo es efectiva escuchando la opinión de los miembros. Para ello, puedes coordinar una conversación un tanto más informal y hacerles preguntas. También puedes solicitarles llenar un formulario anónimo.
Aplicaciones para reuniones de trabajo
Worktel
Tener un lugar físico para las reuniones de trabajo puede ser un elemento que preocupe a los organizadores. Por eso, Worktel se posiciona como una excelente opción para hacerte la vida más sencilla. Se trata de una app de alquiler de espacios de trabajo y salas de reuniones. Estos espacios de trabajo flexibles podrán ser contratados por meses, ciudades o días. La buena noticia acerca de Worktel es que planea ampliarse a decenas de países en los próximos meses.
Doodle
Informar a los participantes acerca de la reunión es crucial y para hacerte el proceso más sencillo está Doodle. Permite hacer la convocatoria en pocos clics y hasta propone a todos los contactos distintas fechas y horas para que voten la que más les conviene.
Video Window
Las reuniones virtuales no son para todo el mundo. Si eres de ese tipo de personas puedes probar con Video Window, cuyo propósito es «crear una extensión del espacio físico para ayudar a los empleados a sentirse más conectados entre sí como si estuvieran en la misma oficina». ¿Te parece interesante este concepto?
ezTalks Meetings
Esta es una de las aplicaciones para reuniones de trabajo más sencillas de utilizar. Las personas invitadas solo tienen que hacer clic en el enlace de invitación, o simplemente introducir sus nombres y número de reunión, ¡y listo! Entre sus ventajas se encuentra que permite hasta 100 participantes, se puede grabar y tiene una calidad de imagen en HD.
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¿Cómo hacer efectivas las reuniones de trabajo?
Antes de la reunión
- Toma unas cuantas horas de tu tiempo para planificarla.
- Elige de manera adecuada quién participará. Solo se debe elegir a aquellos que necesitan estar presentes. Al respecto, la publicación de Harvard Business Review sobre la regla 8-18-1800 te puede ser útil: 1800 personas para lanzar un producto, 18 individuos para un brainstorming, 8 personas para resolver un problema.
- Diseña el cronograma de la reunión de trabajo.
- Cita a los asistentes con anticipación.
Durante la reunión
- Siempre sé el primero en llegar o en conectar en las apps de videoconferencias.
- La puntualidad es un aspecto fundamental. Respeta tu propio calendario y empieza a tiempo.
- Saluda, da la bienvenida y aclara conceptos básicos durante los primeros minutos.
- Sintetizar en cada etapa, también es de gran importancia. Un aspecto particularmente importante es que se debe animar a los participantes a hablar, es decir, buscar la participación activa.
- Toma descansos de 10 o 15 minutos si es necesario.
Al finalizar la reunión
- Abre un espacio para escuchar a todos.
- Realiza una conclusión básica completa.
- Agradece a todos por su asistencia.
Palabras finales
La efectividad empresarial se puede lograr a través de las reuniones de trabajo. Además, son una oportunidad imperdible para hacer networking, aprender, obtener beneficios, poner en práctica el trabajo colaborativo y expandir los conocimientos. ¡Esperamos que tus próximas reuniones de trabajo sean altamente efectivas!